Section surveillance

Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 1007894-S Noms des organismes : Centre de services partagés du Québec Secrétariat du Conseil du Trésor Date : 18 octobre 2018 Membre : M e Cynthia Chassigneux DÉCISION PLAINTE en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . OBJET DU DOSSIER [1] La Commission d’accès à l’information (la Commission) est saisie d’une plainte à l’encontre du Centre de services partagés du Québec (CSPQ). Plus particulièrement, la plainte porte sur la collecte de renseignements personnels dans le cadre d’une campagne de recrutement universitaire de la fonction publique qui se fait par le biais d’un formulaire développé par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). L’enquête vise donc aussi le SCT, lequel a été interpellé par la Direction de la surveillance de la Commission dans le cadre de ce dossier. [2] Plus particulièrement, le plaignant prétend que, dans le cadre de cette campagne, le CSPQ demande aux candidats qui soumettent leur candidature en ligne de communiquer leur numéro d’assurance sociale (NAS). [3] Il considère que la collecte de ce numéro n’est pas nécessaire à cette étape du processus. D’ailleurs, il indique qu’il a pu s’inscrire sans donner son NAS, et ce, même si un message apparaît à l’écran en indiquant l’importance d’inscrire ce numéro. 1 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès.

1007894-S Page : 2 ENQUÊTE [4] À la suite de cette plainte, en vertu de l’article 123 de la Loi sur l’accès, la Direction de la surveillance de la Commission procède à une enquête auprès du CSPQ et du SCT, ce dernier ayant élaboré le formulaire utilisé lors de la campagne de recrutement. [5] Les responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels (les responsables de l’accès) du CSPQ et du SCT donnent leur version des faits à la Direction de la surveillance de la Commission. AVIS D’INTENTION [6] Au terme de l’enquête et à la lumière des réponses et documents transmis par le CSPQ et le SCT, la Commission transmet un avis d’intention aux organismes. [7] Tout d’abord, dans cet avis d’intention, la Commission, compte tenu du délai écoulé depuis l’enquête, demande au CSPQ et au SCT de lui préciser si, depuis les faits à l’origine de la plainte, le formulaire qu’un candidat doit remplir dans le cadre d’une campagne de recrutement a été modifié en ce qui a trait à la collecte du NAS. [8] Ensuite, l’avis d’intention informe le CSPQ et le SCT qu’à la lumière des informations dont elle dispose, la Commission pourrait leur ordonner de cesser, dans le cadre d’une campagne de recrutement, de recueillir le NAS des personnes qui soumettent leur candidature. OBSERVATIONS DU CSPQ ET DU SCT [9] Tant le CSPQ que le SCT répondent à l’avis d’intention de la Commission par le biais de leur responsable de l’accès respectif. [10] Ils allèguent qu’en vertu du nouveau système de dotation, le SGR3, « le contenu du formulaire d’inscription à un processus de qualification a été modifié » 2 et que « l’identification du candidat s’effectue à l’aide, entre autres, de la collecte des trois derniers chiffres du NAS » 3 . Les responsables de l’accès précisent dès lors que : 2 Réponse du SCT du 21 février 2018. 3 Réponse du CSPQ du 21 février 2018

1007894-S Page : 3 CSPQ « Dans le formulaire actuellement utilisé, qu’il soit papier ou électronique, il est inscrit que tous les champs marqués d’un astérisque doivent obligatoirement être remplis. Or, le champ servant à la collecte des trois derniers chiffres du NAS est un champ marqué d’un astérisque, le candidat doit donc obligatoirement le compléter pour envoyer le formulaire. » 4 SCT « Les candidats peuvent depuis [l’implantation du nouveau système de dotation] s’inscrire à l’aide du formulaire d’inscription papier ou du formulaire d’inscription en ligne. Les contenus des deux formulaires sont presque identiques et la saisie des trois derniers chiffres du NAS est obligatoire dans les deux cas pour l’inscription à un processus de qualification. À cet effet, le champ « Indiquez les trois derniers chiffres de votre numéro d’assurance sociale » est suivi d’un astérisque. Dans le formulaire d’inscription en ligne, la mention suivante est indiquée en rouge à la toute fin du formulaire : * Champ(s) obligatoire(s). Lorsqu’un candidat omet de remplir un champ obligatoire, le système le bloque et le ramène à ce champ en lui précisant de le compléter. Ainsi, il est impossible pour un candidat de s’inscrire à un processus de qualification tant et aussi longtemps que tous les champs obligatoires n’ont pas été remplis. Dans le formulaire d’inscription papier, la mention suivante est inscrite en première page, à la rubrique « Renseignements importants » : * Tous les champs marqués d’un astérisque doivent obligatoirement être remplis. Ainsi, dans l’éventualité où un candidat omettrait d’inscrire les trois derniers chiffres de son NAS, il serait contacté par une personne responsable du processus de qualification afin de les lui fournir sans quoi, sa candidature ne pourrait être considérée. Cette façon de faire est requise puisque pour traiter une candidature dans le cadre d’un processus de qualification, il est essentiel de lui créer un dossier électronique dans la nouvelle solution de dotation en ligne. » 5 [11] Ils indiquent également les raisons pour lesquelles il est nécessaire, selon eux, de collecter les trois derniers chiffres du NAS. Les responsables de l’accès précisent que : 4 Réponse du CSPQ du 21 février 2018. 5 Réponse du SCT du 21 février 2018.

1007894-S Page : 4 CSPQ « Cette collecte, des trois derniers chiffres du NAS, est donc rendue nécessaire afin d’identifier les candidats de façon unique dès le départ pour éviter que ceux-ci ne se créent plus d’un dossier dans la solution de dotation en ligne, De plus, l’utilisation de renseignements personnels dont les trois derniers chiffres du NAS dans le cadre du nouveau système de dotation permet de : Garantir l’intégrité du processus de recrutement et de s’assurer que tous les candidats sont traités de manière identique et équitable; Être en mesure de retrouver les résultats des examens antérieurs des candidats dans les anciens systèmes; Être en mesure d’identifier adéquatement les candidats qui appellent au Centre d’assistance en dotation. Enfin, bien que l’utilisation des trois derniers chiffres du NAS ne puisse éliminer complètement les risques liés à la fraude, c’est le moyen le plus sûr pour minimiser et traiter les candidatures des candidats qui, par erreur ou par manque de connaissance se créent plus d’un dossier. » 6 SCT « Les renseignements d’identité que constituent le nom et le prénom d’une personne joints à certains autres renseignements, tels les trois derniers chiffres de son NAS et les jour et mois de sa naissance, permettent de s’assurer de façon fiable de l’identité véritable d’un candidat à un processus de qualification. Cette vérification d’identité est fondamentale en ce qu’elle permet le respect des principes sous-jacents de la Loi sur la fonction publique. […] À cet effet, les trois derniers chiffres du NAS sont requis, dès l’inscription à un processus de qualification, afin de permettre à la fonction publique : ₋ de s’assurer que chaque candidat possède un seul dossier d’inscription; ₋ d’appliquer le transfert des résultats obtenus aux examens, lorsque requis; 6 Réponse du CSPQ du 21 février 2018.

1007894-S Page : 5 ₋ d’assurer l’identification adéquate des candidats qui contactent le Centre d’assistance en dotation. À noter que les renseignements recueillis sur les candidats sont utilisés uniquement pour les besoins des processus de qualification. Les personnes qui ont accès à ces renseignements, y compris les trois derniers chiffres du NAS, sont tenues de les traiter en respect du droit des personnes à la confidentialité de l’information les concernant. S’assurer que chaque candidat possède un seul dossier d’inscription […] Comme il est possible pour un candidat de se créer plus d’un dossier dans la solution de dotation en ligne, des mécanismes ont été mis en place afin d’identifier et de traiter les candidats ayant plus d’un dossier. Le mécanisme informatique d’identification des dossiers « doublons » est basé sur l’appariement de données similaires. Ainsi, jumelés à d’autres données, les trois derniers chiffres du NAS permettent d’apparier les dossiers de façon fiable considérant qu’il s’agit d’une variable fixe à travers le temps et pour laquelle les erreurs de saisies sont minimisées. Sans cette donnée, l’appariement serait impossible. Aucune autre clé unique n’est disponible pour contrer les impacts liés à la création de plusieurs dossiers. Bien que l’utilisation des trois derniers chiffres du NAS ne puisse éliminer complètement les risques liés aux manœuvres frauduleuses lors des séances d’examen, c’est un moyen fiable pour éliminer les dossiers doublons créés volontairement ou involontairement par les candidats. Bien que l’utilisation du NAS complet permette d’obtenir un niveau de fiabilité plus élevé, étant donné que deux individus ne peuvent posséder le même, cette option a été écartée afin de protéger la vie privée des candidats. […] Appliquer le transfert des résultats obtenus aux examens, lorsque requis L’utilisation des trois derniers chiffres du NAS permet d’assurer une application rigoureuse du transfert des résultats obtenus aux examens. […] Assurer l’identification adéquate des candidats qui appellent au Centre d’assistance en dotation Les personnes possédant un dossier électronique ont la possibilité d’obtenir un soutien technique en communiquant avec le Centre d’assistance en dotation. Par exemple, une personne

1007894-S Page : 6 pourrait faire une demande de modification à son dossier. De ce fait, les répondants au soutien technique doivent systématiquement vérifier l’identité de chaque requérant notamment avec les trois derniers chiffres du NAS. » 7 ANALYSE [12] Après avoir pris connaissance des observations écrites du CSPQ et du SCT à la suite de son avis d’intention, la Commission constate que ceux-ci ne contestent pas les faits à l’origine de l’enquête. [13] Elle constate cependant que le CSPQ et le SCT ont adopté un nouveau formulaire d’inscription dans le cadre du processus de qualification des candidats à un emploi dans la fonction publique. Elle constate également que le CSPQ et le SCT indiquent qu’ils ne recueillent maintenant qu’une partie du NAS, soit les trois derniers chiffres de celui-ci. [14] Il revient donc à la Commission de déterminer si cette nouvelle pratique du CSPQ et du SCT en matière de collecte de renseignements personnels respecte la Loi sur l’accès à laquelle sont assujettis ces deux organismes publics 8 en ce qui concerne la nécessité d’une telle collecte. [15] Tout d’abord, il convient de rappeler que la Loi sur l’accès prévoit que « sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l’identifier » 9 . [16] Le NAS est « un numéro de neuf chiffres dont [toute personne physique a] besoin pour travailler au Canada ou pour avoir accès aux programmes et aux prestations offerts par le gouvernement. Chaque NAS est attribué à une seule personne et ne peut légalement être utilisé par une autre personne » 10 . [17] Le NAS est donc un identifiant unique. Ainsi, que l’on considère ce numéro en entier ou seulement une fraction de celui-ci, les chiffres qui le composent concernent et permettent d’identifier une personne physique 11 . En effet, selon la 7 Réponse du SCT du 21 février 2018. 8 Loi sur l’accès, article 3. 9 Loi sur l’accès, article 54. 10 GOUVERNEMENT DU CANADA, « Numéro d’assurance sociale – Aperçu », https://www.canada.ca/fr/emploi-developpement-social/services/numero-assurance- sociale.html. 11 Voir COMMISSARIAT À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE DU CANADA, Une compagnie utilise le NAS à des fins d’identification, 2003 CanLII 38598 (CVPC). Dans cette décision le Commissariat mentionne que « comme le NAS est clairement un renseignement personnel

1007894-S Page : 7 décision Gordon c. Ministère de la Santé et Commissaire à la protection de la vie privée 12 , « [33] [les] renseignements, quels que soient leur forme et leur support, sont des renseignements « concernant » un individu s’ils « permettent » d’identifier l’individu ou « rendent possible » son identification, que ces renseignements soient utilisés seuls ou combinés avec des renseignements d’autres sources, […] ». [18] Ainsi, les trois derniers chiffres du NAS associés aux autres renseignements inscrits sur le formulaire d’inscription constituent des renseignements personnels dont la collecte doit répondre aux exigences de la Loi sur l’accès en ce qui a trait à la nécessité. [19] En effet, la Loi sur l’accès prévoit qu’un organisme public ne peut recueillir un renseignement personnel si cela n’est pas nécessaire à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. 64. Nul ne peut, au nom d’un organisme public, recueillir un renseignement personnel si cela n’est pas nécessaire à l’exercice des attributions de cet organisme ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. […] [20] Le fardeau de démontrer la nécessité de recueillir des renseignements personnels, plus particulièrement les trois derniers chiffres du NAS en l’espèce, repose sur le CSPQ et le SCT. Ceux-ci doivent démontrer que les trois derniers chiffres du NAS qu’ils recueillent sont nécessaires à l’exercice de leurs attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont ils ont la gestion. [21] Dans son appréciation du critère de nécessité, la Commission applique l’interprétation énoncée par la Cour du Québec notamment dans l’affaire Laval (Société de transport de la Ville de) c. X 13 qui propose d’examiner ce critère de la manière suivante : [44] […] Un renseignement sera donc nécessaire non pas lorsqu’il pourra être jugé absolument indispensable, ou au concernant un individu identifiable, le Commissaire a déterminé que quatre chiffres du NAS constituent également un renseignement personnel pour l’application de la Loi [sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques] ». 12 2008 CF 258 (CanLII). 13 [2003] C.A.I. 667 CCQ. Voir également, Synergie Hunt International Inc. c. Trinque Tessier [2017] QCCQ 13747.

1007894-S Page : 8 contraire simplement utile. Il sera nécessaire lorsque chaque fin spécifique poursuivie par l’organisme, pour la réalisation d’un objectif lié à ses attributions, sera légitime, importante, urgente et réelle, et lorsque l’atteinte au droit à la vie privée que pourra constituer la cueillette, la communication ou la conservation de chaque élément de renseignement sera proportionnelle à cette fin. Cette proportionnalité jouera en faveur de l’organisme lorsqu’il sera établi que l’utilisation est rationnellement liée à l’objectif, que l’atteinte est minimisée et que la divulgation du renseignement requis est nettement plus utile à l’organisme que préjudiciable à la personne. Autrement, le droit à la vie privée et à la confidentialité des renseignements personnels devra prévaloir. [Nos soulignements] [22] En 2010, la Cour du Québec 14 a appliqué à nouveau ce test lors de l’interprétation du critère de nécessité en précisant que : [153] Ce test a l’avantage de tenir compte de la nature du renseignement et du besoin réel de l’organisme dans l’exercice de ses attributions en comparant le degré d'exigence que commande le besoin à l’expectative du préjudice pouvant être causé par l’atteinte aux droits de la personne. [154] Ce test a pour effet pratique de soupeser les besoins de l’un dans l’optique de la finalité de ses fonctions et le préjudice pouvant être causé à l’autre. [23] Ainsi, à la lumière des éléments dont elle dispose, la Commission doit déterminer si le CSPQ et le SCT ont démontré, à l’aide d’éléments concrets et probants, que les objectifs poursuivis par la collecte des trois derniers chiffres du NAS des candidats à un processus de qualification pour un emploi dans la fonction publique sont légitimes, importants, urgents et réels et que l’atteinte au droit à la vie privée que peut constituer cette collecte est proportionnelle à ces objectifs. - Les objectifs poursuivis sont-ils légitimes, importants, urgents et réels ? [24] Après avoir pris connaissance des observations écrites du CSPQ et du SCT, la Commission comprend que « dans le cadre de la réforme de la dotation des emplois en 2015, la fonction publique a adopté une nouvelle réglementation régissant ses processus de qualification et a déployé une nouvelle solution de 14 Grenier c. Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke, 2010 QCCQ 9397.

1007894-S Page : 9 dotation en ligne » 15 . Elle comprend que « dans ce contexte, le contenu du formulaire d’inscription à un processus de qualification a été modifié » 16 , tant en ce qui concerne le formulaire papier qu’électronique, pour faire en sorte que les candidats à un emploi dans la fonction publique n’aient plus à inscrire leur NAS en entier, mais uniquement les trois derniers chiffres. [25] Elle comprend également que les objectifs poursuivis 17 par le CSPQ et le SCT en recueillant les trois derniers chiffres du NAS visent à s’assurer que chaque candidat ne possède qu’un seul dossier d’inscription ou encore que les résultats d’un candidat puissent être transférés à un autre processus de qualification utilisant le même examen, le cas échéant. Elle constate que ces deux objectifs répondent aux exigences des articles 8 et 24 du Règlement sur le processus de qualification et les personnes qualifiées 18 qui se lisent comme suit : 8. Une personne inscrite dans une banque de personnes qualifiées ne peut s’inscrire à un autre processus de qualification au terme duquel elle serait inscrite dans cette même banque. 24. Le résultat obtenu par une personne à un examen ou à une partie d’examen lors d’un processus de qualification, y compris un processus de qualification particulier, ou lors d’une vérification d’aptitudes est transférable à tout processus de qualification lorsque les conditions suivantes sont respectées: 1° le contenu de ces examens ou de ces parties d’examen est identique ou équivalent; 2° la période entre les dates de ces examens ou de ces parties d’examen n’excède pas 12 mois. [26] La Commission comprend enfin qu’il existe une « volumétrie importante de dossiers électroniques dans la solution [de dotation], soit environ 70 000 dossiers internes (employés de la fonction publique) et environ 160 000 dossiers externes en date du 31 mars 2017 » 19 et qu’il convient d’éviter les « doublons » dans les dossiers relatifs au processus de qualification pour un emploi dans la fonction publique. 15 Réponse du SCT du 21 février 2018. 16 Réponse du SCT du 21 février 2018. 17 Réponse du CSPQ et du SCT du 21 février 2018. 18 RLRQ, c. F-3.1.1., r. 3.1. 19 Réponse du SCT du 21 février 2018.

1007894-S Page : 10 [27] Partant, à la lumière de ce qui précède, la Commission reconnaît que les objectifs poursuivis par le CSPQ et le SCT sont légitimes et importants compte tenu du nombre de dossiers devant être traités ou encore des exigences du Règlement sur le processus de qualification et les personnes qualifiées. [28] Toutefois, la Commission considère que les arguments mis de l’avant par le CSPQ et le SCT ne justifient pas le caractère urgent et réel de la collecte des trois derniers chiffres du NAS afin de s’assurer que chaque candidat ne possède qu’un seul dossier d’inscription et que ses résultats soient transférés adéquatement. [29] En effet, considérant le nombre de renseignements personnels demandés dans le formulaire d’inscription, la Commission considère que le CSPQ et le SCT n’ont pas démontré en quoi ils ne sont pas en mesure de différencier un candidat par rapport à un autre en appariant ensemble ces renseignements, et ce, sans avoir à recourir aux trois derniers chiffres du NAS. [30] En effet, en plus de collecter les nom et prénom, le statut au Canada, le jour et le mois de naissance, les coordonnées postales et électroniques ainsi que le numéro de téléphone, les candidats au processus de qualification pour un emploi dans la fonction publique doivent également faire mention de leur sexe, de leur appartenance à un groupe donnant accès à l’égalité, de leur scolarité (secondaire, collégiale, universitaire), de leur expérience de travail (date et fin de l’emploi, nom de l’employeur, titre de l’emploi) et peuvent indiquer leur appartenance à un ordre professionnel, les langues parlées, écrites et lues et s’ils détiennent un permis de conduire ou des certificats de qualification. [31] Le CSPQ et le SCT n’ont pas expliqué en quoi l’appariement de l’ensemble de ces données, notamment celles qui doivent obligatoirement être communiquées, ne permet pas d’identifier un individu et d’éviter les doublons et ainsi faire en sorte que chaque candidat ne possède qu’un seul dossier d’inscription et que ses résultats soient transférés adéquatement. [32] Par ailleurs, en ce qui a trait au fait de pouvoir identifié un candidat qui appelle au Centre d’assistance en dotation, la Commission est d’avis que le répondant au soutien technique dudit Centre peut identifier la personne qui appelle en utilisant, non pas les trois derniers chiffres du NAS, mais l’un ou plusieurs des renseignements inscrits sur le formulaire d’inscription et connus du candidat comme le nom de l’établissement d’enseignement dont il a obtenu un diplôme ou au sein duquel il a réussi sa dernière année d’étude ou encore la date de début d’un des emplois qu’il a occupés.