99 13 64 TOUSSAINT, Pierre ci-après appelé «le demandeur» c. CLSC MONTRÉAL-NORD ci-après appelé «l'organisme» Le 23 juin 1999, le demandeur s'adresse au responsable de l'accès aux documents de l'organisme afin d'avoir accès à des documents qu'il répartit en 11 catégories. Il ajoute ce qui suit : «Vous comprendrez que vous n'avez pas, selon le cas, à inclure dans la présente demande tout document demandé dans une demande d'accès précédente.» Le 30 juillet 1999, le responsable donne suite à sa demande; certains documents font cependant l'objet d'un refus motivé. Insatisfait, le demandeur requiert la révision de cette décision. Les parties sont entendues le 1 er mai 2000, à Montréal. PREUVE et ARGUMENTATION : Le demandeur identifie les documents qui demeurent en litige, à savoir : ● «les résolutions, recommandations, rapports ou notes sur lesquelles le conseil d'administration a délibéré et qui me concernaient à l'occasion de l'assemblée du 14 juin 1999 incluant la proposition et ses considérants qui a été présentée par Ginette Lapointe (vers 19 :00 heures) ainsi que, selon le cas, toute autre proposition relative à mon congédiement.»; ● «tout règlement du conseil d'administration établissant des mesures pour prévenir ou pour faire cesser les conflits d'intérêts auxquels peut donner lieu l'octroi de contrats conformément aux dispositions de l'article 235 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux.»; ● «le rapport sur les réalisations du CLSC Montréal-Nord en rapport avec la politique de gestion sur le développement de ses cadres devant être produit au conseil régional conformément aux dispositions de l'article 100 du Règlement sur certaines conditions de travail applicables aux cadres des conseils régionaux et des établissements de santé et de services sociaux.». Après discussion, les parties s'entendent comme suit : le responsable transmettra au demandeur : 1. l'article 3.9 du règlement du Conseil d'administration concernant les conflits d'intérêts ainsi que la politique sur les conflits d'intérêts, le code d'éthique en vigueur au sein de l'organisme ainsi que le code d'éthique régissant les administrateurs; 2. le rapport sur le développement du personnel d'encadrement pour les années 1998-1999, 1996-1997 et 1995-1996. La procureure de l'organisme confirme cependant le refus de l'organisme de donner au demandeur accès à la proposition (projet de résolution) présentée par madame Ginette Lapointe. Ce document m'est remis sous pli confidentiel. Dûment assermentée, madame Ginette Lapointe affirme être membre du conseil d'administration de l'organisme depuis 1995 et avoir, à titre de vice-présidente, participé à la réunion régulière du conseil tenue le 14 juin 1999; elle ajoute y avoir fait lecture du document en litige qui était un projet de résolution soumis au conseil concernant le congédiement du demandeur, ce, en présence du
demandeur et de son procureur qui, pour leur part, n'ont pas voulu faire de représentations. Elle précise que ce projet de résolution a été modifié par le conseil d'administration après que celui-ci eût décidé de suspendre la séance afin d'obtenir un avis juridique. Elle spécifie avoir lu, mais non déposé, ce projet de résolution à titre de porte-parole du conseil en ce qui concernait le dossier particulier du demandeur. Elle signale que la résolution, telle qu'elle a été adoptée par le conseil, est inscrite au procès-verbal de la réunion du 14 juin 1999 alors que le projet de résolution en litige, qui a été lu en séance et qui a été modifié lors de la reprise des travaux du conseil, a été conservé par elle sans avoir été déposé. Contre-interrogée par le demandeur, madame Lapointe indique avoir présenté le projet de résolution en litige parce qu'elle avait été désignée pour ce faire. Elle précise qu'une rencontre en comité plénier avait été tenue avant la réunion du conseil d'administration du 14 juin 1999, rencontre concernant le demandeur et à l'issue de laquelle les administrateurs ont demandé que son congédiement soit formellement proposé dans le cadre de la réunion du conseil d'administration. Le texte du projet de résolution en litige lui aurait été remis par une attachée d'administration de l'organisme, ajoute-t-elle. Madame Lapointe signale avoir été la seule à détenir un exemplaire du document en litige; elle indique enfin que le procès-verbal ne reprend pas toutes les notes prises par l'attachée d'assemblée. La procureure de l'organisme soumet que le document en litige n'est pas celui qui a été adopté par le conseil de l'organisme et qu'il n'a aucun caractère public en vertu de l'article 161 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (1) qui se lit comme suit : 161. Les séances d'un conseil d'administration sont publiques; toutefois, le conseil peut décréter le huis clos notamment lorsqu'il estime opportun pour éviter un préjudice à une personne et lorsqu'il délibère sur la négociation des conditions de travail; les décisions prises lors des séances tenues à huis clos ont un caractère public, sous réserve de la protection des renseignements personnels qu'elles contiennent. Le conseil d'administration doit tenir, lors de chaque séance, une période de question. Les documents déposés ou transmis au conseil d'administration et les renseignements fournis lors des séances publiques de même que les procès-verbaux de ces séances ont un caractère public, sous réserve de la protection des renseignements personnels qu'ils contiennent. Elle soumet également que le document en litige constitue une ébauche au sens de l'article 9 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels qui se lit comme suit :
9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. Le demandeur soumet pour sa part que le document en litige a été pris en note et transmis par une attachée d'assemblée de l'organisme, qu'il a été lu publiquement au cours de la réunion du conseil et qu'il fait partie des notes qui ont servi à la préparation du procès-verbal de la réunion. Le 8 mai 2000, l'organisme s'acquitte de son obligation concernant les documents qu'il s'était engagé à communiquer au demandeur lors de l'audience devant la Commission et il en donne avis à la Commission. DÉCISION : J'ai pris connaissance du document qui demeure en litige. Il s'agit, comme l'indique la preuve, d'un projet de résolution concernant le demandeur, projet de résolution qui n'a pas été adopté tel quel, le texte de la résolution du conseil étant le résultat d'une modification apportée à ce projet. La preuve démontre que le demandeur a été congédié par résolution de l'instance décisionnelle de l'organisme et que l'examen des motifs invoqués à l'appui de ce congédiement, en comité plénier ou lors de la réunion formelle du conseil, est celui de l'organisme agissant dans l'exercice de ses fonctions. La Commission ne peut que constater que le demandeur demande accès à un document qui le concerne personnellement et qui a été matériellement détenu et conservé par la vice-présidente du conseil d'administration de l'organisme, en cette qualité et à titre de porte-parole du conseil relativement au dossier particulier du demandeur; le projet de résolution en litige est un document produit et détenu par l'organisme dans l'exercice de ses fonctions même s'il n'a été conservé que par la vice-présidente qui, faut-il le souligner, avait été désignée par ses collègues administrateurs pour proposer le congédiement du demandeur au conseil. Les règles régissant les droits de la personne concernée par un document constitué de renseignements nominatifs, prévues aux articles 83 et suivants de la Loi sur l'accès, doivent conséquemment recevoir application. À ce sujet, je note que l'organisme n'a invoqué aucune restriction au droit d'accès du demandeur telles que ces restrictions sont prévues aux articles 86 et suivants. Je comprends aussi que l'organisme prétend, en invoquant l'article 9 précité, que le droit d'accès du demandeur ne s'étend pas au projet de résolution en litige en l'assimilant à une ébauche visée par le 2 ième alinéa de cet article; cette prétention ne peut être retenue, la Cour du Québec, confirmant en cela la jurisprudence de la Commission, ayant décidé que ce 2 ième alinéa était inapplicable aux demandes d'accès régies par les articles 83 et suivants (2) . L'article 83 de la Loi sur l'accès, qui se lit comme suit et dont le 2 ième alinéa s'applique nécessairement, ce, dans un contexte où aucune restriction n'a été invoquée, oblige conséquemment l'organisme à communiquer au demandeur copie du projet de résolution en litige :
83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. POUR CES MOTIFS, la Commission : ORDONNE à l'organisme de donner au demandeur communication du projet de résolution en litige; CONSTATE que le demandeur a obtenu copie des autres documents détenus qui demeuraient en litige. HÉLÈNE GRENIER Commissaire Québec, le 20 novembre 2000. Procureure de l'organisme : M e Lucille Dubé 1. L.R.Q., c. S-4.2. 2. Québec c. Bouchard (1998) C.A.I. (C.Q.) 488, 491-492.
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