99 15 31 et 99 20 50 MONDEX CORPORATION Demanderesse c. CURATEUR PUBLIC Organisme public OBJET DU LITIGE 99 15 31 Le 20 août 1999, la demanderesse veut obtenir de l'organisme la date et l'endroit du décès et de la naissance ainsi que la dernière adresse connue concernant MM. Paul Desroches, William Martin et Reginald Ringrose. Elle veut également obtenir la date et l'endroit de la naissance ainsi que des informations sur le ou les parents de M. Jules Malet-Mallette. Le 2 septembre 1999, l'organisme l'informe qu'il ne peut donner suite à sa demande et invoque l'article 15 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (1) (ci-après appelée " Loi sur l'accès " ou " la loi ") : 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. Le 7 septembre 1999, la demanderesse requiert l'intervention de la Commission pour que soit révisée cette décision de l'organisme. 99 20 50 Le 4 novembre 1999, la demanderesse s'adresse à l'organisme pour obtenir la date et l'endroit du décès ainsi que les certificats de décès de MM. John Patterson, Patrick Stone, Arthur Hoffman et de M mes Yvette Baker et Janet Shaver. Le 5 novembre 1999, l'organisme l'avise qu'il ne peut donner suite à sa demande et invoque l'article 15 de la loi. Le 16 novembre 1999, la demanderesse formule à la Commission une demande pour que soit révisée cette décision. Le 27 octobre 2000, l'audience pour les deux dossiers se tient à Montréal.
PREUVE La procureure précise que la demanderesse retire sa demande concernant M. Jules Malet-Mallette. Elle signale que la demanderesse limite la demande pour toutes les autres personnes afin de n'obtenir que la date du décès et, s'il y a lieu, le lieu du décès si la personne est décédée à l'extérieur de la province du Québec. Mme Évelyne Racette, responsable de l'accès, fait part que les renseignements recherchés par la demanderesse concernent des personnes dont la succession n'a pas été réclamée. Dans ce type de situation, note-t-elle, l'organisme agit comme administrateur provisoire et liquidateur de la succession. Elle signale que la demanderesse a produit un nombre important de demandes. Mme Racette affirme que la date de décès est un renseignement qui apparaît dans la Gazette officielle du Québec et que l'endroit du décès est une information qui n'est pas disponible dans la Gazette officielle du Québec ni au registre public de l'organisme. Elle mentionne ignorer s'il existe un document qui puisse constater si une personne est décédée à l'étranger ou non. Elle affirme également que la dernière adresse connue est consignée au registre détenu par l'organisme et à la Gazette officielle du Québec. Elle réitère que l'endroit du décès d'une personne sous administration provisoire n'apparaît pas aux documents officiels de l'organisme. Elle spécifie que si les informations requises par la demanderesse ne sont pas au registre public ou dans la Gazette officielle du Québec, ces derniers se trouvent alors au dossier d'usager confidentiel détenu par l'organisme. Interrogée par la Commission, Mme Racette indique que le registre tenu par l'organisme est un registre public accessible pour consultation et qui contient le numéro de dossier, le nom, l'adresse ou la dernière adresse du défunt et la date du début de l'administration des biens par l'organisme. Interrogée par la procureure de la demanderesse, Mme Racette rappelle que la date du décès apparaît dans la Gazette officielle du Québec. Elle certifie que le document préparé pour être envoyé à la Gazette officielle du Québec est un seul et même document. Elle dit ignorer ce que le curateur fait avec le document de la Gazette officielle du Québec après son utilisation. Elle réitère que l'endroit du décès et la dernière adresse connue de la personne décédée sont au dossier confidentiel de l'organisme. Mme Racette prend connaissance du registre des biens sous administration provisoire (pièce D-1, en liasse). Elle affirme ne pas connaître ce dernier document et qu'elle ne l'a pas regardé dans le cadre de la présente demande. Elle consulte un relevé informatique intitulé " Biens dévolus à l'état (*succession vacante*) " (pièce D-2, en liasse). Elle mentionne avoir déjà pris connaissance d'un document semblable mais ne peut le certifier parce que, souligne-t-elle, elle n'a pas eu à traiter souvent de demandes pour des personnes qui sont sous administration provisoire. Elle constate qu'il s'agit d'un document du curateur et qu'il y a la mention de la date du décès d'inscrite pour certaines personnes. Elle examine un autre relevé informatique concernant les biens dévolus à l'état (pièce D-3, en liasse). Elle fait la même remarque que le document précédent. Elle répond à la procureure qu'elle ne peut confirmer si ce document est un registre. Elle prétend que ce document sert d'outil de travail pour le personnel de l'organisme. Elle rapporte qu'il est possible que la date du décès ne soit pas inscrite à la pièce D-1 ou D-2 parce que la personne concernée n'est peut être pas décédée. Elle certifie que les seules informations inscrites aux registres publics sont celles qui sont prévues aux règlements de l'organisme. Mme Racette répond à la procureure de l'organisme qu'elle ne sait pas d'où émane la pièce D-1. Elle indique que le document D-1 ne révèle pas le lieu du décès de la personne sous administration provisoire. Elle signale qu'elle ne consulte pas toujours le registre de l'organisme parce ce dernier est
accessible pour consultation publique chez l'organisme. Elle signale également qu'il n'y apparaît pas toujours pour chaque personne, aux pièces D-2 et D-3, la date du décès ou le dernier domicile. ARGUMENTS La procureure de l'organisme reconnaît que la pièce D-1 est un registre à caractère public. Elle prétend que ce registre et la Gazette officielle du Québec sont des documents qui peuvent être consultés par la demanderesse. Elle soumet que l'organisme n'a pas à fournir à la demanderesse les renseignements qui sont déjà dans des registres publics parce que cette dernière peut les consulter. Elle invoque l'article 2.2 de la loi et les articles 51, 52, 32 et 54 de la Loi sur le curateur public (2) ainsi que l'article 7 du règlement du curateur (3) pour refuser l'accès à la demanderesse aux renseignements qui ne sont pas consignés aux registres publics ou dans la Gazette officielle du Québec. Loi sur l'accès 2. 2. L'accès aux documents contenus dans un dossier que le curateur public détient sur une personne qu'il représente ou dont il administre les biens, de même que la protection des renseignements personnels contenus dans un tel dossier, est régi par la Loi sur le curateur public. A l'égard des renseignements personnels contenus dans un tel dossier, la présente loi ne s'applique que pour permettre à la Commission d'exercer la fonction visée au paragraphe 6 o de l'article 123 et les pouvoirs visés au paragraphe 3 o de l'article 127 et à l'article 128.1. Loi sur le curateur 51. Le dossier d'une personne que le curateur public représente ou dont il administre les biens est confidentiel. 52. Nul ne peut prendre connaissance d'un dossier maintenu par le curateur public sur une personne qu'il représente ou dont il administre les biens, en recevoir communication écrite ou verbale ou autrement y avoir accès si ce n'est : 1. le personnel du curateur public dans l'exercice de leurs fonctions ; 2. la personne que le curateur public représente ou a représenté et celle dont il administre les biens ou leurs ayants cause ou héritiers ;
3. titulaire de l'autorité parentale de la personne que le curateur public représente, avec l'autorisation de ce dernier ; 4. le conjoint, un proche parent, un allié, toute autre personne ayant démontré un intérêt particulier pour le majeur ou la personne qui a reçu une délégation du curateur public, avec l'autorisation de ce dernier ; 5. Protecteur du citoyen. Néanmoins, le curateur public peut attester qu'une personne est mineure ou sous un régime de protection et indiquer le nom du tuteur ou curateur, à la demande d'une personne intéressée. La procureure de la demanderesse soumet que sa cliente a le droit de recevoir les informations qu'elle réclame et qu'elle a d'ailleurs déjà obtenues par le passé. Elle prétend que l'organisme ne s'est pas dessaisi des documents qu'il envoie aux fins de publication dans la Gazette officielle du Québec et, dans les circonstances, la demanderesse peut recevoir les informations qu'elle recherche qui sont inscrites à ce dernier document. Elle soumet que la demanderesse utilise comme repère l'article 7 des règlements pour faire ses demandes d'accès. Elle argue que le témoignage livré par Mme Racette est contradictoire si l'on observe la pièce D-1 en ce qui concerne la date du décès. Elle soumet que les renseignements recherchés par la demanderesse, qui sont dans des documents détenus par l'organisme, le registre public ou la Gazette officielle du Québec, démontrent qu'ils existent, qu'ils ne sont pas confidentiels et que sa cliente peut les recevoir. La procureure de l'organisme réplique que l'information consignée au registre public est accessible pour consultation chez l'organisme. APPRÉCIATION D'entrée de jeu, je tiens à signaler que je n'ai pas été saisi d'une demande en vertu de l'article 126 de la loi et que je n'ai pas à considérer l'intérêt de la demanderesse dans le cadre de la présente demande d'accès. Sur le fond du litige, la Commission partage la prétention de l'organisme voulant que la demanderesse peut obtenir l'accès à la Gazette officielle du Québec par consultation chez l'organisme. Ainsi, l'article 32 de la Loi sur le curateur public et l'article 13 de la loi disposent du litige en ce qui concerne la publication faite par l'organisme par le biais de la Gazette officielle du Québec. Loi du curateur
32. Lorsqu'il agit comme administrateur provisoire de biens, sauf pour les biens visés au paragraphe 5º de l'article 24, le curateur public doit, sans délai, faire connaître sa qualité par avis publié, une fois, dans la Gazette officielle du Québec, ainsi que dans un journal circulant dans la localité où étaient située ces biens au moment où il en est devenu administrateur. (...) Loi sur l'accès 13. Le droit d'accès à un document produit par un organisme public ou pour son compte et ayant fait l'objet d'une publication ou d'une diffusion ne s'exerce que par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail ou par l'obtention d'informations suffisantes pour permettre au requérant de le consulter ou de se le procurer là où il est disponible. De même, le droit d'accès à un document produit par un organisme public ou pour son compte et devant faire l'objet d'une publication ou d'une diffusion dans un délai n'excédant pas six mois de la demande d'accès, s'exerce par l'un ou plusieurs des moyens suivants: 1. la consultation sur place pendant les heures habituelles de travail; 2. l'obtention d'informations suffisantes pour permettre au requérant de le consulter là où il est disponible ou de se le procurer lors de sa publication ou de sa diffusion; 3. le prêt du document, à moins que cela ne compromette sa publication ou sa diffusion. (le soulignement est mien) Pour ce qui est du registre public de l'organisme, soit le registre des biens sous administration provisoire, l'article 10 de la loi prévoit que le droit d'accès à un document s'exerce par consultation sur place ou par l'obtention d'une copie du document :
16. Le droit d'accès à un document s'exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail. Le requérant peut également obtenir copie du document, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme. A la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d'une transcription écrite et intelligible. De ce principe, deux exceptions sont nommément prévues à la loi : l'article 16 pour ce qui est de la liste de classement d'un organisme et l'article 13 que nous venons de traiter : 16. Un organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. Il doit établir et tenir à jour une liste de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont classés. Elle doit être suffisamment précise pour faciliter l'exercice du droit d'accès. Le droit d'accès à cette liste ne s'exerce que par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail. La preuve ne démontre pas que le registre des biens sous administration provisoire ait fait l'objet d'une publication ou d'une diffusion au sens de l'article 13 de la loi (4) et, à l'évidence, il ne s'agit pas d'une liste de classement au sens de l'article 16 de la loi. L'objet du litige consiste donc à déterminer, selon les spécifications faites au début de l'audience, si la demanderesse peut obtenir copie de la date du décès et le lieu du décès, si la personne est décédée hors Québec, pour MM. Desroches, Martin, Ringrose, Patterson, Stone, Hoffman et M mes Baker et Shaver. Le deuxième alinéa de l'article 54 de la Loi sur le curateur public révèle que le registre ne contient que les renseignements prévus à l'article 7 du règlement, soit : Loi sur le curateur
54. Le curateur public doit maintenir un registre des tutelles au mineur, un registre des tutelles et curatelles au majeur, un registre des mandats homologués donnés par une personne en prévision de son inaptitude et un registre des biens sous administration provisoire, autres que ceux prévus au paragraphe 5º de l'article 24. Les registres ne contiennent que les renseignements prévus par règlement. Ces renseignements ont un caractère public ; ils sont conservés sur les registres jusqu'à la fin de l'administration du curateur public ou, lorsque cette administration se termine dans les conditions prévues au deuxième alinéa de l'article 40, jusqu'à l'expiration de la période prévue par règlement. Règlement 7 (...) 3º pour le registre des biens sous administration provisoire: a) le numéro de dossier du curateur public et la date du début de son administration; b) la nature de l'administration provisoire; c) les noms et adresse du débiteur ou détenteur ayant remis les biens au curateur public; d) sauf dans les cas prévus à l'article 26.2 de la loi, l'identification du ou des propriétaires ou autres ayants droits connus relativement aux biens administrés, de même que leur dernière adresse ou, si elle est inconnue, l'indication du lieu de la provenance des biens; e) description sommaire des biens, si leur propriétaire ou autre ayant droit est inconnu; (...) (le soulignement est mien) Ce dernier règlement ne prévoit aucune mention spécifique au sujet de la date du décès ni du lieu du décès si la personne est décédée à l'extérieur de la province de Québec, donc en relation avec la demande qui a été précisée lors de l'audience. D'ailleurs, la copie du registre des biens sous administration provisoire qui m'a été déposée par la demanderesse (pièce D-1) renferme bien les informations prévues à l'article 7 du règlement. Cette copie du registre confirme en outre qu'il n'y a aucune mention particulière au sujet du lieu de décès dans un autre endroit qu'au Québec. L'organisme était justifié d'invoquer l'article 15 de la loi pour ne pas donner suite à cette partie de la demande.
Toutefois, le registre identifie (pièce D-1), sur une colonne, et pour certaines personnes, la date du décès. Ce dernier renseignement est détenu par l'organisme et recherché par la demanderesse pour les huit personnes ci-dessus mentionnées. Comme la preuve établit que le registre n'a pas été vérifié par l'organisme dans le cadre de la présente demande, la Commission en arrive à la conclusion que si le renseignement concernant la date du décès des huit personnes est consigné au registre public, l'organisme devra le communiquer à la demanderesse. POUR CES MOTIFS, la Commission, ACCUEILLE en partie la demande de révision, et ORDONNE à l'organisme de communiquer à la demanderesse copie de la partie du registre des biens sous administration provisoire qu'elle détient au sujet de MM. Paul Desroches, William Martin, Reginald Ringrose, John Patterson, Patrick Stone, Arthur Hoffman et de M mes Yvette Baker et Janet Shaver. MICHEL LAPORTE Commissaire Montréal, le 12 décembre 2000 Procureure de l'organisme public : Me Brigitta Storjohann Procureur de la demanderesse : Me Claude Dallaire 1. L.R.Q., c. A-2.1. 2. L.R.Q., c. C-81. 3. C-81, r. 1. 4. Galati c. Communauté urbaine de Montréal, [1995] CAI 277.
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