99 22 46 MARTINEAU, Serge ci-après appelé «le demandeur» c. MUNICIPALITÉ DE SAINT-TITE-DES-CAPS ci-après appelée «l'organisme» Le 2 novembre 1999, le demandeur s'adresse à l'organisme afin d'obtenir copie de nombreux documents qu'il répartit en 14 catégories. Le 18 novembre 1999, le responsable de l'accès aux documents de l'organisme donne suite à sa demande en répondant relativement à chacune de ces catégories : copie de certains documents est conséquemment transmise au demandeur alors que l'accès à des documents détenus lui est refusé et que l'inexistence des documents restants lui est signifiée. Insatisfait, le demandeur requiert la révision de cette décision le 14 décembre 1999. Avis écrit de cette demande de révision, daté du 13 janvier 2000, est donné à l'organisme par la Commission. Les parties sont entendues le 26 juin 2000, à Québec, après avoir été convoquées par avis écrit posté le 2 juin 2000. PREUVE ET ARGUMENTATION : Le procureur de l'organisme dépose copie d'une 2 ième demande d'accès que le demandeur a fait parvenir à l'organisme le 17 décembre 1999 (O-1), demande qui, de l'avis du procureur, vient préciser la demande d'accès du 2 novembre 1999; cette 2 ième demande d'accès, ajoute-t-il, a fait l'objet d'une décision (O-1), datée du 12 janvier 2000, que le demandeur n'a pas contestée. Il signale que l'organisme a communiqué au demandeur copie des documents détenus et visés aux points 1 et 2 ci-après mentionnés après avoir traité les 2 demandes d'accès et avant de recevoir avis écrit de la demande de révision que la Commission a daté du 13 janvier 2000. La demande d'accès du 17 décembre 1999 ainsi que la décision du 12 janvier 2000 sont admises en preuve, malgré l'objection du demandeur. Le procureur fait par la suite entendre monsieur Gilles Ménard, qui, sous serment, affirme être secrétaire-trésorier et responsable de l'accès aux documents de l'organisme. Monsieur Ménard reconnaît la demande d'accès du 2 novembre 1999 ainsi que sa décision du 18 novembre 1999. Il témoigne de ce qui suit concernant les «points en litige» tels qu'ils ont été délimités par le demandeur la veille de l'audience : 1. projets, études, croquis, plans, notes, commentaires, suggestions, devis, directives de changements, description et cahier de charges concernant la servitude acquise par l'organisme sur le lot 75-P propriété de monsieur Claude Simard :
Monsieur Ménard réitère sa décision voulant que : ● les projets, croquis, notes, commentaires et suggestions ne soient pas accessibles en vertu de l'alinéa 2 de l'article 9 de la Loi sur l'accès parce qu'ils constituent des documents de travail; l'article 9 se lit comme suit : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. ● les plans, devis (500 à 600 pages incluant 60 à 70 cartes) et cahier de charges doivent être consultés sur place en raison des coûts de reproduction et parce qu'ils ne peuvent être copiés en vertu de l'article 12 de cette loi puisqu'ils sont «soumis à des droits relativement à la propriété intellectuelle»; l'article 12 se lit comme suit : 12. Le droit d'accès à un document s'exerce sous réserve des droits relatifs à la propriété intellectuelle. ● la communication des documents restants est refusée en vertu des articles 21 et 27 de cette loi parce qu'elle aurait pour effet de révéler un projet de transaction ou une stratégie de négociation de contrat. Monsieur Ménard indique qu'aucun document auquel l'accès a été refusé et qui est relatif à la servitude précitée n'a fait l'objet d'une résolution du conseil. Monsieur Ménard précise, en ce qui concerne les directives de changements, que le demandeur s'est adressé au maire de l'organisme le 17 décembre 1999 (O-1) afin d'avoir accès à la directive de changement numéro 2 relative à la résolution 5888 et aux résolutions du 1 er novembre 1999 ainsi qu'à la résolution 5913 et aux documents concernant la directive de changement numéro 3; il spécifie avoir, le 12 janvier 2000 (O-1), transmis au demandeur copie de la directive de changement #2 et de la résolution du 1 er novembre 1999 l'autorisant ainsi que copie de la directive de changement #3 et de la résolution du 1 er novembre l'autorisant. Le demandeur rappelle avoir demandé, le 2 novembre 1999, copie de toutes les directives de changement concernant la servitude acquise par l'organisme sur le lot 75-P propriété de monsieur Claude Simard. Contre-interrogé par le demandeur, monsieur Ménard spécifie que les seuls documents existants sont le plan général qui indique «que le tuyau passe à tel endroit» ainsi que les devis qui déterminent la façon dont se font les travaux. Il rappelle qu'au départ, l'organisme avait, entre autres servitudes, décidé d'acquérir une servitude sur le lot 75-P appartenant à monsieur Maurice Martineau et qu'il a par la suite, en une seule journée et afin de réduire les coûts, décidé de «changer de place»; aucun document n'existe concernant ce changement si ce n'est la résolution l'autorisant ainsi que la
description technique afférente effectuée par un arpenteur géomètre. À son avis, le croquis illustrant l'endroit où passe le tuyau constitue une note personnelle qu'il accepte cependant de communiquer. Il spécifie que les discussions relatives à l'acquisition d'une servitude sur le lot 75-P appartenant à monsieur Simard ne sont pas inscrites dans un document. Il maintient par ailleurs sa décision de ne pas communiquer les plans, devis et cahiers de charge portant sur l'ensemble du projet d'aqueduc, d'égoûts, de voirie et d'assainissement des eaux en raison de la protection que leur confèrent les droits relatifs à la propriété intellectuelle et il réitère son invitation à consulter ces documents sur place. Il explique enfin que l'organisme était en négociation relativement à la conclusion d'un contrat au moment où la demande d'accès a été faite et que la communication du reste des documents demandés, exception faite des directives de changements qui ont été communiquées, était alors susceptible de révéler un projet de transaction ou une stratégie de négociation de contrat; il reconnaît que ces documents sont actuellement accessibles; il précise qu'il n'y a pas eu conclusion de contrats particuliers concernant le lots 75-P appartenant à monsieur Simard, le contrat intervenu étant compris dans une résolution du conseil dont le demandeur a reçu copie. Le procureur de l'organisme soumet que la preuve démontre que la question de l'acquisition de la servitude sur le lot 75-P propriété de monsieur Claude Simard a été réglée rapidement et qu'elle a fait l'objet d'une décision du conseil. Il soumet particulièrement que copie de 3 résolutions a été transmise au demandeur le 12 janvier 2000 à la suite de la demande qu'il a précisée le 17 décembre 1999 après s'être présenté chez l'organisme; il soumet que la preuve établit que les directives de changements requises ont également été transmises au demandeur le 12 janvier 2000. Il soumet spécifiquement que : ● les documents transmis sont ceux qui ont été demandés et qui sont détenus par l'organisme; ● tous les autres documents non transmis concernent la totalité du projet «Aqueduc, égoûts, voirie et assainissement des eaux usées», non pas la servitude précitée; ● cette servitude a été acquise sur le lot 75-P appartenant à monsieur Ménard parce qu'un nouveau tracé était nécessaire, ce tracé faisant l'objet d'une directive de changement dont le demandeur a eu copie et d'un croquis ou document de travail visé par le 2 ième alinéa de l'article 9 de la Loi sur l'accès. Le procureur soumet enfin que les documents demandés concernent un tiers monsieur Claude Simard en sa qualité de propriétaire du lot et que les projets, études, croquis, plans, notes, commentaires et suggestions ne font pas l'objet d'un droit d'accès en vertu du 2 ième alinéa de l'article 9 précité. Le demandeur soumet pour sa part que le croquis est un document final qui a permis à l'organisme de prendre une décision formelle. Il ajoute que sa demande vise également tous les documents connexes au croquis. Il souligne que sa demande porte sur tous les documents qui ont trait à l'acquisition de la servitude précitée.
À son avis, les documents concernant monsieur Claude Simard ont un caractère public parce qu'ils sont détenus par un organisme municipal avec lequel monsieur Simard a contracté. À son avis également, aucune preuve relative à l'application des articles 21 et 27 de la Loi sur l'accès n'a été produite. 1. projets, études, croquis, plans, notes, commentaires, suggestions, devis, directives de changements, description et cahier de charges concernant la servitude que l'organisme voulait acquérir sur le lot 75-P propriété de monsieur Maurice Martineau; Monsieur Ménard affirme que sa décision et son témoignage sont les mêmes que ceux rendus en ce qui a trait aux documents mentionnés au point 1; il ajoute cependant avoir transmis au demandeur, le 18 novembre 1999, copie de la description technique du lot 75-P propriété de monsieur Maurice Martineau. Il spécifie avoir remis au demandeur copie des documents demandés et détenus «concernant la servitude acquise par l'organisme sur le lot 75-P propriété de M. Claude Simard» et «concernant la servitude que la municipalité voulait acquérir sur le lot 75-P propriété de M. Maurice Martineau». 2. accord intervenu avec quiconque en regard de la servitude acquise par l'organisme sur le lot 75-P propriété de monsieur Claude Simard; Monsieur Ménard affirme avoir transmis au demandeur copie de la résolution (#5888) adoptée par l'organisme, résolution reprenant les éléments de l'entente. Il précise que cette résolution constitue l'entente intervenue et que celle-ci n'a pas fait l'objet d'un document distinct. En contre-interrogatoire, monsieur Ménard confirme avoir remis au demandeur copie du seul document visé et détenu. Il précise qu'il existe une entente notariée, à caractère public et non détenue. Le procureur de l'organisme soumet que la preuve démontre que monsieur Ménard a transmis au demandeur la résolution visée par la demande, cette résolution ayant donné lieu à un acte notarié enregistrant la servitude acquise par l'organisme sur le lot 75-P propriété de monsieur Claude Simard et non détenu. 3. salaires versés au personnel de direction et aux membres de l'organisme en temps supplémentaire depuis janvier 1999; Monsieur Ménard affirme que l'organisme n'a versé et ne verse aucun salaire à ces personnes en contrepartie des heures supplémentaires travaillées; il réitère ses propos en contre-interrogatoire. Le procureur de l'organisme soumet que la preuve démontre qu'aucun salaire n'a été versé en contrepartie des heures supplémentaires effectuées par les membres de l'organisme ou par le personnel de direction de celui-ci.
4. comptes de dépenses du secrétaire et de la mairesse engagés du 1 er janvier 1999 au 2 novembre 1999; Monsieur Ménard indique avoir refusé l'accès à ces renseignements nominatifs en vertu de la jurisprudence se rapportant à l'article 57 de la Loi sur l'accès. Il ajoute que le demandeur a, le 17 décembre 1999, demandé accès aux «comptes présentés par M. Ménard au cours de la période courue de janvier 1997 à ce jour» et que «copie de factures pour frais de déplacement, années 1997, 1998 et 1999» lui ont été transmis le 12 janvier 2000. Le procureur de l'organisme propose, en ce qui concerne l'accès aux comptes de dépenses de la mairesse, de communiquer au demandeur les seuls renseignements dont la Cour du Québec, qui a jusqu'à maintenant rendu deux décisions contradictoires sur le sujet, décidera du caractère public ou dont le législateur déterminera le caractère public par modification législative; il précise que l'organisme entend sauvegarder le caractère confidentiel des renseignements personnels relatifs aux comptes de dépenses qui demeurent en litige afin de pouvoir se conformer à la tendance majoritaire que prendra la Cour du Québec ou aux prochaines dispositions qu'adoptera le législateur. Le demandeur accepte la proposition du procureur de l'organisme «pour les prochains mois» et il suspend sa demande de révision sur ce sujet. Le procureur de l'organisme soumet que la preuve établit que le demandeur a eu accès aux comptes de dépenses de monsieur Ménard tels qu'ils étaient visés dans sa demande d'accès du 2 novembre 1999. 5. liste de tous les dossiers répertoriés et ouverts depuis le 1 er janvier 1999, avec leur date d'ouverture, leur objet et s'il en est, leur date de fermeture; Le demandeur indique qu'il limite sa demande à la liste de classement que l'organisme doit tenir en vertu de l'article 16 de la Loi sur l'accès. Monsieur Ménard explique avoir référé le demandeur à l'article 16 de la Loi sur l'accès qui prévoit que la liste de classement et de repérage n'est accessible que par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail. Il ajoute que le demandeur s'est présenté chez l'organisme, qu'il a notamment demandé à consulter la liste de classement et qu'il s'est vu remettre le guide de classement tenu par l'organisme. Interrogé par le demandeur, monsieur Ménard affirme être secrétaire-trésorier de l'organisme depuis 20 ans et être responsable des archives, de l'accès aux documents de l'organisme et de la protection des renseignements personnels. Il réitère avoir remis au demandeur, qu'il avait invité à se rendre sur place pour consulter la liste de classement, le guide de classement qu'utilisent les municipalités de petite taille pour permettre le repérage de leurs documents, guide qui comprend le calendrier de conservation des documents de l'organisme; il ajoute avoir aussi remis au demandeur le «livre des minutes» qui présente, chronologiquement, toutes les décisions de l'organisme. Il précise que l'organisme ne tient pas d'autre registre ou répertoire concernant ses documents et que son guide de classement est conforme aux exigences de l'article 16 de la Loi sur l'accès et à celles de l'article 207 du Code municipal (L.R.Q., c. C-27.1).
Le procureur de l'organisme soumet que le demandeur a eu accès au guide de classement de l'organisme comprenant le calendrier de conservation de l'organisme, ce cadre de référence, auquel s'ajoute le livre des procès-verbaux de l'organisme, constituant la liste de classement prévue à l'article 16 de la Loi sur l'accès. DÉCISION : Il est admis que le demandeur exerce son recours avec le consentement de son père, monsieur Maurice Martineau, pour ce qui est de l'accès aux renseignements qui concernent ce dernier. Le demandeur s'est adressé de façon claire et précise au responsable de l'accès aux documents de l'organisme le 2 novembre 1999, ce, malgré le fait que les documents requis aient été nombreux. Il a d'abord demandé copie de documents de toute nature concernant deux objets précis : ● la servitude acquise par l'organisme sur le lot 75-P propriété de monsieur Claude Simard; ● la servitude que l'organisme voulait acquérir sur le lot 75-P propriété de monsieur Maurice Martineau. La preuve démontre que le responsable lui a communiqué, le 18 novembre 1999, copie conforme de la résolution #5858, adoptée le 1 er septembre 1999, concernant l'achat d'une servitude sur le lot 75-P propriété de monsieur Maurice Martineau avec copie de la description technique afférente, et copie conforme de la résolution #5888, adoptée le 27 septembre 1999 concernant l'achat d'une servitude sur le lot 75-P propriété de monsieur Claude Simard. Les documents qui m'ont été remis par monsieur Ménard comprennent par ailleurs une description technique, datée du 19 novembre 1999 et afférente à l'acquisition d'une servitude sur le lot 75-P propriété de monsieur Simard; la décision du responsable n'a pas à être révisée à cet égard, ces derniers documents, communiqués le 12 janvier 2000 (O-1), étant inexistants au moment de la demande d'accès du 2 novembre 1999. La preuve démontre également que le 12 janvier 2000, le responsable a fait parvenir au demandeur la directive de changement #2 ainsi que la directive de changement #3 avec copie des résolutions du 1 er novembre 1999 autorisant ces directives; ces documents étaient visés par la demande d'accès du 2 novembre 1999 et ont été communiqués après l'expiration du délai pour le faire. La demande de révision est fondée à cet égard. Le demandeur a notamment demandé accès à copie de tout accord (ou entente) intervenu avec quiconque concernant la servitude acquise sur le lot 75-P propriété de monsieur Claude Simard. Monsieur Ménard m'a fait parvenir sur ce sujet un document daté du 30 septembre 1999, constitué de renseignements personnels concernant monsieur Simard, renseignements textuellement reproduits dans la résolution (#5888) communiquée en copie conforme au demandeur le 18 novembre 1999 exception faite d'une partie, à savoir les 2 derniers paragraphes, qui est propre à monsieur Simard et qui demeure confidentielle en vertu de l'article 53 de la Loi sur l'accès. La décision du responsable n'a pas à cet égard, à être révisée. Je souligne qu'aucune preuve ne démontre que l'indemnité payée à monsieur Simard «pour l'obtention de la servitude incluant tous les dommages» constitue un avantage
économique visé par l'article 57 (4 ième paragraphe) de la Loi sur l'accès. Je suis d'avis que ces deux paragraphes n'ont, en raison de leur contenu, aucun caractère public en vertu de la loi. Les documents que monsieur Ménard m'a fait parvenir comprennent des renseignements concernant monsieur Maurice Martineau tels que transmis à l'organisme, le 13 avril 1999, par BPR Groupe-conseil, à savoir : ● quelques renseignements inscrits à la page 1 de 2 du document «Servitudes et terrains à acquérir- le 13 avril 1999»; ces renseignements, détenus à la date de la demande d'accès doivent être communiqués au demandeur; ● le croquis intitulé «item #1, Phase 1»; ce croquis de la servitude #1, détenu à la date de la demande d'accès, doit être communiqué au demandeur dans la seule mesure où monsieur Maurice Martineau est concerné. Je suis d'avis que ce croquis technique, préparé par les ingénieurs avec les autres croquis techniques des servitudes à acquérir, est un document achevé et déterminant. Le croquis «item #1, phase 1» n'est pas visé par l'alinéa 2 de l'article 9 vu son caractère achevé; il doit par ailleurs être communiqué à monsieur Martineau en vertu de l'article 83 de la Loi sur l'accès : 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. Le cahier des devis (Tome 1) que monsieur Ménard m'a fait parvenir comprend quelques renseignements concernant la servitude que l'organisme voulait acquérir sur le lot 75-P propriété de monsieur Martineau; ces renseignements, inscrits à la page 13 (de 48) au chapitre des «clauses administratives particulières- descriptions sommaire des travaux et remarques» doivent être communiqués au demandeur en vertu de l'article 83 précité. Copie du plan C-007, dans la mesure où il concerne la servitude que l'organisme projetait d'acquérir sur le lot 75-P propriété de monsieur Martineau, doit enfin être communiquée au demandeur en vertu du même article. Je dois souligner, en ce qui concerne l'application des articles 21 et 27 de la Loi sur l'accès, qu'aucune preuve concluante ne m'a été présentée.
La preuve établit, pour les «points en litige» qui restent: ● que le demandeur a, conformément à la loi, pu avoir accès au guide de classement de l'organisme, ce guide comprenant le calendrier de conservation, ainsi qu'au livre des procès-verbaux et résolutions détenus par l'organisme; ● qu'aucun salaire n'a été versé par l'organisme en contrepartie d'heures supplémentaires travaillées. La Commission comprend que la demande de révision concernant les «comptes de dépenses» des élus municipaux est suspendue jusqu'à ce que la Cour du Québec se prononce de nouveau en tenant compte des dispositions législatives existantes ou jusqu'à ce que le législateur modifie ces dispositions. POUR CES MOTIFS, la Commission : ACCUEILLE partiellement la demande; CONSTATE que le demandeur a eu accès à certains des documents demandés et détenus; ORDONNE au responsable de lui communiquer les renseignements auxquels il a droit comme je l'ai déterminé plus haut. HÉLÈNE GRENIER Commissaire Québec, le 29 janvier 2001. Procureur de l'organisme : M e Daniel Bouchard
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