00 16 00 BUSSIÈRES, Bertrand ci-après appelé « le demandeur » c. MINISTÈRE DES AFFAIRES MUNICIPALES ET DE LA MÉTROPOLE ci-après appelé « l’organisme » OBJET Le 31 juillet 2000, le demandeur s’adresse à l’organisme pour obtenir copie des tableaux de la dette à long terme concernant la Municipalité de Sainte-Hélène-de-Breakeyville pour les années 1982 à 2000. L’organisme lui fait parvenir la série de tableaux demandés. Le 15 septembre 2000, alléguant qu’il y manque les tableaux pour les années 1982 à 1987 inclusivement, le demandeur requiert la Commission d’intervenir. Une audience se tient en la ville de Québec, le 2 mars 2001 en présence des parties. L’AUDIENCE D’emblée, le demandeur déclare avoir obtenu ailleurs les tableaux pour les années 1984 à 1987 de sorte que ne restent en litige que les tableaux pour les années 1982 et 1983. La procureure de l’organisme appelle, pour témoigner, monsieur Marc Beaudoin, chef de division Gestion documentaire et Registraire en poste chez l’organisme. Il déclare avoir préparé une fiche synthèse, sur les règles de conservation des documents demandés que doit suivre l’organisme, accompagnée des documents pertinents, dont la copie conforme du calendrier de conservation approuvé par les
00 16 00 -2-Archives nationales du Québec. Il dépose cette fiche et les documents y annexés, en liasse, sous la cote O-1. Il affirme que les documents demandés relatifs à la municipalité en cause, pour les années 1982 et 1983, ont été détruits respectivement en 1994 et en 1995, conformément à ce calendrier de conservation, comme en fait foi les documents annexés à la pièce O-1 (copie des transferts de documents, des demandes de destruction). La procureure de l’organisme plaide que la preuve démontre que l’organisme ne détient pas les documents faisant l’objet de la demande de révision parce que ceux-ci, bien qu’ayant existé, ont été détruits conformément à la loi. L’organisme ne peut donc être tenu de les fournir puisque la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 ne s’applique pas en raison de la formulation même de son article 1 : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. DÉCISION La preuve démontre que l'organisme ne détient pas les documents demandés au sens de l'article 1 de la Loi parce que ces documents, bien qu’ayant été détenus par l’organisme, ont été détruits conformément à la loi. Dans les circonstances, la décision sous révision est fondée. POUR CES MOTIFS, la Commission, REJETTE la demande de révision. Québec, le 9 mars 2001. DIANE BOISSINOT 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur l'accès » ou « la Loi ».
00 16 00 -3- Commissaire Procureure de l’organisme : M e Diane Lajoie
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