00 05 35 HAMELIN, Pierre ci-après appelé le « demandeur » c. SOCIÉTÉ DES ALCOOLS DU QUÉBEC ci-après appelée l’ « organisme » Le 25 janvier 2000, le demandeur s’adresse à l’organisme afin que celui-ci lui communique divers documents dont copies des procès-verbaux des résolutions adoptées par son conseil d’administration de septembre 1997 au jour de la demande d’accès. L’organisme reçoit la demande le 31 janvier 2000 (O-1 et O-2) et, le lundi 21 février suivant, se prévaut du délai supplémentaire de réponse prévu par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . Le 2 mars 2000, le responsable de l’accès refuse de divulguer certaines parties de ces procès-verbaux en invoquant les articles 21, 22, 23, 24, 25, 27, 28, 29, 35, 37, 39, 53 et 54 de la Loi. Insatisfait de cette réponse, le demandeur requiert la Commission de réviser cette décision le 10 mars suivant et une audience se tient au siège de la Commission le 26 janvier 2001. L’AUDIENCE Quelques jours avant l’audience, le demandeur restreint sa demande de révision par lettre datée du 22 janvier 2001. Cette lettre et la liste qui y est jointe sont déposées, en liasse, sous la cote D-1, avec l’accord du procureur de l’organisme. Pour faciliter le repérage des extraits de documents énumérés à la liste jointe, je les ai numérotés dans l’ordre de leur présentation de 1 à 18. Au tout début de l’audience, le procureur de l’organisme avise la partie demanderesse et la soussignée que les articles 21, 22, 23, 24 et 37 ne sont plus invoqués pour motiver les refus de communication. L’organisme conserve cependant 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « la Loi » ou « la Loi sur l’accès ».
00 05 35 2 les motifs fondés sur les articles 27, 35, 39, 53, 54 et 56 de la Loi. Les articles applicables ont été notés par l’organisme au regard des extraits et parties d’extrait pertinents restant en litige. D’emblée, le procureur de l’organisme remet au demandeur, séance tenante, les extraits ou partie des extraits de cette liste qui sont identifiés sous les numéros suivants : 6 b), 7 a), 8, 9, la décision prise à l’unanimité de l’extrait 11 a) se trouvant à la page 5 de ce procès-verbal, les deux considérants de l’extrait 11b) se trouvant à la fin de la page 5 et au début de la page 6, 11 c) et les deux points de la décision de l’extrait 13. Après examen, le procureur du demandeur confirme l’exactitude de cette identification. Les parties ont convenu que tous les autres extraits ou parties d’extrait de la liste D-1, soulignés en jaune sur l’intégrale des procès-verbaux remis à la Commission sous pli confidentiel, restent et demeurent en litige. J’ai indiqué, au regard de chacun de ces extraits, la même numérotation 1 à 18 que celle adoptée pour la liste D-1. Il s’agit des extraits ou parties d’extrait qui suivent. Pour faciliter la compréhension et la lecture de la présente décision, je relate, au fur et à mesure de l’énumération des extraits en litige, le témoignage que la responsable de l’accès, madame Francine Richard, a livré concernant chacun d’eux ainsi que la preuve documentaire présentée par le demandeur, le cas échéant. S’ajoute l’argumentation des procureurs. Enfin, j’ai choisi, pour les même motifs et après examen de chacun des extraits en litige, de livrer mon appréciation sur son accessibilité avant de passer à l’étude du suivant. 1. La 10 e séance (extraordinaire) de 1999 : « Comité sur l’organisation du secteur des boissons alcooliques au Québec - Document de consultation ». Sont biffés le texte entre « [CA 97-09-070] » et « Cependant, ils conviennent… » ainsi que le paragraphe suivant commençant par « Par contre ». L’article 35 est invoqué pour les deux parties de cet extrait : 35. Un organisme public peut refuser de communiquer les mémoires de délibérations d'une séance de son conseil d'administration ou, selon le cas, de ses membres dans l'exercice de leurs fonctions, jusqu'à l'expiration d'un délai de quinze ans de leur date.
00 05 35 3 Madame Richard a masqué ce texte parce qu’il rapporte l’orientation des discussions, les points de vue et les suggestions des membres du conseil d’administration. Il constitue un mémoire des délibérations au sens de l’article 35. Le procureur de l’organisme attire l’attention de la Commission sur les mots employés par le rédacteur de ce procès-verbal qui témoignent, selon lui, du délibéré des participants : « échangent leurs points de vue », « sont d’avis que », « suggèrent », « pourrait ». Il cite la doctrine et la jurisprudence qu’il estime pertinente à l’application de l’article 35 de la Loi 2 . Sans en répéter les termes, la soussignée a tenu compte de cette argumentation à chaque fois où cette disposition de la Loi a été invoquée par le procureur de l’organisme par la suite. Le procureur du demandeur souligne que cette doctrine et cette jurisprudence citées par le procureur de l’organisme a établi que tous les points d’information et les éléments factuels des procès-verbaux ne sont pas visés par l’article 35, non plus que les décisions auxquelles en arrivent les membres après délibération. Ce qui est protégé par cette disposition est le processus décisionnel des membres des organismes publics et non tout le procès-verbal. Il rappelle également, ce qui a été établi par ces mêmes doctrine et jurisprudence, que cette disposition étant une disposition d’exception au principe général de l’accès, la Commission est invitée à l’interpréter de façon restrictive. Sans la répéter, la soussignée a tenu compte de cette argumentation du procureur du demandeur à chaque fois qu’a été soulevée cette exception à l’accès. APPRÉCIATION Je suis d’accord avec l’argumentaire du procureur de l’organisme et suis d’avis que la décision du responsable de l’accès est fondée. Le texte visé n’est pas accessible au demandeur. 2. La 1 re séance de 1998 : « 50 anniversaire du drapeau du Québec - cuvée fleur de lys ». Tout le texte de la discussion, pages 4 et 5, est biffé sauf les mots 2 Disque optique, collection Juridtech, SOQUIJ, mai 1997, Accès à l’information et protection des renseignements personnels, article 35; Université du Québec à Trois-Rivières c. Syndicat des professeurs de l’Université du Québec à Trois-Rivières, (1991) CAI 374 (C.Q); Rondeau c. Centre d’accueil Pierre-Joseph-Triest, [1992] CAI 38; Groupe auto-psy c. Centre hospitalier Robert-Giffard, (1984-86) 1 CAI 48; Clinique Roy-Rousseau c. Groupe auto-psy, [1986] CAI 424 (C.Q.); Charrette c. Centre hospitalier Jeffery-Hale, [1988] CAI 170; Coalition pour la confessionnalité scolaire c. Comité catholique du Conseil supérieur de l’éducation, CAI Québec 98 05 41, le 20 août 1998, M e Diane Boissinot, commissaire, pages 7, 8 et 9.
00 05 35 4 « Avant de débuter l’étude de ce sujet » du début et les mots « Après avoir échangé » et « et après discussion, il est unanimement résolu » de la fin de ce texte. Les articles 35, 53 et 54 sont invoqués. Est également masqué le dernier paragraphe de cette résolution apparaissant après la décision, à la page 6. Les articles 53 et 54 fondent le refus de communiquer ces deux lignes. 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1 o leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2 o ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. 54. Dans un document, sont nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. Madame Richard continue son témoignage. Le texte contient un résumé pour le bénéfice des membres, leur point de vue et des réponses à leurs questions, dit-elle. Elle est d’avis que ces parties du texte représentent la délibération des membres et doivent être protégées par l’article 35. Sont aussi biffés des renseignements nominatifs. Le procureur de l’organisme souligne que le choix des mots est un indice probant qu’il y a délibération : « sont en discussion », « en réponse aux questions des membres », « selon lui », « après avoir échangé ». Il ajoute que le nom du membre proposant ainsi que le nom du membre exclu et les raisons de son exclusion sont des renseignements nominatifs. APPRÉCIATION Au sujet de l’applicabilité des articles 53 et 54, je suis d’accord avec la plaidoirie du procureur de l’organisme et la décision de la responsable de l’accès, mais seulement pour ce qui est masqué au premier paragraphe et pour le dernier paragraphe. Ces
00 05 35 5 renseignements ont trait à un potentiel conflit d’intérêt d’un membre du conseil d’administration. Ce sont des renseignements nominatifs et ils doivent être protégés par l’organisme. Aux deuxième, troisième et quatrième paragraphes du texte sous examen, un membre identifié mais qui n’agit pas à titre de président de l’assemblée, présente le projet à l’ordre du jour. Il s’agit d’une pure énumération de faits et en soi et le texte n’a pas de caractère délibératif. Cependant, le simple fait qu’un des membres soit appelé et invité par le président de l’assemblée à donner les explications voulues aux autres membres, même si la présentation est exprimée en termes neutres, indique qu’il a un préjugé pour le moins favorable à son adoption finale par ses collègues. On peut inférer qu’il a une bonne opinion du projet qu’il présente. À cette enseigne, il manifeste aux autres membres qu’il donnerait son accord au projet lorsque viendra le temps de voter. L’opinion des membres est protégée par l’article 35 comme faisant partie des délibérations. Or, ce membre se retire au moment de voter, comme on l’a annoncé avant la présentation. Il ne participe donc pas aux délibérations. Pour lui comme pour les autres membres, la présentation n’a pas de caractère délibératif; il ne s’agit que d’un simple exposé des faits pour le bénéfice des autres membres avant qu’ils ne délibèrent et votent hors sa présence. Les deuxième, troisième et quatrième paragraphes sont accessibles au demandeur parce qu’ils ne constituent pas des délibérations au sens de l’article 35. Cependant, le nom du membre devra être masqué de ces trois paragraphes en raison du fait que ce membre est exclu des délibérations. Ce renseignement est revêtu d’un caractère nominatif comme je l’ai mentionné au paragraphe précédent. Les cinquième, sixième, septième, huitième paragraphes et la partie masquée du neuvième paragraphe sont, à mon avis, les délibérations des membres présents au vote et à ce titre, sont visés par l’article 35 de la Loi. Ils ne sont pas accessibles au demandeur et la décision du responsable est fondée. Le nom du membre qui est exclu des délibérations est, là aussi et pour le même motif que ci-haut exprimé, inaccessible. 3. La 2 e séance de 1998 : a) « Demandes de permis de distributeur de bière et d’entrepôt ». Au premier paragraphe (page 3) on a biffé tous les mots après l’inscription « la présidente-directrice générale p.i. relate » et invoqué l’article 35 au soutien de son retrait. Ensuite, tout le texte suivant apparaissant à la page 4 est masqué à l’exception du début du 4 è paragraphe se lisant « Sur ce, il
00 05 35 6 s’ensuit un échange de points de vue » et des deux derniers paragraphes commençant par les mots « Après discussion » et « Sur ce ». Le texte de la page 4 est retenu en raison des articles 35, 53 et 54. La responsable d’accès dit que certaines parties sont un exposé de la situation à considérer, ensuite il y a un échange entre les membres et des réponses à leurs questions. Pour le témoin, cela constitue un résumé des délibérations des membres au sens de l’article 35. Elle ajoute que le nom d’un membre qui quitte l’assemblée doit être protégé de toute divulgation car c’est un renseignement nominatif. Le procureur souligne les mots à caractère délibératif choisis par le rédacteur : « commente l’analyse », « échange », « répond aux questions », « porte à l’attention », « fait valoir que ». APPRÉCIATION La partie masquée du dernier paragraphe de la page 3 ainsi que les premier, deuxième et troisième paragraphes de la page 4 ont un caractère factuel. Ils sont un exposé de la situation donné à titre d’information. Ils ne tiennent pas du processus délibératif et sont accessibles au demandeur. L’identité des personnes y nommées est également accessible en vertu de l’article 55 et des paragraphes 1° ou 2° de l’alinéa premier de l’article 57 : 55. Un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi n'est pas nominatif. 57. Les renseignements suivants ont un caractère public: 1 o le nom, le titre, la fonction, la classification, le traitement, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d'un membre d'un organisme public, de son conseil d'administration ou de son personnel de direction et, dans le cas d'un ministère, d'un sous-ministre, de ses adjoints et de son personnel d'encadrement; 2 o le nom, le titre, la fonction, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail et la classification, y compris l'échelle de traitement rattachée à cette classification, d'un membre du personnel d'un organisme public; […] Les quatrième, cinquième et septième paragraphes de la page 4 sont inaccessibles au demandeur parce que revêtus d’un caractère délibératif au sens de l’article 35.
00 05 35 7 Enfin, le sixième paragraphe mentionnant le départ d’un des administrateurs est un renseignement nominatif concernant cette personne. b) « Mention de « vin de cépage » sur les étiquettes - Fabricants de vin du Québec ». À la page 5, les mots entre « la présidente-directrice générale p.i. expose » et « l’on décide de procéder à l’appel sur la recommandation du président » sont rayés en raison des articles 35, 53 et 54. L’identité des personnes qui s’excluent ou de celle qui fait une requête spéciale est masquée au motif qu’elle est protégée par les articles 53 et 54. Madame Richard explique que cet extrait contient un résumé des démarches, un exposé des impacts et une discussion où l’opinion des membres transparaît. Deux membres s’excluent des délibérations et un autre fait une requête. Le masquage a toujours pour but de protéger les délibérations et les renseignements nominatifs. Toujours dans le même but, le procureur souligne le vocabulaire employé par le rédacteur : « juge nécessaire que », « s’exclut des délibérations ». APPRÉCIATION La fin du premier paragraphe de ce texte qui est masquée ainsi que la première phrase du deuxième constituent de l’information donnée par la présidente-directrice générale aux membres. Aucune opinion ne se dégage de ce que l’on peut lire. Cette partie du texte n’est pas protégée par l’article 35 et doit être remise au demandeur. Le troisième paragraphe de ce texte exprime des délibérations et contient des renseignements nominatifs puisque des membres signifient qu’ils s’excluent des délibérations. La partie biffée de ce paragraphe n’est pas accessible au demandeur comme l’avait décidé la responsable de l’accès. Le nom du membre apparaissant au dernier paragraphe de ce texte, à la page 6, identifie la position d’un membre précis et, de ce fait, est nominatif. Il doit demeurer masqué.
00 05 35 8 4. La 3 e séance de 1998 : « Demandes de permis de distributeur de bière et d’entrepôt - position de la Société des alcools du Québec ». Sauf les premiers mots « Avant de débuter l’étude de ce sujet » et les deux derniers paragraphes, tout le texte de cet extrait est retiré au motif que les articles 35, 53 et 54 s’appliquent. Les deux derniers paragraphes sont accessibles à l’exception du nom apparaissant à l’avant dernier paragraphe et des noms et 6 derniers mots du dernier paragraphe, ces renseignements étant visés par les articles 53 et 54, selon l’organisme. La responsable d’accès a refusé la divulgation des délibérations constituées de l’exposé des enjeux, des questions des membres, des réponses reçues et des discussions sur la problématique. Elle considère que le nom de la personne qui est exclue des délibérations, des raisons de l’exclusion et des échanges sur le sujet sont des renseignements nominatifs concernant cette personne. Il en est de même pour le nom des parrains des propositions. Le procureur attire l’attention de la Commission sur la rédaction du texte : les mots « considère que », « échange de point de vue », « sur suggestion de » manifestent l’idée de délibération. APPRÉCIATION Les deux premiers et le cinquième paragraphes de ce texte concernent le retrait d’un membre en raison d’un possible conflit d’intérêt et la discussion que ce retrait provoque. Dans l’ensemble, il s’agit à la fois de délibération au sens de l’article 35 et de renseignements nominatifs. La responsable de l’accès était fondée de les masquer. Le troisième paragraphe est une présentation des enjeux en cause et une explication des analyses pertinentes. Il s’agit ici d’éléments factuels qui ne laisse transparaître aucune opinion de la personne qui parle. Il ne s’agit pas de délibérations au sens de l’article 35 et la décision de la responsable de l’accès à cet égard doit être renversée. Ce paragraphe est accessible au demandeur. Les quatrième et sixième paragraphes de ce texte sont protégés par l’article 35 parce qu’ils relatent le cheminement des membres vers la décision. L’organisme avait le droit de les soustraire de l’accès.
00 05 35 9 Aux deux derniers paragraphes, les noms des proposants et parrains ainsi que le nom de la personne exclue sont des renseignements nominatifs et doivent rester masqués. 5. La 6 e séance de 1998 : « La Maison des Futailles - Partenariat » (page 12). Le texte sous cette rubrique est masqué en vertu des articles 27, 35, 53 et 54. Madame Richard dit que l’information se trouvant dans ce paragraphe est d’ordre stratégique. Les membres sont informés des discussions avec des tiers et des moyens entrepris par l’organisme pour mener à bien des négociations qui sont en cours. Ces renseignements répondent aux critères d’application de l’article 27. Ce texte constitue également le suivi de discussion antérieure des membres (art. 35). Le nom d’une personne impliquée auprès d’un tiers est également masqué (arts 53 et 54). 27. Un organisme public peut refuser de communiquer un renseignement dont la divulgation aurait vraisemblablement pour effet de révéler un mandat ou une stratégie de négociation de convention collective ou de contrat, pendant huit ans à compter du début de la négociation. Il peut également refuser de communiquer, pendant dix ans à compter de sa date, une étude préparée en vue de l'imposition d'une taxe, d'un tarif ou d'une redevance. Concernant l’article 27, le procureur de l’organisme plaide le choix des mots du rédacteur de ce mémoire. Il souligne qu’il y est question de « partenariat éventuel » et des moyens pris par l’organisme pour se préparer aux discussions avec ce partenaire éventuel. La substance du texte est composée d’éléments visés par l’article 27. Il plaide donc l’application de l’article 14 de la Loi qui permet, dans ce cas, de masquer le texte complet. Pour l’application de l’article 27, il réfère la Commission à la doctrine et à la jurisprudence qu’il estime pertinente 3 . De son côté, le procureur n’apporte pas de preuve tendant à établir que les négociations sont terminées et qu’une entente finale est intervenue entre l’organisme et ses éventuels partenaires. Il n’a pas contre-interrogé le témoin et n’a fait aucune représentation à ce sujet. 3 Disque optique, collection Juridtech, SOQUIJ, mai 1997, Accès à l’information et protection des renseignements personnels, article 27; Casgrain c. Société nationale de l’amiante, [1993] CAI 202; Regout c. Ville d’Aylmer, [1986] CAI 315, 317, 318.
00 05 35 10 APPRÉCIATION Le témoignage de la responsable d’accès est cohérent tout au long de l’audience quant à la notion de « négociation en cours » au sujet de ce projet de partenariat. Il y a prépondérance de preuve que ces négociations ne sont pas terminées. Je suis d’avis que la divulgation de cet extrait aurait vraisemblablement pour effet de révéler une partie de la stratégie de l’organisme dans la négociation de cette entente. Les renseignements qui s’y trouvent sont visés par l’article 27 et forment la substance de cet extrait. Également, le nom du représentant du partenaire éventuel doit être tenu secret parce que nominatif. Étant donné cette conclusion, il n’est pas nécessaire que je me prononce sur les autres motifs de refus soulevés par l’organisme. Cet extrait n’est pas accessible au demandeur. 6. La 7 e séance de 1998 : a) « Dénonciation d’intérêts ». Tout le paragraphe sous ce titre ainsi que la lettre jointe en annexe « A » sont exclus de l’accès en vertu des articles 53 et 54. La responsable de l’accès témoigne qu’il s’agit des intérêts d’un membre qui est identifié et que la lettre est signée par ce membre; cette information est revêtue d’un caractère nominatif. APPRÉCIATION Je suis entièrement d’accord avec la décision de la responsable de l’accès à l’égard de ces renseignements. Ils sont inaccessibles au demandeur. b) N’est plus en litige. 7. La 8 e séance de 1998 : a) N’est plus en litige. b) « Projet « Noble France » (page 5) : Les troisième et quatrième paragraphes sont retirés en application de l’article 35.
00 05 35 11 Le témoin précise que le troisième paragraphe sous cette rubrique consiste en des explications données sur le projet tandis que le quatrième constitue les réponses données aux questions des membres. Elle est d’avis que le tout constitue des délibérations au sens de l’article 35. APPRÉCIATION Le troisième paragraphe est une présentation du dossier et revêt un caractère purement informatif. Cette partie du texte n’est pas visée par l’article 35, qui doit s’interpréter de façon restrictive, il faut le rappeler, puisqu’il constitue une exception au principe général d’accès consacré par l’article 9 de la Loi. Par ailleurs, le quatrième paragraphe relate la délibération des membres en ce qu’il contient, en substance, des réponses aux questions des membres. Il indique donc quelles sont les préoccupations de ces derniers et en ce sens, il traduit une partie de leur cheminement vers la décision. Ce paragraphe tombe sous l’application de l’article 35 et n’est pas accessible au demandeur. c) « Discussion pour l’achat d’une loge - projet Parc Labbatt » : Le deuxième paragraphe est masqué parce qu’il contiendrait des renseignements nominatifs protégés par les articles 53 et 54. Madame Richard mentionne qu’il s’agit d’un membre identifié et des raisons qu’il apporte pour motiver son exclusion des délibérations et son abstention du vote. Ce sont des renseignements nominatifs. APPRÉCIATION Je suis d’accord avec la décision de la responsable de l’accès. Ce paragraphe n’est pas accessible au demandeur. 8. La 9 e séance de 1998 : N’est plus en litige. 9. La 10 e séance de 1998 : N’est plus en litige. 10. La 11 e séance de 1998 : « La Maison des Futailles - Partenariat ». À l’exception de l’autorisation de la page 5, tout le texte de cette rubrique est masqué (pages
00 05 35 12 1, 2, 3 et 4). L’organisme soutient qu’il est inaccessible en vertu des articles 27, 35, 53 et 54. La responsable de l’accès dit que les quatre pages masquées représentent un échange important d’informations entre les membres et les personnes invitées à leur faire une présentation du projet de partenariat. Beaucoup de commentaires et de chiffres révèlent une stratégie de négociation pour en arriver à une entente. Les documents ayant servi à la présentation et ayant été distribués aux membres séance tenante ont été récupérés avant la fin de l’assemblée pour préserver la confidentialité des informations concernant l’éventuelle transaction. Le procureur de l’organisme plaide que le texte masqué constitue une délibération générale de sorte que l’article 35 s’applique à toute cette section. Il réfère la Commission au dernier paragraphe de la page 3 à cet égard où il est noté qu’une des personnes invitées répond aux questions des membres tout au long de la présentation. Les membres faisant part de leurs premières réactions en deuxième partie de la page 4, ils émettent des opinions et délibèrent. De plus, apparaissent à la page 3, sous le tableau, des informations sur des négociations en cours avec un groupe particulier. Au début de la page 4 se trouve le plan d’action en cinq points pour en arriver au partenariat projeté. Le procureur plaide que l’article 27 protégeant les stratégies de négociation d’un contrat s’applique ici. APPRÉCIATION Je suis entièrement d’accord avec la position de l’organisme. Les noms des personnes invitées doivent demeurer confidentiels parce que constituant des renseignements nominatifs et le reste du texte contient, en substance, soit des renseignements visés par l’article 27, soit des renseignements visés par l’article 35, le tout en référant aux analyses que j’ai faites plus haut. La totalité des renseignements masqués est inaccessible au demandeur. 11. La 1 re séance de 1999 : a) « La Maison des Futailles - Partenariat ». Reste en litige tout le texte des pages 3, 4 et 5 qui précède la décision de la page 5. Ce texte est soustrait de l’accès par l’organisme en vertu des articles 27, 35, 53 et 54.
00 05 35 13 Le témoin rapporte qu’il s’agit de rapports et de discussions concernant l’état des négociations en cours, le degré d’avancement du plan d’action prévu, des ajustements à effectuer au plan d’action. Le procureur de l’organisme attire l’attention de la Commission sur les mots « première étape du processus menant à la transaction » du premier paragraphe de la page 3. Ensuite, il souligne que le deuxième paragraphe traite des moyens financiers proposés pour la réalisation du projet. Il prétend que le vocabulaire général est celui des délibérations, en particulier à la fin de la page 4 et au début de la page 5. Il note, enfin, qu’une personne s’exclue des délibérations. Tous les éléments pouvant permettre l’application des articles soulevés par l’organisme sont réunis, soutient-il. APPRÉCIATION Je fais exactement la même appréciation que celle élaborée pour le texte numéro 10 qui précède; la totalité des renseignements masqués sont inaccessibles au demandeur. b) « Nomination de deux administrateurs au conseil d’administration de la Maison de Futailles, Société en commandite » (pages 5 et 6). Le nom du proposant seul reste en litige. La responsable de l’accès dit que cette information est protégée par les articles 53 et 37, ce dernier s’appliquant parce qu’il dénote la position favorable de la personne qui parraine la proposition, donc dévoile une partie des délibérations. APPRÉCIATION Me référant aux motifs exprimés à plusieurs occasions plus haut, je suis en accord avec la décision de la responsable de l’accès. Ce renseignement est inaccessible au demandeur. c) N’est plus en litige. 12. La 2 e séance de 1999 : « Programme de bonification du Président-directeur général - Modification aux conditions d’emploi » (page 4). Le deuxième paragraphe et les cinq sous-paragraphes sous les mots « Après étude du
00 05 35 14 document soumis et discussion, considérant : » sont masqués en application de l’article 35. Madame Richard note que l’opinion des membres est rapportée ainsi que le cheminement de leurs délibérations. Le procureur de l’organisme indique que le vocabulaire choisi est celui des délibérations : « les membres … réalisent que », « ils souhaiteraient », « après discussion ». L’article 35 s’applique, plaide-t-il. APPRÉCIATION La substance des paragraphes et sous-paragraphes soustraits de l’accès est composée de renseignements visés par l’article 35, me référant à tous les critères de son application dont j'ai déjà parlé ci-haut. La décision de la responsable est fondée. 13. La 3 e séance de 1999 : « La Maison des Futailles - Partenariat » (page 2). Tout le premier paragraphe ainsi que la fin du deuxième paragraphe après les mots « unanimement résolu » sont retenus en vertu des articles 27, 35, 53 et 54. Le témoin dit que la présentation du membre illustre sa position et que ce texte contient des renseignements de stratégie sur la négociation en cours. Le procureur de l’organisme prétend que ce passage révèle la stratégie des partenaires et celle, corollaire, de l’organisme. L’article 27 doit recevoir sa pleine application. APPRÉCIATION Je rends la même décision que celle rendue au sujet de l’accessibilité du texte numéro 10 ci-haut et de l’applicabilité des articles 53, 54 et 27. Ce texte n’est pas accessible au demandeur. Les conditions d’application de l’article 35 ne sont cependant pas réunies ici puisque le texte ne relate aucune délibération mais seulement un exposé factuel.
00 05 35 15 14. La 4 e séance de 1999 : a) « La Maison des Futailles - Partenariat » (page 5). Les deux premiers paragraphes, à l’exception de la première phrase du premier paragraphe et de la première ligne du deuxième paragraphe, sont biffés en application des articles 27, 35, 53 et 54. Le témoin note que, suite aux négociations en cours, des ajustements financiers sont rapportés comme nécessaires par un membre. De plus, un membre identifié s’abstient de participer au vote. Le procureur de l’organisme fait les mêmes observations qu’il a faites précédemment sur l’applicabilité des articles soulevés à l’appui de la non-communication de ces renseignements. APPRÉCIATION Je rends la même décision que celle rendue au sujet de l’accessibilité du texte numéro 10 ci-haut et de l’applicabilité des articles 53, 54 et 27. Ce texte n’est pas accessible au demandeur. Les conditions d’application de l’article 35 ne sont toutefois pas réunies ici puisque le texte ne relate aucune délibération mais seulement un exposé factuel. b) « Régime d’intéressement des cadres 1999-2000 » (page 9). La décision 1 ainsi que le tableau qui suit sont masqués par l’organisme en vertu de l’article 35. La responsable de l’accès explique qu’elle a masqué ces renseignements constituant une décision qui est, à ce titre, habituellement accessible, parce que cette décision a été abrogée par la suite à la 6 e séance de 1999 et remplacée par une autre à laquelle accès à été consenti. Elle est d’avis que cette décision masquée n’a donc pas été approuvée par les membres du conseil d’administration et n’est pas accessible. En contre-interrogatoire, elle ajoute que les textes des deux décisions en cause sont différents. Le procureur de la demanderesse plaide que les décisions sont accessibles qu’elles aient été abrogées ultérieurement ou non.
00 05 35 16 APPRÉCIATION Cette décision a été plus tard abrogée, certes. Ce fait ne modifie en rien son existence. Cette décision a eu plein effet dans la vie corporative de l’organisme jusqu’à son abrogation. Le fait que le texte l’abrogeant y réfère et qu’elle n’ait pas été détruite illustre bien qu’elle fait partie de cette vie corporative. L’abrogation d’une décision corporative ne crée pas le néant pas plus que ne le provoque l’abrogation d’une loi. Le refus de la responsable n’est pas fondé. Cette décision du conseil d’administration de l’organisme est accessible au demandeur. 15. La 5 e séance de 1999 : « La Galerie du Gouverneur » (pages 8 et 9) : Sauf les deux premières lignes de cette rubrique et les mots « l’on convient de reporter la discussion sur le projet du musée à la séance du conseil d’administration du 23 août 1999 », tout le texte est jugé inaccessible en application des articles 35, 53 et 54. Madame Richard décrit le contenu du texte en litige. Il s’agit d’une présentation du projet par quatre personnes suivie de questions des membres et de leur considération pour en arriver à la décision prise de reporter la discussion à plus tard. Le procureur de l’organisme fait les même représentations que précédemment sur l’applicabilité de l’article 35 à ce texte. APPRÉCIATION Au premier paragraphe, le nom des personnes invitées à prendre la parole et qui ne sont pas à l’emploi de l’organisme est un renseignement nominatif protégé par les articles 53 et 54. Par ailleurs, le nom des sociétés qui les emploient n’est pas un renseignement nominatif puisqu’il ne concerne pas une personne physique. Enfin, le nom de la personne membre du personnel de l’organisme et ainsi invitée est un renseignement revêtu d’un caractère public aux termes du paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 57 et de l’article 55. Il n’est donc pas un renseignement nominatif. Les deuxième, troisième et quatrième paragraphes de cet extrait rapportent des propos purement explicatifs et factuels sur le projet et ne constituent en rien des
00 05 35 17 éléments de délibération au sens de l’article 35. Outre les noms des personnes déjà protégées par les articles 53 et 54 au paragraphe précédent et outre d’autres éléments permettant de les identifier, ces trois paragraphes sont accessibles au demandeur. Ces mêmes noms devront rester masqués au dernier paragraphe de cet extrait. Les deux premières lignes et demi du cinquième paragraphe décrivent une activité de délibération des membres. Ces renseignements sont visés par l’article 35 selon les critères suivis tout au long de la présente décision. 16. La 6 e séance de 1999 : a) « Régime d’intéressement des cadres 1999-2000 - Amendements » (page 4). Les trois considérants sont masqués parce qu’ils répondraient aux conditions d’application de l’article 35. La responsable de l’accès déclare n’avoir rayé que les « considérants » ayant fondé la décision qui suit. Ceux-ci constituent la délibération des membres. Le procureur de l’organisme plaide qu’il s’agit des motifs au soutien de leur décision qui sont exprimés ici et que l’article 35 s’applique à ces textes. APPRÉCIATION Je suis d’accord avec la décision de la responsable de l’accès. Ces renseignements sont visés par l’article 35 et vu la discrétion exercée par l’organisme de ne pas les dévoiler, ils devront rester masqués. b) « La Galerie du Gouverneur » (page 6). Sauf les trois premières lignes de cette rubrique, tout le texte, y compris la décision, est inaccessible, selon l’organisme, en application des articles 35, 39, 53 et 54. 39. Un organisme public peut refuser de communiquer une analyse produite à l'occasion d'une recommandation faite dans le cadre d'un processus décisionnel en cours, jusqu'à ce que la recommandation ait fait l'objet d'une décision ou, en l'absence de décision, qu'une période de cinq ans se soit écoulée depuis la date où l'analyse a été faite.
00 05 35 18 Madame Richard a masqué presque tout le texte qui est de la nature d’une analyse ou d’une délibération en vue de la poursuite du projet. Elle ajoute qu’au moment de l’audience, La Galerie du Gouverneur est d’ailleurs toujours à l’état de projet tant pour l’emplacement qui reste à déterminer que pour d’autres modalités de son exécution. Elle a également biffé les nom et prénom des personnes physiques qui y apparaissent. Le procureur de l’organisme sert les arguments qu’il a déjà plaidés au sujet de l’article 35 : les mots choisis par le rédacteur des trois premiers et du cinquième paragraphes du procès-verbal transcrivent une activité de délibération des membres. Il présente le quatrième paragraphe comme étant une analyse financière du projet, analyse qu’il estime visée par l’article 39. Il réfère la Commission à la doctrine et la jurisprudence qu’il juge pertinente pour l’application de ce dernier article 4 . Le procureur du demandeur dépose, sous la cote D-4, copie d’un appel de candidature d’architectes paru dans le quotidien « Le Devoir » le 1 er octobre 1999, p. A-4. Il souligne que toutes les modalités du projet y sont décrites, y compris l’emplacement du site, le budget disponible et le concept architectural. Il plaide que ce document établit qu’à cette date, le projet du musée du commerce des boissons alcooliques avait reçu l’approbation des membres du conseil d’administration de l’organisme et que la décision fondamentale relativement à ce projet était prise. Le processus décisionnel était donc terminé. Les analyses qui ont précédé et qui étaient visées par l’article 39 ne sont plus protégées. Il rappelle que la date de l’assemblée en cause ici est le 23 août 1999. Il prétend que si une modification au projet initial quant au site a été approuvée par la suite par les membres, il est d’avis que ce qui touche cette modification et les analyses qui sont relatives à cette modification font partie d’un autre processus décisionnel. APPRÉCIATION La Commission a maintes fois défini le mot « analyse » comme étant « une opération consistant à décomposer une œuvre, un texte en ses éléments essentiels afin d’en saisir les rapports et de donner un schéma de l’ensemble » ou encore « une opération intellectuelle de décomposition d’un problème en ses principaux 4 Disque optique, collection Juridtech, SOQUIJ, mai 1997, Accès à l’information et protection des renseignements personnels, article 39;
00 05 35 19 éléments, une suite de déductions et de conclusions logiques qui s’articulent à partir de faits ou de constatation objectives ». Elle a exclu de ces documents les passages purement factuels. Rien, dans tout cet extrait en litige, ne résume une analyse au sens de l’article 39. De plus, la preuve me convainc que le processus décisionnel est terminé et je suis d’accord avec la position du procureur du demandeur à ce sujet. Par ailleurs, je suis d’avis que le deuxième paragraphe relate une activité délibérative des membres du conseil selon les critères développés plus haut. Il n’est pas accessible à ce titre. Le troisième paragraphe contient des noms d’individus et de sociétés ainsi que le nom d’un membre du personnel cadre de l’organisme. Comme décidé plus haut, seul le nom des personnes physiques qui ne sont pas à l’emploi de l’organisme sont protégés par les articles 53 et 54. Le quatrième paragraphe contient les noms des personnes qui ne sont pas à l’emploi de l’organisme et, comme je l’ai déjà écrit, ces renseignements doivent rester confidentiels. Le reste du paragraphe n’est pas visé par l’article 35, selon les critères dont j’ai déjà parlé. Ils ne contiennent que la relation de faits bruts. Le cinquième paragraphe contient, au tout début, les même noms que le paragraphe précédent et ces noms jouissent encore ici de la protection accordée aux renseignements nominatifs. Le reste du paragraphe est inaccessible en raison de son caractère délibératif. Les deux derniers paragraphes constituent la décision des membres du conseil et à ce titre ils sont accessibles. Les décisions ne jouissent pas de la protection du processus délibératif. Elles ne sont plus des délibérations au sens de l’article 35 et ne sont pas des analyses au sens de l’article 39. Ces deux paragraphes sont accessibles au demandeur. 17. La 8 e séance de 1999 : a) « La Galerie du Gouverneur » (page 3). Le premier paragraphe est soustrait de l’accès en vertu de l’article 35.
00 05 35 20 La responsable de l’accès déclare qu’elle a masqué tout le premier paragraphe parce que, traduisant les pourparlers en cours, l’état embryonnaire du projet et les possibilités offertes, il fait partie des délibérations des membres. Le procureur de l’organisme plaide toujours le choix du vocabulaire employé « « pourrait être », « suivi à la prochaine séance ». APPRÉCIATION Selon les critères utilisés tout au long de cette décision, cet extrait ne contient aucun élément de délibération au sens de l’article 35. Le terme « explique » au début du paragraphe élimine toute notion de cheminement des membres vers une décision. Il est accessible au demandeur. b) « Produits connexes dans les SAQ Sélection » (page 5). Tout le texte est masqué par l’application de l’article 35. La responsable de l’accès estime que cette rubrique du rapport du président-directeur général représente l’opinion ou l’avis de ce dernier sur le sujet abordé. Le procureur de l’organisme soumet l’argument habituel du choix des mots pour en arriver à la conclusion que les conditions d’application de l’article 35 sont réunies. APPRÉCIATION Ce texte fait partie du rapport du président-directeur général. À ce seul titre, le contenu de ce paragraphe ne peut être considéré comme illustrant les délibérations qui lui appartiennent en qualité de membre du conseil d’administration avant décision ou dans le but d’en arriver à une décision, mais bien seulement un compte rendu factuel, donné par le président-directeur général en sa qualité de chef de la direction. Ce compte rendu est destiné à informer les membres de l’évolution de certains dossiers. Je ne décèle aucune intention du présentateur de faire valoir son point de vue particulier ou personnel sur le sujet abordé. Les termes choisis sont neutres. Les renseignements contenus dans cet extrait ne tombent pas sous l’application de l’article 35. Ils sont accessibles au demandeur.
00 05 35 21 18. La 9 e séance de 1999 : « La Galerie du Gouverneur » (pages 2 et 3). À l’exception du quatrième paragraphe, tout le texte est soustrait de l’accès parce qu’il satisferait aux conditions d’application des articles 35 et 39. La responsable de l’accès considère le texte masqué comme une délibération menant à la décision de reporter les discussions à une date ultérieure. Le procureur de l’organisme admet que ce texte ne contient aucun caractère analytique et avise la commission que l’article 39 n’est plus invoqué par l’organisme pour retenir cet extrait. Il réitère l’argumentation présentée antérieurement sur l’applicabilité de l’article 35 en ciblant les termes choisis qui expriment une délibération. APPRÉCIATION Ce texte est l’un des points de la rubrique intitulée « SUIVI DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ». La première phrase du premier paragraphe ainsi que les troisième et cinquième paragraphes sont purement descriptifs de la situation et expriment l’idée d’informer les membres de la situation factuelle. Je n’y décèle aucun caractère délibératif. Ces renseignements sont accessibles. Il en est autrement de la deuxième phrase du premier paragraphe, de tout le deuxième paragraphe ainsi que du dernier paragraphe desquels émanent l’opinion des membres et l’idée de délibération. Ces derniers devront rester inaccessibles comme l’organisme le souhaite. LES RENSEIGNEMENTS QUI CONCERNERAIENT MADAME NATHALIE TREMBLAY, MEMBRE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’ORGANISME J’ai choisi de traiter plus à fond et en retrait cet aspect de la preuve et de l’argumentation afin de ne pas donner d’indications sur le ou les endroits où ils se trouvent dans les textes en litige. Ma décision à leur égard est cependant déjà incluse dans l’appréciation de l’accessibilité des textes faite plus haut.
00 05 35 22 Relativement à ces renseignements qui seraient protégés par les articles 53 et 54, le procureur du demandeur dépose sous les cotes D-2 et D-3 les documents suivants : D-2 Un extrait du procès-verbal de la séance du 29 avril 2000 de la Commission permanente des finances publiques publié dans le Journal des débats (CFP pages 41 et 42) où il est noté publiquement que madame Nathalie Tremblay, membre du conseil d’administration de l’organisme, a dû s’exclure des délibérations relatives au dossier « La Maison des Futaille 5 ». D-3 Une déclaration assermentée de madame Nathalie Tremblay du 27 avril 2000 déposée à la Commission permanente des finances par laquelle madame Tremblay réitère sa déclaration de conflit d’intérêt pour tout ce qui a trait à « La maison des Futailles » et confirme ses abstentions de participation à toute décision de l’organisme concernant « La Maison des Futailles », en liasse, avec la note de transmission du document aux membres de la Commission parlementaire et une lettre de transmission datée du 28 avril 2000 de ce même document par l’organisme au ministère des Finances aux fins de le remettre à la Commission parlementaire. Le procureur du demandeur plaide donc que ces faits sont publics et que madame Tremblay consent à ce que l’organisme les divulgue. Les articles 53 et 54 ne s’appliquent pas à l’égard des renseignements visés par la déclaration assermentée déposée à une Commission parlementaire siégeant publiquement. Il demande que soient rendus publics ces renseignements partout où ils seront mentionnés dans tous les extraits en litige, le cas échéant. APPRÉCIATION Au moment où la décision du responsable de l’accès a été prise, soit le 2 mars 2000, les documents D-2 et D-3 et les faits qu’ils révèlent ne pouvaient pas être connus de celle-ci puisque ces documents portent une date postérieure. La Commission doit procéder à la révision de la décision du responsable de l’accès en considérant l’état du dossier au moment où cette décision est prise. Et même si ces documents avaient été rendus publics avant la décision de la responsable, rien dans la preuve ne me convainc que madame Nathalie Tremblay savait, en signant cette déclaration, qu’elle était destinée à être produite publiquement par l’organisme. 5 La Personnelle vie, Corporation d’assurance c. Cour du Québec, [1997] CAI 466 (C.S.) 479.
00 05 35 23 Ces renseignements sont donc, au moment du refus d’accès sous examen, de nature nominative au sens des articles 53 et 54. La décision de la responsable à leur égard est fondée. POUR CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE en partie la demande de révision; et ORDONNE à l’organisme de remettre au demandeur les extraits ou parties d’extraits qui suivent : Extrait 2 : Les deuxième, troisième et quatrième paragraphes du texte sous examen. Toutefois, le nom du membre devra être masqué de ces trois paragraphes. Extrait 3a : La partie masquée du dernier paragraphe de la page 3 ainsi que les premier, deuxième et troisième paragraphes de la page 4. Extrait 3b : La fin du premier paragraphe de ce texte qui est masquée ainsi que la première phrase du deuxième. Extrait 4 : Le troisième paragraphe. Extrait 7b : Le troisième paragraphe. Extrait 14b : Tout l’extrait masqué. Extrait 15 : Au premier paragraphe, le nom des sociétés, le nom de la personne membre du personnel de l’organisme et les deuxième, troisième et quatrième paragraphes, sans les noms et signes distinctifs des personnes déjà protégées au paragraphe précédent. Extrait 16b : Au troisième paragraphe, le nom des sociétés et le nom de la personne membre du personnel de l’organisme, et les deux derniers paragraphes. Extrait 17a : Le premier paragraphe. Extrait 17b : Tout le texte. Extrait 18 : La première phrase du premier paragraphe ainsi que les troisième et cinquième paragraphes. Québec, le 24 avril 2001. DIANE BOISSINOT Commissaire Procureur de l’organisme : M e Gilles Jolicoeur Procureur du demandeur : M e Jean-Philippe Marois
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