00 05 88 LARRIVÉE, Dana ci-après appelée «la demanderesse» c. MINISTÈRE DES AFFAIRES MUNICIPALES ET DE LA MÉTROPOLE ci-après appelé «l’organisme» Le 10 février 2000, la demanderesse requiert copie d’une lettre qui été adressée à l’organisme et qui a été co-signée par le maire de la municipalité de Capucins (M. René Pouliot) et le Comité de citoyens de Capucins ou un membre de ce comité; elle précise que cette lettre aurait fait l’objet d’une demande d’accès soumise à l’organisme par un tiers qu’elle identifie. Elle demande clairement ce qui suit : «Me prévalant spécifiquement de la Loi sur l’accès à l’information, je vous prie de bien vouloir nous faire connaître par courrier de quelle lettre il s’agit (date, signataires, sujets) à moins que vous préfériez nous en faire parvenir copie…». Le 3 mars 2000, le responsable lui indique essentiellement ce qui suit : «Après avoir effectué des recherches au sein du Ministère, je dois vous informer que nous ne possédons pas de document qui correspond au libellé spécifique de votre demande d’accès. ». Le 8 mars 2000, la demanderesse ainsi que le maire de la municipalité de Capucins et le président du Comité de citoyens de cette municipalité précisent que le document en litige a été expédié à la ministre de l’organisme et qu’un tiers en a demandé copie à l’organisme. Ils modifient la demande d’accès du 10 février 2000 comme suit : «Vous nous obligeriez donc en nous transmettant dans les plus brefs délais le contenu de la
00 05 88 2 lettre (date, signataires), de même que le(s) nom(s) de la (des) personne(s) qui vous en a (ont) demandé copie.». Le même jour, la demanderesse requiert la révision de la décision du responsable datée du 3 mars 2000 «de telle sorte que nous puissions entrer en possession des informations exigées telles qu’identifiées dans nos lettres à M. Labelle, en date du 8 mars 2000. ». Avis de cette demande de révision est donné à l’organisme par la Commission le 5 avril 2000. Le 30 mars 2000, le responsable de l’accès aux documents de l’organisme répond à la nouvelle demande d’accès du 8 mars 2000. Il écrit : «Après avoir effectué une recherche au sein du Ministère, j’ai retracé une lettre que M. René Pouliot, maire de Capucins, avait transmise le 1 er octobre 1999 à la ministre d’État aux Affaires municipales et à la Métropole, Mme Louise Harel. Cette lettre n’est toutefois pas signée par le Comité de citoyens de Capucins. Pour être certain qu’il s’agissait bel et bien de la lettre que vous demandiez, M. Denis Lafond du Ministère a communiqué avec M. René Pouliot le 30 mars. Puisque M. Pouliot a confirmé qu’il s’agissait du document demandé, je vous informe de ma décision de vous donner accès à cette lettre dont vous trouverez copie jointe à la présente.». Le 26 avril 2000, la demanderesse requiert du responsable ce qui suit : «Vous nous obligeriez en nous faisant savoir si la lettre de Monsieur Pouliot est bien celle que nous demandons (ou s’il s’agit d’une autre ou d’autres signées par Monsieur Pouliot ou un citoyen de Capucins), de même que le(s) nom(s) de la tierce personne qui vous en a demandé copie. ». La demanderesse transmet à la Commission copie de sa «réponse» du 26 avril 2000 faite au responsable.
00 05 88 3 Le 11 octobre 2000, les parties sont convoquées à une audition devant être tenue le 13 mars 2001, à Ste-Anne-des-Monts. Le 5 mars 2001, la procureure de l’organisme m’indique que l’avis de la demande de révision ainsi que l’avis de convocation à l’audition ne lui ont été donnés par son client que le 2 mars 2001. Elle requiert une remise de l’audition ou, à défaut, la tenue de celle-ci par conférence téléphonique. Elle prend le soin de préciser que le document demandé a été transmis intégralement à la demanderesse le 30 mars 2000 alors que la demande de révision est datée du 8 mars 2000; elle ajoute avoir convenu avec une avocate du service juridique de la Commission de tenter de régler ce dossier par voie de médiation avec la demanderesse. Le 19 mars 2001, la demanderesse s’adresse à la Commission; référant essentiellement aux lettres du 30 mars 2000 et du 26 avril 2000, elle prie la Commission de noter que «…nous ne nous désisterons pas dans le dossier ci-haut cité. Nous pensons que nous avons toujours le droit d’exiger que le Ministère des Affaires Municipales produise la correspondance qui a eu lieu entre l’un de ses bureaux et une personne qui a invoqué la Loi sur l’accès à l’information dans le but d’obtenir copie d’une lettre adressée au Ministère concernant l’opposition à la fusion de la Municipalité de Capucins avec celle de Cap-Chat. ». La Commission comprend que la demande d’accès du 10 février 2000 vise un document déterminé et co-signé par le maire de la municipalité de Capucins. La Commission comprend que le responsable de l’accès aux documents de l’organisme a, le 3 mars 2000, indiqué à la demanderesse que l’organisme ne détenait pas ce document, tel qu’il avait été spécifiquement demandé.
00 05 88 4 La Commission comprend que la demanderesse est insatisfaite de la décision du responsable et qu’elle en a requis la révision le 8 mars 2000. C’est là le seul litige dont est saisie la Commission en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels : 135. Une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels peut demander à la Commission de réviser cette décision. Une personne qui a fait une demande en vertu de la présente loi peut demander à la Commission de réviser toute décision du responsable sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d'accès à un document ou à un renseignement, sur l'application de l'article 9 ou sur les frais exigibles. Ces demandes doivent être faites dans les trente jours qui suivent la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé par la présente loi au responsable pour répondre à une demande. La Commission peut toutefois, pour un motif raisonnable, relever le requérant du défaut de respecter ce délai. La Commission n’est saisie d’aucune demande de révision autre que celle du 8 mars 2000. De plus, la demanderesse ne pouvait, par sa demande de révision du 8 mars 2000, modifier de son propre chef l’objet du litige en exigeant d’avoir, en plus, accès au nom de ceux qui avaient demandé copie du document visé par sa lettre du 10 février 2000. L’article 140 de la Loi sur l’accès exige de la Commission qu’elle donne aux parties l’occasion de présenter leurs observations : 140. Lorsqu'elle est saisie d'une demande de révision, la Commission doit donner aux parties l'occasion de présenter leurs observations. Les observations écrites des parties sont donc requises concernant, en premier lieu, la détention, par l’organisme, du document visé par la demande d’accès du 10 février 2000.
00 05 88 5 POUR CE MOTIF, la Commission ORDONNE à l’organisme de présenter à la Commission, affidavit à l’appui, ses observations écrites relatives à la détention du document en litige, ce, dans les 30 jours suivant la réception de la présente et d’en faire parvenir copie à la demanderesse; ORDONNE à la demanderesse de présenter ses observations écrites à la Commission dans les 30 jours suivant la réception de copie des observations de l’organisme. HÉLÈNE GRENIER Commissaire Québec, le 2 avril 2001. Procureure de l’organisme : M e Diane Lajoie
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