99 13 26 DION, Harold ci-après appelé «le demandeur» c. MINISTÈRE DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE ci-après appelé «l'organisme» Le 13 juillet 1999, le demandeur s’adresse à l’organisme afin d’obtenir une copie complète de son dossier de bénéficiaire. Le 28 juillet 1999, l’organisme l’informe que son dossier a été détruit conformément aux règles de son calendrier de conservation. L’organisme explique que ce calendrier prévoit que les dossiers des prestataires demeurent actifs pendant six mois suivant la fin des prestations, période au terme de laquelle ils sont expédiés au dépôt des documents semi-actifs pour y être conservés pendant quatre ans et six mois avant d’être détruits. L’organisme indique enfin qu’un responsable au dépôt des documents affirme que son dossier a été détruit conformément aux procédures habituelles. Insatisfait, le demandeur requiert la révision de cette décision. Les parties sont entendues le 2 avril 2001; le demandeur prend part à l’audition par conférence téléphonique. PREUVE : La procureure de l’organisme fait entendre madame Madeleine Bérubé qui est à l’emploi de l’organisme depuis juin 2000 et qui témoigne sous serment.
99 13 26 2 Madame Bérubé affirme avoir pris connaissance de la demande d’accès. Elle explique que le calendrier de conservation des documents de l’organisme prévoit que les dossiers des prestataires, qui sont détenus sur support papier, sont actifs jusqu’à l’expiration d’une période de six mois à compter de la fin du versement des prestations et qu’ils sont semi-actifs durant les quatre ans et demi qui suivent, ce, avant d’être détruits (O-1). Elle précise que les dossiers des bénéficiaires sont conservés au dernier bureau local compétent pour une durée de 6 mois après l’annulation de l’aide, période au terme de laquelle ils sont conservés pendant quatre ans et demi (O-1). Elle ajoute qu’un dossier demeurera cependant actif tant et aussi longtemps que des montants devront être recouvrés d’un prestataire par l’organisme (O-1). Elle produit une copie de la décision du Conseil du trésor approuvant, le 1 er avril 1980, le calendrier de conservation des documents détenus par les unités suivantes de l’organisme et applicable en l’espèce : Direction générale de l’aide sociale et Engagement des recouvrements et paiements (O-1). Madame Bérubé affirme avoir révisé les démarches qui ont été effectuées en 1999 à la suite de la demande d’accès et s’être vu confirmer que le dossier du demandeur avait été détruit et que le demandeur n’avait pas fait l’objet de procédures visant le recouvrement de sommes qui lui auraient été payées indûment. Madame Bérubé dépose enfin l’historique du paiement des prestations versées au demandeur par l’organisme (O-2), document obtenu par traitement informatique et démontrant que l’organisme a cessé de lui verser des prestations le 28 juin 1991 et que son dossier est inexistant. Elle souligne que l’organisme ne détient aucun autre
99 13 26 3 renseignement concernant le demandeur si ce n’est que ces renseignements financiers qui sont conservés pendant 15 ans. Le demandeur confirme que l’organisme a cessé de lui verser des prestations en 1991; il ajoute avoir dès lors et jusqu’en 1999 été prestataire de l’Office des personnes handicapées du Québec. Il maintient sa demande d’accès à copie complète de son dossier et précise qu’il est particulièrement intéressé à obtenir un document constatant chez lui un handicap en vertu duquel il est devenu prestataire de l’Office des personnes handicapées du Québec, handicap qu’il considère inexact. ARGUMENTATION : La procureure de l’organisme soumet que la preuve non contredite démontre que le dossier du demandeur a été détruit et qu’il est conséquemment inexistant. Elle soumet que l’organisme n’est pas tenu de communiquer un dossier inexistant en vertu des articles 1 et 15 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. DÉCISION :
99 13 26 4 La preuve non contredite démontre que le dossier papier que détenait l’organisme concernant le demandeur a été détruit et que la destruction de ce dossier a été effectuée conformément aux règles du calendrier de conservation des documents de l’organisme. La preuve démontre que le dossier du demandeur était inexistant à la date de sa demande d’accès en 1999. La preuve démontre enfin que l’organisme détient encore certains renseignements financiers relatifs aux prestations versées au demandeur jusqu’en juin 1991 (O-2), renseignements que l’organisme consent à communiquer au demandeur. POUR CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE partiellement la demande; ORDONNE à l’organisme de communiquer au demandeur copie de l’historique des renseignements financiers détenu sur support informatique et le concernant; REJETTE la demande de révision quant au reste. HÉLÈNE GRENIER Commissaire Québec, le 2 avril 2001. Procureure de l’organisme : M e Emmanuelle Jean
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