Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 07 00 67 Date : Le 22 novembre 2007 Commissaire : M e Jean Chartier RICOH CANADA INC. Demanderesse c. SECRÉTARIAT DU CONSEIL DU TRÉSOR Organisme et X Tierce partie DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 27 octobre 2006, la tierce partie transmet à l’organisme une demande se lisant comme suit : 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur l’accès ».
07 00 67 Page : 2 « …, je veux obtenir copie du ou des contrats alloués par le gouvernement pour la fourniture des photocopieurs et leur entretien. Cela inclut tout autre document qui détaillerait les frais liés au contrat, tel le prix facturé pour chaque photocopie effectuée sur ces appareils. J’aimerais également connaître le nombre de sous-missionnaires pour ce contrat, le nombre de soumissions jugées conformes, les noms des entreprises concernées et le cas échéant, les raisons pour lesquelles certaines offres n’ont pas été retenues… ». [sic] [2] Le 16 novembre 2006, l’organisme transmet à la demanderesse une lettre dans laquelle il avise cette dernière de la demande formulée par la tierce partie. [3] Le 24 novembre 2006, l’organisme reçoit les observations de la demanderesse suite à l’avis acheminé le 16 novembre 2006. Le vice-président de la demanderesse mentionne alors qu’il considère que les informations détenues par l’organisme en rapport avec la demande de la tierce partie sont des informations dont la confidentialité doit être assurée par l’organisme. [4] En date du 7 décembre 2006, le responsable de l’accès aux documents de l’organisme écrit à la demanderesse pour l’aviser que l’organisme considère que certains renseignements contenus aux contrats ou aux bons de commande doivent être considérés comme des renseignements qui ont un caractère public, conformément à la Loi sur l’accès. [5] L’organisme avise en conséquence la demanderesse qu’elle devra assumer le fardeau de démontrer l’application des conditions prévues aux articles 23 et 24 de la Loi sur l’accès lors d’une éventuelle audience devant la Commission d’accès à l’information (la Commission). [6] Le 15 décembre 2006, la demanderesse transmet à la Commission une demande de révision de la décision de l’organisme. AUDIENCE [7] En conséquence, une audience a été fixée devant la Commission et a eu lieu le 22 octobre 2007 en présence des parties.
07 00 67 Page : 3 [8] À l’ouverture de l’audience, la demanderesse et l’organisme ont indiqué à la Commission qu’ils en étaient venus à une entente en ce qui concerne la teneur des renseignements qui sont contenus dans les documents réclamés par la tierce partie. [9] Ces documents, dont une copie avait été déposée au dossier de la Commission, ont été identifiés par les parties comme le document 1 « en liasse », le document 2 « en liasse » et le document 3 « en liasse ». Les parties ont avisé la Commission qu’elles s’étaient entendues pour masquer certains renseignements sur les documents 1 et 3 mais que le document 2 serait communiqué conformément à ce qui avait d’abord été proposé par l’organisme, en masquant certaines informations relatives au prix « unitaire ». [10] Cette entente a été confirmée par écrit par la procureure de la demanderesse dans les termes suivants : « Les parties ont convenu de transmettre au demandeur (la tierce partie) les documents concernant les contrats de Ricoh Canada auprès du gouvernement du Québec (documents 1, 2 et 3) en masquant les informations suivantes : Document 1, pages 1.2 et 1.3 – les montants apparaissant aux lignes 6, 7, 8, 9 et 10; Document 1, pages 1.5 – les montants apparaissant aux lignes 1 et 2; Document 3, pages 3.1 à 3.66 – toutes les informations relatives à la lecture du compteur de copie, soit les quatre chiffres apparaissant dans les colonnes « Meter Reading Compteur », « Copies » et « Total Billable Copies ». » [11] Cette entente permettra à l’organisme de donner suite à la demande d’accès de la tierce partie conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès. [12] L’article 137.2 de la Loi sur l’accès prévoit : 137.2. La Commission peut refuser ou cesser d'examiner une affaire si elle a des motifs raisonnables de croire que la demande est frivole ou faite de mauvaise foi ou que son intervention n'est manifestement pas utile.
07 00 67 Page : 4 [13] L’entente précitée fait en sorte que l’intervention de la Commission dans la présente affaire n’est manifestement plus utile. [14] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [15] CESSE d’examiner la présente affaire; [16] FERME le dossier. JEAN CHARTIER Commissaire M e Rachel Ravary McCarthy Tétrault Avocate de la demanderesse M e Dana Deslauriers Chamberland Gagnon (Justice-Québec) Avocate de l’organisme M e Carolina Mingarelli Avocate de la tierce partie
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