Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 06 15 72 Date : Le 13 novembre 2007 Commissaire : M e Jean Chartier X Demanderesse c. DESJARDINS SÉCURITÉ FINANCIÈRE Entreprise DÉCISION OBJET DEMANDE D’EXAMEN DE MÉSENTENTE en vertu de l’article 42 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 . a) Demande d’accès à des renseignements personnels, en tant qu’employée de l’entreprise : [1] Le 7 août 2006, la demanderesse transmet à l’entreprise la demande qui suit : 1 L.R.Q., c. P-39.1, ci-après appelée « Loi sur le privé ».
06 15 72 Page : 2 « En vertu de l’article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, je désire recevoir une copie des documents contenant des renseignements personnels me concernant (personnels, médicaux et copie de tous rapports). » [2] Le 6 septembre 2006, l’entreprise transmet une réponse à la demanderesse, à laquelle est jointe une copie des documents demandés mais refuse de communiquer, selon cette même lettre de réponse, les documents suivants : Notes personnelles des employés et notes de service qu’ils ont échangées entre eux; Résumés internes du dossier; Expertise médicale du D r Jean-Pierre Fournier et la lettre de mandat. [3] Le 11 septembre 2006, la demanderesse transmet à la Commission d’accès à l’information (la Commission) une demande d’examen de mésentente alléguant que sa demande a été refusée partiellement. b) Demande d’accès à des renseignements personnels, en tant que bénéficiaire d’assurance-invalidité auprès de l’entreprise : [4] Le 7 août 2006, la demanderesse transmet à l’entreprise « secteur invalidité » la demande suivante : « En vertu de l’article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, je désire recevoir une copie des documents contenant des renseignements personnels me concernant (personnels, médicaux, disciplinaires et copie de tous rapports). » [5] Le 29 août 2006, l’entreprise transmet à la demanderesse une réponse, à laquelle est jointe une copie du dossier d’assurance-salaire de la demanderesse mais refuse de lui communiquer les documents suivants : Notes personnelles des employés et notes de service qu’ils ont échangées entre eux; Résumés internes du dossier et feuilles de travail; Communications avec nos procureurs; Commentaires du médecin-conseil; Communications téléphoniques et par courriel entre l’assureur et l’employeur;
06 15 72 Page : 3 Communications téléphoniques et par courriel entre l’assureur et la firme McKinnon Groupe Conseil. [6] Le 12 septembre 2006, la demanderesse transmet à la Commission d’accès à l’information (la Commission) une demande d’examen de mésentente alléguant que sa demande a été refusée partiellement. [7] Dans sa demande d’examen de mésentente, la demanderesse écrit : « Je tiens à attirer votre attention sur le rapport du Dr. Jean-Pierre Fournier que mon employeur m’a envoyée rencontrer le 24 juillet 2006. D.S.F. refuse de me transmettre ce document, entre autres, et cela me porte un préjudice auprès du bureau de l’assurance chômage qui ne peut émettre de décision sur mon admissibilité aux prestations. Je suis donc sans revenu actuellement. Vous constaterez dans les courriers de D.S.F. tant employeur que assureur, qu’ils évoquent la loi comme raison de ne pas me transmettre les documents manquants. J’aimerais que vous vérifiez si la procédure est juste et me dire si vous pouvez obtenir les papiers qui ne m’ont pas été fournis. » [sic] A) LE LITIGE [8] Conformément à l’article 48 de la Loi sur le privé, la Commission a demandé à l’un de ses avocats d’agir à titre de médiateur en vue de tenter d’amener les parties à s’entendre. 48. Lorsqu'elle est saisie d'une demande d'examen d'une mésentente, la Commission peut charger une personne qu'elle désigne de tenter d'amener les parties à s'entendre. [9] Comme résultat de cette médiation, le 16 février 2007, la procureure de l’entreprise transmettait à la demanderesse une lettre libellée comme suit : « Pour faire suite à notre conversation téléphonique en date du 15 février 2007, nous vous transmettons sous pli une copie du rapport d’expertise réalisée par la psychiatre Jean-Pierre Fournier en date du 26 juillet 2006. D’autre part, nous comprenons que dans un tel contexte, vous verrez à vous désister de votre demande de mésentente logée devant la Commission d’accès à
06 15 72 Page : 4 l’information et portant le numéro de dossier CAI 06 15 72. » [10] Après avoir reçu la copie de l’expertise médicale transmise par l’entreprise, la demanderesse écrit le 20 février 2007 à M e Fabienne Coulombe, médiatrice dans la présente affaire, une lettre dont il importe de citer un extrait : « Tel que convenu lors de notre conversation téléphonique du 19 courant, je vous demande de ne pas annuler l’audience du Tribunal mais bien de la reporter à une date ultérieure et aussi de demander à Desjardins Sécurité Financière de nous transmettre les copies des documents suivants : » (Suit l’énumération des documents refusés par l’entreprise le 29 août et le 6 septembre 2006.) [11] Le 13 mars 2007, la procureure de l’entreprise écrit à la Commission dans le but de faire valoir la position de sa cliente qui considère que la transmission de l’expertise du D r Fournier devait entraîner le désistement de la demanderesse en ce qui concerne ses demandes d’examen de mésentente. La procureure prétend que la demanderesse n’a pas respecté l’entente intervenue entre les parties. AUDIENCE [12] Considérant la position des parties, une audience a été fixée et a eu lieu à Québec, le 10 septembre 2007, en présence de celles-ci. B) REPRÉSENTATIONS DE L’ENTREPRISE [13] La procureure de l’entreprise présente une requête en irrecevabilité à l’encontre des demandes d’examen de mésentente. Elle explique que les négociations intervenues entre les parties, lors de la médiation, ont mené à une entente équivalant à une « transaction ». À cet effet, elle réfère la Commission à la lettre qu’elle transmettait à la demanderesse le 16 février 2007 dans laquelle elle acceptait de communiquer le rapport d’expertise du psychiatre Jean-Pierre Fournier. Cette communication était conditionnelle à l’obtention d’un désistement de la part de la demanderesse.
06 15 72 Page : 5 [14] Cette lettre est conforme aux échanges qu’elle avait eus avec la représentante de la Commission qui agissait comme médiatrice dans le dossier. Elle ajoute que la demanderesse n’a jamais fait savoir à l’entreprise qu’elle n’acceptait pas la teneur de la lettre du 16 février 2007. [15] Elle précise que l’entente intervenue entre les parties constitue une « transaction » et que l’audience devant la Commission qui était prévue pour le 19 février 2007 a été annulée d’un commun accord. Si la demanderesse n’avait pas voulu « transiger » sur l’ensemble de sa demande, l’audience aurait été maintenue pour qu’elle puisse faire valoir ses prétentions sur tous les documents demandés. [16] Elle affirme qu’elle a accepté de transmettre l’expertise médicale du D r Fournier à la seule condition d’obtenir un désistement de la part de la demanderesse. À cet effet, elle demande pourquoi l’entreprise aurait transmis l’expertise à la veille de l’audience prévue, sans qu’une entente ne soit intervenue entre les parties ? Quel était l’intérêt de l’entreprise à agir ainsi si cela ne réglait pas la totalité du dossier ? [17] Elle indique finalement que dans le contexte de la médiation intervenue entre les parties, il est normal que la « transaction » ait été conclue de façon verbale. Il est fréquent dans le cours de la médiation que des documents soient transmis au demandeur dans le but d’obtenir une entente et un désistement. [18] Tant et aussi longtemps que le document n’est pas transmis, il n’est pas possible, on le conçoit bien, d’obtenir un désistement de la part de la partie demanderesse. [19] Enfin, la procureure de l’entreprise soumet deux décisions 2 de la Commission qui ont reconnu qu’une « transaction » pouvait intervenir en matière d’accès. C) REPRÉSENTATIONS DE LA DEMANDERESSE [20] La demanderesse admet d’emblée que sa demande d’accès à son dossier détenu par l’entreprise visait surtout l’obtention du rapport médical du D r Fournier. 2 o X c. Paccar Canada Ltée, C.A.I. Montréal, n 05 01 32, 14 mars 2007, c. Chartier; Grignon c. CHSLD, Émilie-Gamelin, [1996] C.A.I. 195.
06 15 72 Page : 6 [21] Elle admet ne pas avoir répondu à la lettre du 16 février 2007 mais elle explique qu’ayant obtenu le rapport médical, elle a plutôt porté son attention sur ce document plutôt que sur la lettre. [22] La demanderesse affirme que la communication du rapport médical du D r Fournier n’a fait l’objet d’aucune discussion préalable avec la médiatrice ou l’entreprise. Elle réitère à deux ou trois reprises lors de son témoignage que l’obtention du rapport médical du D r Fournier était sa priorité. Elle en avait besoin pour faire progresser son dossier d’admissibilité auprès de l’assurance-chômage. [23] La demanderesse révèle toutefois qu’après avoir reçu l’expertise médicale et en avoir pris connaissance, elle a découvert que l’entreprise détenait des documents dont elle ne connaissait pas l’existence. [24] Sans expliquer les motifs pour lesquels elle a accepté que l’audience du 19 février soit annulée, la demanderesse a transmis à la médiatrice de la Commission une lettre en date du 20 février 2007 dans laquelle elle réclame l’ensemble des autres documents faisant l’objet de sa demande d’accès. [25] Contre-interrogée par la procureure de l’entreprise, la demanderesse admet qu’au moment où elle a reçu l’expertise médicale, soit en février 2007, son dossier de réclamation avec l’assurance-chômage était réglé. [26] Elle affirme également qu’entre septembre et février 2007, elle n’a jamais parlé à la médiatrice au dossier. Elle nie donc avoir eu une conversation avec la médiatrice de la Commission ou la procureure de l’entreprise au cours de laquelle il aurait été mentionné que l’obtention de l’expertise du D r Fournier était conditionnelle à la production d’un désistement et constituait une « transaction » réglant le litige. DÉCISION [27] La question à trancher est délicate et la décision qui en résultera doit maintenir le lien de confiance des parties dans le processus de médiation instauré par le législateur à l’article 48 de la Loi sur le privé. [28] Dans la considération de la preuve faite, le soussigné ne doit pas tenter de combler des lacunes ou d’améliorer les résultats de cette médiation. À l’inverse, il ne doit pas non plus en minimiser les effets ou les conséquences juridiques. Il est dans l’ordre des choses qu’un processus de médiation entre des parties puisse entraîner un règlement global d’une situation conflictuelle entre celles-ci mais toute médiation ne donne pas nécessairement ce résultat. Dans la présente
06 15 72 Page : 7 affaire, les deux parties admettent qu’il y a eu une entente relative à la transmission de l’expertise médicale mais ne s’entendent pas sur les conséquences de cette entente. [29] Afin de déterminer si un « règlement » est intervenu entre les parties, on doit répondre aux deux questions suivantes. Était-il possible pour les parties de transiger de façon verbale et, dans l’affirmative, l’entente conclue entre les parties réglait-elle les demandes ? c) Une « transaction » est-elle possible s’il n’existe aucun écrit ? [30] Dans les jours précédant l’audience du 19 février 2007, les parties auraient engagé des pourparlers avec la médiatrice au dossier. Ces pourparlers auraient débouché sur une entente et les parties auraient verbalement convenu entre elles de la transmission à la demanderesse d’une copie du rapport d’expertise médicale du D r Fournier en date du 26 juillet 2006. [31] La preuve a démontré que la procureure de l’entreprise a transmis cette copie « pour faire suite à une conversation téléphonique en date du 15 février 2007 » (termes utilisés par la procureure dans sa lettre du 16 février 2007). [32] Bien que la procureure indique dans sa lettre qu’elle attend un désistement de la part de la demanderesse, il n’existe aucun document indiquant formellement le contenu de cette transaction. [33] Dans une affaire récente, la juge Michèle Pauzé, de la Cour du Québec, avait à statuer sur l’existence d’une transaction verbale 3 : « Par ailleurs et concernant le consentement, la tâche du Tribunal est plus lourde lorsque – comme en l’instance – il n’existe aucun écrit confirmant l’entente ou l’accord des volontés. Toutefois, on retrouve en jurisprudence, une série de décisions ayant validé une transaction intervenue même s’il n’existe aucun écrit. Dans l’affaire Club de Golf Rivermead c. Séguin, le Tribunal a reconnu la transaction intervenue par échange de correspondance entre les procureurs. L’Honorable Juge R. Séguin écrit : « Une première remarque s’impose; le texte de l’article 2631 C.C.Q. ne stipule pas que 3 3488331 Canada inc. et Alexsim Management c. Boudreault, C.Q. Montréal (Chambre civile), o n 500-22-078661-025, 27 mars 2006, j. Pauzé.
06 15 72 Page : 8 la transaction doive obligatoirement faire l’objet d’un contrat écrit. Il s’ensuit que la transaction peut prendre naissance sous toute autre forme, soit par entente verbale ou encore par un échange de lettres qui démontre un accord des volontés des deux parties. En somme, il y a existence d’une transaction dès qu’il est établi, qu’un consentement réciproque est donné, tel que l’exige la formation de tout contrat (article 1378 C.C.Q.), soit pour prévenir une contestation, soit pour mettre fin à un litige. » et un peu plus loin, il ajoute : « Le fait que le défendeur n’ait pas participé directement à la signature d’un document ne revêt ici aucune importance, compte tenu que n’a pas été désavoué le mandat de son procureur de consentir à l’offre de règlement hors Cour. » D’autre part, dans l’affaire Huot c. Services financiers Gilles Ducharme Inc., l’Honorable Juge M. Laramée de la Cour supérieure reconnaît que la transaction est un contrat et qu’il est formé simplement de l’accord des volontés des deux parties sans nécessairement l’obligation de le consigner par écrit. Puis, il cite les propos tenus par l’Honorable Juge W. Fraiberg de la Cour supérieure dans l’affaire Morin c. Villeneuve : « Le contrat de transaction n’est pas assujetti à des formalités particulières. Il pourrait être conclu verbalement ou, comme en l’espèce, par correspondance. Il pourrait s’inférer également des gestes des parties ou de leurs mandataires, comme pour n’importe quel autre contrat. » [34] Considérant ce qui précède, le soussigné n’hésite pas à conclure qu’une entente verbale pouvait donner lieu à une transaction et avoir pour effet de régler définitivement le litige, et ce, même en l’absence de document écrit signé par les parties à cet effet.
06 15 72 Page : 9 d) La preuve a-t-elle démontré qu’une entente verbale équivalant à une transaction est intervenue ? [35] Les parties ne s’entendent pas sur les discussions qu’elles ont eues et sur les conséquences de ces discussions. Il est vrai qu’elles ont toujours agi par l’intermédiaire de la médiatrice qui n’a pas été entendue. [36] De la preuve contradictoire qui a été faite devant la Commission, le soussigné conclut à l’existence d’une transaction qui a eu pour effet de régler définitivement le litige, et ce, pour les motifs suivants. [37] La procureure de l’entreprise n’avait aucun intérêt à transmettre à la demanderesse l’expertise médicale la veille de l’audience prévue devant la Commission, à moins qu’on ne lui ait fait miroiter le règlement de l’ensemble du dossier. [38] Si l’expertise médicale n’était qu’un document parmi d’autres que la demanderesse réclamait, pourquoi la procureure indiquerait-elle dans sa lettre qu’elle attend en contrepartie un désistement de la part de la demanderesse. [39] De son côté, la demanderesse soutient qu’il s’agissait d’un document dont elle avait besoin pour parfaire sa demande d’assurance-chômage. Pourtant, à l’audience, elle admet que sa demande d’assurance-chômage a été réglée au début d’octobre 2006. Quelque soit le motif, la demanderesse tenait à obtenir cette expertise médicale. [40] Après avoir effectué la lecture du rapport d’expertise médicale, elle dit avoir découvert que l’entreprise détenait des documents dont elle ne connaissait pas l’existence. [41] Le 20 février 2007, la demanderesse écrivait à la médiatrice de la Commission une lettre dans laquelle elle disait : « J’ai bien reçu la copie du rapport du Dr. Fournier, psychiatre, mandaté par D.S.F. et que j’ai rencontré le 24 juillet 2006. […] Le Dr. Fournier dit avoir parcouru des documents concernant la gestion du rendement au travail de 1998 à 2005. […]
06 15 72 Page : 10 Où sont ces documents ? Je ne les ai jamais vu dans mon dossier que j’ai consulté aux ressources humaines chez D.S.F. en octobre 2005. […] » [sic] [42] La demanderesse affirme qu’il n’a jamais été question que l’obtention du rapport de l’expertise médicale pouvait mener à un désistement. Plus surprenant encore, elle dit que la réception du rapport du D r Fournier n’a fait l’objet d’aucune discussion préalable avec la médiatrice ou avec l’entreprise. Enfin, elle ajoute qu’entre septembre et février 2007, elle n’a pas parlé à la médiatrice de la Commission. [43] Selon la demanderesse, il faudrait en conclure que l’entreprise a transmis cette expertise médicale à la veille de l’audience prévue dans le seul but de donner suite à la demande sans qu’aucune discussion ne soit intervenue entre les parties et la médiatrice. [44] Une telle version n’est pas plausible et n’est pas supportée par la preuve. Le soussigné ne peut croire que la demanderesse n’a eu aucune conversation avec la médiatrice dans les semaines précédant l’envoi de l’expertise. Pourquoi la procureure de l’entreprise aurait-elle accepté de poser un tel geste deux jours avant l’audience ? Pourquoi, dans sa lettre du 20 février 2007 (paragraphe 10), la demanderesse a-t-elle demandé à M e Coulombe « de ne pas annuler l’audience du tribunal » si jamais aucune transaction n’avait été évoquée ? [45] Malgré ce qu’elle a affirmé, la demanderesse a véritablement pris part à la médiation et avait, pour des raisons qui lui sont propres, accordé beaucoup d’importance à l’obtention de l’expertise psychiatrique qui avait été préparée par le D r Fournier à la demande de l’entreprise. Pour la demanderesse, cette expertise était tellement importante que même après le règlement de son dossier d’assurance-chômage, elle en maintenait la demande. [46] Prenant connaissance de cette expertise, la demanderesse a réalisé que des documents avaient probablement été consultés par le médecin-expert. Surprise de cet état de fait, elle a décidé de maintenir l’intégralité de sa demande d’examen de mésentente. Il était toutefois trop tard puisque l’entreprise avait exécuté son obligation de transmettre le document qui devait régler le litige.
06 15 72 Page : 11 [47] Dans la décision mentionnée précédemment, la juge Pauzé de la Cour du Québec écrit 4 : « Trois éléments sont essentiels pour conclure à une transaction, savoir : 1. un litige entre les parties; 2. un compromis ou des confessions réciproques; 3. une entente sur les éléments essentiels du règlement. Si ces trois éléments sont réunis, il y a transaction laquelle a l’autorité de la chose jugée (art. 2633 C.c.Q.). […] » [48] L’article 2631 du Code civil du Québec 5 prévoit : 2631. La transaction est le contrat par lequel les parties préviennent une contestation à naître, terminent un procès ou règlent les difficultés qui surviennent lors de l'exécution d'un jugement, au moyen de concessions ou de réserves réciproques. Elle est indivisible quant à son objet. [49] Dans la présente affaire, la preuve est prépondérante à l’effet que le litige entre les parties a amené celles-ci à faire un compromis et à conclure une entente verbale. D’une part, l’entreprise transmettait l’expertise médicale réclamée par la demanderesse et, d’autre part, la demanderesse s’engageait à se désister de sa demande. [50] La Commission en vient à la décision qu’une transaction est intervenue entre les parties le ou vers le 16 février 2007. Cette transaction a l’autorité de la chose jugée conformément à l’article 2633 du Code civil du Québec 6 qui prévoit : 2633. La transaction a, entre les parties, l'autorité de la chose jugée. La transaction n'est susceptible d'exécution forcée qu'après avoir été homologuée. 4 o 3488331 Canada inc. et Alexsim Management c. Boudreault, C.Q. Montréal, n 500-22-078661-025, 27 mars 2006, j. Pauzé. 5 L.Q., 1991, c. 64. 6 Idem.
06 15 72 Page : 12 [51] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [52] CONCLUT à l’existence d’une transaction intervenue entre les parties le ou vers le 16 février 2007; [53] ACCUEILLE les requêtes en irrecevabilité concernant les deux demandes d’examen de mésentente dans cette affaire; [54] REJETTE les deux demandes d’examen de mésentente de la demanderesse. JEAN CHARTIER, Commissaire M e Esther Houle Avocate de l’entreprise
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