Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 07 04 19 Date : Le 19 novembre 2007 Commissaire : M e Guylaine Henri X Demanderesse c. SAINT-CALIXTE Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION en matière d’accès en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 [1] Le 18 décembre 2006, la demanderesse requiert de l’organisme qu’il lui communique les « […] frais d’honoraires de Mr Denis Gagnon consernant un avis légal de la municipalité contre Mr [H. R.] pour une dérogation mineur du […] Montée Pinet StCalixte. » (sic) 1 L.R.Q., c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
07 04 19 Page : 2 [2] Le 13 février 2007, l’organisme refuse cette demande alléguant que l’article 9 de la Charte des droits et libertés de la personne 2 prévoit que le secret professionnel protège ce document. [3] Le 19 février 2007, la demanderesse formule une demande de révision à la Commission d’accès à l’information (la Commission) à l’encontre de cette décision. AUDIENCE [4] Une audience est tenue à Joliette, le 7 novembre 2007. PREUVE DE L’ORGANISME [5] L’organisme fait entendre M me Liette Martel, directrice générale et secrétaire de l’organisme depuis le 1 er septembre 2007. Avant cette date, elle en était la directrice générale adjointe. [6] C’est le témoin qui a traité la demande d’accès en litige et qui a refusé de communiquer les renseignements demandés en raison de l’article 9 de la Charte. [7] Le conseil de l’organisme a requis de l’avocat Denis Gagnon une opinion juridique concernant une résolution autorisant une dérogation mineure. À la suite de cette opinion juridique, le conseil a adopté une nouvelle résolution abrogeant la résolution précédente puisqu’en vertu de l’avis juridique, le conseil n’avait pas le pouvoir d’autoriser la dérogation. [8] Le témoin, après la réception de la demande d’accès, a communiqué avec le Service de facturation de l’organisme qui lui a remis une facture intitulée « Dossier général ». Le témoin explique qu’il s’agit d’une facture pour les services professionnels fournis à l’organisme dans plusieurs dossiers pour la période du 1 er septembre au 31 octobre 2006. [9] Le témoin explique que la facture est ainsi faite qu’elle ne peut déterminer ni les heures effectuées dans le dossier visé par la demande d’accès en litige, ni le montant des honoraires y afférents. 2 L.R.Q., c. C-12, la Charte.
07 04 19 Page : 3 [10] Le témoin précise que les honoraires professionnels ne sont pas déposés aux assemblées du conseil de l’organisme et ne sont pas non plus remis aux membres du conseil de l’organisme. ARGUMENTATION DE L’ORGANISME [11] L’organisme rappelle l’article 9 de la Charte qui prévoit la confidentialité du secret professionnel ainsi que l’article 52 de celle-ci qui énonce la préséance de la Charte sur toute autre loi à moins de disposition expresse au contraire. [12] L’organisme soutient que la décision de la Cour du Québec rendue dans Commission des services juridiques c. Gagnier 3 fait autorité en matière de confidentialité des honoraires professionnels. Or, la demande d’accès, telle que libellée, vise le montant des honoraires professionnels encourus dans le cadre de la rédaction d’une opinion juridique. Le secret professionnel protège cette information. [13] L’organisme soutient également que la preuve démontre qu’aucun document correspondant à la demande d’accès n’existe. En effet, le témoignage de M me Martel démontre que le document contenant la facturation du bureau d’avocats concernant l’avis juridique ne permet pas d’identifier les coûts de la préparation de cette opinion juridique. L’organisme ne pouvait communiquer à la demanderesse l’information demandée. DE LA DEMANDERESSE [14] La demanderesse rappelle que sa demande d’accès vise la communication des coûts de l’opinion juridique et, qu’à titre de contribuable de l’organisme, elle devrait avoir accès à cette information. Elle précise qu’elle désire connaître le montant des honoraires facturés pour ce dossier ou, à tout le moins, le taux horaire de l’avocat de l’organisme. [15] La demanderesse s’interroge, par ailleurs, sur la validité d’un compte d’honoraires qui ne permet pas de connaître le coût ou les heures effectuées dans un dossier en particulier. [16] La demanderesse allègue finalement que la réponse de l’organisme est tardive. 3 [2004] C.A.I. 568.
07 04 19 Page : 4 DÉCISION [17] Le demandeur a formulé une demande d’accès aux honoraires encourus à la suite de la rédaction d’une opinion faite par un avocat pour l’organisme en vertu de l’article 9 de la Loi sur l’accès : Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. [18] Dans sa réponse, l’organisme a refusé de communiquer ces renseignements à la demanderesse, alléguant l’article 9 de la Charte. [19] J’ai pris connaissance du compte d’honoraires en litige et, sans en divulguer le contenu, je constate que, comme en a témoigné M me Liette Martel, directrice générale de l’organisme, il s’agit d’un compte intitulé «Dossier général » transmis à la municipalité pour la période du 1 er septembre au 31 octobre 2006. [20] Ce compte contient une description succincte des services rendus par l’avocat Gagnon dans plusieurs dossiers de la municipalité, dont celui qui est visé par la demande d’accès. [21] Comme l’a souligné le témoin Martel, il est impossible de savoir, en lisant ce compte d’honoraires, ni le nombre d’heures consacrées à la préparation et à la rédaction de l’opinion juridique en litige, ni le montant total des services professionnels de l’avocat Gagnon pour ce travail. [22] Malgré que l’organisme ait invoqué la confidentialité du secret professionnel pour refuser de communiquer les informations visées par la demande d’accès en litige, il appert que celui-ci ne pouvait communiquer à la demanderesse les informations demandées puisque la preuve démontre qu’il ne détenait aucun document contenant cette information. [23] Or, la Loi sur l’accès n’oblige pas un organisme à confectionner un document pour répondre à une demande d’accès, puisqu’elle ne s’applique qu’aux documents qui sont détenus par un organisme 4 : 4 Voir notamment : Lamoureux-Gadoury c. Québec (Ministère de la Sécurité publique), [2001] C.A.I. 396, 397.
07 04 19 Page : 5 1. La présente loi s’applique aux documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l’organisme ou par un tiers. Elle s’applique quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [24] Comme je l’ai mentionné à l’audience, il n’est pas de ma compétence de commenter le contenu du compte d’honoraires en litige. Je ne peux que constater que les informations recherchées par la demanderesse ne sont pas disponibles. [25] À l’audience, la demanderesse a allégué que l’organisme devrait lui communiquer, tout au moins, le tarif horaire de l’avocat Gagnon pour la préparation de l’opinion en litige. Je suis d’avis, comme l’a souligné l’organisme, que la demande d’accès en litige ne visait pas cette information puisque ce sont les honoraires de l’avocat Gagnon encourus pour la préparation de l’opinion en litige qui étaient requis en l’espèce. [26] La Commission constate par ailleurs que l’organisme a répondu à la demande d’accès en litige après l’expiration des délais prévus à l’article 47 de la Loi sur l’accès : 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: 1° donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2° informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3° informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie; 4° informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte; 5° informer le requérant que l'existence des renseignements demandés ne peut être confirmée; ou 6° informer le requérant qu'il s'agit d'un document auquel le chapitre II de la présente loi ne s'applique pas en vertu du deuxième alinéa de l'article 9.
07 04 19 Page : 6 Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. [27] Cependant, ce retard, bien que contraire à la Loi sur l’accès, ne modifie pas la décision de la Commission puisqu’elle est fondée sur l’absence du document détenu par l’organisme concernant la demande d’accès. [28] La décision de l’organisme n’a donc pas à être révisée. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [29] REJETTE la demande de révision de la demanderesse. GUYLAINE HENRI Commissaire Dunton Rainville (M e Sylvain Lanoix) Avocats de l’organisme
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