Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 07 02 39 Date : Le 1 er novembre 2007 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. MUNICIPALITÉ DE FRANKLIN Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 8 décembre 2006, le demandeur s’est adressé à la municipalité de Franklin (l’organisme) pour obtenir les renseignements suivants concernant l’entreprise Belpom Inc. : les coordonnées de cette entreprise; le nom du propriétaire actuel ou du président; l’adresse du lieu d’affaires ou de la maison mère; 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur l’accès ».
07 02 39 Page : 2 le code postal. [2] Le 21 décembre 2006, l’organisme lui a répondu que « […] nos registres indiquent toujours : Belpom Inc., a/s Banque Nationale du Canada, 600 rue de la Gauchetière Ouest, Montréal, Qc, H3B 4L2. C’est donc à cette adresse que nous envoyons toute notre correspondance. À ce titre, une telle adresse postale doit encore avoir une certaine validité, puisque les taxes réclamées ont récemment été honorées […]. » [3] Le 10 janvier 2007, le demandeur soumet une demande de révision à la Commission; il précise que l’organisme a refusé de lui fournir les renseignements visés par sa demande d’accès. AUDIENCE A) PREUVE i) De l’organisme Témoignage de madame Suzanne Blair : [4] Madame Suzanne Blair témoigne sous serment à titre de maire de l’organisme et de responsable de l’accès aux documents de celui-ci. Madame Blair exerçait déjà ces fonctions à l’époque de la demande d’accès du 8 décembre 2006. [5] Elle connaît bien les demandes d’accès que le demandeur a adressées à l’organisme ainsi que les demandes de renseignements qu’il a formulées lors des réunions du conseil de l’organisme. [6] Dans le cadre du traitement de la demande d’accès du 8 décembre 2006, madame Blair a, en vain, tenté d’obtenir de la Banque Nationale du Canada le nom de la personne qui, en 2006, avait acquitté le compte de taxes relatif au terrain qui intéresse le demandeur et qui est inscrit au nom de Belpom Inc.; la banque a refusé de la renseigner et lui a opposé le caractère confidentiel du renseignement demandé. [7] L’organisme a donc communiqué au demandeur les renseignements que comprennent les documents déjà détenus concernant le propriétaire Belpom Inc., à savoir : Belpom Inc., a/a Banque nationale du Canada, 600 rue de la Gauchetière Ouest, Montréal (Québec) H3B 4L2.
07 02 39 Page : 3 [8] L’avocat de l’organisme dépose copie des documents détenus par l’organisme concernant Belpom Inc. (O-1, en liasse); ces documents indiquent : que pour l’année 2007, l’avis d’évaluation, incluant le compte de taxes, a été adressé au propriétaire Belpom Inc., a/s Banque nationale du Canada, 600 rue de la Gauchetière Ouest, Montréal (Québec) H3B 4L2, et ce, conformément aux renseignements qui sont inscrits sur la fiche du contribuable Belpom Inc.; qu’en 2006, les taxes ont été acquittées en novembre, par chèque déposé dans un compte que l’organisme maintient à la Caisse populaire Desjardins Est du Haut St-Laurent. [9] Madame Blair ne connaît pas le nom de la personne qui a acquitté les taxes relatives à ce terrain en 2006; de plus, aucun document détenu par l’organisme n’indique que cette personne se soit présentée chez l’organisme. [10] L’organisme n’a pas conservé de copie de ce chèque; il en est de même de la Caisse populaire susmentionnée qui, pour sa part, a envoyé le document au Centre Desjardins de compensation. L’organisme s’est adressé au Centre Desjardins de compensation pour obtenir le nom du payeur inscrit sur ce chèque; il attend la réponse à sa demande, réponse qu’il communiquera au demandeur. [11] Selon madame Blair, l’organisme a répondu à la demande d’accès du 8 décembre 2006 en communiquant les renseignements qu’il détient. ii) Du demandeur [12] Le demandeur témoigne sous serment. [13] Il déplore que l’organisme continue d’adresser le compte de taxes relatif au terrain susmentionné à la Banque nationale du Canada et qu’il ne cherche pas à connaître le nom ainsi que les coordonnées du propriétaire de ce terrain. [14] Il reconnaît que le compte de taxes scolaires est également adressé à Belpom Inc., selon des coordonnées identiques à celles que l’organisme détient. [15] À son avis, l’organisme n’a pas fait d’efforts pour trouver les renseignements qui identifient la personne qui est propriétaire, donc responsable de ce terrain. [16] Malgré ses propres efforts, le demandeur n’a pas, non plus, réussi à trouver les renseignements visés par sa demande d’accès du 8 décembre 2006.
07 02 39 Page : 4 B) REPRÉSENTATIONS i) De l’organisme [17] La Loi sur l’accès s’applique aux documents détenus par les organismes publics, non pas aux renseignements dont une personne souhaite la modification ou la création. [18] La preuve démontre que les renseignements demandés ne sont pas détenus. [19] La preuve démontre que l’organisme a répondu au demandeur conformément à la loi. [20] La Commission ne peut ordonner à un organisme de créer un document. [21] L’insatisfaction du demandeur ne crée pas de document. ii) Du demandeur [22] L’organisme n’a pas fait d’efforts lui permettant d’obtenir et de fournir les renseignements demandés. DÉCISION [23] Le demandeur s’est adressé à l’organisme pour obtenir les renseignements qu’il a énumérés dans sa demande du 8 décembre 2006. Sa demande d’accès est régie par la Loi sur l’accès qui, en vertu de son article 1, s’applique aux documents suivants : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [24] La preuve démontre que l’organisme a fourni au demandeur les renseignements demandés; la preuve démontre que ces renseignements sont ceux que l’organisme détient et utilise dans l’exercice de ses fonctions.
07 02 39 Page : 5 [25] La preuve démontre que l’organisme ne détient pas de documents qui comprennent les renseignements que le demandeur veut obtenir et qui diffèrent de ceux qui lui ont été communiqués en réponse à sa demande du 8 décembre 2006. [26] La Loi sur l’accès ne s’applique qu’aux documents visés à l’article 1 précité, et ce, tels qu’ils sont détenus. Elle ne s’applique pas aux documents qui ne sont pas créés et que toute personne voudrait, à tort ou à raison, voir détenus par un organisme public. [27] L’obligation de donner accès aux renseignements demandés ne porte conséquemment que sur les documents détenus qui comprennent ces renseignements. La preuve démontre que l’organisme s’est acquitté de cette obligation en permettant au demandeur d’exercer le droit d’accès que lui confère l’article 9 de la Loi sur l’accès et en y donnant suite conformément au 1 er paragraphe de l’article 47 de la même loi : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande : 1° donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2° informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3° informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie; 4° informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte; 5° informer le requérant que l'existence des renseignements demandés ne peut être confirmée; ou 6° informer le requérant qu'il s'agit d'un document auquel le chapitre II de la présente loi ne s'applique pas en vertu du deuxième alinéa de l'article 9.
07 02 39 Page : 6 Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. [28] La preuve démontre aussi que l’organisme n’a pas refusé de communiquer au demandeur les renseignements visés par sa demande d’accès du 8 décembre 2006. [29] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [30] REJETTE la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Étienne Bergevin Dunton Rainville Avocat de l’organisme
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