Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 05 10 75 Date : Le 23 octobre 2007 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demanderesse c. COMMISSION DE LA SANTÉ ET DE LA SÉCURITÉ DU TRAVAIL Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] La demanderesse prétend que la responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de l’organisme, la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST), a omis de lui communiquer « plusieurs des informations demandées » le 21 mars 2005. Elle précise qu’un rapport 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur l’accès ».
05 10 75 Page : 2 d’étape, prévu au contrat de services professionnels demandé et dont elle a reçu copie, manque, entre autres. AUDIENCE du 17 septembre 2007 A) PREUVE i) De l’organisme Témoignage de M e Diane Poitras : [2] Maître Diane Poitras témoigne sous serment. Elle exerce, depuis 1999, la fonction de responsable en titre de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de l’organisme. [3] Maître Poitras a traité la demande d’accès du 21 mars 2005 (O-1). Le 30 mars 2005, elle a avisé la demanderesse que cette demande avait été reçue la veille (O-2). Elle a confié à une technicienne de l’organisme le soin de chercher, auprès des Directions générales des ressources matérielles et des ressources humaines de l’organisme et avec la collaboration de la vice-présidence aux opérations de celui-ci, tous les documents demandés. Elle précise que la vice-présidence aux opérations a autorité sur l’ensemble des Directions régionales de l’organisme et que cette vice-présidence a, dans le cadre du traitement de la demande d’accès, assuré le lien avec la Direction générale Mauricie/Centre-du-Québec visée par cette demande. [4] À la connaissance de M e Poitras, les démarches effectuées ont permis de trouver ou, selon le cas, de préparer les documents suivants, demandés le 21 mars 2005 : • le contrat abrégé de services professionnels intervenu le 2 décembre 2004 entre Reso Innovac, représenté par madame Marcelle Farahian, et l’organisme concernant la réalisation d’une étude du climat de travail à la Direction générale Mauricie/Centre-du-Québec (O-3, en liasse); • une lettre datée du 2 décembre 2004 décrivant le mandat confié à Reso Innovac, la démarche, les honoraires et l’échéancier proposé (O-3, en liasse); • le rapport synthèse portant sur l’étude du climat organisationnel réalisé au sein de la direction régionale précitée (O-3, en liasse);
05 10 75 Page : 3 • la liste des contrats octroyés à madame Marcelle Farahian ou à Reso Innovac, préparée par la Direction des ressources matérielles pour répondre à la demande d’accès (O-3, en liasse). [5] Maître Poitras mentionne qu’un deuxième contrat de services professionnels était en préparation concernant la poursuite du mandat confié à Reso Innovac; ce contrat comprenait alors deux devis qui étaient détenus et que M e Poitras s’est vu remettre avant sa décision du 18 avril 2005 (O-3, en liasse). [6] Maître Poitras a donc préparé sa décision du 18 avril 2005 en fonction du résultat des démarches précitées et après s’être assurée qu’aucun des documents demandés et juridiquement détenus ne manquait alors. À cet égard, elle était spécifiquement intervenue auprès de la Direction générale des ressources humaines et de la vice-présidence aux opérations de l’organisme. Monsieur Sylvain Gagnon, directeur intérimaire des relations de travail à la Direction générale des ressources humaines, lui avait confirmé qu’aucun autre document demandé n’était juridiquement détenu; il lui avait également répondu qu’il n’existait aucun rapport détaillé du rapport synthèse demandé. Monsieur Michel Vigneault, adjoint du vice-président aux opérations, lui avait pour sa part confirmé qu’aucun document demandé autre que ceux rassemblés aux fins du traitement de la demande n’était détenu. [7] Par décision du 18 avril 2005 (O-3, en liasse), M e Poitras a transmis à la demanderesse les documents demandés et détenus; elle a cependant masqué la description des antécédents professionnels de madame Marcelle Farahian. Elle a aussi précisé que : • l’organisme ne détenait pas une autre version du rapport synthèse demandé, version identifiée par la demanderesse comme étant un rapport complet de l’étude du climat de travail; • la liste préparée concernant les contrats octroyés par l’organisme à madame Marcelle Farahian personnellement ou à l’entreprise Reso Innovac ne comprenait pas les contrats en vertu desquels madame Farahian aurait possiblement agi comme employée ou mandataire d’une autre entreprise, ces renseignements ne pouvant être retracés par le système informatique; • l’organisme communiquerait à la demanderesse, sous peu et dès que complété, le contrat de services professionnels pour une étude et suivi relatif au climat de travail de la Direction régionale de la Mauricie/Centre-du-Québec qui était en préparation.
05 10 75 Page : 4 [8] Le 19 mai 2005 (O-4, en liasse), M e Poitras communiquait à la demanderesse une copie du contrat de services professionnels pour une étude et suivi relatif au climat de travail de la Direction régionale Mauricie/Centre-du- Québec, signé le 6 avril 2005, et de l’avenant #1, signé le 26 avril suivant, qui modifiait ce contrat conclu entre l’organisme et Reso Innovac. Elle oubliait alors de joindre à ce contrat du 6 avril 2005 les devis (O-5, en liasse) qui en faisaient partie et qui étaient détenus à l’époque de sa décision du 18 avril 2005. [9] Maître Poitras s’est rendu compte de cette omission en traitant une demande d’accès ultérieure. Elle a, sans plus tarder, transmis copie de ces devis à la demanderesse le 4 octobre 2005 (O-5, en liasse); elle avait préalablement masqué les antécédents professionnels de madame Marcelle Farahian et fait des vérifications auprès de messieurs Gagnon et Vigneault, susmentionnés, concernant la détention d’autres documents tels que le rapport d’étape visé par la demande de révision du 6 juin 2005. Elle précise que messieurs Gagnon et Vigneault lui ont alors indiqué qu’aucun autre document n’était détenu et que les rapports d’étape avaient été faits verbalement. [10] En prévision d’une première audience tenue le 8 mars 2006 et en réponse à M e Poitras, messieurs Gagnon et Vigneault ont réitéré l’inexistence d’autres documents. Il en est de même du résultat de la vérification que M e Poitras a effectuée auprès de monsieur Martin Beaumier, conseiller en gestion du changement à la Direction générale des ressources humaines de l’organisme, qui était impliqué dans le plan d’action concernant la Direction régionale Mauricie/Centre-du-Québec. Il en est aussi de même du résultat de la vérification qu’elle a effectuée auprès de madame Marcelle Farahian qui détenait le rapport synthèse ainsi que le questionnaire utilisé lors de ses entrevues avec les membres du personnel de cette Direction générale; madame Farahian a confirmé à M e Poitras que les rapports d’étape avaient été faits verbalement à la vice-présidence aux opérations, comme convenu dès le départ, et qu’elle avait détruit ses notes personnelles. Contre-interrogatoire de M e Poitras : [11] Monsieur Normand Paulin a signé, au nom de l’organisme, le contrat abrégé de services professionnels conclu avec Reso Innovac et dont copie a été transmise à la demanderesse le 18 avril 2005 (O-3, en liasse). Monsieur Paulin agissait alors à titre de directeur de la Direction régionale Mauricie/Centre-du-Québec; cette Direction régionale était visée par l’étude sur le climat de travail qui devait être réalisée en vertu de ce contrat.
05 10 75 Page : 5 [12] Maître Poitras n’a aucunement communiqué avec monsieur Normand Paulin aux fins du traitement de la demande d’accès; à son avis, il n’était pas nécessaire de le faire parce qu’il avait été convenu que l’adjoint au vice-président aux opérations de l’organisme communiquerait avec monsieur Paulin. [13] Le rapport d’étape sur lequel une partie du témoignage de M e Poitras a porté est celui que prévoit le contrat abrégé précité dans les termes suivants : « Élaboration d’un rapport d’étape comprenant la synthèse des données recueillies et la formulation des pistes d’amélioration. Présentation au directeur régional. » Maître Poitras a parlé de ce rapport d’étape avec madame Marcelle Farahian; elle a aussi attiré l’attention de monsieur Sylvain Gagnon sur cette disposition du contrat. Madame Farahian lui a indiqué que le 1 er rapport d’étape avait été fait à monsieur Paulin et que ceux qui avaient suivi avaient été directement présentés au vice-président aux opérations. [14] Selon ce que M e Poitras a appris, les rapports d’étape ont été présentés verbalement. [15] Le contrat de services professionnels dont copie a été transmise à la demanderesse par décision du 19 mai 2005 (O-4, en liasse) porte la date du 6 avril 2005 et comprend un avenant qui le modifie et qui a été signé le 26 avril 2005; la signature de cet avenant le 26 avril 2005 explique que ce contrat n’était pas complété lors de la décision du 18 avril 2005 (O-3, en liasse). M e Poitras avait été informée par monsieur Éric Tremblay de la Direction des services médicaux de l’organisme que le contrat lui serait communiqué dès que modifié par l’avenant non encore signé. [16] Les contrats qui ont été communiqués à la demanderesse sont des contrats forfaitaires. M e Poitras n’a pas vérifié la facturation relative à ces contrats; elle a examiné les contrats pour déterminer les documents qui en résultaient potentiellement. Elle a parlé à madame Farahian, auteure des documents qui ont été préparés, ainsi qu’aux personnes concernées chez l’organisme qui lui ont indiqué quels étaient les documents qui étaient détenus. [17] Maître Poitras n’a pas pris connaissance des factures dont copie est déposée (D-1) par l’avocate de la demanderesse. Elle souligne avoir traité la demande d’accès du 21 mars 2005; elle a appris, dès les premières démarches, qu’un 2 e contrat était en voie d’être signé. [18] Madame Farahian lui a répondu que les rapports d’étape avaient été présentés verbalement tant auprès de monsieur Paulin qu’auprès du vice-président aux opérations.
05 10 75 Page : 6 ii) De la demanderesse [19] L’avocate de la demanderesse dépose copie de 6 factures d’honoraires professionnels soumises à l’organisme par Reso Innovac (D-1, en liasse). [20] Elle ne fait entendre aucun témoin. B) REPRÉSENTATIONS i) De l’organisme [21] La preuve démontre les démarches sérieuses et complètes qui ont été faites pour trouver les documents visés par la demande d’accès du 21 mars 2005 et pour les transmettre à la demanderesse. [22] La preuve démontre que les rapports d’étape ont été présentés verbalement. [23] La preuve démontre que, parmi les documents demandés, l’organisme ne détient aucun document autre que ceux qui ont été communiqués à la demanderesse. ii) De la demanderesse [24] Le rapport synthèse (O-3, en liasse) produit en mars 2005 suppose la production de documents qui le soutiennent. Il en est de même du montant des honoraires professionnels qui ont été facturés à l’organisme par Reso Innovac (D-1, en liasse). [25] Le contrat abrégé de services professionnels (O-3, en liasse) conclu le 2 décembre 2004 prévoyait l’élaboration d’un rapport d’étape qui aurait dû comprendre la synthèse des données recueillies et la formulation de pistes d’amélioration. [26] Aucune démarche visant à trouver des documents n’a été faite auprès de monsieur Paulin qui était directeur de la Direction régionale concernée par l’étude sur le climat de travail et qui avait signé, au nom de l’organisme, le contrat abrégé de services professionnels conclu avec Reso Innovac. Pareille démarche aurait dû être effectuée pour vérifier l’existence de rapports d’étape ou de rapports complémentaires.
05 10 75 Page : 7 [27] La preuve démontre que le travail qui devait être complété dans le cadre du contrat signé le 2 décembre 2004 a été complété en vertu du contrat modifié en avril 2005. DÉCISION [28] Comme l’a exprimé la demanderesse, sa demande de révision ne concerne que la décision du 19 mai 2005 (O-4, en liasse). À son avis, plusieurs documents manquent toujours. [29] La demande d’accès mise en preuve (O-1) est datée du 21 mars 2005. Elle concerne une étude réalisée par madame Marcelle Farahian auprès de 60 personnes, salariés et intervenants, à la CSST, région Mauricie/Centre-du-Québec. Elle vise alors l’obtention de copie des seuls documents suivants : • le mandat confié à madame Marcelle Farahian; • le contrat de service professionnel intervenu entre la CSST et madame Marcelle Farahian et précisant le mandat; • les honoraires versés à cette ressource pour l’étude et ses suites; • le rapport synthèse de l’étude; • le rapport complet de cette étude; • la liste des contrats déjà octroyés par la CSST à madame Marcelle Farahian, la date et la durée de ces contrats ainsi que les honoraires qui lui ont été versés. A) Mandats confiés à madame Marcelle Farahian et contrats de services professionnels conclus avec elle ou avec Reso Innovac : [30] La preuve non contredite démontre que le premier mandat, confié le 2 décembre 2004 à Reso Innovac, alors représentée par madame Marcelle Farahian, est décrit dans un contrat abrégé de services professionnels qui porte le numéro 566583; ce mandat, détenu par la CSST à la date de la demande d’accès, a été communiqué à la demanderesse le 18 avril 2005 (O-3, en liasse) avec copie du contrat numéro 566583 qui le décrit. La décision relative à ce contrat, et par conséquent à ce mandat, n’a pas à être révisée, vu la demande de révision et vu la preuve. [31] La preuve non contredite démontre également que le mandat qui a suivi celui du 2 décembre 2004 n’était pas détenu à la date de la demande d’accès. La preuve démontre que ce nouveau mandat fait plutôt l’objet d’un contrat (non abrégé) de services professionnels qui a été signé le 6 avril 2005 et dont le
05 10 75 Page : 8 numéro FS724 a été modifié pour devenir le numéro FS759 par un avenant signé le 26 avril suivant (O-4, en liasse). La preuve non contredite démontre que la responsable a appris l’existence de ce contrat ainsi que la modification prévue de celui-ci au cours du traitement de la demande du 21 mars 2005. La preuve non contredite démontre que ce contrat, inexistant à la date de la demande d’accès, a tout de même été communiqué à la demanderesse le 19 mai 2005. La décision de communiquer ce contrat n’a pas à être révisée, vu la preuve. [32] La preuve non contredite démontre que les devis faisant partie du contrat communiqué le 19 mai 2005 ont été communiqués à la demanderesse le 4 octobre 2005 (O-5, en liasse). Il s’agit d’une partie d’un contrat inexistant à la date de la demande d’accès (O-4, en liasse); la décision de communiquer ces devis n’a pas à être révisée, vu la preuve. [33] Aucune preuve ne démontre par ailleurs que d’autres mandats ou contrats aient été conclus ou confiés. La preuve présentée par la demanderesse (D-1) confirme l’existence de deux contrats, à savoir les contrats numéro 566583 et FS759. B) Les honoraires versés pour l’étude et pour ses suites : [34] La preuve démontre que les honoraires prévus pour l’exécution du contrat abrégé de services professionnels sont déterminés à l’article 4 de ce contrat qui a été communiqué à la demanderesse le 18 avril 2005 (O-3, en liasse); la décision de communiquer ces honoraires n’a pas à être révisée, vu la preuve. [35] Il faut souligner que la demanderesse a démontré (D-1) qu’elle détenait deux factures afférentes au paiement des honoraires prévus à ce contrat. La demanderesse n’a cependant pas démontré la date à laquelle ces factures ont été présentées à l’organisme, présentation dont il n’est question que dans le contrat conclu le 6 avril 2005 (O-4, en liasse). [36] La preuve démontre par ailleurs que le montant forfaitaire à payer pour l’exécution du contrat de services professionnels signé le 6 avril 2005 a été communiqué à la demanderesse le 19 mai 2005 (O-4, en liasse); la décision de communiquer ce montant, ni déterminé ni versé à la date de la demande d’accès, n’a pas à être révisée, vu la preuve. [37] Il faut souligner que la demanderesse a démontré (D-1) qu’elle détenait des factures afférentes au paiement des honoraires prévus à ce contrat du 6 avril 2005 qui portait, depuis le 26 avril 2005, le numéro FS759. La demanderesse n’a pas démontré que l’une ou l’autre de ces factures était détenue à la date de la
05 10 75 Page : 9 demande d’accès. L’absence de décision concernant ces documents n’a pas à être révisée, vu la preuve. [38] Aucune preuve ne démontre par ailleurs que d’autres documents sont détenus concernant les honoraires demandés. C) Le rapport synthèse de l’étude : [39] La preuve (O-3, en liasse) démontre que le rapport synthèse de l’étude, détenu au mois de mars 2005, a été communiqué à la demanderesse le 18 avril 2005 (O-3, en liasse); la preuve non contredite démontre qu’aucune autre version de ce rapport n’est détenue. La décision relative à ce document n’a pas à être révisée, vu la preuve. [40] La preuve démontre que la rédaction de ce rapport synthèse a été prévue par contrat (O-3, en liasse). Il faut souligner à ce sujet que la demanderesse a elle-même démontré (D-1) que des honoraires ont été versés pour la réalisation des étapes du contrat, que ces étapes ne prévoient pas toutes la rédaction d’un document et que la rédaction du rapport synthèse faisait partie des étapes réalisées et visées par une facture d’honoraires présentée à l’organisme. D) Le rapport complet de cette étude : [41] La preuve non contredite démontre que ce document n’était pas détenu à la date de la demande d’accès. [42] La preuve non contredite démontre spécifiquement que ce document n’a pas été préparé, le rapport synthèse de l’étude, qui comprend la synthèse des données recueillies, des recommandations et des pistes d’améliorations, étant le seul document dont la rédaction était prévue au contrat abrégé de services professionnels (O-3, en liasse) conclu à la date de la demande d’accès. [43] Il faut de plus réitérer que la preuve présentée par la demanderesse (D-1) identifie les documents dont la rédaction a été réalisée et pour laquelle des honoraires ont été payés. [44] La décision relative à ce document n’a pas à être révisée.
05 10 75 Page : 10 E) La liste des contrats déjà octroyés par la CSST à madame Marcelle Farahian, la date et la durée de ces contrats ainsi que les honoraires qui lui ont été versés : [45] La preuve démontre que cette liste n’était pas détenue par l’organisme qui l’a par ailleurs préparée à partir des renseignements détenus et qui l’a communiquée à la demanderesse le 18 avril 2005 (O-3, en liasse). La décision relative à ces renseignements n’a pas à être révisée. F) Le rapport d’étape visé par la demande de révision : [46] Le rapport d’étape visé par la demande de révision ne fait pas l’objet de la demande d’accès (O-1). [47] Le recours en révision n’est pas, selon ce que prévoit l’article 135 de la Loi sur l’accès, l’occasion d’étendre l’objet d’une demande d’accès : 135. Une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels peut demander à la Commission de réviser cette décision. Une personne qui a fait une demande en vertu de la présente loi peut demander à la Commission de réviser toute décision du responsable sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d'accès à un document ou à un renseignement, sur l'application de l'article 9 ou sur les frais exigibles. Ces demandes doivent être faites dans les trente jours qui suivent la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé par la présente loi au responsable pour répondre à une demande. La Commission peut toutefois, pour un motif raisonnable, relever le requérant du défaut de respecter ce délai. [48] La Commission n’exerce pas la fonction que la loi confère aux responsables de l’accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels.
05 10 75 Page : 11 [49] Il n’y a pas révision possible en ce qui concerne le rapport d’étape visé par la demande de révision du 6 juin 2005. G) Les renseignements nominatifs concernant madame Marcelle Farahian : [50] La décision de la responsable de masquer les renseignements nominatifs décrivant les antécédents professionnels de madame Marcelle Farahian n’a pas à être révisée. Ces renseignements sont confidentiels en vertu des articles 53 de la Loi sur l’accès et ils n’ont pas de caractère public en vertu de l’article 57 de la même loi. La preuve non contredite démontre que madame Marcelle Farahian agissait en qualité de représentante autorisée de Reso Innovac, non pas en qualité de partie au contrat détenu (O-3, en liasse). [51] Ces renseignements nominatifs sont les seuls qui aient été masqués parmi les renseignements qui constituent les documents qui ont été demandés et qui étaient détenus. [52] La Commission souligne qu’aucune preuve ne démontre que l’organisme ait refusé ou omis de communiquer des documents demandés et détenus le 21 mars 2005. La preuve démontre par ailleurs les efforts répétés de la responsable pour vérifier l’existence de documents et son ouverture à communiquer, dès qu’ils ont été complets et finaux, des documents qui n’étaient pas encore détenus à la date de la demande d’accès. [53] ATTENDU la preuve; [54] ATTENDU l’article 1 de la Loi sur l’accès : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
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