Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 06 09 33 Date : Le 22 octobre 2007 Commissaire : M e Guylaine Henri X Demanderesse c. OFFICE MUNICIPAL D’HABITATION DE MONTRÉAL Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION en matière d’accès en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 [1] Le 7 janvier 2006, la demanderesse demande à l’organisme son dossier et tout document la visant et la mettant en cause. Elle demande également les documents concernant un immeuble dont elle donne l’adresse. 1 L.R.Q., c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
06 09 33 Page : 2 [2] Le 9 février 2006, l’organisme transmet à la demanderesse copie de son dossier « locataire » et de son dossier « demandeur ». Concernant l’immeuble visé par la demande d’accès, il informe la demanderesse qu’il n’en est pas propriétaire. [3] Le 7 avril 2006, la demanderesse écrit de nouveau à l’organisme. Elle rappelle sa demande du 11 janvier 2006 et la réponse de l’organisme. Il appert de cette lettre que la demanderesse est insatisfaite des renseignements transmis concernant son dossier à la suite de cette demande d’accès. La demanderesse requiert de nouveau copie de son dossier intégral. Elle écrit de plus ce qui suit : Concernant ma demande d’obtenir le dossier de l’immeuble […]. Vos bureaux aviez un contrat avec M. [ R. L.] anciennement propriétaire jusqu’en date du 10 octobre 2005, un contrat avec propriétaire m’impliquant comme locataire de juin 2001 au 2 novembre 2004. Enquête ce produisant à l’immeuble environs en septembre 2004 investigations locataires propriétaire, justifient, ma demande du dossier […] [sic] [4] Le 28 avril 2006, la demanderesse formule une demande de révision à la Commission d’accès à l’information (la Commission) alléguant qu’elle n’a obtenu aucune réponse de l’organisme. AUDIENCE [5] Une audience est tenue le 21 juin 2007 à Montréal. [6] La soussignée ayant résumé les pièces au dossier de la Commission, M me Ginette Michel, directrice du Secrétariat général et responsable de l’accès aux documents de l’organisme, informe la Commission que celui-ci n’a pas reçu la demande d’accès du 7 avril 2006 et, qu’à son avis, la demande de révision est tardive puisque l’organisme a répondu à la demande d’accès de janvier 2006 en février 2006. [7] Afin de permettre à M me Michel de prendre connaissance de la demande d’accès du 7 avril 2006 et de lui présenter ses observations, la Commission suspend l’audience. Au retour, les parties informent la Commission que la
06 09 33 Page : 3 demanderesse désire, par ses demandes d’accès, obtenir les informations suivantes : Concernant son dossier, les annotations des agents qu’il contient; Concernant sa demande relative à l’immeuble, les renseignements relatifs à [M.], un autre locataire de cet immeuble. [8] M me Michel se déclare prête à témoigner sur la demande de dossier personnel parce qu’elle est identique à la demande du 7 janvier 2006. Elle est également en mesure de témoigner relativement à la réponse donnée au mois de février concernant l’immeuble. Cependant, relativement à cet aspect de la demande, réitéré en avril 2006 et précisé lors de l’audience, lequel viserait l’obtention de renseignements concernant un autre locataire, M me Michel soutient qu’il s’agit probablement de renseignements personnels concernant un tiers. Par ailleurs, elle n’est pas en mesure d’en dire plus, n’ayant pas reçu la seconde demande d’accès. [9] La Commission mentionne aux parties qu’elle constate que la demande d’accès du 7 avril 2006 ne mentionne aucunement qu’elle vise un autre individu que la demanderesse. PREUVE DE L’ORGANISME [10] M me Ginette Michel témoigne pour l’organisme. Elle a traité la demande d’accès du mois de janvier 2006. Elle produit copie du dossier transmis à la demanderesse avec la réponse du 9 février 2006 et des pièces que l’organisme a refusé de lui remettre. L’organisme a finalement transmis l’intégralité du dossier de la demanderesse à son avocate à la suite d’une décision rendue par la Cour du Québec, en novembre 2006, dans le cadre d’un autre recours. [11] En février 2006, le témoin a remis à la demanderesse tout son dossier « locataire » et presque tout son dossier « demandeur » à l’exception de notes manuscrites d’agents de l’organisme, en raison de l’article 9 de la Loi sur l’accès, ainsi que de certains documents informatisés contenus à ce dossier. Si elle avait reçu la demande d’accès du 7 avril 2006, le témoin aurait refusé de lui communiquer les mêmes documents qu’en février 2006.
06 09 33 Page : 4 [12] Le dossier « locataire » de la demanderesse est un dossier résultant du fait que la demanderesse occupe un logement subventionné par l’organisme alors que son dossier « demandeur » résulte de sa demande d’occuper un logement dans une habitation à loyer modique, un « HLM », géré par l’organisme. [13] Le témoin énumère et commente, le cas échéant, les documents qui n’ont pas été remis à la demanderesse en février 2006 : Rapport du comité de sélection (2 pages) : ce rapport ne se trouve habituellement pas dans le dossier « demandeur » d’une personne. Il s’agit d’un document dans lequel un comité de sélection décide de l’admissibilité d’une personne à un HLM; Impression d’écran contenant des notes manuscrites (1 page); Rapport du comité de sélection (1 page) : il s’agit d’un dossier similaire au premier document qui contient des notes manuscrites; Notes d’agents du 10 août 2000 (1 page) : ces notes ne sont pas manuscrites; Rapport d’entrevue - 26 juillet 2000 (1 page) : ce formulaire n’a pas été remis à la demanderesse parce que les champs d’information à compléter sont vides; Lettre du 9 mai 2000 destinée à une autre personne (1 page) : elle n’a pas été transmise à la demanderesse parce qu’elle concerne une autre personne; Note manuscrite (1 page) : le témoin a présumé qu’il s’agissait d’une note d’un agent et a refusé de la transmettre pour ce motif; Note manuscrite concernant un historique d’adresse (1 page) : note manuscrite d’un agent refusée pour ce motif; Carte professionnelle contenant une note manuscrite refusée pour ce motif (1 page); Note manuscrite « renvoi postal » d’un agent refusé pour ce motif (2 pages). [14] Le témoin affirme qu’avec la transmission des documents à l’avocate de la demanderesse en novembre 2006, l’organisme lui a transmis tous les documents qu’il détient à son sujet. [15] Quant à la demande concernant l’immeuble, le témoin réitère la réponse donnée en février 2006, à savoir que l’organisme n’est pas propriétaire de l’immeuble visé par la demande d’accès.
06 09 33 Page : 5 [16] En contre-interrogatoire, le témoin précise qu’elle a refusé de communiquer à la demanderesse les notes manuscrites contenues au dossier en raison de l’article 9 de la Loi sur l’accès. Elle ajoute qu’elle n’a retiré aucun document du dossier de la demanderesse et que celle-ci détient maintenant l’ensemble de la documentation contenue à son dossier. [17] Le témoin ne peut donner de précisions concernant le dossier de [M.] ou le propriétaire de l’immeuble visé par la demande d’accès puisque l’organisme n’a pas reçu la demande d’avril 2006. DE LA DEMANDERESSE [18] La demanderesse a fait une demande d’accès à son dossier parce qu’elle voulait convaincre l’organisme qu’il y avait eu erreur concernant la décision de l’organisme de mettre fin à une subvention pour son logement. [19] La demanderesse précise qu’elle désire obtenir les documents concernant [M.] puisque c’est elle qui les a communiqués à l’organisme. [20] La demanderesse explique que lorsque l’organisme subventionne un logement qui ne lui appartient pas, il signe un contrat avec le propriétaire et un contrat avec le locataire. DE L’ORGANISME [21] M me Michel réitère que l’organisme n’est pas propriétaire de l’immeuble visé par la demande d’accès. Elle confirme que lorsque l’organisme subventionne un logement, il signe un contrat avec le propriétaire de l’immeuble, mais ajoute qu’un bail est également signé entre le propriétaire et le locataire. Le rôle de l’organisme est de verser au propriétaire la partie du loyer qui est subventionnée. [22] L’organisme ne détient aucun dossier concernant des immeubles. Les contrats signés avec les propriétaires sont contenus dans les dossiers qui sont classés par nom de propriétaire et non par adresse de l’immeuble. [23] L’organisme détient également un dossier concernant chaque locataire occupant un logement subventionné. Dans ces dossiers, on retrouve de nombreuses informations confidentielles, notamment la preuve des revenus du locataire transmis aux fins du calcul du montant de la subvention.
06 09 33 Page : 6 ARGUMENTATION DE LA DEMANDERESSE [24] L’organisme n’avait aucun motif pour lui refuser l’accès au dossier de la demanderesse. Quant au dossier concernant l’immeuble, la demanderesse soutient que l’organisme aurait dû communiquer avec elle afin de déterminer ce qu’elle désirait obtenir. DÉCISION [25] La demanderesse a fait une demande d’accès mixte, soit une demande d’accès à des renseignements personnels en vertu de l’article 83 de la Loi sur l’accès pour les demandes concernant son dossier et une demande d’accès générale en vertu de l’article 9 de la Loi sur l’accès pour celles concernant l’immeuble. [26] Les articles 9 et 83 de la Loi sur l’accès prévoient ce qui suit : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. [27] Concernant le dossier de la demanderesse, l’organisme a refusé de communiquer à la demanderesse certains renseignements parce qu’ils contenaient des notes manuscrites d’agent et qu’en vertu du 2 e paragraphe du 1 er alinéa de l’article 9 de la Loi sur l’accès, ces documents ne sont pas assujettis à la Loi sur l’accès.
06 09 33 Page : 7 [28] À mon avis, ce refus est erroné. Depuis la décision Plante c. Office du Crédit Agricole du Québec 2 , la Commission a conclu à l’inapplication, en matière d’accès à des renseignements personnels, de la restriction prévue au second alinéa de l’article 9 de la Loi sur l’accès. [29] En effet, le régime d’accès aux renseignements personnels est énoncé à l’article 83 de la Loi sur l’accès. Or, cet article ne prévoit aucune restriction similaire à celle énoncée au second alinéa de l’article 9 de la Loi sur l’accès. De plus, même si l’article 87 de la loi permet à un organisme de refuser de communiquer un renseignement personnel pour un motif énoncé à la section 2 du chapitre II de la Loi sur l’accès, l’article 9 de la Loi sur l’accès ne fait pas partie de cette section. L’article 87 de la Loi sur l’accès prévoit en effet ce qui suit : 87. Sauf dans le cas prévu à l'article 86.1, un organisme public peut refuser de confirmer l'existence ou de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant, dans la mesure où la communication de cette information révélerait un renseignement dont la communication doit ou peut être refusée en vertu de la section II du chapitre II. [30] Par conséquent, l’organisme aurait dû communiquer à la demanderesse les renseignements personnels la concernant contenus dans les notes manuscrites qu’il détenait puisqu’il n’a fait la preuve d’aucune autre restriction le justifiant de refuser de les communiquer. J’estime par ailleurs que, dans sa réponse, l’organisme aurait dû informer la demanderesse qu’il refusait de lui communiquer certains documents et les motifs sur lesquels il s’appuyait, comme le prévoit le 6 e paragraphe du 1 er alinéa de l’article 47 de la Loi sur l’accès. [31] En raison de ce qui précède, je suis d’avis que l’organisme aurait dû communiquer les documents suivants à la demanderesse : Rapport du comité de sélection (2 pages) ; Impression d’écran et notes manuscrites (1 page) ; Rapport du comité de sélection et notes manuscrites (1 page) ; Notes d’agents en date du 10 août 2000 (1 page) ; Rapport d’entrevue non complété : même si ce document n’est pas complété, il contient des renseignements personnels concernant la demanderesse (1 page) ; 2 [1986] C.A.I. 443.
06 09 33 Page : 8 Note manuscrite (1 page) ; Note manuscrite concernant un historique d’adresse (1 page); Carte professionnelle et note manuscrite (1 page) ; Notes manuscrites « Renvoi postal » (2 pages). [32] La demanderesse n’avait cependant pas droit à la communication de la lettre du 9 mai 2000 puisque celle-ci était destinée à une autre personne et qu’aucune preuve du consentement de cette dernière à la communication de son dossier à la demanderesse n’a été faite. [33] L’organisme ayant communiqué à la demanderesse copie de tout son dossier en novembre 2006, seul un constat concernant les documents qui auraient dû lui être communiqués est nécessaire en l’espèce. [34] Je ne peux faire droit à la demande de révision concernant la demande visant un immeuble. En effet, même si la demanderesse a précisé, dans la demande du mois d’avril 2006, le nom du propriétaire de cet immeuble, permettant ainsi à l’organisme d'identifier le dossier de ce propriétaire, la preuve non contredite démontre que l’organisme n’a pas reçu cette demande d’accès. [35] Au surplus, la demanderesse a précisé à l’audience que cette demande visait en fait la communication des renseignements concernant une autre personne, [M.]. Or, la demande d’accès telle que formulée 3 ne permet pas de savoir que la demanderesse désire obtenir ces renseignements. Par conséquent, si elle désire toujours obtenir la communication de ces renseignements, elle devra faire une demande d’accès informant l’organisme des informations qu’elle désire réellement obtenir. La demanderesse doit cependant savoir que la Loi sur l’accès protège les renseignements personnels 4 concernant d’autres personnes sauf certaines exceptions qu’elle précise. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [36] ACCUEILLE, en partie, la demande de révision de la demanderesse; 3 Voir le paragraphe 3 de la présente décision. 4 Depuis l’adoption et l’entrée en vigueur, le 14 juin 2006, de plusieurs dispositions de la Loi modifiant la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et d’autres dispositions législatives, L.Q. 2006, c. 22, la Loi sur l’accès fait maintenant référence aux « renseignements personnels » en lieu et place des termes « renseignements nominatifs » jusqu’alors utilisés dans cette loi.
06 09 33 Page : 9 [37] CONSTATE que l’organisme aurait dû communiquer les documents suivants à la demanderesse : Rapport du comité de sélection (2 pages) ; Impression d’écran et notes manuscrites (1 page) ; Rapport du comité de sélection et notes manuscrites (1 page) ; Notes d’agents en date du 10 août 2000 (1 page) ; Rapport d’entrevue non complété : même si ce document n’est pas complété, il contient des renseignements personnels concernant la demanderesse (1 page) ; Note manuscrite (1 page) ; Note manuscrite concernant un historique d’adresse (1 page); Carte professionnelle et note manuscrite (1 page) ; Notes manuscrites « Renvoi postal » (2 pages). [38] REJETTE, quant au reste, la demande d’accès. GUYLAINE HENRI Commissaire M e Ewa Gerus Avocate de la demanderesse
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