Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 06 07 20 Date : Le 16 octobre 2007 Commissaire : M e Guylaine Henri X Demanderesse c. COMMISSION SCOLAIRE DES SAMARES Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION en matière d’accès à des renseignements personnels en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 [1] Le 17 mars 2006, la demanderesse s’adresse à l’organisme afin d’obtenir ses dossiers scolaires pour les années 1987 à 1991. [2] Le 27 mars 2006, l’organisme répond à la demanderesse qu’il lui a expédié tous les documents qu’il détient relatifs à sa demande d’accès. 1 L.R.Q., c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
06 07 20 Page : 2 [3] Le 10 avril 2006, la demanderesse formule une demande de révision à la Commission d’accès à l’information (la Commission). Elle allègue que l’organisme lui a remis copie de ses dossiers pour les années 1985, 1986, 1990, 1991 et 1992, mais qu’elle désire obtenir copie de ses dossiers pour les années manquantes puisqu’elle fait une recherche sur son passé. AUDIENCE [4] Par un avis posté aux parties, le 23 février 2007, la Commission convoque les parties à une audience dans ce dossier le 20 juin 2007, à Joliette. [5] Le 20 juin 2007, l’organisme est présent alors que la demanderesse est absente. [6] L’organisme insiste pour procéder dans ce dossier malgré l’absence de la demanderesse. Il soutient qu’il est prêt à procéder et que la demanderesse a été dûment convoquée à cette audience. La Commission accepte cette requête. PREUVE [7] M. Claude Coderre, secrétaire général, directeur des Services du secrétariat général et des communications et responsable de l’accès de l’organisme, témoigne qu’il a reçu la demande d’accès de la demanderesse, l’a traitée et y a répondu le 27 mars 2006. [8] Le témoin a eu plusieurs conversations téléphoniques avec la demanderesse à l’automne 2005, à la suite desquelles il l’a invitée à faire une demande d’accès écrite pour que celle-ci soit traitée conformément à la Loi sur l’accès. C’est dans ce contexte que la demanderesse a formulé la demande d’accès en litige. [9] Le témoin dépose une copie des documents transmis à la demanderesse à la suite de sa demande d’accès (O-1 en liasse) et les commente. Il s’agit des documents suivants : Bulletin scolaire 1985-1986 : 1 re année du primaire. Bulletin scolaire 1986-1987 : 2 e année du primaire. Il apparaît à ce document que la directrice de l’école a signé un avis de départ de la demanderesse le 12 décembre 1986, ce qui signifie que cette dernière a quitté l’école à ce moment.
06 07 20 Page : 3 Bulletin (fiche d’évaluation sommative) 1990-1991 : 6 e année du primaire. Bulletin (fiche d’évaluation sommative) 1991-1992 : 6 e année du primaire reprise. Bulletin scolaire 1992-1993 : 1 re année du secondaire. Bulletin scolaire 1993-1994 : 2 e année du secondaire. Bulletin scolaire 1994-1995 : 2 e année du secondaire reprise. [10] Après l’année scolaire 1994-1995, l’organisme n’a plus de dossier au nom de la demanderesse. [11] Le témoin explique qu’il appert des données contenues au système informatique de l’organisme que la demanderesse y était inscrite pour toutes les années visées par la demande d’accès, y compris les trois années pour lesquelles aucun document n’a été trouvé par le témoin, à savoir les années scolaires 1987-1988, 1988-1989 et 1989-1990. L’information contenue au système informatique ne précise cependant pas si des bulletins ont été émis pour les années pendant lesquelles la demanderesse était inscrite à l’organisme. [12] Une recherche a donc été faite dans les microfiches de l’organisme afin de retrouver tous les bulletins de la demanderesse détenus par ce dernier. [13] Tous les bulletins des élèves sont transférés sur microfiches, à période fixe. Ces microfiches sont vérifiées manuellement par un employé afin de s’assurer qu’aucun document n’a été oublié. Une fois cette vérification faite, la copie papier du document est détruite. Les seuls documents retrouvés dans les microfiches concernant la demanderesse sont ceux que l’organisme lui a transmis. [14] Le témoin ne peut préciser les raisons pour lesquelles l’organisme ne détient pas de bulletins pour les années 1987-1988, 1988-1989 et 1989-1990 alors que la demanderesse était, selon les données contenues au système informatique, inscrite à l’organisme pour chacune de ces années. [15] M me Marie-Claude Jetté, secrétaire au Service des archives de l’organisme, témoigne que c’est elle qui a fait les recherches afin de trouver les documents requis par la demanderesse. Elle a d’abord consulté le système informatique au nom de la demanderesse, dont elle produit une impression d’écran (O-2), pour constater que la demanderesse était inscrite à l’organisme pour toutes les années en litige. Elle a ensuite consulté les microfiches pour obtenir les bulletins correspondants, mais a constaté que les microfiches ne contiennent pas les bulletins des années 1987-1988, 1988-1989 et 1989-1990.
06 07 20 Page : 4 [16] Le témoin Coderre explique que, selon le calendrier de conservation des documents de l’organisme (O-3) en vigueur de 1987 à 1990, l’organisme avait, pour les bulletins du primaire, l’obligation de ne conserver que « les résultats obtenus lors de la dernière année complète de fréquentation et, le cas échéant, le bulletin partiel de la dernière année de fréquentation ». Il soutient donc que l’organisme a conservé plus de bulletins que requis. [17] Malgré les règles du calendrier de conservation, le témoin a communiqué avec la secrétaire de l’école fréquentée par la demanderesse à l’époque des bulletins manquants. Cette secrétaire, qui est la même qu’à l’époque où la demanderesse fréquentait cet établissement, l’a assuré que tous les bulletins des élèves de cette école ont été transmis à l’organisme afin d’être microfilmés et qu’il n’en reste aucun dans les classeurs de cette école. [18] Le témoin suggère que ce qui pourrait expliquer l’absence des bulletins de la demanderesse dans les microfiches de l’organisme est l’emprunt possible des dossiers d’élèves par divers intervenants. À cette époque, on permettait aux intervenants, tels que travailleurs sociaux, avocats ou parents, d’emprunter les dossiers originaux de l’élève avec l’assurance qu’ils les rapportent, ce qui, parfois, n’était pas le cas. [19] Selon le témoin, puisque le système informatique indique que la demanderesse est inscrite à l’organisme pour les années manquantes et qu’il n’y a aucun avis de départ qui y apparaît, les bulletins en litige ont probablement existé. Cependant, ces bulletins ont, pour une raison inconnue, été retirés du dossier de la demanderesse avant d’être microfilmés, de telle sorte qu’ils n’apparaissent pas dans les microfiches. [20] Le témoin affirme que l’organisme a transmis à la demanderesse tous les documents qu’il détenait à son sujet et qu’ils lui ont même donné plus que ce qu’elle demandait, puisque celle-ci requérait la documentation jusqu’en 1991 alors que l’organisme lui a transmis tous les documents qu’il détient jusqu’en 1995. ARGUMENTATION [21] L’organisme soutient que la preuve non contredite à l’audience démontre qu’il ne détient plus les bulletins en litige, s’ils ont existé. [22] L’organisme allègue que la décision de la Commission rendue dans X c. Ville de Sainte-Anne-de-Beaupré 2 trouve application en l’espèce. En effet, tout comme dans cette affaire, il ne soutient pas que les documents en litige n’ont 2 C.A.I. n o 03 09 20, 4 décembre 2006, c. Chartier.
06 07 20 Page : 5 jamais existé. Dans le présent dossier, même s’il ne peut faire la preuve que ces documents ont été détruits, il a démontré qu’il ne les détient plus. La preuve démontre également que ces documents ont probablement circulé en d’autres mains ce qui explique leur absence dans les dossiers de l’organisme. Comme l’organisme ne détenait plus ces documents lors de l’opération microfiche effectuée par l’organisme, les documents n’apparaissent donc pas dans ces archives. [23] L’organisme soutient qu’il a donc fait la démonstration qu’il ne détient plus le document en litige, puisque celui-ci est introuvable. DÉCISION [24] La demanderesse a exercé son droit d’accès aux renseignements personnels la concernant détenus par l’organisme, tel que prévu par l’article 83 de la Loi sur l’accès : 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. [25] L’organisme a communiqué à la demanderesse les bulletins de la demanderesse qu’il détient pour les années : 1985-1986, 1986-1987, 1990-1991, 1991-1992, 1992-1993, 1993-1994, 1994-1995. [26] L’organisme a démontré par une preuve prépondérante que, pour des raisons qu’il ne peut expliquer, il ne détient pas les bulletins pour les années 1987-1988, 1988-1989 et 1989-1990. [27] En effet, l’organisme ne peut affirmer que le document n’a jamais existé, mais il a démontré, à la satisfaction de la Commission, que si ce document a existé, il est introuvable.
06 07 20 Page : 6 [28] Pour expliquer l’absence des documents dans ses archives, l’organisme évoque la possibilité qu’ils aient été empruntés par des intervenants et ne lui aient jamais été remis. Sur cette question, je fais miens les propos de la Commission dans X c. Ville de Sainte-Anne-de-Beaupré 3 […] C’est une hypothèse qui en vaut bien d’autre et à laquelle il n’est pas pertinent de répondre. Quoiqu'il en soit, le document demeure introuvable. [29] Une demande d’accès doit, pour trouver une réponse favorable par un organisme, viser des documents qui sont détenus par celui-ci : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [30] J’estime que la preuve non contredite à l’audience démontre sans équivoque que les documents recherchés par la demanderesse sont introuvables et que l’organisme a remis à la demanderesse tous les documents qu’il détenait concernant sa demande d’accès. La décision de l’organisme n’a donc pas à être révisée. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [31] REJETTE la demande de révision de la demanderesse. GUYLAINE HENRI Commissaire Morency Société d’avocats (M e Sandra Bilodeau) Avocats de l’organisme 3 Précitée, note 2, par. 33.
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