Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 06 08 97 Date : Le 21 septembre 2007 Commissaire : M e Guylaine Henri X Demanderesse c. COOPÉRATIVE DE SOLIDARITÉ D’AIDE DOMESTIQUE AIDE-ATOUT Entreprise DÉCISION OBJET DEMANDE D’EXAMEN DE MÉSENTENTE en vertu de l’article 42 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 [1] Le 20 avril 2006, la demanderesse écrit ce qui suit à l’entreprise : En vertu de l’article 27 de la Loi sur l’accès sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, je désire recevoir une copie « intégrale » de mon dossier chez vous. 1 L.R.Q., c. P-39.1, la Loi sur le privé.
06 08 97 Page : 2 [2] Le 23 mai 2006, la demanderesse formule une demande d’examen de mésentente à la Commission d’accès à l’information (la Commission) alléguant qu’elle n’a reçu aucune réponse à sa demande. [3] Le 12 juin 2006, M me Johanne Jutras, directrice générale de l’entreprise, écrit ce qui suit à la demanderesse : Suite à votre lettre du 20 avril 2006, vous trouverez ci-joint une copie intégrale de votre dossier. Vous excuserez le délai, cependant veuillez prendre note qu’en tout temps vous pouvez avoir accès à votre dossier en vous présentant à nos bureaux. [4] Le 19 juin 2006, la demanderesse soumet à la Commission une demande d’examen de mésentente puisque, écrit-elle : « mon dossier n’est pas intégral comme mentionné. Il manque toutes les notes au dossier avant le 11 juin 2004, et après jusqu’au 10 janvier 2006. » AUDIENCE [5] Une audience est tenue à Montréal le 21 juin 2007. La demanderesse participe à cette audience par lien téléphonique, tel qu’autorisé par la Commission. PREUVE DE L’ENTREPRISE [6] M me Johanne Jutras, directrice générale de l’entreprise, est présente à l’audience pour celle-ci. La demanderesse s’y oppose puisque M me Jutras n’est pas avocate et qu’elle ne peut représenter l’entreprise comme l’avis de convocation transmis par la Commission le mentionne. [7] La soussignée permet à M me Jutras de témoigner sans lui permettre de faire des représentations concernant le dossier. [8] Le sous-paragraphe a) du paragraphe 2 de l’article 128 de la Loi sur le Barreau 2 stipule ce qui suit : 2 L.R.Q., c. B-1.
06 08 97 Page : 3 128. […] 2. Sont du ressort exclusif de l’avocat et non du conseiller en loi les actes suivants exécutés pour le compte d’autrui : a) plaider ou agir devant tout tribunal sauf devant : […]. [9] Les paragraphes 1 à 7 du sous-paragraphe 2 de l’article 28 précisent les individus ou organismes exerçant des fonctions quasi judiciaires devant lesquels il est permis à tout individu de plaider ou agir pour le compte d’autrui. La Commission d’accès à l’information n’est pas mentionnée à ces paragraphes. [10] Le paragraphe c) de l’article 129 de la Loi sur le Barreau stipule cependant ce qui suit : 129. Aucune des dispositions de l’article 128 ne limite ou ne restreint : […] c) le droit des organismes publics ou privés de se faire représenter par leurs dirigeants, sauf aux fins de plaidoirie, devant tout organisme exerçant une fonction quasi judiciaire; […]. [11] En qualité de directrice générale de l’entreprise, M me Jutras avait le droit de représenter celle-ci à l’audience sauf aux fins de plaidoirie. M me Jutras s’est limitée à témoigner sur des faits relatifs à la constitution du dossier concernant la demanderesse et aux recherches effectuées pour répondre à sa demande d’accès, ce qu’elle pouvait faire en vertu de l’article 129 de la Loi sur le Barreau. [12] M me Jutras explique, tel qu’il appert de la lettre du 12 juin 2006, qu’elle a transmis à la demanderesse tout le dossier détenu par l’entreprise. [13] La demanderesse précise que le dossier transmis par l’entreprise ne contient aucune note concernant ses rencontres avec les dames Marchetère, Charest et St-Denis, employées de l’entreprise, qu’elle a rencontrées ou qui lui ont parlé lors de conversations téléphoniques. Elle soutient que le dossier
06 08 97 Page : 4 devrait contenir des notes concernant ces rencontres et conversations téléphoniques. [14] M me Jutras ignore si ces personnes ont omis de consigner des notes des rencontres avec la demanderesse au dossier ou si elles les ont détruites. Elle réitère qu’elle a donné à la demanderesse tout ce que l’entreprise détient à son sujet. Elle ajoute qu’il n’y a qu’un seul dossier au nom de la demanderesse au sein de l’entreprise et qu’elle lui a remis la totalité de celui-ci. [15] M me Jutras ajoute que, puisque les dossiers contiennent des renseignements personnels, tel que le numéro d’assurance maladie de la clientèle, ils sont tous classés dans un classeur au même endroit au sein de l’entreprise. [16] M me Jutras explique qu’elle travaille depuis 2004 dans l’entreprise, mais qu’elle n’occupait pas à ce moment le poste de directrice générale, poste qu’elle a obtenu en novembre 2005. [17] M me Jutras précise qu’actuellement l’entreprise tente de conserver le plus de notes possible dans les dossiers concernant les rencontres avec la clientèle, mais elle ignore si, en 2004, on avait la même politique puisqu’elle était alors commis à la production. Elle était responsable de s’assurer que les employés de l’entreprise sur le terrain aient les informations dont ils avaient besoin pour donner les services à la clientèle. Elle-même ne rencontrait pas la clientèle. DÉCISION [18] La demanderesse a exercé son droit d’accès aux renseignements personnels la concernant détenus par l’entreprise, en vertu de l’article 27 de la Loi sur le privé : 27. Toute personne qui exploite une entreprise et détient un dossier sur autrui doit, à la demande de la personne concernée, lui en confirmer l'existence et lui donner communication des renseignements personnels la concernant. [19] L’entreprise a transmis tardivement à la demanderesse les documents qu’elle détenait la concernant et, pour ce motif, la Commission doit accueillir la demande d’examen de mésentente. En effet, l’article 32 de la Loi sur le privé prévoit que l’entreprise devait répondre dans les 30 jours de la demande :
06 08 97 Page : 5 32. La personne détenant le dossier qui fait l'objet d'une demande d'accès ou de rectification par la personne concernée doit donner suite à cette demande avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande. À défaut de répondre dans les 30 jours de la réception de la demande, la personne est réputée avoir refusé d'y acquiescer. [20] La demanderesse est insatisfaite des documents transmis puisqu’elle est d’avis que son dossier devrait contenir certaines informations qu’on ne lui a pas transmises telles des notes d’entrevues réalisées par des employées de l’entreprise. Elle soutient que ces notes auraient dû être conservées à son dossier et elle ne s’explique pas que cela n’ait pas été fait. [21] La preuve non contredite à l’audience démontre que l’entreprise a remis à la demanderesse tous les documents qu’elle détenait à son sujet. [22] Bien qu’il puisse sembler à la demanderesse souhaitable ou nécessaire que son dossier contienne des renseignements qui n’ont pas été conservés par l’entreprise, la Commission ne peut ordonner à cette dernière de lui communiquer des renseignements qu’elle ne détient pas. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [23] ACCUEILLE, en partie, la demande d’examen de mésentente de la demanderesse; [24] CONSTATE que l’entreprise a transmis à la demanderesse, après la demande d’examen de mésentente, le dossier la concernant détenu par l’entreprise; [25] REJETTE, quant au reste, la demande d’examen de mésentente de la demanderesse. GUYLAINE HENRI Commissaire
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