Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 06 07 32 Date : Le 24 juillet 2007 Commissaire : M e Christiane Constant X Demandeur c. MUNICIPALITÉ DE CHICHESTER Organisme DÉCISION LE LITIGE DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D’ACCÈS À DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, selon les termes de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 [1] Le 24 novembre 2005, le demandeur adresse une demande à M. Donald Gagnon, maire de la Municipalité de Chichester (l’Organisme), en annexant à celle-ci un extrait des « Activités financières - Exercice terminé le 31 décembre 2004 » : 1 L.R.Q., c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
06 07 32 Page : 2 With regard to the attached (Activities Financieres) would you please provide a itemized listing of cost incurred under the heading of Administration Generale. [2] Le 12 décembre 2005, l’Organisme répond au demandeur : In reference to your letter dated November 24 th , 2005 I can only refer you to a written answer that Council sent you on September 14 th , 2005 and reiterate the fact that it was answered at question # 3. However, I can also refer you to page 29 of the 2004 financial statement for which I have attached a copy. [3] Le 3 janvier 2006, le demandeur indique à l’Organisme qu’il a reçu le document que celui-ci lui a fait parvenir relativement aux dépenses effectuées pour l’année financière se terminant le 31 décembre 2004. Il ajoute, cependant, que sa demande vise à obtenir des explications, des détails, des noms d’individus et une preuve ayant trait aux dépenses totalisant un montant de 101 991 $. Il informe de plus l’Organisme, le 10 janvier 2006, de son intention de s’adresser à la Commission d'accès à l'information (la Commission) afin que sa décision soit révisée. [4] Le 20 janvier 2006, l’Organisme explique au demandeur qu’il a déjà répondu à sa demande. Il le réfère aux documents et à la réponse qu’il lui a transmis le 12 décembre 2005. Il indique que les états financiers pour l’année financière 2004 lui sont accessibles. [5] Insatisfait, le demandeur sollicite, le 21 avril 2006, l’intervention de la Commission afin que soit révisée la décision de l’Organisme. Il précise que sa demande vise deux éléments : les détails relatifs au montant de 101 991 $ indiqué à la rubrique « Administration Générale », sous la colonne « Réalisations » pour l’année financière 2004 et les informations eu égard aux bénéfices octroyés à la secrétaire de l’Organisme en 2004, au montant de 19 575 $, alors que l’estimation faite pour l’année fiscale 2005 s’élevait à 23 163 $. L’AUDIENCE [6] L’audience de la présente cause se tient à Gatineau, le 2 mai 2007, en présence du demandeur et du témoin de l’Organisme, ce dernier étant représenté par M e Nério De Candido.
06 07 32 Page : 3 LA PREUVE DE L’ORGANISME Témoignage de M. Richard Vaillancourt [7] Interrogé par M e De Candido, M. Vaillancourt déclare qu’il est responsable de l’accès aux documents au sein de l’Organisme. À ce titre, il a examiné les demandes d’accès formulées par le demandeur. Il témoigne sur les documents suivants : Pièce O-1 : Il s’agit d’un document non signé adressé aux membres du conseil municipal, daté du mois de juillet 2005. Il a pris connaissance du document estimant qu’il provient du demandeur. Il n’y a pas donné suite. Pièce O-2 : Il s’agit d’un extrait de procès-verbal d’une séance régulière tenue le 3 août 2005. Le demandeur a assisté à une séance régulière du conseil municipal de l’Organisme, tenue le 3 août 2005, et est intervenu en faisant les représentations mentionnées au paragraphe 4 de la section « Visiteurs » d’un extrait du procès-verbal. Pièce 0-3 : Il s’agit d’une lettre adressée au demandeur. Le conseil municipal de l’Organisme a examiné les questions et interventions faites par le demandeur et a indiqué ce qui suit, en précisant que la réponse à la question 3 se trouve déjà dans les documents datés des mois de juillet et août 2005. Les commentaires du demandeur se retrouvent aux sections « Allegation » et « Question » tandis que les commentaires de l’Organisme se retrouvent aux sections « Correction » et « Answer »: 1. Allegation: For the fiscal year 2005 council approved in it’s budget a 18.3% (percent) increase for its secretary, as well as corresponding increase in benefits.
06 07 32 Page : 4 Correction: Definitely not. The salary increase for the Director General for the year 2005 was the same as the one for the Mayor and Councillors, 3% cost of living allowance and a 1% merit increase. […] 3. Question: The actual cost for the administrative services for the year 2004 exceeded budget by $10,991.00 dollars. Would council care to provide details for the additional spending? Answer: This is not additional spending as the cost would have to come from the original budget. However, it is the elected members of Council who have the power and decisional right to adjust budget figures when the need occurs. The added additional expenses made necessary and approved by Council were mainly for extra expenses incurred in travel and convention for Mayor and Councillors, office maintenance and bad debts and land sale purchase. The Municipality still finished the year with a surplus of $1,659.00. Pièce O-4 : Il s’agit d’une lettre du demandeur adressée aux membres du conseil municipal de l’Organisme. Insatisfait de cette réponse (pièce O-3), le demandeur transmet une lettre, datée du 20 septembre 2005, aux membres du conseil municipal de l’Organisme les informant, entre autres que : « […] Your answers to these direct question are Incomplete and Totally Un-Acceptable. » Les membres de ce conseil n’y ont pas donné suite. Pièces O-5 et O-6 : Il s’agit d’une lettre du demandeur et des activités financières de l’Organisme. M. Vaillancourt reconnaît avoir reçu la demande d’accès datée du 24 novembre 2005, à laquelle est joint un extrait des « Activités financières - Exercice se terminant le 31 décembre 2004 ». Dans ce document, on y trouve les réalisations de l’Organisme pour la même année ainsi que pour
06 07 32 Page : 5 celle visant 2003, celle-ci n’ayant été inscrite qu’aux fins de comparaison. Il ajoute que le budget a été préparé par le vérificateur général de cet organisme et qu’il a été transmis au ministère des Affaires municipales. Pièces O-7 et O-8 : Il s’agit d’une lettre du maire de l’Organisme adressée au demandeur et d’une analyse de dépenses de fonctionnement de l’Organisme à laquelle est joint une note datée du 16 septembre 2005. Il a pris connaissance de la réponse que l’Organisme a fait parvenir au demandeur et de l’extrait de l’« Analyse des dépenses de fonctionnement » pour l’exercice financier se terminant le 31 décembre 2004. Il explique également l’écart de plus de 10 000 $ (entre 101 991 $ et 91 000 $) et les bénéfices octroyés à la secrétaire de l’Organisme. Il réfère à cet effet aux réponses déjà transmises par celui-ci au demandeur (pièce O-3 précitée). Pièce O-9 : Il s’agit d’une lettre du demandeur adressée à l’Organisme. Il reconnaît avoir pris connaissance de la lettre du demandeur datée du 3 janvier 2006, selon laquelle il indique notamment qu’il cherche à obtenir auprès de l’Organisme « […] a listing of individual expense items that make up the total actual of (101991.00) ». Il précise que ce document est inexistant. Pièce O-10 : Il s’agit d’une lettre du demandeur adressée à l’Organisme. Il reconnaît, en outre, avoir pris connaissance d’une lettre datée du 10 janvier 2006 que le demandeur a transmise à l’Organisme, l’informant de son intention de formuler une demande de révision auprès de la Commission. Pièce O-11 : Il s’agit d’une lettre de l’organisme adressée au demandeur. Il reconnaît que l’Organisme a fait parvenir une lettre au demandeur, le 20 janvier 2006, l’informant que les états financiers lui sont accessibles dans leur intégralité, moyennant le paiement des frais exigibles. Dans cette lettre, l’Organisme fait de plus remarquer notamment : […] Firstly, your July 2005 inquiry made up of 10 specific questions was fully answered in a letter addressed to you and dated September 14, 2005, and I honestly think that this Municipality has gone beyond the spectrum of the law
06 07 32 Page : 6 in providing you with details that normally would not be readily available without an extra effort. Also, in my opinion, the subject of your November 24, 2005 application was also answered. […] […] I simply wish to advise you that in my mind this Municipality has more than accommodated your demands, and I urge you to obtain the 2004 financial statement and that your choice in proceeding with a revision at the commission level as indicated in your January 10, 2006 correspondence is entirely your free choice. […] P.S. The 2004 financial statement is presently available at a cost of $24.24 taxes included Pièce O-12 : Il s’agit d’une lettre du demandeur adressée à l’Organisme. Il reconnaît qu’en réponse à la lettre ci-dessus mentionnée, le demandeur requiert de l’Organisme, le 16 mars 2006 : […] the financial report in its entirety is always available as per Law. With regard to the above Quote would you please confirm that the specific details I have requested as per my letter of January 25, 2006 will be made available. Would you also advise what procedure you recommend that I follow to acquire such information. Il précise que l’Organisme ne détient pas de document autre que les « états financiers » à propos desquels il a suggéré au demandeur de s’en procurer un exemplaire, moyennant le paiement des frais exigibles. Pièces O-13 et O-14 : Il s’agit d’une lettre de la Commission adressée à l’Organisme et de la demande de révision. Il a pris connaissance d’une lettre que lui a fait parvenir la Commission, le 9 mai 2006, précisant que c’est à ce moment qu’il a été mis au courant de cette demande. Dans ce document, le demandeur souhaite obtenir des réponses aux deux éléments pour lesquels l’Organisme lui a déjà fourni
06 07 32 Page : 7 une réponse (pièce O-3 précitée). Il n’existe cependant pas de document autre que ceux qu’il a déjà en sa possession. DU DEMANDEUR [8] Le demandeur reconnaît avoir transmis à l’Organisme un document (pièce O-1 précitée). Il reconnaît également que, par l’intermédiaire de M. Vaillancourt, l’Organisme lui a fait parvenir des documents et qu’il a fait le nécessaire pour répondre à ses questions. Il maintient, toutefois, sa demande afin de connaître les motifs pour lesquels les bénéfices liés à la secrétaire de l’Organisme pour l’année fiscale 2004 ont augmenté de plus de 18 %. À cet égard, il se dit insatisfait des explications fournies par l’Organisme. [9] Il ajoute que la réponse de l’Organisme eu égard au surplus de plus de 10 000 $ est vague et incomplète; il s’en déclare également insatisfait. Il considère cette somme d’argent comme étant une « mauvaise dette » et veut en connaître la provenance. [10] Il signale que les informations recherchées aux deux paragraphes précédents de la présente décision existent dans les documents de l’Organisme et que celui-ci devrait les lui transmettre. [11] Il reconnaît, de plus, qu’il a reçu un extrait du procès-verbal de la séance du conseil municipal de l’Organisme, daté du 9 janvier 2006 (pièce D-1). Il a, par la suite, fait parvenir à l'Organisme une lettre datée du 6 février 2006 (pièce D-2), indiquant notamment : Your letter of January 20, 2006 is indeed positive. It does appear we are inching closer towards answering the questions on the 18.3% increase and the 10,991.00 dollars over budget. A itemized listing of the pose using the attached illustration would be most satisfactory. The same format could be used for the 18.3% increase. [12] Il souligne, par ailleurs, qu’il existe un processus démocratique qui doit être respecté par l’Organisme, celui-ci étant imputable à l’égard des citoyens et devant agir avec transparence. Il ajoute que les informations manquantes lui sont nécessaires afin d’être en mesure, d’une part, d’en discuter avec ses concitoyens et, d’autre part, de faire des suggestions à l’Organisme pour assainir les finances publiques.
06 07 32 Page : 8 [13] Contre-interrogé par M e De Candido, le demandeur indique qu’il cherche à obtenir des renseignements qui lui permettraient, entre autres, de comprendre et d’interpréter les dépenses indiquées par l’Organisme aux états financiers. ARGUMENTS DE L’ORGANISME [14] M e De Candido plaide que l’article 1 de la Loi sur l’accès prévoit que cette loi s’applique aux documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions. [15] À cet effet, il résume le témoignage de M. Vaillancourt voulant que, dans le présent cas, celui-ci ait fait parvenir au demandeur les documents détenus par l’Organisme, en se basant sur les explications fournies par les auteurs Duplessis et Hétu 2 , lorsqu’ils indiquent notamment : [20] Il s’ensuit que le document demandé doit exister et être détenu par l’organisme public dans la forme recherchée au moment où la demande d’accès lui parvient. L’organisme n’a pas à confectionner un nouveau document à partir de plusieurs renseignements, données ou documents qu’il détient, et ce, indépendamment de l’importance de ses ressources financières. Ainsi, si la communication du document requiert un calcul, une comparaison de renseignements, un travail de recherche ou de sélection de renseignements, une analyse de données ou une compilation d’informations, l’organisme pourra, en vertu de l’article 15 de la Loi sur l’accès, refuser le droit d’accès. [16] Il rappelle de plus que, selon la preuve, l’Organisme ne détient pas d’autres documents. 2 Yvon DUPLESSIS et Jean HÉTU, L’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, Loi indexée, commentée et annotée, Publications CCH, 2007, p. 6251.
06 07 32 Page : 9 DÉCISION [17] Le demandeur a le droit de s’adresser à l’Organisme afin d’exercer son droit, selon les termes des articles 1 et 9 de la Loi sur l’accès, afin d’obtenir de celui-ci des documents dans la mesure où ces derniers existent : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. [18] Il est opportun de préciser que, dans le présent cas, les documents recherchés par le demandeur ne visent aucune restriction législative tant au niveau de la Loi sur l’accès que pour d’autres lois. [19] La preuve non contredite démontre que l’Organisme a amplement répondu à la demande, en faisant parvenir au demandeur les documents disponibles. De plus, l’Organisme a suggéré au demandeur de se procurer un exemplaire des états financiers pour l’année fiscale 2004, moyennant le paiement des frais exigibles (pièce O-11) afin d’en prendre connaissance dans son intégralité. Le demandeur ne l’a pas fait, spécifiant que les deux informations décrites dans sa demande de révision existent. L’Organisme devait donc lui transmettre. [20] De plus, le demandeur reconnaît que l’Organisme lui a expliqué la provenance de l’augmentation de plus de 18 % des bénéfices liés à sa secrétaire. Il reconnaît également qu’il a reçu des explications relativement à la différence de plus 10 000 $ (entre 101 991 $ et 91 000 $) à la rubrique « Administration générale », sous les colonnes « Budget » et « Réalisations » pour l’année fiscale 2004. Il ajoute cependant qu’il devrait être en mesure d’interpréter ces chiffres, afin d’en discuter avec ses concitoyens.
06 07 32 Page : 10 [21] À cet égard, cet aspect de la demande vise à obtenir des explications et des renseignements. L’échange de correspondance entre le demandeur et l’Organisme (par exemple, les pièces O-3, O-9 et O-11) démontre bien que ce dernier est allé au-delà des exigences de la Loi sur l’accès. [22] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : PREND ACTE que l’Organisme a transmis des documents au demandeur; FERME le dossier. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire M e Nério De Candido Procureur de l’Organisme
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