Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 06 03 00 Date : Le 3 juillet 2007 Commissaire : M e Guylaine Henri X Demandeur c. VILLE DE REPENTIGNY Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION en matière d’accès en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 Demande d’accès du 4 janvier 2006 [1] Le 4 janvier 2006, le demandeur écrit au directeur général de l’organisme afin d’obtenir divers documents concernant le poste de directeur de cabinet pour la mairie de l’organisme et les élections municipales 2005. Le demandeur désire 1 L.R.Q., c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
06 03 00 Page : 2 notamment consulter la résolution n o 2005-1206-383 de l’organisme et le contrat de travail y annexé. [2] Le 6 février 2006, l’organisme répond à cette demande d’accès en communiquant au demandeur plusieurs documents dont, tel qu’il appert de la lettre signée par M. Jean Fafard, responsable de l’accès à l’information de l’organisme, la résolution n o 2005-1206-383 et le contrat de travail annexé. Demande d’accès du 30 janvier 2006 [3] Le 30 janvier 2006, le demandeur écrit au directeur général de l’organisme afin de consulter les contrats des villes avoisinantes de l’organisme dont celui-ci se serait inspiré pour élaborer le contrat de travail du directeur de cabinet pour la mairie de l’organisme. Le demandeur rappelle que, lors d’une assemblée du Conseil tenue le 25 janvier précédent, des représentants de l’organisme auraient fait référence à l’existence de contrats similaires au sein de villes avoisinantes. [4] Le 8 février 2006, l’organisme informe le demandeur de ce qui suit : […] Vous comprendrez que ces documents appartiennent aux dites municipalités et que vous devez donc vous adresser directement à ces dernières, afin qu’elles vous en transmettent des copies conformément aux dispositions applicables en matière d’accès à l’information. Demande de révision [5] Le 20 février 2006, le demandeur s’adresse à la Commission d’accès à l’information (la Commission) afin qu’elle révise les décisions de l’organisme mentionnées ci-dessus. [6] Concernant la demande d’accès du 4 janvier 2006, le demandeur précise que l’organisme a répondu partiellement à sa demande : […] En effet, ma demande de consultation portait sur le ‘contrat de travail’ faisant partie intégrante de la résolution. Le document qui m’a été transmis comporte différentes signatures, de toute évidence, le contrat signé postérieurement à l’adoption de la résolution 2005-1206-
06 03 00 Page : 3 383. Je désire donc consulter le document présenté aux membres du conseil municipal dûment authentifié et faisant partie du dossier de la résolution concernée. […] [7] Concernant la réponse de l’organisme à sa demande d’accès du 30 janvier 2006, le demandeur précise ce qui suit : […] Le 8 février la Ville refusait de répondre à ma demande par laquelle je demandais de consulter les contrats auxquels le directeur général ou la mairesse avaient fait référence lors de l’assemblée du conseil tenue le 25 janvier. (PJ) AUDIENCE [8] Une audience est tenue à Montréal le 26 février 2007. [9] Seul le responsable de l’accès aux documents de l’organisme, M. Jean Fafard, est présent pour ce dernier. [10] En début d’audience, le demandeur précise que, concernant la demande d’accès du 4 janvier 2006, le seul document en litige est le contrat de travail qui était annexé à la résolution n o 2005-1206-383. Quant à la demande d’accès du 30 janvier 2006, le demandeur précise que, n’ayant obtenu aucun contrat de travail auquel le directeur général ou la mairesse de l’organisme avait fait référence lors de l’assemblée du conseil tenue le 25 janvier 2006, ce sont ces documents qui sont en litige. PREUVE [11] M. Jean Fafard témoigne pour l’organisme. Il explique qu’à la réception de la demande d’accès du 4 janvier 2006, il a communiqué avec le Service du greffe de l’organisme afin d’obtenir la résolution n o 2005-1206-383 ainsi que le contrat annexé à celle-ci. Les documents qu’il a transmis au demandeur, le 6 février 2006, sont ceux qu’il a obtenus du Service du greffe à la suite de cette demande. [12] Cependant, le demandeur fait valoir que le contrat transmis avec la réponse du 6 février 2006 est un contrat signé par les parties. Ce document ne
06 03 00 Page : 4 peut donc pas être celui qui accompagnait la résolution n o 2005-1206-383, puisque c’est celle-ci qui autorisait les représentants de l’organisme à signer le contrat de travail du directeur de cabinet pour la mairie de l’organisme. [13] Le demandeur précise que le document qu’il désire obtenir n’est pas le contrat signé à la suite de l’adoption de la résolution n o 2005-1206-383, mais bien le document vierge qui accompagnait la résolution soumise aux membres du conseil de ville de l’organisme. [14] Le responsable de l’accès s’engage à communiquer avec le greffier de l’organisme afin d’obtenir, si ce document est toujours détenu par l’organisme, copie du projet de contrat du directeur de cabinet pour la mairie de l’organisme soumis au conseil de ville de ce dernier avec la résolution n o 2005-1206-383. Il s’engage également à ce que le greffier de l’organisme complète un affidavit faisant état des recherches qu’il a effectuées au sujet de ce document. [15] Par une lettre du 13 mars 2006, reçue à la Commission le 15 mars suivant, M. Fafard transmet à la Commission un affidavit signé le 12 mars 2007 par le greffier de l’organisme, accompagné de deux documents : • copie d’une recommandation de la Direction générale de l’organisme du 17 novembre 2005 d’approuver le renouvellement du contrat de travail du directeur de cabinet pour la mairie de l’organisme, rétroactivement au 7 novembre 2005; • copie d’un contrat de travail entre le directeur de cabinet pour la mairie de l’organisme sur lequel les termes « Projet – aux fins de discussion seulement » apparaissent. [16] Dans son affidavit, le greffier de l’organisme déclare notamment ce qui suit : […] 2. Suite à l’audition devant la Commission d’accès à l’information du Québec tenue le 26 février 2007, j’ai effectué une recherche afin de déterminer quels documents ont été présentés au conseil municipal au soutien de la résolution 2005-1206-383 adoptée lors de la séance spéciale tenue le 6 décembre 2007; 3. Selon les archives municipales, dont j’ai la garde, les documents ci-joints sont les documents gardés au dossier concernant la résolution 2005-1206-383;
06 03 00 Page : 5 [17] Par une lettre du 2 avril 2007, reçue à la Commission le 3 avril suivant, le demandeur déclare que la communication du projet de contrat de travail concernant la résolution n o 2005-1206-383 règle cet aspect de sa demande de révision. Le demandeur souligne cependant que l’organisme aurait dû lui permettre de consulter ce document dès le 4 janvier 2006. [18] Sous une rubrique intitulée « Demande de la direction générale », le demandeur prend note du troisième paragraphe de l’affidavit du greffier de l’organisme confirmant la présence, dans les archives de l’organisme, de la recommandation de la Direction générale de ce dernier concernant le renouvellement du contrat du directeur de cabinet. [19] Le demandeur note également que l’affidavit ne contient aucune indication relative à quelque recommandation ou résolution du Comité exécutif à l’effet d’approuver le projet de contrat. [20] Le demandeur soutient qu’une telle résolution du Comité exécutif existe sous le n o CE777-24-1107 et qu’un projet de résolution aurait même été soumis au conseil de l’organisme pour approbation et autorisation de signature du contrat de travail. Le demandeur allègue également qu’il s’est rendu à l’Hôtel de Ville, le 22 mars 2007, afin de consulter les dossiers relatifs à diverses résolutions, notamment la résolution n o CE777-24-1107, et que le greffier adjoint de l’organisme l’a avisé que cette demande était traitée comme une nouvelle demande d’accès à l’information. Demande d’accès du 30 janvier 2006 [21] Le responsable de l’accès de l’organisme explique que, sur réception de la demande d’accès du 30 janvier 2006, il a rencontré le directeur général de ce dernier, M. Robert Weemaes. Ce dernier l’a informé qu’il avait eu des échanges verbaux avec des représentants de diverses municipalités environnantes de l’organisme, mais qu’aucun document n’avait été échangé. [22] M. Weemaes a expliqué au témoin Fafard que le contrat de travail du directeur du cabinet pour la mairie a été préparé à partir des contrats types de l’organisme qui sont utilisés pour des contrats à durée déterminée pour divers employés de l’organisme. Il y a actuellement cinq ou six cadres au sein de l’organisme qui ont un tel type de contrat de travail. [23] M. Weemaes a expliqué à M. Fafard que l’organisme ajuste et adapte ce contrat type en fonction du poste de la personne pour lequel ce contrat est élaboré.
06 03 00 Page : 6 [24] M. Fafard dépose une liste de quatre villes consultées au sujet du contrat du directeur de cabinet de la mairie ainsi que les coordonnées des responsables de l’accès de ces organismes (O-1). M. Fafard reconnaît qu’en vertu de l’article 48 de la Loi sur l’accès, cette liste aurait dû être communiquée au demandeur avec la réponse du 8 février 2006. [25] M. Fafard précise que la liste contient également le nom de M e Michel Cantin, un avocat de la firme Bélanger Sauvé, puisque le contrat de travail du directeur de cabinet pour la mairie a été élaboré à la suite des échanges avec les diverses municipalités, mais également après consultation de M e Cantin, conseiller juridique de l’organisme. [26] Aucun document n’a été échangé entre les municipalités consultées et l’organisme concernant les contrats de travail. Il n’y a eu que des communications verbales. [27] En contre-interrogatoire, le responsable de l’accès témoigne que le directeur général ne lui a pas mentionné avoir consulté la Ville de Montréal pour le contrat de travail du directeur de cabinet pour la mairie. [28] Le demandeur témoigne que le directeur du cabinet pour la mairie de l’organisme avait occupé le poste d’attaché politique du maire de l’arrondissement Pointe-aux-Trembles / Rivière-des-Prairies / Montréal-Est en 2002. ARGUMENTATION DE L’ORGANISME [29] L’organisme ne présente pas d’argumentation. DU DEMANDEUR [30] Le demandeur soutient que l’organisme, en application de l’article 48 de la Loi sur l’accès, aurait dû lui transmettre le nom des quatre villes consultées pour la préparation du contrat de travail du directeur de cabinet pour la mairie de l’organisme avec la réponse qu’il lui a fournie le 8 février 2006. [31] Le demandeur doute qu’au cours des négociations avec M. Camirand, devenu directeur de cabinet de la mairie de l’organisme, le directeur général n’ait
06 03 00 Page : 7 pas reçu copie du contrat qui liait M. Camirand à l’arrondissement Pointe-aux-Trembles / Rivière-des-Prairies / Montréal-Est. [32] Le demandeur s’interroge sur la fiabilité d’un témoignage fondé sur du ouï-dire. DÉCISION Demande d’accès du 4 janvier 2006 [33] La Commission constate qu’à la suite de la réception de l’affidavit du greffier de l’organisme ainsi que des documents contenus au dossier de l’organisme concernant la résolution n o 2005-1206-383, le demandeur considère que cette question est réglée. [34] Cependant, puisque la demande de révision a donné lieu à la communication de documents au demandeur, la Commission doit accueillir, pour ce motif, la demande de révision concernant cette demande d’accès. [35] Dans sa lettre du 2 avril 2007, le demandeur soutient que certains documents concernant des résolutions du Comité exécutif de l’organisme devraient accompagner la recommandation de la Direction générale de l’organisme concernant le renouvellement du contrat du directeur de cabinet pour la mairie de l’organisme. [36] Sur cette question, la Commission est d’avis que la demande de documents concernant des résolutions du Comité exécutif n’est pas recevable dans le présent dossier, puisque, comme le demandeur et l’organisme en ont informé la Commission lors de l’audience du 26 février 2007, la seule question qui restait en litige relativement à la demande d’accès du 4 janvier 2006 concernait le contrat annexé à la résolution n o 2005-1206-383. Or, les documents concernant les recommandations du Comité exécutif sont distincts de ce document et doivent faire l’objet d’une autre demande de révision. Demande d’accès du 30 janvier 2006 [37] La seule preuve présentée à la Commission concernant les documents dont l’organisme s’est inspiré pour élaborer le contrat du directeur de cabinet pour la mairie est le témoignage du responsable de l’accès de l’organisme qui a rapporté les propos que lui avait tenus le directeur général de l’organisme, M. Weemaes.
06 03 00 Page : 8 [38] Du témoignage de M. Fafard, il appert que M. Weemaes était responsable de la préparation de ce contrat et que ce dernier s’est inspiré du contrat type de contrat à durée déterminée, à partir duquel l’organisme a élaboré les contrats de quelques autres employés de l’organisme. Il appert également que M. Weemaes a eu des discussions avec les représentants de quatre municipalités environnantes, soit Trois-Rivières, Sherbrooke, Saguenay et Terrebonne. [39] Bien que M. Weemaes n’ait pas témoigné devant elle, la Commission est d’avis qu’une preuve satisfaisante lui a été faite que l’organisme ne détient pas de documents concernant les contrats des directeurs de cabinet d’autres municipalités que celles de l’organisme. [40] Le demandeur soutient également qu’il est douteux que le directeur général de l’organisme ait consulté l’avocat de ce dernier sans qu’aucun document ne soit échangé. La Commission, sur cette question, tient à souligner que le demandeur, dans sa demande d’accès, a précisé qu’il désirait obtenir les contrats similaires des autres villes avoisinantes dont l’organisme s’était inspirée pour élaborer le contrat du directeur de cabinet. Par conséquent, les documents qui ont pu être échangés entre l’organisme et son avocat dans le cadre de l’élaboration du contrat du directeur de cabinet ne font pas partie de la demande d’accès en litige. La Commission ne peut donc en disposer. [41] La Loi sur l’accès ne s’applique qu’aux documents qui sont détenus par un organisme : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [42] La preuve démontre que l’organisme ne détient pas de document concernant la demande d’accès du 30 janvier 2006 et que, par conséquent, la décision de l’organisme n’a pas à être révisée sur cette question. [43] La Commission constate toutefois que l’organisme a communiqué au demandeur, lors de l’audience du 26 février 2007, un document l’informant du nom des municipalités consultées au sujet du contrat de travail du directeur de cabinet pour la mairie ainsi que du nom de l’avocat de l’organisme. Pour ce motif, la Commission doit accueillir en partie la demande de révision en litige.
06 03 00 Page : 9 POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [44] ACCUEILLE, en partie, les demandes de révision du demandeur; [45] CONSTATE que l’organisme a transmis au demandeur, après que ce dernier ait formulé une demande de révision dans cette affaire, copie d’un projet de contrat de travail de même que d’une recommandation de la Direction générale de l’organisme concernant le renouvellement du contrat, documents visés par la demande d’accès du 4 janvier 2006; [46] CONSTATE que l’organisme a communiqué au demandeur, lors de l’audience du 26 février 2007, un document l’informant du nom des municipalités consultées au sujet du contrat de travail du directeur de cabinet pour la mairie ainsi que du nom de l’avocat de l’organisme; [47] REJETTE, quant au reste, les demandes de révision du demandeur. GUYLAINE HENRI Commissaire
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