Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 06 06 72 Date : Le 4 juillet 2007 Commissaire : M e Christiane Constant X Demandeur c. COMMISSION ADMINISTRATIVE DES RÉGIMES DE RETRAITE ET D’ASSURANCES Organisme DÉCISION LE LITIGE DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D’ACCÈS À DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, selon les termes de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 [1] Le 15 janvier 2006, le demandeur signale qu’un conflit l’oppose à la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (l’Organisme) relativement à un montant d’argent qui lui a été versé par celui-ci à titre de rente de retraite anticipée. Il souhaite connaître : 1 L.R.Q., c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
06 06 72 Page : 2 1) le nombre de personnes se trouvant dans une situation analogue à la sienne; 2) le montant total de la rente de retraite anticipé qu’il a reçu durant sept ans; 3) le nombre de personnes ayant été informées par écrit qu’elles devraient rembourser pour le reste de leur vie dans ce type de situation; 4) le montant total qu’il a remboursé à l’Organisme de juillet 2003 à décembre 2005. [2] Le 3 avril 2006, M e Renée Madore, secrétaire générale, directrice des affaires institutionnelles et responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels, répond au demandeur que l’Organisme ne détient pas les renseignements demandés aux points 1 et 3 de la demande d’accès. Elle invoque à cet effet l’article 15 de la Loi sur l’accès, ce dernier n’exigeant pas d’un organisme de créer un document pour satisfaire une demande. [3] Quant aux points 2 et 4 de la demande d’accès, M e Madore répond au demandeur en ces termes : […] Quant à votre demande du montant qui a été reçu en anticipation et du montant total que vous avez remboursé à la CARRA, de juillet 2003 à décembre 2005, nous vous référons à la lettre de M e Michèle Héroux du Service juridique de la CARRA, en date du 25 août 2005, ainsi qu’à la décision du Comité de réexamen (Résolution no 05-07) lors d’une séance tenue le 18 mars 2005. ces documents dont vous trouverez copies annexées à la présente fournissent une réponse à vos interrogations. […] [4] Le 20 avril 2006, le demandeur sollicite l’intervention de la Commission d’accès à l’information (la Commission) afin que soit révisée la décision de l’Organisme. L’AUDIENCE [5] L’audience de la présente cause se tient à Montréal, le 19 avril 2007, en présence du demandeur et de M e Jean Maranda, procureur de l’Organisme.
06 06 72 Page : 3 Remarques préliminaires [6] M e Maranda fait part de l’étonnement de l’Organisme à recevoir un avis de convocation de la Commission relatif à la présente cause, d’autant plus qu’il s’attendait à ce que le litige entre les parties soit réglé par le biais de la médiation. Il ajoute qu’afin de soumettre une défense pleine et entière, l’Organisme doit être en mesure de connaître exactement ce à quoi réfère le demandeur dans sa demande. [7] Il souligne en outre, que la plupart des renseignements recherchés par le demandeur se trouvent dans une décision en arbitrage rendue par le « Comité de réexamen, secteur de la santé et des services sociaux ». [8] Il indique par ailleurs que, le 3 avril 2006, M e Madore a fait parvenir une lettre, sous pli recommandé, au demandeur à sa dernière adresse connue, à laquelle sont joints des documents. Il estime que l’Organisme a transmis à celui-ci tous les documents qu’il détient en lien avec la demande. [9] La Commission prend note des remarques préliminaires soumises par le procureur de l’Organisme. Le demandeur, pour sa part, estime que celui-ci n’a pas répondu à sa demande. LA PREUVE DE L’ORGANISME [10] Comme élément de preuve, M e Maranda produit des documents dont les renseignements s’y trouvant peuvent se résumer comme suit : a) Une déclaration solennelle datée du 16 avril 2007 portant la signature de M e Madore. Celle-ci indique que, le 24 mars précédent, le « Service contacts clients » de l’Organisme lui a acheminé la demande d’accès formulée par le demandeur. Elle explique les démarches qu’elle a effectuées afin de pouvoir répondre à la demande. Elle explique, par exemple, les motifs pour lesquels certains documents sont inexistants, alors que d’autres se trouvent dans le rapport annuel de gestion de l’Organisme ou dans « la sentence arbitrale » datée du 2 mars 2007 (pièce O-1);
06 06 72 Page : 4 b) Une copie de la réponse de l’Organisme adressée au demandeur le 3 avril 2006 ainsi que les documents s’y rattachant. Il réfère particulièrement à une lettre datée du 25 août 2005 que M e Michèle Héroux, du Service juridique de l’Organisme, a transmis au demandeur. Elle fait notamment le calcul de la rente annuelle réduite de celui-ci, indique « le montant de l’anticipation PVS-RRQ » auquel il aurait droit et inscrit le montant total de ses revenus de retraite annuels (pièce O-2 en liasse); c) Une copie d’une lettre datée du 5 mars 2007, à laquelle est annexée une décision rendue par l’arbitre Gilles Ferland, du « Tribunal d’arbitrage », le 2 mars 2007. Les renseignements recherchés aux points 2 et 4 de la demande d’accès se trouvent dans cette décision (pièce O-3 en liasse); d) Une copie d’une lettre datée du 28 novembre 1995, par laquelle J.O., du Service des rentes de l’Organisme, répond au demandeur qu’il est admissible à une rente de retraite réduite. Un dépliant explicatif y est joint (pièce O-4 en liasse). DU DEMANDEUR [11] Le demandeur affirme qu’il a travaillé durant 22 ans à l’Hôpital Charles-Lemoyne, situé sur la Rive-Sud de Montréal. Il déclare qu’il désire connaître le montant total qu’il a reçu de l’Organisme et le montant du remboursement qu’il a effectué. [12] Il indique par ailleurs que l’Organisme lui versait un montant de 400 $ par mois dès l’âge de 58 ans durant une période de serpt ans. Il croyait qu’il s’agissait d’un prêt. Il a cependant réalisé que, lorsqu’il a atteint l’âge de 65 ans, il ne recevait que 48 $ par mois. Il en est insatisfait, ajoutant que l’Organisme ne l’a jamais avisé que le fait d’être bénéficiaire « d’une rente de retraite avec anticipation des prestations de retraite PS et RRQ » aurait pour conséquence qu’il devait rembourser, pour le reste de sa vie, le montant d’argent qu’il a déjà reçu. [13] Il souligne que, s’il était au courant de cette information, il n’aurait pas pris sa retraite avant l’âge de 65 ans. Il précise toutefois qu’il a remboursé à l’Organisme la presque totalité de sa dette.
06 06 72 Page : 5 Contre-interrogatoire du demandeur [14] En contre-interrogatoire, le demandeur reconnaît que, lors de l’audience tenue le 5 décembre 2006 devant un arbitre, il était représenté par son représentant syndical. De plus, il admet avoir reçu les documents que lui a transmis M e Héroux, auxquels était jointe une lettre datée du 28 novembre 1995. M e Maranda signale au demandeur que cette lettre contient en annexe les renseignements visés par le 2 e point de la demande. [15] M e Maranda indique au demandeur que les renseignements recherchés au dernier point de sa demande ont déjà été traités par l’arbitre, tel qu’il est énoncé aux 2 e , 3 e et 4 e pages de la décision rendue, le 7 avril 2003, par le « Comité de réexamen » (pièce O-2 en liasse précitée). [16] De plus, il réfère le demandeur à la 7 e page d’une décision arbitrale rendue le 2 mars 2007 par M. Ferland, selon laquelle un communiqué de presse émanant de l’Organisme avait été transmis aux différents directeurs des ressources humaines d’employeurs. Ce communiqué précise ce à quoi devraient s’attendre les employés désireux de prendre une retraite anticipée. [17] Il fait remarquer au demandeur que celui-ci cherchait à obtenir les mêmes informations lors de l’audience ci-dessus mentionnée. À cet effet, il le réfère aux paragraphes 34 à 39 de la décision datée du 2 mars 2007. [18] Le demandeur prétend qu’il souhaite obtenir réponse à sa demande, puisqu’à son avis, aucune personne ne se trouve dans une situation analogue à la sienne, c’est-à-dire qu’elle soit tenue de rembourser, pour le reste de sa vie, le montant d’argent qui lui a déjà été versé par l’Organisme. Il ajoute qu’il a formulé une demande de retraite anticipée, en se basant sur les renseignements que lui a fournis le personnel de son ancien employeur. LES ARGUMENTS [19] M e Maranda plaide que, selon la preuve, l’Organisme ne détient pas les documents décrits aux points 1 et 3 de la demande d’accès. Il n’est donc pas obligé de créer un document pour satisfaire cette demande au sens de l’article 15 de la Loi sur l’accès. [20] Quant aux renseignements recherchés aux points 2 et 4 de la demande d’accès, M e Maranda précise qu’ils sont en possession du demandeur, tel qu’il appert d’une lettre que l’Organisme lui a fait parvenir le 28 novembre 1995
06 06 72 Page : 6 (pièce O-4 précitée). Celui-ci lui a alors confirmé son admissibilité à une rente de retraite réduite. Un tableau concernant ces renseignements y était joint. DÉCISION [21] Les documents recherchés par le demandeur le concernent selon les termes de l’article 83 de la Loi sur l’accès, tel qu’il se lisait au moment de la réponse de l’Organisme : 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. [22] Le demandeur doit obtenir ces documents, dans la mesure où ils existent. L’article 1 de la Loi sur l’accès stipule : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [23] Néanmoins, la preuve démontre que l’Organisme ne détient pas les renseignements décrits aux points 1 et 3 de la demande d’accès. À cet égard, dans la déclaration solennelle portant la signature de M e Madore, celle-ci souligne notamment que : […] 4- La décision mentionnée précédemment fut rendue après qu’un membre de mon personnel se soit assuré de l’existence ou non d’un document donnant l’information demandée auprès de [M.-H.L.], statisticienne rattachée à
06 06 72 Page : 7 la Direction de l’actuariat et du développement de la CARRA; 5- La réponse de […L.] était alors que, à sa connaissance, il n’y avait aucune information ou document indiquant le nombre de personnes qui ont bénéficié d’une rente de retraite avec anticipation des prestations de retraite PSV et RRQ; 6- Suivant le rapport annuel de gestion de la CARRA, la clientèle de la CARRA se compose notamment de 234 000 prestataires répartis dans plus d’une vingtaine de régime de retraite; 7- J’affirme qu’il n’y a aucune information ou document sur le nombre de personnes qui ont été informées de la récupération de la PSV et de la RRQ, cette information ayant fait l’objet d’une publication par voie de communiqué diffusé auprès des employeurs, le tout tel qu’il appert du témoignage de [A. C.], relaté aux paragraphes 15 et 16 de la sentence arbitrale du 2 mars dernier déjà déposé au dossier de cette Commission pour valoir comme si ici au long récité. [sic] [24] Par ailleurs, il a été établi que les renseignements mentionnés aux points 2 et 4 de la demande d’accès ont déjà été traités par l’Organisme dans une lettre qu’il a fait parvenir au demandeur le 25 août 2005, lorsqu’il indique notamment : Le 28 novembre 1995, donc avant que vous preniez votre retraite, la CARRA vous a confirmé votre admissibilité à une pension réduite et vous a soumis les impacts financiers de l’anticipation demandée. Le document indiquait que votre rente annuelle réduite serait de 9 945,07 $ et que le montant de l’anticipation PSV-RRQ serait de 4 189,69 $, le tout totalisant des revenus de retraite de 13 684,46 $ annuellement. Par ailleurs, il était clairement indiqué qu’à compter de 65 ans, votre rente de retraite serait réduite de 303,23 $ par mois (3 638,76 $ annuellement) pour fins de coordination avec la pension versée par la Régie des rentes du Québec ainsi que d’un montant de 9 883,20 $ annuellement à titre de récupération de l’anticipation PSV-RRQ dont vous aviez bénéficié, pour une réduction totale de 13521,96 $.
06 06 72 Page : 8 [25] De plus, le demandeur prétend à l’audience que s’il avait été préalablement informé, il n’aurait pas pris une retraite anticipée. Il a soumis les mêmes arguments devant le « Comité de réexamen ». Celui-ci a fait le calcul mathématique et a répondu aux points 2 et 4 de la demande, tel qu’il appert particulièrement aux pages 3 et 4 de la décision datée du 7 avril 2003. [26] Également, lors d’une audience tenue devant une autre instance quasi judiciaire, présidée par l’arbitre Ferland, le demandeur a laissé entendre qu’il n’a pas été informé adéquatement des conséquences financières s’il arrivait à prendre une retraite anticipée. L’arbitre y a répondu essentiellement aux paragraphes 34 à 39 de sa décision. [27] L’examen de la preuve démontre que, conséquemment, le demandeur a en sa possession les renseignements contenus dans les documents visés par les points 2 et 4 de la demande d’accès. Exiger de l’Organisme à les lui transmettre de nouveau ne serait pas dans le meilleur intérêt de la justice. [28] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : CONSTATE que l’Organisme ne détient pas les renseignements décrits aux points 1 et 3 de la demande d’accès; PREND ACTE que l’Organisme a déjà transmis au demandeur les renseignements mentionnés aux points 2 et 4 de la demande d’accès; FERME le dossier. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire M e Jean Maranda Procureur de l’Organisme
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