Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 06 09 02 Date : Le 29 janvier 2007 Commissaire : M e Jean Chartier X Demanderesse c. VILLE DE QUÉBEC Organisme DÉCISION L’OBJET DEMANDE DE RÉVISION en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 28 avril 2006, la demanderesse transmet à la responsable de l’accès de l’organisme une demande rédigée comme suit : « Par la présente, je demande accès à un document démontrant le montant de la subvention accordée par la Ville de Québec au Club de Taekwon-do de Charlesbourg pour les années 1999 à 2001. (Annexe 1). 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur l’accès ».
06 09 02 Page : 2 De plus, je demande accès à des revenus en sus des inscriptions figurant dans le Guide des loisirs de la ville pour les années 1999 à 2001. (Annexe II). Description des renseignements supplémentaires recherchés : - Inscriptions des membres recensés par la Ville de Québec; - Examens d’évaluation pour tous les membres; - Cotisations aux associations régionale et provinciale pour tous les membres; - Revenus des compétitions et les dépenses reliées, s’il y a lieu; - Revenus de la vente des équipements obligatoires et les dépenses reliées; - Revenus de la vente des accessoires divers (T-shirt, sacs de transport, etc. + activités de financement) et les dépenses reliées; - Revenus des commanditaires et/ou dons reçus et les dépenses reliées; - Revenus de la subvention accordée par la ville et les dépenses reliées; - Autres subventions et les dépenses reliées, s’il y a lieu. » [2] Après avoir requis un délai additionnel de dix (10) jours pour traiter la demande, l’organisme répond à la demanderesse le 26 mai 2006 et l’informe de son refus de lui remettre la liste des inscriptions des membres du Club de Taekwondo. De plus, elle avise la demanderesse qu’elle ne détient aucun document contenant les autres informations réclamées dans sa demande d’accès. [3] Le 31 mai 2006, la demanderesse fait une demande de révision à la Commission d’accès à l’information (la Commission). L’AUDIENCE [4] Une audience a été tenue à Québec, le 22 janvier 2007, en présence des parties.
06 09 02 Page : 3 A) LA PREUVE i) De l’organisme [5] La procureure de l’organisme est également responsable de l’accès et elle témoigne à ce titre. Elle admet avoir reçu la demande du 28 avril 2006 et dépose devant la Commission la réponse transmise à la demanderesse le 26 mai 2006. [6] Elle dépose, sous le sceau de la confidentialité, la liste des membres du Club de Taekwondo de Charlesbourg pour la session hiver 2001, tout en mentionnant qu’elle s’objecte à la communication de ce document qui contient les nom, prénom, adresse et numéro de téléphone de tous les membres de cette association. Elle indique cependant qu’elle n’a pas d’objection à la communication du nombre de membres inscrits sur cette liste. [7] En ce qui concerne les autres renseignements recherchés par la demanderesse, la procureure de l’organisme affirme ne détenir aucun autre document pouvant contenir les informations recherchées, et ce, pour les motifs suivants : elle explique que le Club de Taekwondo de l’arrondissement de Charlesbourg est une personne morale créée en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies du Québec 2 et qu’à ce titre, il est tout à fait indépendant des structures de l’organisme. Le Club de Taekwondo est dirigé par des personnes qui ne sont pas des employés de l’organisme. Il organise des activités qui n’ont pas à recevoir l’autorisation de l’organisme et il est dirigé par un conseil d’administration sur lequel aucun élu de l’organisme ne siège. [8] La procureure indique également qu’en vertu des règles qui régissent les corporations sans but lucratif qui offrent des services de loisirs sur le territoire de l’organisme, ces corporations s’engagent à produire des états financiers annuels auprès de l’organisme. [9] Les états financiers devront être préparés par un membre du conseil d’administration du groupe « si les revenus annuels sont de moins de 50 000 $ » ou par un comptable « si les revenus annuels de la corporation sont supérieurs à 50 000 $ ». 2 L.R.Q., c. C-38.
06 09 02 Page : 4 [10] Rappelons que la demanderesse réclamait des renseignements relatifs aux cotisations payées aux associations régionales et provinciales, aux revenus de compétitions, aux revenus de la vente des équipements obligatoires, aux revenus de la vente des accessoires ainsi qu’aux revenus de commandites. [11] La procureure de l’organisme mentionne que les états financiers préparés par chacune des corporations de loisir sont examinés par le Service des loisirs de l’organisme, de façon à s’assurer de leur bonne santé financière et organisationnelle, mais elle ajoute que l’organisme n’exige pas les informations qui permettraient de donner des réponses à la demanderesse sur chacun des items soulevés dans sa demande. Selon la procureure de l’organisme, la demanderesse devrait s’adresser directement au Club de Taekwondo de Charlesbourg pour obtenir les informations réclamées. Elle invoque en conséquence l’article 15 et le 3 e paragraphe de l’article 47 de la Loi sur l’accès qui prévoient : 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande : 1° donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2° informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3° informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie. (Les caractères gras sont du soussigné.) ii) De la demanderesse [12] La demanderesse exprime son étonnement à constater que l’organisme ne détient pas les renseignements qu’elle réclame. Selon cette dernière, si l’organisme reconnaît des corporations sans but lucratif pour dispenser des services de loisirs spécialisés sur son territoire, il devrait exiger en contrepartie une gestion claire, détaillée et transparente de leurs activités.
06 09 02 Page : 5 [13] Elle indique qu’elle a réussi à obtenir les états financiers du Club de Taekwondo Charlesbourg inc. de 1999, 2000 et 2001. Elle dépose devant la Commission ces documents. Toutefois, elle souligne qu’elle n’y a pas retrouvé les renseignements ou les informations qu’elle recherche. [14] Par exemple, au chapitre des revenus, les états financiers ne mentionnent qu’un montant global pour les inscriptions. On ne retrouve pas l’information relative à la provenance de subventions versées par l’organisme. Or, selon cette dernière, il est certain que le Club de Taekwondo Charlesbourg inc. a touché des revenus de subvention de même que des revenus de financement pour la vente d’objets promotionnels ou autres. Pourtant, aucune mention n’en est faite dans ses états financiers. Elle s’en étonne et requiert de la municipalité de telles informations. [15] La demanderesse dépose un document intitulé « Politique de reconnaissance des organismes partenaires » de la Ville de Charlesbourg établi en 1991. L’organisme a maintenu en force cette politique après la fusion municipale de la Ville de Québec en 2001. [16] Les critères de reconnaissance établis par l’organisme sont les suivants : 4.1 Critères de reconnaissance Pour être reconnus par la Ville, les corporations de quartier et organismes municipaux doivent s’engager, par résolution de leur conseil d’administration, à respecter les critères et exigences qui suivent : 4.1.1 Juridiques • Être une corporation sans but lucratif, incorporée en vertu de la troisième partie de la loi des compagnies du Québec ou une coopérative incorporée en vertu de la loi sur les coopératives. • Avoir son siège social à Charlesbourg. 4.1.2 Opérationnels
06 09 02 • Avoir comme favoriser la participation des résidents de Charlesbourg dans le domaine du loisir. • Promouvoir s’inscrivant à l’intérieur des objectifs et orientations du Service des loisirs et de la vie communautaire et faire la preuve qu’elles répondent à un besoin collectif par opposition à un besoin individuel. [17] La production des états financiers est encadrée comme suit : 4.3 Exigences reliées à la reconnaissance 4.3.1 Documents à remettre annuellement au Service des communautaire. • […] • Une copie des prévisions budgétaires annuelles. • Pour les organismes ayant un budget d’opération annuel inférieur à 50 000 $ : un état des revenus et dépenses. • Pour les organismes ayant un budget d’opération annuel de 50 000 $ et plus : un état comptable d’engagement d’administration, le questionnaire du vérificateur et le questionnaire du trésorier. [18] La demanderesse, qui avait demandé l’assignation de M. Denis Servais, directeur du Service des loisirs et de la vie communautaire pour l’arrondissement de Charlesbourg, l’a interrogé à l’audience. [19] Ce dernier a confirmé le témoignage de la responsable de l’accès, a reconnu l’application de la « Politique de reconnaissance des organismes partenaires » et a donné à la Commission quelques précisions sur cette politique. Page : 6 objectif principal de une ou des activités loisirs et de la vie financier vérifié (par un agréé), une lettre du conseil
06 09 02 Page : 7 LA DÉCISION [20] La demanderesse réclame la communication d’informations relatives à la gestion du Club de Taekwondo de Charlesbourg pour les années 1999 à 2001. La description des renseignements recherchés « telle qu’elle apparaît dans la demande d’accès » démontre que la demanderesse s’intéresse à la gestion des revenus et des dépenses du Club de Taekwondo de Charlesbourg pour s’assurer que la gestion du Club est faite de façon adéquate. [21] En tant que contribuable et parent, elle veut connaître les sources de financement du Club de Taekwondo, les frais d’inscription payés, les subventions municipales et les revenus d’activités ou de vente de matériel promotionnel. Bref, elle pose des questions et n’obtient pas de réponse. Même après avoir obtenu les états financiers de 1999 à 2001 de la part du Club de Taekwondo, elle se dit insatisfaite de la façon dont sont constitués ces états financiers puisqu’elle n’y retrouve pas les renseignements recherchés. [22] Considérant que l’organisme fournit un local au Club de Taekwondo et qu’il le reconnaît en vertu de sa politique de reconnaissance, la demanderesse s’étonne de constater que l’organisme n’exige pas ces informations. [23] De son côté, l’organisme a fait la preuve qu’il ne détenait aucun autre document que la liste des membres qui a été déposée à l’audience. À tort ou à raison, la politique de reconnaissance des organismes partenaires n’exige pas la production de tels renseignements. Seuls les états financiers sont exigés et le contenu de ces états financiers n’est pas spécifié dans la politique de reconnaissance. [24] Les dispositions suivantes de la Loi sur l’accès s’appliquent dans la présente affaire : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. (Le souligné est du soussigné.)
06 09 02 Page : 8 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande : 1° donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2° informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3° informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie. [25] Le droit d’accès à l’information reconnu à la demanderesse par l’article 9 de la Loi sur l’accès ne vise que les documents détenus par l’organisme dans l’exercice de ses fonctions. [26] La preuve a démontré que le Club de Taekwondo de Charlesbourg inc. est une corporation sans but lucratif, indépendante de l’organisme et gérée par des individus qui ne sont pas des employés de l’organisme ou des élus. Les informations recherchées par la demanderesse ne relèvent pas de la responsabilité de l’organisme qui n’exige pas de telles informations ni ne les détient. [27] À la décharge de la demanderesse, la Commission a été étonnée du témoignage du directeur de l’arrondissement de Charlesbourg, responsable des loisirs et de la vie communautaire, qui affirme qu’il lui est impossible de déterminer si le Club de Taekwondo de Charlesbourg a reçu une subvention de la part de l’organisme pour les années 1999, 2000 et 2001. [28] Bien qu’il soit permis de s’interroger sur le silence des états financiers et l’absence de réponses aux interrogations de la demanderesse, il n’est pas du rôle de la Commission de porter un jugement sur la façon dont l’organisme établit ses rapports juridiques avec les différents organismes de loisirs reconnus sur son territoire.
06 09 02 Page : 9 [29] La Commission doit s’en tenir à la preuve faite devant elle et cette preuve a démontré que l’organisme ne détient ni les documents, ni les informations recherchées par la demanderesse. Rappelons que l’organisme a consenti à ce que la Commission communique le nombre de membres inscrits à la liste déposée sous le sceau de la confidentialité. Ce nombre est de 200 noms répartis dans des groupes numérotés de 2 à 12. La liste qui nous a été remise représente la liste des membres pour la session hiver 2001. [30] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [31] REJETTE la demande de révision de la demanderesse. JEAN CHARTIER Commissaire M e Line Trudel Procureure de l’organisme
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