Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 05 20 61 Date : Le 18 décembre 2006 Commissaire : M e Jean Chartier X Demandeur c. MUNICIPALITÉ DE SAINT-CHARLES-SUR-RICHELIEU Organisme DÉCISION L’OBJET DEMANDE DE RÉVISION en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 4 novembre 2005, le demandeur fait une demande d’accès à l’organisme dans laquelle il indique vouloir obtenir les documents suivants : « Tous les permis, autorisations et dérogations émis pour la réalisation de travaux de construction, de remblaie et déblaie, de chemin d’accès, de coupe d’arbres et d’excavation sur les terrains portant les numéro civiques 355, 359, 365, 367, 371, 373, 375, 377, 379, 383 et 389 : 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur l’accès ».
05 20 61 Page : 2 du chemin des Patriotes, pour la période janvier 1989 à janvier 2005. » [sic]. [2] Le 23 novembre 2005, le responsable de l’accès à l’information de l’organisme répond au demandeur en lui communiquant certains renseignements relativement à trois numéros de permis et en lui indiquant qu’il met à sa disposition la documentation de l’organisme. [3] Le 28 novembre 2005, le demandeur fait une demande de révision à la Commission d’accès à l’information (la Commission). [4] L’audience a lieu à Montréal le 30 novembre 2006, en présence des parties. LA PREUVE i) De l’organisme [5] L’organisme, procédant à faire sa preuve, fait entendre M me Jacinthe Burelle, secrétaire administrative depuis 1996. Cette dernière indique qu’elle assiste le directeur général et responsable de l’accès pour le traitement des demandes d’accès soumises à l’organisme. [6] Elle explique qu’elle a elle-même fait la recherche des documents demandés. Cette recherche est relativement facile puisque chaque immeuble est relié à un numéro de matricule et fait l’objet d’un dossier distinct dans lequel est classé la documentation relative à chaque propriété. Ce système de classement a été mis en place dans les années 1990. Elle a donc réuni l’ensemble des dossiers correspondant aux numéros civiques du chemin des Patriotes réclamés par le demandeur et elle a sorti l’ensemble des permis délivrés dans chaque dossier. [7] Le témoin a alors communiqué avec le demandeur pour l’inviter à venir prendre connaissance des documents au bureau de la municipalité. Elle dépose une liasse de documents (pièce O-3) qu’elle a réunis. [8] Le témoin indique avoir également consulté le registre des permis et des certificats tenu par l’organisme (pièce O-4) dans lequel apparaît, pour chaque mois de l’année de référence, l’ensemble des permis requis, la désignation du requérant, le numéro de cadastre, l’emplacement ainsi que la nature des travaux envisagés.
05 20 61 Page : 3 [9] Le témoin poursuit en indiquant que le demandeur a été invité à venir consulter ces documents, ce qu’il a fait le 30 juin 2005. Par la suite, soit le 19 juillet 2005, le demandeur a écrit de nouveau à la municipalité pour réitérer sa demande dans le but d’obtenir « les documents concernant tout remblaie ou travaux pour des chemins d’accès pour les numéro civiques donnés dans ma demande originale … » [sic]. [10] Madame Burelle dépose une lettre (pièce O-7) transmise au demandeur le 3 novembre 2005 par le directeur général de l’époque dans laquelle ce dernier mentionne qu’il n’a pas été en mesure de trouver d’autres documents que ceux qui ont été portés à la connaissance du demandeur. [11] C’est à la suite de cette lettre que le demandeur transmet la demande d’accès du 4 novembre 2005 qui fait l’objet de la présente révision. [12] Constatant l’insistance du demandeur qui semble rechercher plus particulièrement les permis, autorisations ou dérogations émis pour la réalisation de travaux de remblai ou de chemins d’accès sur les terrains mentionnés, le soussigné a demandé au témoin si cette catégorie de documents avait également fait l’objet de recherche et s’il était possible que ces documents aient été classés de façon différente. Le témoin affirme sans hésitation qu’elle n’a trouvé aucun autre document et que si elle n’en a pas trouvé, c’est qu’ils n’existent pas. ii) Du demandeur [13] Le demandeur ne contredit aucunement la chronologie des faits et des événements tels que rapportés par le témoin de l’organisme mais indique qu’il ne s’explique pas que l’organisme et/ou ses fonctionnaires n’aient pas trouvé dans les dossiers de la municipalité les permis d’autorisation ou de dérogation pour les travaux de remblai qui l’intéressent plus particulièrement. [14] Il admet qu’il a eu l’occasion de consulter l’ensemble des documents déposés en liasse (pièce O-3) par l’organisme. Il attire l’attention de la Commission sur un premier document faisant partie de la liasse (pièce O-3). Ce document, qu’il dépose à son tour (pièce D-1), est une demande de permis portant le numéro 94082305. Cette demande a été faite par une résidente du chemin des Patriotes. Il indique à la Commission que ce permis émis le 19 septembre 1995 ne porte comme objet que la mention « renouvellement permis terrassement ». [15] Le demandeur prétend que si le permis porte la mention « renouvellement permis terrassement », il existe probablement une première demande d’un permis de terrassement. Or, souligne-t-il, on ne retrouve aucun tel permis dans les documents qui lui furent exhibés. Il dépose ensuite un autre document (pièce D-2)
05 20 61 Page : 4 qui est une demande de permis de construction présentée par la résidente du chemin des Patriotes mentionnée au paragraphe précédent et qui vise la construction d’une maison neuve. Ce permis, émis le 23 août 1994, ne comporte aucun numéro séquentiel dans l’en-tête bien que le responsable de l’accès de l’organisme lui attribue le numéro 94082305 dans sa lettre de réponse transmise au demandeur. [16] Le demandeur s’interroge sur l’existence possible d’un premier permis de terrassement qui aurait été émis à cette résidente du chemin des Patriotes et dont l’organisme dit ne retrouver aucune trace. Il réclame une copie de ce premier permis de terrassement. Le demandeur continue son témoignage en indiquant qu’il a sûrement le droit de se poser des questions puisque certains documents faisant partie de la liasse (O-3) ont été très bien remplis et contiennent tous les détails nécessaires pour donner suite à une demande de permis, alors que d’autres, notamment les pièces (D-1) et (D-2), ne comportent aucun détail sur la nature des travaux à effectuer. [17] Le demandeur termine en affirmant qu’il croit que d’autres documents existent en rapport avec sa demande d’accès et il veut les obtenir. LA DÉCISION [18] Il semble que l’organisme a consacré tous les efforts nécessaires afin de retrouver et rassembler la documentation réclamée par le demandeur. La preuve documentaire déposée devant la Commission fait preuve d’une recherche qui semble consciencieuse et la pièce O-3 contient l’inventaire de tous les permis et autorisations délivrés en rapport avec les numéros civiques énumérés par le demandeur. De plus, les différentes correspondances échangées entre le demandeur et l’organisme démontrent qu’à tout moment pertinent aux présentes, l’organisme était disponible pour rencontrer le demandeur, lui exhiber des documents rassemblés et lui permettre d’en prendre copie. L’organisme a rempli ses obligations conformément à la Loi sur l’accès. [19] Le demandeur a admis à l’audience avoir pu constater « de visu » la documentation préparée. Insatisfait de ce qui avait été rassemblé, il n’a jamais voulu en prendre possession ni en payer le prix. [20] Il est vrai que la preuve a démontré qu’il existe actuellement un litige entre l’organisme et le demandeur. Cela apparaît de la lettre (pièce O-5) qui porte sur le droit de ce dernier à procéder à des travaux de remblai sur sa propriété.
05 20 61 Page : 5 [21] La Commission comprend aisément les motifs de la demande. La Commission constate également, à l’instar du demandeur, que certains permis déposés par l’organisme contiennent la totalité des détails et des informations requises alors que d’autres ne comportent que l’identification du requérant, l’adresse de la propriété et la signature du préposé de l’organisme. [22] Il ressort toutefois de la preuve que les différents permis et certificats réunis par le responsable de l’accès ont été remplis par des préposés différents de l’organisme. Ainsi, on constate à la face même des documents que les demandes de permis qui ont été reçues et complétées par un des employés de l’organisme sont très détaillées alors que ce n’est pas le cas pour les demandes remplies par d’autres titulaires de la même fonction. [23] Quoiqu’il en soit, la Commission n’a pas pour mandat de commenter le contenu des documents détenus par les organismes publics. Le rôle de la Commission se limite à assurer aux citoyens le respect par les organismes de leur droit d’accès. [24] Dans la présente affaire, le droit du demandeur d’obtenir les documents réclamés n’a jamais été mis en doute par l’organisme. Ce droit d’accès s’applique aux documents qui sont détenus par les organismes publics, tel que le précise l’article 1 de la Loi sur l’accès : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [25] Dans une telle situation, le fardeau incombe au demandeur de démontrer à la Commission que l’organisme détient les documents qu’il recherche. Dans l’affaire O’Brien c. Ville de LaSalle 2 la commissaire Pestineau écrit : « Le demandeur a exprimé son étonnement devant ce témoignage de ce qu’il considère être de la mauvaise administration de sa ville. Il a aussi cité l’article 9 du règlement 1444 qui sanctionnerait le refus de répondre au recensement par des amendes et même un mois d’emprisonnement. Ensuite il s’est référé à sa propre 2 [1986] C.A.I. 472.
05 20 61 Page : 6 expérience de rappels répétés de la part de la ville pour contester la prétention de celle-ci qu’elle ne peut pas faire respecter son recensement. Néanmoins, il n’a amené aucune preuve démontrant que la ville détient les compilations des recensements antérieurs à l’année 1984. […] Pour ces raisons, la Commission conclut qu’elle n’a pas de raison de croire que la ville détient les documents demandés. De plus, elle constate que l’article 15 de la loi permet à la ville de refuser de confectionner de tels documents. Elle rejette ainsi la demande de révision. » [26] Or, la preuve a démontré que l’organisme a effectué la recherche et a recueilli l’ensemble de la documentation qu’il détenait au moment de la demande d’accès du demandeur. Le demandeur entretient des doutes sur l’existence d’autres documents et d’autres permis qui ne lui auraient pas été communiqués, mais il n’a pu en faire la preuve. Quelle doit être la position de la Commission dans une telle situation ? [27] Dans la décision Comité des citoyens B.G.L. inc. c. Municipalité de La Plaine 3 , la Commission écrit : « Bien que la Commission comprenne l’insatisfaction du demandeur, elle rappelle que le droit d’accès reconnu dans la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ne s’applique qu’à l’égard de documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions (art. 1). Or, la municipalité affirme ne détenir aucun document contenant ces renseignements et le demandeur n’a pu indiquer à la Commission des motifs mettant en doute ces affirmations de l’organisme. Dans ces circonstances, la Commission ne peut que confirmer la réponse du responsable quant aux renseignements demandés aux points 1 et 2. » 3 [1987] C.A.I. 329.
05 20 61 Page : 7 [28] Dans une décision rendue en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 4 , une employée congédiée réclamait tous les documents contenant des renseignements personnels à son sujet et détenus par son ancien employeur. Le commissaire Michel Laporte écrit 5 : « C’est dans le cadre de cet exercice que la Commission a sollicité la collaboration des représentants de la Banque pour effectuer des recherches supplémentaires. Celles-ci n’ont d’ailleurs pas été vaines, ayant permis de trouver certains documents. Cette dernière étape franchie, il revient à M me Deschênes de soumettre des éléments concrets pouvant constituer un début de preuve quant à l’existence d’un document renfermant des renseignements à son sujet, tel qu’il a été défini à l’article 2 de la loi. La Commission est d’avis que les dernières lettres reçues de M me Deschênes ne révèlent pas de situation concrète lui permettant de considérer qu’il existe d’autres documents. La Commission en arrive donc à la conclusion que la Banque, par prépondérance de la preuve, ne détient pas d’autres documents en lien avec la demande. » [29] La preuve testimoniale et documentaire faite par l’organisme démontre avec prépondérance que la documentation détenue par la municipalité a été offerte ou remise au demandeur. La preuve a également démontré que plusieurs démarches ont été effectuées par les fonctionnaires de l’organisme suite à l’insistance du demandeur. La documentation portée à la connaissance du demandeur ne le satisfait pas et il continue de penser que l’organisme ne veut pas lui remettre certains documents. Toutefois, la preuve qu’il apporte n’est constituée que de soupçons et s’appuie uniquement sur le fait que certains documents sont bien remplis alors que d’autres le sont moins. [30] Cette preuve n’est pas suffisante pour renverser le fardeau qui lui incombe de convaincre la Commission que l’organisme ne lui a pas remis la totalité de la documentation qu’il détient. 4 L.R.Q., c. P-39.1. 5 Deschênes c. Banque CIBC, [2003] C.A.I. 249.
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