Commission d'accès à l'information Dossier : 05 15 36 Date : 12 septembre 2006 Commissaire : M e Jean Chartier X Demandeur c. VILLE DE MONTRÉAL Organisme DÉCISION L’OBJET DEMANDE DE RÉVISION en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] En date du 7 juin 2005, le demandeur, qui avait auparavant fait une demande d’emploi auprès du Service de police de l’organisme, transmet une demande d’accès à son dossier : « … afin de vérifier qu’est-ce qui n’a pas marché concernant l’enquête de réputation pour le poste de policier conventionnel. » [2] Le 9 juin 2005, l’organisme accuse réception de sa demande et lui indique qu’une réponse lui sera transmise « au plus tard le 27 juin 2005 ». 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur l’accès ».
05 15 36 Page : 2 [3] Le 29 juin 2005, constatant l’expiration du délai précité, le demandeur communique avec l’organisme qui lui indique que sa demande n’a pas été traitée. Ce n’est que le 11 juillet 2005, suite à un appel téléphonique, que le demandeur obtient une réponse à sa demande. On l’invite alors à se présenter au bureau de l’organisme et on lui remet le même jour une copie de la documentation réclamée dont on a masqué quelques extraits. [4] En date du 14 juillet 2005, le demandeur transmet à la Commission une demande de révision de la décision de l’organisme invoquant la longueur du délai avant que l’on donne suite à sa demande. [5] À l’audience, le procureur de l’organisme indique que tout le contenu du dossier demandé a été remis au demandeur. Il dépose à cet effet un affidavit (pièce O-1) de M me Line Trudeau qui a traité la demande pour l’organisme. Cet affidavit indique que le dossier du demandeur est constitué d’un document de six (6) pages qui lui a été remis. Toutefois, certains renseignements en ont été retranchés en vertu de l’article 53 de la Loi sur l’accès puisqu’il s’agissait de renseignements nominatifs. Selon la signataire de l’affidavit, il s’agit des seuls documents détenus par l’organisme en rapport avec la demande. [6] Selon le procureur de l’organisme, bien qu’il soit exact que le délai de réponse a été plus long que ce que la Loi prescrit, l’organisme a satisfait la demande qui n’a ainsi plus d’objet. [7] Le demandeur mentionne quant à lui avoir été grandement indisposé par les délais qui se sont écoulés sans qu’on lui donne d’explications. À part un accusé de réception, il n’a reçu aucune réponse de l’organisme avant le 14 juillet 2005, date à laquelle il a dû se déplacer pour prendre possession des documents. [8] Bien que la Loi sur l’accès accorde un délai de vingt (20) jours à l’organisme pour répondre (ce délai peut être augmenté de dix (10) jours selon certaines circonstances prévues à la Loi), il appert que le délai qui a couru dans la présente affaire totalise quarante-sept (47) jours, ce qui est bien au-delà des prescriptions de la Loi. [9] Quant aux informations qui ont été retranchées, le demandeur affirme comprendre le sens de l’article 53 de la Loi sur l’accès et n’en réclame pas la communication.
05 15 36 Page : 3 LA DÉCISION [10] La demande d’accès aux documents faite par le demandeur a été satisfaite par l’organisme. Depuis le 14 juillet 2005, il détient le rapport de l’enquête de réputation qu’il avait réclamé. Il s’en déclare satisfait et indique de plus comprendre le motif pour lequel le document a été masqué. [11] La Commission a examiné le rapport déposé par l’organisme et considère que les renseignements masqués sur la copie du demandeur l’ont été valablement parce qu’ils comportaient des renseignements nominatifs qui concernent des personnes physiques ou qui permettent de les identifier, conformément à l’article 53 de la Loi sur l’accès. [12] Par ailleurs, la preuve faite par l’organisme démontre que le Service de police de l’organisme ne détient aucun autre document en rapport avec la demande faite le 7 juin 2005. [13] Toutefois, le demandeur n’a obtenu les documents qu’après plusieurs démarches téléphoniques auprès de l’organisme, et ce, après un délai totalisant quarante-sept (47) jours. Ce délai n’est pas raisonnable compte tenu du texte de l’article 47 de la Loi sur l’accès qui prévoit : 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande : 1° donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; […] Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. (Les soulignés sont du soussigné.)
05 15 36 Page : 4 [14] Il n’a pas été possible au procureur de l’organisme d’en apporter la justification et ce n’est certes pas l’importance de la documentation remise (6 pages) qui est en cause. [15] Le deuxième alinéa de l’article 135 de la Loi sur l’accès stipule : 135. Une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels peut demander à la Commission de réviser cette décision. Une personne qui a fait une demande en vertu de la présente loi peut demander à la Commission de réviser toute décision du responsable sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d'accès à un document ou à un renseignement, sur l'application de l'article 9 ou sur les frais exigibles. Ces demandes doivent être faites dans les trente jours qui suivent la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé par la présente loi au responsable pour répondre à une demande. La Commission peut toutefois, pour un motif raisonnable, relever le requérant du défaut de respecter ce délai. [16] Considérant la longueur du délai écoulé dans cette affaire, l’organisme devrait faire preuve de plus de rigueur dans la gestion des demandes d’accès. Doit-on dans les circonstances actuelles, donner suite à la demande de révision en considérant le délai de traitement de la demande ? [17] Rappelons que les documents recherchés ont été fournis et produits en juillet 2005 dans une forme que ne conteste pas le demandeur. La Commission considère qu’elle n’a aucun motif pour « réviser » la décision de l’organisme. Le pouvoir accordé à la Commission ne saurait s’appliquer que si la décision mérite d’être révisée, ce qui n’est pas le cas en l’espèce. L’intervention de la Commission n’est donc plus utile.
05 15 36 Page : 5 POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : PREND ACTE de la production des documents demandés; CONSTATE que la demande n’a plus d’objet; CESSE d’examiner la présente affaire; FERME le dossier. JEAN CHARTIER Commissaire M e Paul Quézel Avocat de l’organisme
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