Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 05 08 54 Date : Le 29 août 2006 Commissaire : M e Christiane Constant X Demandeur c. MUNICIPALITÉ DE DENHOLM Organisme _________________________________________________________________ DÉCISION _________________________________________________________________ L’OBJET DU LITIGE [1] Le 14 mars 2005, par l’intermédiaire de M. Jean-Paul Perreault, président, Impératif français (le demandeur) requiert de M me Lorraine Paquette, responsable de l’accès aux documents à la Municipalité de Denholm (l’Organisme), une copie des deux documents ci-après mentionnés : • une lettre émanant de la société « Mavic », l’employeur de W.N., à laquelle la mairesse de l’Organisme s’est référée lors d’une réunion du conseil municipal tenue le 3 mars 2005; • une lettre de l’Organisme adressée à l’Office québécois de la langue française (l’Office), à laquelle est jointe celle de la société Mavic.
05 08 54 Page : 2 M. Perreault précise que la correspondance indiquerait que le chef pompier « […] est réputé avoir une connaissance appropriée du français ». [2] Le 30 mars 2005, M me Paquette refuse au demandeur l’accès aux documents recherchés, lesquels émanent du cabinet de la mairesse de l’Organisme, M me Colette Boisvert-Canavan. Elle invoque comme motif de refus l’article 34 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la Loi sur l’accès). [3] Insatisfait, le 26 avril 2005, par l’entremise de M. Perreault, le demandeur s’adresse à la Commission d’accès à l’information (la Commission) afin que celle-ci révise la décision de l’Organisme. L’AUDIENCE [4] L’audience de la présente cause se tient à Gatineau, le 28 juin 2006, en présence des témoins respectifs des parties. LA PREUVE A) DE L’ORGANISME Témoignage de M. Jean Lizotte [5] M. Lizotte affirme solennellement qu’il est responsable de l’accès aux documents de l’Organisme depuis le mois de septembre 2005, en remplacement de M me Paquette. L’Organisme compte habituellement 546 habitants. Il indique qu’il a pris connaissance de la demande et de la réponse que M me Paquette avait transmise au demandeur. [6] M. Lizotte précise qu’il a effectué une vérification exhaustive, notamment au Service des archives, dans un classeur contenant les dossiers de M me Boisvert-Canavan, alors mairesse de l’Organisme, et dans le dossier de W.N., dont le nom est mentionné dans la demande d’accès. Ses recherches ne lui ont pas permis de trouver les documents en litige. Il s’est de plus adressé à M. Gary Armstrong, le nouveau maire de l’Organisme, afin de savoir si celui-ci détient les documents en litige. Sa réponse a été négative. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
05 08 54 Page : 3 [7] M. Lizotte ajoute que les documents en litige concernent W.N. Celui-ci a été désigné chef pompier intérimaire pour l’Organisme à la suite d’une résolution adoptée par le conseil municipal (pièce O-1). Lors de son entrée en fonction au mois de septembre 2005, W.N. ne travaillait plus pour l’Organisme. [8] M. Lizotte commente l’ordre du jour de la session régulière du conseil municipal de l’Organisme tenue le 3 mars 2005 (pièce O-1) et précise qu’il n’existe aucune lettre de l’employeur de W.N. indiquant que celui-ci est bilingue. B) DU DEMANDEUR i) Témoignage de M. Jean-Paul Perreault [9] M. Perreault déclare qu’il est président d’Impératif français, demandeur dans la présente instance. Celui-ci désire obtenir une preuve confirmant la déclaration de M me Boisvert-Canavan, alors mairesse de l’Organisme, selon laquelle le chef pompier (W.N.) est bilingue, s’exprimant également en français. Cette déclaration a été faite lors de la session ordinaire du conseil municipal tenue le 3 mars 2005. À cet effet, M me Boisvert-Canavan a fait parvenir une lettre à l’Office. [10] M. Perreault prétend que W.N. ne parle pas suffisamment le français pour pouvoir exercer ses fonctions. Il ajoute que le demandeur a formulé une demande auprès de l’Office afin d’obtenir copie de la lettre de M me Boisvert-Canavan. M me Nicole René, présidente directrice générale de l’Office, répond qu’en l’absence de consentement des personnes mentionnées, l’accès à ce document lui est refusé (pièce D-1 en liasse). Il a donc formulé, au nom du demandeur, une demande d’accès auprès de l’Organisme. ii) Témoignage de M me Lorraine Paquette [11] M me Paquette déclare qu’elle était responsable de l’accès aux documents au sein de l’Organisme jusqu’au mois de septembre 2005. À ce titre, elle a répondu à la demande qu’avait formulée le demandeur afin d’avoir accès aux deux lettres faisant l’objet du présent litige. [12] M me Paquette précise que, lors de la session du conseil municipal tenue le 3 mars 2005, les documents existaient. M me Boisvert-Canavan s’occupait du dossier concernant W.N. Elle lui a alors remis ces documents et les a déposés dans une filière dans son bureau. Elle décrit l’endroit où elle les a classés.
05 08 54 Page : 4 Intervention [13] Relativement aux renseignements fournis par M me Paquette, j’exige que M. Lizotte effectue une vérification additionnelle. Celui-ci me fera parvenir le résultat de cette recherche et me transmettra, sous le sceau de la confidentialité, les documents en litige. Complément de preuve [14] À la suite du témoignage de M me Paquette, M. Lizotte a fait parvenir, le 29 juin 2006, à la Commission, sous le sceau de la confidentialité, les documents en litige. Il s’agit : a) d’une lettre datée du 23 janvier 2003, provenant du président de la société Mavic Construction inc., adressée à M me Boisvert-Canavan; b) d’une autre lettre datée du 25 janvier 2004, émanant de M me Boisvert-Canavan qui la transmet à une autre personne. Les deux lettres concernent W.N.; c) d’un contrat d’embauche intervenu entre W.N. et l’Organisme; d) d’un extrait du procès-verbal daté du 14 mai 2003, concernant une séance spéciale du conseil municipal visant l’embauche intérimaire de W.N. (pièce O-1); e) d’un extrait du procès-verbal daté du 13 août 2003, concernant une session spéciale au sujet également de W.N. relative à son embauche (pièce O-2). DÉCISION [15] L’Organisme a communiqué à la Commission, sous le sceau de la confidentialité, cinq documents. Il importe cependant de préciser que l’objet du présent litige vise deux lettres mentionnées aux points a) et b) du paragraphe 14. Ces deux documents existaient au moment de la réponse de l’Organisme. L’article 1 de la Loi sur l’accès s’applique dans la présente cause : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers.
05 08 54 Page : 5 Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [16] Le demandeur s’est prévalu de son droit d’accès afin d’obtenir, selon les termes de l’article 9 de la Loi sur l’accès, les deux documents en litige. Cependant, ce droit, qui n’est pas automatique, doit être exercé en respectant les restrictions législatives, notamment celles prévues à l’article 53 de cette loi : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. [17] Les documents en litige concernent des personnes autres que le demandeur, comme il a été démontré à l’audience. Même si le responsable de l’accès n’a pas invoqué l’article 53 de la Loi sur l’accès comme motif de refus, la Commission doit appliquer d’office les dispositions législatives prévues à cet article, conformément à l’affaire Deslauriers c. Québec (Sous-ministre de la Santé et des Services sociaux) 2 : 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1° leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2° ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. Les deux lettres en litige [18] Les deux lettres en litige visent W.N. et contiennent des renseignements nominatifs le concernant. Elles sont adressées à deux personnes autres que le demandeur. Elles doivent demeurer confidentielles, conformément à l’article 53 de la Loi sur l’accès ci-dessus mentionné. Ce dernier indique, entre autres, que la 2 [1991] C.A.I. 311 (C.Q.).
05 08 54 Page : 6 divulgation d’un renseignement nominatif peut se faire si la personne concernée l’autorise. [19] Or, dans le présent cas, il n’a pas été démontré que la personne concernée, à savoir W.N., ait consenti à la divulgation des documents recherchés par le demandeur. Celui-ci ne peut pas y avoir accès. La demande d’accès du demandeur doit donc être rejetée. [20] Par ailleurs, bien que le contrat d’embauche de W.N. transmis par l’Organisme ne fasse pas l’objet du litige, il importe de préciser que le demandeur n’aurait pas pu y avoir accès pour les mêmes motifs que ceux relatifs aux deux lettres. [21] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision du demandeur contre l’Organisme; FERME le présent dossier. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire
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