Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 01 12 45 Date : Le 27 avril 2006 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demanderesse c. LE PROTECTEUR DU CITOYEN Organisme DÉCISION OBJET : DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 22 juin 2001, la demanderesse s’adresse à l’organisme afin d’obtenir copie complète du dossier que ce dernier détient sur elle et qui la concerne. [2] Le 10 juillet 2001, la responsable de l’accès de l’organisme (la Responsable) envoie à la demanderesse une copie du contenu de deux dossiers que l’organisme détient et indique, de façon précise, quels sont les documents ou les parties de documents qui ne lui sont pas accessibles et, le cas échéant, le nom du Responsable de l’accès d’un autre organisme, comme le prescrit l’article 48 de la Loi. 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée la « Loi ».
01 12 45 Page 2 [3] Le 1 er août 2001, la demanderesse requiert la Commission de réviser cette décision et une audience à cette fin débute en la ville de Montréal, le 23 février 2006, et se poursuit par un échange de correspondance entre les parties et la Commission jusqu’au 8 mars 2006, date limite à laquelle la demanderesse était autorisée à faire parvenir ses commentaires écrits à la Commission. Le délibéré commence donc le 8 mars 2006. L’AUDIENCE A LA PREUVE i) De l’organisme Témoignage de madame Micheline McNicoll, protectrice du citoyen par intérim [4] Madame McNicoll était la Responsable de l’accès lors de la réception de la demande d’accès; elle a traité cette demande. [5] Elle admet que sa réponse du 10 juillet 2001, qui fait l’objet de la présente révision, excluait de l’accès deux documents. [6] Ces deux documents ont été remis à la demanderesse, le 27 novembre 2002, lors d’un deuxième envoi global effectué après une révision rigoureuse des deux dossiers. [7] En effet, la Responsable a jugé, lors de cette révision, qu’elle avait péché par excès de prudence lorsqu’elle avait exclu ces deux documents du premier envoi. [8] Elle dépose sous la cote O-1, en deux liasses, la copie de chacun des deux dossiers que l’organisme a remis à la demanderesse le 27 novembre 2002. [9] Elle dépose sous la cote O-2 la chronologie du traitement de la demande d’accès faisant l’objet du présent dossier de révision et affirme que les faits y mentionnés sont vrais et exacts. [10] Elle dépose enfin, sous la cote O-3, la lettre adressée à la Commission le 11 décembre 2002 par l’avocat de l’organisme en réponse aux commentaires écrits de la demanderesse des 1 er août 2001 et 28 novembre 2002 et après une autre révision complète du contenu des dossiers faisant l’objet de la demande d’accès.
01 12 45 Page 3 [11] Elle confirme la véracité du contenu de cette lettre déposée sous la cote O-3. [12] Elle remet à la demanderesse, séance tenante, une autre fois, la copie entière des deux dossiers la concernant que l’organisme détient sur celle-ci. [13] Elle affirme à plusieurs reprises que l’organisme ne détient aucun autre renseignement concernant la demanderesse que ceux qui se trouvent dans les deux dossiers en question et que le contenu entier de ces deux dossiers lui a été remis. ii) De la demanderesse [14] La demanderesse croit qu’il manque toujours des documents ou que des documents qui devaient se trouver dans ces dossiers n’y étaient pas à l’époque des premiers envois ou n’y sont pas ou ont été enlevés. [15] Le 7 mars 2006, elle produit ses commentaires et, à l’occasion, dépose plusieurs documents et annexes qui tendent à démontrer la véracité de ses prétentions. Notamment, elle y affirme que les dossiers remis séance tenante par l’organisme contenaient plus de documents que ce qu’elle avait déjà reçu. [16] Elle y souligne également plusieurs incongruités et contradictions à partir desquelles elle conclut que les dossiers reçus de l’organisme et les documents ou renseignements qu’ils contiennent ne sont vraisemblablement pas complets ni intégraux. B L’ARGUMENTATION i) De l’organisme [17] L’avocat de l’organisme prétend que preuve est faite que la demanderesse a reçu tous les documents et renseignements qui la concernent et que l’organisme détient. [18] Il admet toutefois que deux documents avaient d’abord été retenus aux termes de la décision sous examen et n’avaient pas été communiqués à la demanderesse. [19] Cette décision a été, par la suite, modifiée par la Responsable, celle-ci estimant qu’elle avait péché par excès de prudence. ii) De la demanderesse
01 12 45 Page 4 [20] La demanderesse plaide qu’elle n’a pas reçu tous les documents ou renseignements que l’organisme détient sur elle et réfère à ses commentaires écrits. DÉCISION [21] La demanderesse a fait parvenir à la Commission, après l’échéance prévue pour ce faire, soit après le 8 mars 2006, des éléments qui tendraient à prouver que le témoignage de madame McNicoll est inexact. [22] La soussignée n’y a toutefois pas trouvé matière à rouvrir l’audience, n’a donc pas requis d’entendre l’organisme au sujet de ces éléments et n’a pas considéré ces éléments dans l’appréciation qui suit. [23] La preuve me convainc que la demanderesse a reçu de l’organisme, en temps opportun, tous les documents qui la concernent, à l’exception de deux documents mentionnés à la page 2 de la chronologie du traitement du dossier d’accès déposé par l’organisme sous la cote O-2. [24] Madame McNicoll a d’ailleurs témoigné que ces deux documents n’auraient pas dû être retenus par l’organisme et qu’ils auraient dû faire l’objet d’une communication dès le 10 juillet 2001. [25] En raison de cette retenue non justifiée, la demande de révision de la décision du 10 juillet 2001 est fondée en partie. [26] La Commission constate toutefois que la demanderesse a reçu par la suite tous les documents qui la concernent et qu’elle avait demandés.
01 12 45 Page 5 [27] POUR CES MOTIFS, la Commission : ACCUEILLE en partie la demande de révision puisque le refus de communiquer deux documents n’était pas fondé; CONSTATE que l’organisme a par la suite remédié à ce défaut de communiquer ces deux documents; et REJETTE la demande de révision quant au reste. DIANE BOISSINOT Commissaire Avocat de l’organisme : M e Jean-Claude Paquet
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