Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 05 06 88 Date : 18 avril 2006 Commissaire : M e Christiane Constant X Demanderesse c. VILLE DE MONTRÉAL Organisme DÉCISION L’OBJET DU LITIGE DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS À DES RENSEIGNEMENTS [1] Le 5 mars 2005, la demanderesse requiert de la Ville de Montréal (l’Organisme) une copie du « programme de gestion prioritaire des projets de réhabilitation des infrastructures urbaines, réalisé suite à la résolution 2000-12-14 du Conseil d’Outremont. » [2] Le 22 mars 2005, l’Organisme, par l’intermédiaire de M. Mario Gerbeau, responsable substitut de l’accès aux documents, refuse de communiquer à la demanderesse le document recherché, invoquant à cet effet les articles 21, 22 et
05 06 88 Page : 2 37 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la Loi sur l’accès). [3] Le 4 avril 2005, la demanderesse s’adresse à la Commission d’accès à l’information (la Commission) afin que soit révisée la décision de l’Organisme. L’AUDIENCE [4] L’audience de la présente cause se tient à Montréal, le 22 mars 2006 en présence de la demanderesse et du témoin de l’Organisme, M. Mario Gerbeau, celui-ci étant représenté par M e Hélène Simoneau du cabinet d’avocats Charest, Séguin, Caron. [5] M e Simoneau indique qu’elle entend démontrer que le document convoité par la demanderesse contient des avis et des recommandations formulés par SIMO Management inc. selon les termes de l’article 37 de la Loi sur l’accès. LA PREUVE A) DE L’ORGANISME [6] M e Simoneau dépose en preuve un extrait d’une résolution adoptée, le 4 juin 2001, par l’ancienne Ville d’Outremont (pièce O-1) laquelle réfère au rapport recherché par la demanderesse alors que celle-ci agissait à titre de conseillère municipale au sein de cette ville. Elle cite l’extrait suivant de cette résolution : […] 2001-06-14 Madame la conseillère Céline Forget propose, laquelle proposition est appuyée par monsieur le conseiller Stéphane Harbour : DE CONCLURE avec la société SIMO Management inc. un contrat de service ayant pour objet la réalisation d’un plan directeur d’intervention et la mise en place d’un outil de gestion informatisé d’aide à la décision en considération d’honoraires professionnels de 336 900 $, 1 L.R.Q., c. A-2.1.
05 06 88 Page : 3 auxquels il faut ajouter les taxes applicables; le tout selon les termes et conditions de son offre de service du mois de novembre 2000; […] [7] M e Simoneau fait témoigner M. Mario Gerbeau qui déclare être responsable de l’accès à la Direction du bureau de l’arrondissement d’Outremont et responsable substitut de l’accès aux documents. Il précise qu’à partir du répertoire de classement de l’Organisme, il a identifié le rapport en litige. Ce dernier n’a pas été versé au Service des archives, n’ayant pas fait l’objet de discussion lors d’une assemblée du conseil municipal de l’ancienne Ville d’Outremont. Ce document est conservé au Service des travaux publics dont le directeur par intérim est M. Chang qui, à sa demande, lui a transmis un exemplaire. [8] M. Gerbeau précise que ce document a été préparé par une entreprise à la suite de la résolution adoptée par le conseil municipal de l’ancienne Ville d’Outremont relativement à l’état du réseau routier de cette ville (pièce O-1 précitée). Il explique que la teneur de ce document est constituée de plans et de tableaux. Il réfère de plus aux notes explicatives qui s’y trouvent, permettant de comprendre ceux-ci. [9] M. Gerbeau précise que ce document contient des renseignements de nature technique représentant un outil de travail auquel se réfère régulièrement M. Chang dans la prise de décisions. Ce document devant être lu dans son ensemble, il fait état des avis ou des recommandations émis par SIMO Management inc. à l’arrondissement d’Outremont. LES ARGUMENTS [10] M e Simoneau rappelle les éléments pertinents ressortis en preuve. Elle plaide que le rapport en litige constitue « un outil d’aide » permettant à l’Organisme de prendre des décisions, comme l’a indiqué M. Gerbeau durant son témoignage. Pour illustrer cette position, elle réfère par exemple à certains extraits, tels : • La page 2 du document indiquant de quelle manière l’entreprise a procédé pour le confectionner; • Les pages 3 à 11 contenant des renseignements permettant à l’entreprise d’analyser les éléments recueillis. Les plans et les tableaux s’y trouvant sont des documents contenant des renseignements de nature technique;
05 06 88 Page : 4 • Les pages 14 à 20 visant des avis et des recommandations formulés par l’entreprise à l’Organisme selon les termes de l’article 37 de la Loi sur l’accès et conformément au principe établi par la Cour du Québec dans l’affaire Deslauriers c. Sous-ministre de la Santé et des Services sociaux 2 . Ce document devrait demeurer inaccessible à la demanderesse. COMMENTAIRES DE LA DEMANDERESSE [11] La demanderesse, pour sa part, signale que le mandat octroyé par l’ancienne Ville d’Outremont à SIMO Management inc. était de lui faire connaître l’état de son réseau routier. À son avis, ce sont des faits qui font partie du rapport en litige. La demanderesse soumet les décisions X c. Ville de Montréal 3 et Bourbeau c. Ministère des Finances 4 . Concernant cette dernière décision, elle cite un extrait référant à l’affaire Deslauriers précitée, lorsque la Cour du Québec mentionne notamment que : […] Ce n’est donc pas parce qu’un document comporte une classification de l’information ou une analyse de celle-ci qu’il peut être tenu secret. Il faut plutôt s’en remettre au processus décisionnel de l’organisme et distinguer ce qui est préparatoire sans incidence de ce qui se rapporte à l’exercice d’un choix; ce sont ces derniers éléments et ceux-là seuls que le législateur a permis de protéger. […] [12] M e Simoneau réplique que le rapport préparé par SIMO Management inc. est un outil de travail à la disposition de l’Organisme. Il devrait être inaccessible intégralement à la demanderesse. DÉCISION [13] La présente demande est faite selon les termes de l’article 9 de la Loi sur l’accès : 2 Deslauriers c. Sous-ministre de la Santé et des Services sociaux, [1991] C.A.I. 311 à 325; C.Q. Québec, n os 200-02-002023-895 et 200-02-002070-896, 1991-03-28, j. Aubin. 3 C.A.I. Montréal, n o 04 15 03, 6 septembre 2005, c. Constant. 4 C.A.I. Québec, n o 95 06 42, 4 septembre 1996, c. Boissinot.
05 06 88 Page : 5 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. [14] La preuve non contredite démontre que la demanderesse était conseillère municipale à l’ancienne Ville d’Outremont, maintenant fusionnée avec l’Organisme. Elle a proposé, le 14 juin 2001, l’adoption de la résolution afin qu’un contrat de service soit octroyé par l’Organisme à SIMO Management inc. pour connaître l’état de son réseau routier. [15] L’Organisme refuse de communiquer à la demanderesse une copie du rapport en litige car il constitue un outil d’aide à la décision. Ce document est conservé au Service des travaux publics dirigé par M. Chang. Celui-ci s’en sert afin d’être en mesure de prendre des décisions relativement au réseau routier de cet arrondissement. [16] Ce document de 20 pages, auxquelles sont jointes trois annexes, date du mois de décembre 2001 et est réparti en cinq sections : a) la 1 re section intitulée « Sommaire » décrivant le contrat confié à l’entreprise par l’Organisme. Elle contient de plus un résumé de l’analyse des données recueillies et le résultat de ces données « est répertorié sous forme de tableaux et croquis des tronçons prioritaires. »; b) la 2 e section traitant de l’« inspection et de l’inventaire des infrastructures »; c) la 3 e section référant à la « méthode de reconnaissance et d’analyse » à laquelle se trouvent onze sous-sections. Ces dernières permettant de comprendre les divers plans et croquis référant, entre autres, à des rues et à des endroits très précis. Chaque plan ou croquis indiquant un « code de priorité » à côté duquel se trouve une note explicative relativement aux travaux devant être faits par l’Organisme; d) la 4 e section visant les « résultats d’analyse ». Deux sous-sections y sont définies. Le nom des rues y est inscrit ainsi que le travail ayant été effectué; e) la 5 e section étant la « conclusion », à laquelle sont jointes les annexes A à C, renferme les plans et croquis.
05 06 88 Page : 6 [17] La majeure partie de ce document est inaccessible à la demanderesse, étant constituée essentiellement d’une évaluation graduelle faite par SIMO Management inc. et ayant abouti à la formulation des avis à l’Organisme relativement à son réseau routier, en vertu de l’article 37 de la Loi sur l’accès : 37. Un organisme public peut refuser de communiquer un avis ou une recommandation faits depuis moins de dix ans, par un de ses membres, un membre de son personnel, un membre d'un autre organisme public ou un membre du personnel de cet autre organisme, dans l'exercice de leurs fonctions. Il peut également refuser de communiquer un avis ou une recommandation qui lui ont été faits, à sa demande, depuis moins de dix ans, par un consultant ou par un conseiller sur une matière de sa compétence. [18] Les avis formulés par SIMO Management inc. à l’Organisme rencontrent le principe établi dans l’affaire Deslauriers 5 précitée. La définition du mot « avis » qui y est indiquée, s’applique dans la présente cause. Néanmoins, après un examen attentif de ce document, la soussignée considère que conformément à l’affaire McIntosh c. Communauté urbaine de Montréal 6 , l’Organisme devra communiquer à la demanderesse ce qui suit : a) La 1 re page portant le titre « Ville d’Outremont »; b) Les deux premiers et le dernier paragraphes de la 1 re page de la section « Sommaire ». [19] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ACCUEILLE partiellement la demande de révision de la demanderesse contre I’Organisme; ORDONNE à l’Organisme de communiquer à la demanderesse un extrait du rapport en litige, tel qu’il est indiqué au paragraphe 18 de la présente décision; 5 Précitée, note 2. 6 [1991] C.A.I. 165 à 168.
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