Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 05 14 40 Date : 29 mars 2006 Commissaire : M e Christiane Constant X Demanderesse c. CENTRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX DE GATINEAU Organisme DÉCISION OBJET DU LITIGE DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS À DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS [1] Le 25 juin 2005, la demanderesse requiert de M me Marie-France Gauthier du Service des archives médicales du Centre de santé et de services sociaux de Gatineau (l’Organisme) une copie du dossier médical de son époux décédé le 2 avril précédent. Pour faire suite au refus de l’Organisme, celle-ci lui transmet une lettre dans laquelle elle fait connaître ses demandes et intentions : With reference to our telephone conversation of June 23rd regarding my request for my late husband’s medical record, I would appreciate receiving in writing your reasons why this request is being denied and which section of
05 14 40 Page : 2 which statute(s) specifically states that my request is “not accepted by law”. Further to the reason that I provided, implied in my reasoning is a personal process of facts discovery and ascertainment which may or may not constitute further grounds for the exercise of my rights to undertake civil action, as may be appropriate. [2] Le 27 juillet 2005, l’Organisme refuse à la demanderesse l’accès auxdits documents en se basant sur l’article 23 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux 1 . [3] Le 3 août 2005, la demanderesse s’adresse à la Commission d'accès à l'information (la Commission) afin que celle-ci révise la décision de l’Organisme. L’AUDIENCE [4] Les parties sont entendues en audience à Gatineau le 12 janvier 2006. LA PREUVE A) DE L’ORGANISME i) TÉMOIGNAGE DE M ME JASMINE MARTINEAU [5] M me Martineau déclare qu’elle travaille pour l’Organisme depuis 1989, celui-ci résultant de la fusion de deux centres hospitaliers, survenue au cours des années 1998 et 2004. Elle est directrice adjointe à la Direction des services professionnels et des affaires médicales ainsi que responsable de l’accès aux documents. [6] Elle affirme avoir pris connaissance de la demande d’accès de la demanderesse visant à obtenir le dossier médical de son conjoint décédé. À l’audience, elle réfère à une demande d’accès préalable à celle faisant l’objet de la présente demande de révision. Dans sa demande antérieure, la demanderesse fait savoir qu’elle désire connaître l’identité des membres du personnel hospitalier ayant pris soin de son conjoint, des gestionnaires et des chirurgiens en chef ainsi que la politique adoptée par l’Organisme lors du décès d’un usager. Ne sachant 1 L.R.Q., c. S-4.2.
05 14 40 Page : 3 pas ce que la demanderesse a l’intention d’en faire, l’Organisme refuse de lui communiquer ces renseignements. [7] M me Martineau ajoute que l’Organisme a communiqué à la demanderesse une copie du dossier médical de son conjoint décédé après que celle-ci a fourni à l’Organisme des renseignements additionnels. L’identité de chaque membre du personnel médical et infirmier ayant intervenu ou fourni des soins au conjoint de la demanderesse y est également inscrite. La demanderesse possède déjà ces renseignements. CLARIFICATIONS RECHERCHÉES PAR LA DEMANDERESSE [8] M me Martineau réitère l’essentiel de son témoignage initial et ajoute que plusieurs entretiens téléphoniques ont été tenus entre des représentants de l’Organisme et la demanderesse relativement au dossier médical de son conjoint décédé. Elle refuse cependant de fournir les noms des cadres supérieurs, l’organigramme de la direction des hôpitaux, celui des services professionnels et des affaires médicales ainsi que les noms de leurs gestionnaires respectifs. Elle prétend que ces renseignements sont confidentiels. [9] Sur ce point, j’exige que ces documents me soient transmis sous le sceau de la confidentialité dans un délai précis afin de pouvoir les examiner et prendre une décision quant à leur accessibilité par la suite. [10] La demanderesse cherche à connaître le titre de chaque membre du personnel hospitalier ayant intervenu auprès de son conjoint ainsi que la signification des initiales inscrites dans le dossier médical de celui-ci. M me Martineau mentionne que ces derniers renseignements représentent l’identité des professionnels de l’Organisme ayant intervenu dans ce dossier. Elle signale ne pas être en mesure de les identifier, ces renseignements doivent demeurer tels qu’ils sont inscrits dans ledit dossier. En ce qui a trait à un échange de correspondance entre le personnel médical concernant le conjoint de la demanderesse, M me Martineau déclare qu’il n’en existe pas. Elle s’engage toutefois à effectuer une vérification additionnelle et à faire part du résultat de sa recherche à la Commission. [11] De plus, M me Martineau souligne que les Règlements du Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens du pavillon de Gatineau (les Règlements) indiquent notamment aux membres du personnel la procédure à suivre lorsque survient un décès au sein de l’Organisme. Elle consent à communiquer ce document à la demanderesse. Elle précise toutefois que l’analyse effectuée par le
05 14 40 Page : 4 Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens dans ce type de situation est confidentielle. [12] Par ailleurs, M me Martineau reconnaît que l’Organisme n’a pas donné suite à la demande dans le délai de 20 jours prescrit par la Loi sur l’accès, particulièrement, entre autres, en raison des vacances annuelles des membres du personnel. Elle signale que des correctifs seront apportés par l’Organisme afin de respecter ce délai légal à l’égard des demandes d’accès à venir. ii) TÉMOIGNAGE DE M. STÉPHANE LANCE [13] M. Lance déclare qu’il est chef archiviste médical pour l’Organisme. À ce titre, il répond aux demandes formulées par des demandeurs désirant avoir accès aux dossiers médicaux détenus par l’Organisme. Il affirme avoir pris connaissance de la présente demande d’accès. B) DE LA DEMANDERESSE [14] La demanderesse affirme qu’elle souhaite obtenir tous les documents concernant son conjoint. Celui-ci est décédé moins de 24 heures après son hospitalisation. Elle souhaite de plus prendre connaissance de toutes les interventions ayant été effectuées par le personnel hospitalier à l’égard de son conjoint afin d’être en mesure de prendre une décision. AUTRES DOCUMENTS DEMANDÉS [15] Tel que requis à l’audience, M me Martineau m’informe qu’elle a communiqué à la demanderesse le 19 janvier 2006 une copie des Règlements en vigueur au moment de sa demande d’accès. De plus, elle me transmet sous le sceau de la confidentialité les documents suivants : a) les noms des membres du conseil d’administration de l’Organisme; b) l’organigramme de l’Organisme (mars 2005); c) le Plan d’encadrement supérieur contenant les noms des cadres supérieurs et du commissaire local à la qualité des services; d) l’organigramme de la Direction de la mission hospitalière (avril 2005); e) l’organigramme de la Direction des services professionnels et des affaires médicales; f) une copie des Règlements;
05 14 40 Page : 5 g) la copie de l’extrait d’un procès-verbal faisant état de l’adoption des Règlements par le conseil d’administration de l’Organisme le 18 novembre 1998. DÉCISION [16] Les deux parties reconnaissent à l’audience que le dossier médical du conjoint décédé de la demanderesse a été communiqué à celle-ci. Ce point n’est donc plus en litige. [17] Cependant, en ce qui a trait aux initiales du personnel médical inscrites dans ledit dossier, je suis d’avis que l’Organisme était fondé de ne pas fournir d’explications à la demanderesse. La Loi sur l’accès ne réfère aucunement à des demandes de renseignements. En effet, l’article 1 de cette loi prévoit que celle-ci s’applique à des documents détenus par un organisme public : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [18] Par ailleurs, après un examen attentif des documents en litige, je constate que, conformément aux paragraphes 1° et 2° du premier alinéa de l’article 57 de la Loi sur l’accès, les documents déposés sous le sceau de la confidentialité par l’Organisme et énumérés au paragraphe 15 de la présente décision sont accessibles à la demanderesse. Ces documents revêtent un caractère public. L’Organisme devra donc les communiquer à la demanderesse, à l’exception du document décrit au sous-paragraphe f) puisqu’il lui a déjà transmis le 19 janvier 2006 : 57. Les renseignements suivants ont un caractère public: 1° le nom, le titre, la fonction, la classification, le traitement, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d'un membre d'un organisme public, de son conseil d'administration ou de son personnel de direction et, dans le cas d'un ministère, d'un sous-ministre, de ses adjoints et de son personnel d'encadrement; 2° le nom, le titre, la fonction, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail et la classification, y compris
05 14 40 Page : 6 l'échelle de traitement rattachée à cette classification, d'un membre du personnel d'un organisme public; […] [19] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ACCUEILLE totalement la demande de révision de la demanderesse contre l’Organisme; CONSTATE que l’Organisme consent à l’audience à communiquer à la demanderesse le règlement relatif aux décès qui surviennent au sein de l’Organisme; CONSTATE que, le 19 janvier 2006, l’Organisme a effectivement communiqué à la demanderesse le règlement ci-dessus mentionné; ORDONNE à l’Organisme de communiquer à la demanderesse les documents décrits aux sous-paragraphes a), b), c), d), e) et g) du paragraphe 15 de la présente décision; FERME le présent dossier. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire
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