Commission d’accès à l’information du Québec Dossiers : 04 11 94 04 19 02 Date : 29 mars 2006 Commissaire : M e Christiane Constant X Demanderesse c. COMMISSION SCOLAIRE DES GRANDES-SEIGNEURIES Organisme DÉCISION OBJET DU LITIGE DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS À DES RENSEIGNEMENTS NOMINATIFS DOSSIER N O 04 11 94 [1] Les 24 et 30 mai 2004, la demanderesse requiert de M. Gilles Presseault, secrétaire général à la Commission scolaire des Grandes-Seigneuries (l’Organisme), l’accès aux documents contenus dans son dossier personnel, ceux relatifs aux griefs n os 03273 et 03324 et ceux concernant le harcèlement au travail dont elle aurait été l’objet.
04 11 94 04 19 02 Page : 2 [2] Le 2 juillet 2004, M. Presseault, au nom de l’Organisme, invite par écrit la demanderesse à s’adresser à son supérieur immédiat, M. Vittorio Franco, relativement aux questions soulevées dans sa demande. Il lui fournit de plus des explications visant d’autres points. Il ajoute qu’il s’est assuré auprès du Service des ressources humaines de l’Organisme et de la direction de son école du respect des dispositions contenues à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la Loi sur l’accès). [3] Le 18 juillet 2004, la demanderesse requiert de la Commission d’accès à l’information (la Commission) la révision de la décision de l’Organisme. DOSSIER N O 04 19 02 [4] Le 28 octobre 2004, la demanderesse requiert de l’Organisme copie d’une expertise médicale effectuée par le D r Michel Grégoire à son égard. [5] Le 1 er novembre 2004, M. Presseault, à titre de responsable de l’accès à l’Organisme, transmet un accusé de réception à la demanderesse. [6] Le 8 décembre 2004, la demanderesse cherche à obtenir auprès de la Commission la révision du refus présumé de l’Organisme à lui donner accès à cette expertise médicale. L’AUDIENCE [7] Sur requête de la demanderesse, l’audience a été reportée à une reprise. Elle se tient à Montréal le 18 octobre 2005. L’Organisme est représenté par M e René Paquette du cabinet d’avocats Langlois Kronström Desjardins. [8] Une preuve conjointe est faite dans les deux dossiers, avec les adaptations nécessaires. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
04 11 94 04 19 02 Page : 3 LA PREUVE A) DE L’ORGANISME DOSSIER N O 04 19 02 [9] À l’audience, relativement au dossier n o 04 19 02, M e Paquette remet à la demanderesse une copie du seul document qui était en litige, soit l’expertise médicale. Il précise que la présente audience vise les documents recherchés par la demanderesse dans le dossier n o 04 11 94. Ce à quoi la demanderesse acquiesce. DOSSIER N O 04 11 94 TÉMOIGNAGE DE M. GILLES PRESSEAULT [10] M e Paquette fait témoigner M. Presseault. Celui-ci déclare qu’il est secrétaire général et responsable de l’accès aux documents. À son avis, l’Organisme a déjà répondu à la demande d’accès de la demanderesse en lui communiquant, le 15 janvier 2004, les documents recherchés (174 pages). Il indique que l’Organisme est l’employeur de la demanderesse. Celle-ci travaille dans l’une de ses écoles, soit l’école Pierre-Bédard, dont le directeur est M. Franco. [11] M. Presseault témoigne sur la correspondance échangée entre les parties, laquelle débute au mois de décembre 2003. Il décrit les interventions effectuées par l’Organisme en regard du dossier personnel de la demanderesse : • Pièce O-1 : Lettre de la demanderesse adressée à M. Presseault, datée du 19 décembre 2003, ayant pour objet de formuler une demande d’accès intégral à son dossier personnel; • Pièce O-2 : Lettre de M. Presseault adressée à la demanderesse, datée du 6 janvier 2004, ayant pour objet d’accuser réception de sa demande d’accès; • Pièce O-3 : Lettre de M. Presseault adressée à M. Pierre Francoeur, directeur du Service des ressources humaines de l’Organisme, datée du 6 janvier 2004, visant à obtenir copie du dossier de la demanderesse;
04 11 94 04 19 02 • Pièce O-4 : Note de M. Francoeur adressée à M. Presseault, datée du 9 janvier 2004, visant à transmettre copie du dossier de la demanderesse; • Pièce O-5 : Lettre demanderesse, datée du 15 janvier 2004, visant à lui transmettre une copie dudit dossier (174 pages de documents); • Pièce O-6 : Lettre M. Presseault, datée du 25 janvier 2004, ayant pour objet de réitérer sa demande d’accès, le dossier transmis étant incomplet selon elle; • Pièce O-7 en liasse : Lettre demanderesse, datée du 9 février 2004, visant à transmettre un document concernant un grief après en avoir extrait les renseignements nominatifs; • Pièce O-8 : Lettre M. Presseault, datée du 6 mars 2004, ayant pour objet de poursuivre sa démarche de demande d’accès; • Pièce O-9 : Lettre demanderesse, datée du 23 mars 2004, visant à accuser réception de sa lettre du 6 mars 2004; • Pièce O-10 : Lettre de la demanderesse à M. Francoeur, datée du 4 avril 2004, ayant pour objet de formuler une demande d’accès additionnelle; • Pièce O-11 : Note de M. Presseault adressée à la directrice générale adjointe, au conseiller en gestion de personnel et au coordonnateur des ressources humaines de l’Organisme, datée du 5 mai 2004, ayant pour objet de leur demander de faire une recherche d’éventuels documents additionnels concernant la demanderesse; • Pièce O-12 : Note du humaines adressée à M. Presseault, datée du 5 mai 2004, informant celui-ci que sa recherche de documents s’est avérée infructueuse; • Pièce O-13 en liasse : Note manuscrite ressources humaines adressée à M. Presseault, datée du 7 mai 2004, visant à transmettre deux documents concernant la demanderesse ayant été retrouvés (courriel daté du 25 février 2004 et note de service datée du 7 mai 2004); Page : 4 de M. Presseault adressée à la de la demanderesse adressée à de M. Presseault adressée à la de la demanderesse adressée à de M. Presseault adressée à la coordonnateur des ressources du coordonnateur des
04 11 94 04 19 02 Page : 5 • Pièce O-14 : Lettre de M. Presseault adressée à la demanderesse, datée du 10 mai 2004, ayant pour objet de transmettre de nouveaux documents à celle-ci en prenant soin de les énumérer. [12] Par ailleurs, M. Presseault mentionne qu’il a référé la demanderesse, le 2 juillet 2004, à M. Franco, son supérieur immédiat à l’école Pierre-Bédard, étant donné qu’une partie de sa demande représentait des demandes de renseignements. B) DE LA DEMANDERESSE [13] Pour sa part, la demanderesse confirme le témoignage de M. Presseault à savoir que l’Organisme lui a communiqué 174 pages de documents la concernant. Elle prétend cependant qu’il lui en manque d’autres, datant de l’époque où elle travaillait sous la supervision de M. Franco. Elle souligne qu’elle a dû faire plusieurs demandes d’accès auprès de l’Organisme et que celui-ci lui a communiqué des documents additionnels à diverses reprises. [14] Sur ce point, je demande à M. Presseault de vérifier auprès de M. Franco s’il existe d’autres documents concernant la demanderesse. Dans l’affirmative, il les fera parvenir à celle-ci ou il les transmettra à la Commission sous pli confidentiel quelle que soit leur forme. Dans la négative, M. Franco devra soumettre à la Commission et à la demanderesse une déclaration solennelle à cet effet dans un délai précis. [15] La demanderesse poursuit son témoignage, tout en faisant des commentaires sur les documents qu'elle produit en preuve : • Pièce D-1 : Demande d’accès datée du 19 décembre 2003 adressée à M. Presseault afin d'obtenir une copie intégrale des documents contenus dans son dossier personnel; • Pièce D-2 : Accusé de réception daté du 6 janvier 2004 transmis par M. Presseault à la demanderesse. M e Paquette intervient pour mentionner qu’il s’agit de la pièce O-2 de l’Organisme; • Pièce D-3 : Lettre du 15 janvier 2004 dans laquelle M. Presseault répartit les 174 pages de documents qu'il a transmises à la demanderesse. M e Paquette intervient de nouveau pour souligner qu’il s’agit de la pièce O-5 de l’Organisme; • Pièce D-4 : Lettre de la demanderesse à M. Presseault, datée du 25 janvier 2004, sommant celui-ci de lui communiquer les documents manquants;
04 11 94 04 19 02 Page : 6 • Pièce D-5 : Réponse de M. Presseault adressée à la demanderesse, datée du 9 février 2004, selon laquelle le document décrit précédemment a été traité comme une nouvelle demande. M e Paquette intervient de nouveau pour mentionner qu’il s’agit de la pièce O-7 de l’Organisme. PRÉCISIONS [16] J.P. est assermenté et signale qu’il souhaite faire des représentations au nom de la demanderesse. Il déclare qu’il enseigne dans une université. Toutefois, il n’est pas avocat et n’est pas inscrit au Tableau de l’Ordre des avocats. [17] Sur ce point, je l’informe qu’il ne peut pas plaider pour autrui. En effet, conformément au sous-paragraphe a) du deuxième paragraphe de l’article 128 de la Loi sur le Barreau 2 : Sont du ressort exclusif de l’avocat et non du conseiller en loi les actes suivants exécutés pour le compte d’autrui : a) plaider ou agir devant tout tribunal […] : […] LES ARGUMENTS DE L’ORGANISME [18] M e Paquette rappelle le témoignage de M. Presseault voulant que l’Organisme a communiqué à la demanderesse, à plusieurs reprises, des documents qui la concernent. Il indique cependant que M. Franco, le supérieur immédiat de la demanderesse, pourrait avoir en sa possession des notes qui lui sont personnelles. Si tel est le cas, il s’engage à les transmettre confidentiellement à la Commission, ces notes n’étant pas accessibles à la demanderesse en vertu de la Loi sur l’accès. [19] Par ailleurs, M e Paquette fait remarquer que la demanderesse confond l’accès à l’information et l’accès aux documents détenus par l’Organisme, d’où le motif pour lequel ce dernier l’a référée à M. Franco. De plus, la Loi sur l’accès vise des documents détenus par un organisme et non des demandes de renseignements. 2 L.R.Q., c. B-1.
04 11 94 04 19 02 Page : 7 [20] Le procureur plaide que les demandes répétées de la demanderesse démontrent que celle-ci n’agit pas de bonne foi à l’égard de l’Organisme, et ce, contrairement à l’article 6 du Code civil du Québec 3 . De plus, elle ne peut exercer un droit dans le but de nuire à autrui, soit l’Organisme, selon les termes de l’article 7 du Code civil du Québec. Ces articles stipulent ce qui suit : 6. Toute personne est tenue d’exercer ses droits civils selon les exigences de la bonne foi. 7. Aucun droit ne peut être exercé en vue de nuire à autrui ou d’une manière excessive et déraisonnable, allant ainsi à l’encontre des exigences de la bonne foi. PREUVE COMPLÉMENTAIRE [21] Le 2 novembre 2005, M e Paquette me transmet un affidavit portant la signature de M. Franco, directeur à l’école Pierre-Bédard. À cet affidavit sont annexés les documents confidentiels suivants : • Des notes manuscrites de M. Franco résumant une rencontre tenue entre lui-même et deux employés de l’école Pierre-Bédard; • Des notes manuscrites d’un tiers adressées à M. Franco; • Un projet non signé d’une lettre adressée à la demanderesse; • Un document faisant état de mesures disciplinaires imposées à un employé de l’Organisme. DÉCISION [22] La preuve démontre clairement que l’Organisme a communiqué à la demanderesse, à plusieurs reprises, les documents qui la concernent et que celle-ci a dû effectuer plusieurs démarches pour pouvoir les obtenir. L’article 83 de la Loi sur l’accès s’applique dans la présente instance. Cependant, ce droit d’accès n’étant pas absolu, il est assujetti à des restrictions législatives qui constituent des exceptions au principe général d’accès prévu à cet article. Ces restrictions doivent être interprétées de façon restrictive, tel qu’il est mentionné dans l’affaire P.L. c. Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances 4 . 3 L.Q., 1991, c. 64. 4 [1988] C.A.I. 335.
04 11 94 04 19 02 Page : 8 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. [23] De plus, à la lumière du témoignage de la demanderesse à l’audience, une recherche additionnelle a permis à l’Organisme de trouver quatre autres documents. Ces derniers, qui sont décrits au paragraphe 21, feront l’objet d’un examen attentif quant à leur accessibilité. AFFIDAVIT DE M. VITTORIO FRANCO [24] Dans son affidavit signé le 1 er novembre 2005, M. Franco énumère tous les documents qui sont en sa possession et qui ont été communiqués à la demanderesse. NOTES MANUSCRITES DE M. VITTORIO FRANCO [25] L’examen des notes manuscrites de M. Franco démontre qu’elles concernent directement la demanderesse. Elles contiennent cependant des commentaires personnels émanant de tiers. Ces notes sont donc inaccessibles à la demanderesse. NOTES MANUSCRITES ADRESSÉES À M. VITTORIO FRANCO [26] Ces notes manuscrites émanant d’un tiers sont adressées à M. Franco. Le tiers en question relate des faits en rapport avec des mesures disciplinaires le concernant et émet des commentaires. Ces notes sont également inaccessibles à la demanderesse. PROJET DE LETTRE ADRESSÉ À LA DEMANDERESSE [27] Le projet de lettre destiné à la demanderesse est non signé et contient des ratures. C’est un document inachevé qui doit également demeurer inaccessible.
04 11 94 04 19 02 Page : 9 DOCUMENT FAISANT ÉTAT DE MESURES DISCIPLINAIRES [28] Ce document concerne un travailleur de l’Organisme et est truffé de renseignements nominatifs. Par conséquent, il est inaccessible à la demanderesse. [29] Ces quatre documents contiennent des renseignements nominatifs tel que défini dans l’affaire Segal c. Centre de services sociaux de Québec 5 . La preuve me convainc que leur divulgation permettrait d’identifier leurs auteurs et, en l’absence de consentement de ceux-ci, ils doivent demeurer confidentiels selon les termes des articles 53, 54 et 88 de la Loi sur l’accès : 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1° leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2° ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. 54. Dans un document, sont nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. 88. Sauf dans le cas prévu par le paragraphe 4 o de l'article 59, un organisme public doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement nominatif concernant une autre personne physique ou l'existence d'un tel renseignement, à moins que cette dernière n'y consente par écrit. [30] Les articles 53 et 54 de la Loi sur l’accès précités garantissent la protection de la vie privée des personnes physiques. Pour ce faire, un critère objectif doit être appliqué, tel qu’il appert notamment de la décision Doyon-Sénécal 5 [1988] C.A.I. 315.
04 11 94 04 19 02 Page : 10 c. Commission scolaire de Montréal 6 . Comme ces articles revêtent un caractère impératif, ils peuvent être soulevés à tout moment, même durant l’audience, conformément, entre autres, à l’affaire Deslauriers c. Québec (Sous-ministre de la Santé et des Services sociaux) 7 . [31] Je constate que des commentaires personnels ainsi que l’identité de certaines personnes constituent la substance même des documents en litige. Ce qui en resterait après élagage serait incompréhensible au sens de l’article 14 de la Loi sur l’accès : 14. Un organisme public ne peut refuser l'accès à un document pour le seul motif que ce document comporte certains renseignements qu'il doit ou peut refuser de communiquer en vertu de la présente loi. Si une demande porte sur un document comportant de tels renseignements, l'organisme public peut en refuser l'accès si ces renseignements en forment la substance. Dans les autres cas, l'organisme public doit donner accès au document demandé après en avoir extrait uniquement les renseignements auxquels l'accès n'est pas autorisé. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS [32] Il est opportun de préciser l’un des objectifs principaux de la Loi sur l’accès. Celle-ci permet à un citoyen d’avoir accès aux documents détenus par un organisme public. Les demandes de renseignements adressées par les citoyens aux organismes ne font pas partie de son mandat. À maintes reprises, la demanderesse a formulé auprès de l’Organisme des demandes de renseignements. L’Organisme était donc fondé de ne pas traiter celles-ci comme des demandes d’accès et de ne pas y donner suite. [33] L’article 1 de la Loi sur l’accès prévoit que : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 6 [2004] C.A.I. 159. 7 [1991] C.A.I. 311 (C.Q.)
04 11 94 04 19 02 Page : 11 [34] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : PREND ACTE que l’Organisme a communiqué à la demanderesse des documents dans le dossier n o 04 11 94; REJETTE, quant au reste, la présente demande de révision; CONSTATE par ailleurs que l’Organisme a communiqué à la demanderesse, lors de l’audience, l’expertise médicale qu’elle avait requise dans le dossier n o 04 19 02; FERME les deux dossiers. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire Langlois Kronström Desjardins (M e René Paquette) Procureurs de l’Organisme
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