Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 04 19 93 Date : 14 mars 2006 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. VILLE DE SAINT-JÉRÔME Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D’ACCÈS [1] Le demandeur s’est adressé à la Ville de Saint-Jérôme la « Ville » le 15 novembre 2004 pour qu’elle justifie la collecte de certains renseignements et pour avoir accès aux documents suivants : • « résolutions autorisant la ville de faire la cueillette d’information au nom des organismes tel que la ligue de soccer Intermunicipale et l’association de soccer mineur de Saint-Jérôme, l’association de soccer Mistral de Saint-Jérôme (St-Antoine), les associations de baseball et de softball pour les jeunes de Saint-Jérôme, et de l’hockey mineur de Saint-Jérôme ainsi que de l’association du patinage artistique de Saint-Jérôme;
04 19 93 Page : 2 • document qui fait mention des argents reçus par la ville pour les sports et loisirs du ministère des sports et loisirs du gouvernement du Québec et s’il y a lieu du gouvernement Canadien; • rapport d’enquête de la plainte déposé à l’encontre du responsable de l’accès à l’information de cette ville. » [sic] [2] Le 13 décembre 2004, et après avoir donné avis de la prolongation du délai nécessaire au traitement de la demande d’accès, le responsable adjoint de l’accès aux documents de l’organisme a : • Informé le requérant que les résolutions demandées n’existaient pas; • transmis copie de documents qui, depuis la constitution de la nouvelle Ville de Saint-Jérôme, le 1 er janvier 2002, renseignent sur les « argents reçus par la Ville pour les sports et loisirs du ministère des Sports et Loisirs du gouvernement du Québec et s’il y a lieu du gouvernement Canadien »; • informé le requérant qu’il n’existait, concernant le rapport d’enquête demandé, aucun document autre que celui que le directeur général de la Ville lui avait transmis le 26 novembre 2004 et dont copie lui était à nouveau communiquée. [3] Le 23 décembre 2004, le demandeur soumet une demande de révision à la Commission. Il formule également une plainte contre la Ville; il allègue à cet égard qu’elle « collecte des informations nominatif sous prétexte que cela va servir pour des vérifications d’antécédents judiciaires en collaboration avec l’association de Soccer de Saint-Jérôme. » [sic] PREUVE i) De la Ville Témoignage de M. Serge Forget : [4] Monsieur Serge Forget témoigne sous serment. Il est directeur général adjoint et greffier adjoint de la Ville; il est également responsable adjoint de l’accès aux documents de celle-ci. Monsieur Forget exerçait les fonctions de
04 19 93 Page : 3 directeur général et de greffier de la Municipalité de Saint-Antoine jusqu’à la fusion de cet organisme avec la Ville en 2002. [5] Monsieur Forget a, dans l’exercice de ses fonctions, traité la demande d’accès du 15 novembre 2004 (O-1, en liasse); le 2 décembre 2004, il donnait au demandeur avis de la prolongation du délai de traitement de sa demande, conformément à la loi (O-1, en liasse). Le 13 décembre 2004, il a donné suite à la demande d’accès (O-1, en liasse). [6] Monsieur Forget a requis la collaboration de M me Suzanne Marcotte, chef de la section des archives de la Ville, pour chercher, en vain, les résolutions demandées. Ces résolutions n’existent pas; aucun procès-verbal n’en fait état. La Ville ne détient pas, non plus, de documents qui répondent à la justification (O-1, en liasse) exigée par le demandeur dans le texte de sa demande du 15 novembre 2004. [7] Monsieur Forget a transmis la copie de trois lettres (O-1, en liasse) qui étaient détenues aux sections des archives et des finances de la Ville et qui renseignent sur les « argents reçus par la Ville pour les sports et loisirs du ministère des Sports et Loisirs du gouvernement du Québec et s’il y a lieu du gouvernement Canadien ». Deux de ces lettres concernent la subvention accordée par Loisirs Laurentides en 2003 et en 2004; bien que non requises, elles ont été communiquées pour compléter l’information donnée au demandeur. Monsieur Forget n’a trouvé aucun autre document, pas même au cabinet du maire. [8] Monsieur Forget s’est adressé au directeur général de la Ville pour obtenir le rapport d’enquête visé par la demande d’accès. Le directeur général lui a remis le seul document qui est détenu (O-1, en liasse) depuis la plainte que le demandeur a formulée, le 14 octobre 2004, contre le responsable de l’accès de la Ville. Ce document, qui avait déjà été adressé au demandeur le 26 novembre 2004, lui a à nouveau été communiqué par Monsieur Forget comme étant le seul document détenu le 13 décembre 2004. Aucun autre document n’est détenu relativement à cette plainte que Monsieur Forget connaît pour l’avoir aussi traitée. Dans le document du 26 novembre 2004, le directeur général de la Ville confirme au demandeur que : • La plainte du demandeur a été analysée; • les vérifications d’usage ont été effectuées; • les motifs et circonstances qui ont conduit aux différentes communications faites au demandeur sont de nature circonstancielle; • le dossier est terminé.
04 19 93 Page : 4 ii) Du demandeur [9] Le demandeur ne s’est pas présenté à l’audience dont la tenue avait été fixée au 1 er février 2006, audience à laquelle la Commission avait formellement convoqué les deux parties en novembre 2005. Le demandeur n’a pas, non plus, préalablement donné avis de son absence. ARGUMENTATION i) De la Ville [10] La demande de justification ajoutée au texte de la demande d’accès n’est pas visée par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [11] La demande d’accès a été traitée conformément à cette loi. Le responsable adjoint de l’accès a donné au demandeur communication des documents demandés et détenus. Il a même complété l’information transmise par des renseignements de même nature qui n’avaient pas été demandés concernant les « argents reçus par la Ville pour les sports et loisirs »; il a aussi expédié une seconde copie de la lettre du 26 novembre 2004. [12] La Loi sur l’accès s’applique aux documents détenus : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. DÉCISION [13] La preuve non contredite démontre que la demande d’accès a été traitée conformément aux prescriptions de l’article 47 de la Loi sur l’accès : 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur l’accès ».
04 19 93 Page : 5 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: 1° donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2° informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3° informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie; 4° informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte; 5° informer le requérant que l'existence des renseignements demandés ne peut être confirmée; ou 6° informer le requérant qu'il s'agit d'un document auquel le chapitre II de la présente loi ne s'applique pas en vertu du deuxième alinéa de l'article 9. Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. [14] Le responsable adjoint a donné accès aux documents détenus, à savoir ceux auxquels s’étend le droit d’accès du demandeur en vertu de l’article 1 précité et du 1 er alinéa de l’article 9 de la Loi sur l’accès : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes
04 19 93 Page : 6 préparatoires ou autres documents de même nature. [15] Le responsable adjoint a informé le demandeur que la Ville ne détenait pas les autres documents demandés. [16] La demande de justification est distincte de la demande d’accès; elle est reliée à la plainte que le demandeur a présentée à la Commission le 23 décembre 2004. [17] La décision du responsable n’a pas à être révisée. [18] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Lise Boily-Monfette Avocate de l’organisme
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