Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 09 91 Date : Le 2 mars 2006 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demanderesse c. COMMISSION DES NORMES DU TRAVAIL Organisme DÉCISION OBJET : DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 17 mars 2003, la demanderesse s’adresse à un employé de l’organisme pour obtenir une copie intégrale des trois dossiers qui la concernent et qu’elle identifie par leur numéro. [2] Le premier avril 2003, le secrétaire général par intérim de l’organisme lui fait parvenir certains documents. [3] Le 5 avril suivant, la demanderesse s’adresse au même employé contacté le 17 mars précédent pour signifier que la réponse datée du 1 er avril n’était pas satisfaisante. Elle rappelle que sa demande du 17 mars visait l’obtention de beaucoup plus de documents, savoir la copie intégrale des trois dossiers y mentionnés. 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée la « Loi ».
03 09 91 Page 2 [4] Le 5 mai 2003, le responsable de l’accès de l’organisme, M e Jean-Guy Lemieux, (le Responsable) lui fait parvenir la réponse suivante, au pied de laquelle apparaît la mention p.j. : Veuillez trouver ci-joint votre dossier conformément aux dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. [5] Le 27 mai suivant, la demanderesse fait savoir au Responsable que les documents qu’il lui a envoyés sont simplement les documents qu’elle avait elle-même fournis pour étayer des demandes. Elle lui indique en cinq points précis la nature des documents qu’elle recherche et qu’elle n’a pas en sa possession. [6] Le 29 mai 2003, le Responsable s’adresse à la demanderesse en ces termes laconiques : J’accuse réception de votre lettre du 27 mai 2003, je vous ai fait parvenir tous les documents que nous avions en notre possession et que la Loi d'accès à l’information et de la protection des renseignements personnels me permettait de vous transmettre. [7] Le 2 juin 2003, la demanderesse requiert la Commission d’accès à l’information (la Commission) de réviser cette décision du Responsable. Elle ajoute qu’elle n’a reçu finalement de l’organisme que les documents qu’elle a elle-même fournis pour le traitement de ses dossiers. Dans sa demande de révision, la demanderesse précise encore le type de documents qu’elle recherche et qui, selon son évaluation, manquent toujours à l’appel. [8] Un processus de médiation s’amorce, mais échoue. Devant l’impossibilité d’une entente, la demande de révision est entendue par la voie téléphonique, les 23 septembre et 16 novembre 2005. L’AUDIENCE [9] Lors de la séance du 23 septembre 2005, la soussignée a requis l’organisme de produire certains documents dans le but de clarifier ou de préciser certaines conclusions de fait et de droit essentielles à la bonne compréhension du litige et au bon déroulement de l’audience. L’avocate de l’organisme s’était engagée pour sa cliente à produire ces documents dans les 30 jours suivants ou, du moins, avant la prochaine séance.
03 09 91 Page 3 [10] Le 3 octobre 2005, les parties sont convoquées à la continuation de l’audience prévue pour le 16 novembre 2005. [11] Le 26 octobre 2005, afin de s’assurer que les documents demandés soient produits en temps opportun par l’organisme, la soussignée a traduit en ordonnance, dans les termes qui suivent, les demandes exprimées lors de la séance du 23 septembre précédent : L’audition de ce dossier a commencé avec la séance du 23 septembre 2005 au cours de laquelle l’avocate de l’organisme s’est engagée à produire à la Commission et à la demanderesse, dans le mois qui suivait, sous une forme ou l’autre, les documents suivants : # 1 Une déclaration assermentée de monsieur Jean-Guy Lemieux corrigeant les erreurs apparaissant à celle du 22 septembre 2005 déposée lors de cette séance du 23 septembre. # 2 Une déclaration assermentée du responsable de l’accès à l’information, monsieur Jean-Guy Lemieux éclairant la Commission sur le sens qu’il donne aux mots suivants apparaissant à sa déclaration du 22 septembre 2005 : a. « donné ce qui était accessible » ; et b. « et que la loi me permettait de transmettre ». # 3 Une déclaration assermentée du Responsable de l’accès, monsieur Jean-Guy Lemieux, faisant état de la recherche qu’il a effectuée concernant la demande d’accès en cause et, s’il y a lieu, énumérant les documents que l’organisme détient sur la demanderesse et dont l’accès est en tout ou en partie refusé à la demanderesse. # 4 Une déclaration assermentée du responsable de l’accès, monsieur Jean-Guy Lemieux, dans laquelle apparaissent les raisons motivant le refus de communiquer partiellement ou totalement les documents que l’organisme retient en tout ou en partie. # 5 S’il y a lieu, une copie des documents totalement ou partiellement accessibles (élagués) tels que remis à la demanderesse depuis la tenue de la séance du 22 septembre 2005, en particulier, la copie des fiches informatiques des trois dossiers demandés.
03 09 91 Page 4 # 6 À la Commission seulement, une copie intégrale des documents dont l’accès est refusé à la demanderesse en tout ou en partie. Or, la Commission n’a pas encore reçu ces documents. Compte tenu que la prochaine séance se déroulera dans un avenir rapproché, c'est-à-dire par voie téléphonique le 16 novembre prochain, par la présente, la soussignée ORDONNE à l’organisme de produire ces documents, selon les modalités plus haut prévues, au plus tard le 1 er novembre prochain (2005). Il serait également préférable que le responsable de l’accès soit présent à cette séance du 16 novembre prochain afin de répondre de vive voix à toute question supplémentaire pertinente. [12] Le 16 novembre 2005, l’audience se continue. A. LA PREUVE i) De l’organisme Témoignage de M e Jean-Guy Lemieux [13] M e Lemieux est le Responsable de l’organisme et témoigne sous son serment d’office. [14] Il dépose sous les cotes O-1 à O-4 inclusivement les déclarations assermentées qu’il a signées et qu’il produit en réponse aux points #1 à #4 de l’ordonnance de la Commission. [15] Il dépose également, sous la cote O-5, une liasse de plusieurs centaines de pages constituant une copie de la quasi-totalité des trois dossiers demandés. [16] Il déclare avoir fait parvenir une copie exacte de cette liasse O-5 à la demanderesse par un courrier récent, ce que reconnaît celle-ci. [17] Il ajoute qu’aucun des renseignements contenus dans cette liasse O-5 n’a fait l’objet d’un masquage ou d’un retrait quelconque ni ne devait recevoir quelque protection que ce soit de la part de l’organisme.
03 09 91 Page 5 [18] Il déclare que seulement 27 pages tirées des trois dossiers visés par la demande d’accès ont été soustraites de l’accès et n’ont pas été remises à la demanderesse. [19] Le Responsable déclare que ces 27 pages sont totalement inaccessibles à la demanderesse en application de l’alinéa deuxième de l’article 9 de la Loi parce qu’elles sont constituées de notes personnelles d’employés de l’organisme, des notes aux dossiers, des messages téléphoniques, ou constituent des documents inachevés, des brouillons, des aide-mémoire, etc. [20] Le témoin Lemieux remet entre les mains de la Commission, sous pli confidentiel, les 27 pages en question afin que la Commission statue sur leur accessibilité en regard du seul motif invoqué au soutien de leur retenue, savoir le deuxième alinéa de l’article 9 de la Loi. Il ajoute que ces pages ne contiennent aucun renseignement que l’organisme ou la Commission doit impérativement protéger de toute communication en vertu de la Loi. [21] Il affirme que, sauf ces 27 pages retenues, tous les renseignements composant les trois dossiers de la demanderesse et qui sont détenus par l’organisme ont été entièrement remis à cette dernière et qu’il n’y en a pas d’autres. [22] Après réflexion, le témoin admet toutefois qu’une des pages des 27 retenues, soit le sommaire de la réclamation adressé le 14 mai 1998 à l’employeur, devrait être accessible à la demanderesse. [23] Enfin, M e Lemieux dépose sous la cote O-6 les trois fiches informatiques concernant les 3 dossiers de la demanderesse. ii) De la demanderesse [24] Outre la liasse O-5, la demanderesse reconnaît avoir reçu, antérieurement à l’audience, les pièces O-1 à O-4 ainsi que les fiches informatiques O-6. [25] Elle estime que les 27 pages retenues doivent lui être remises puisque leur contenu la concerne personnellement et qu’elle est en droit de s’en faire communiquer copie intégrale.
03 09 91 Page 6 A. LES ARGUMENTS [26] Les parties ne font valoir aucun argument, s’en remettant à la décision de la Commission. DÉCISION [27] J’ai bien examiné les 27 pages dont l’accessibilité constitue le litige et qui m’ont été remises sous pli confidentiel par l’organisme. [28] La preuve démontre que l’organisme ne détient pas d’autres documents pouvant répondre à la demande d’accès que a) ces 27 pages demeurant en litige et b) le contenu de la liasse O-5 déjà remise à la demanderesse et qui n’est plus en litige. [29] Les 27 pages en litige contiennent, de toute évidence, des notes personnelles ou des aide-mémoire, des notes de messages téléphoniques, des documents inachevés ou autres documents ou renseignements visés par l’alinéa deuxième de l’article 9 de la Loi : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. (J’ai souligné) [30] Ces pages ne contiennent aucun renseignement que la Commission doit protéger d’office. [31] Ces 27 pages contiennent sans aucun doute des renseignements concernant la demanderesse, renseignements visés par l’article 83 de la Loi : 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant.
03 09 91 Page 7 Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. [32] La Commission a toujours refusé d’appliquer le deuxième alinéa de l’article 9 de la Loi lorsque l’enjeu de la révision porte, comme celui en cause ici, sur l’accès à des renseignements nominatifs concernant un demandeur, donc lorsqu’il est susceptible de porter atteinte à son droit à la vie privée. [33] Le motif de refus basé sur cette disposition de la Loi n’est pas bien fondé, en l’espèce. [34] POUR CES MOTIFS, la Commission CONSTATE que l’organisme a remis, quoique tardivement, une grande partie des documents demandés (O-5), lesquels ne sont toutefois plus en litige; ACCUEILLE en totalité la demande de révision; et ORDONNE à l’organisme de remettre à la demanderesse la totalité des vingt-sept (27) pages restant en litige. DIANE BOISSINOT commissaire Procureure de l’organisme : M e Claudia Dao
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