Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 05 04 13 Date : Le 27 février 2006 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demandeur c. UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL Organisme DÉCISION OBJET : DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 7 mars 2005, le demandeur écrit au responsable de l’accès de l’organisme (le Responsable) afin d’obtenir une copie « des réponses écrites et détaillées » que lui a adressées l'Ombudsman de l'organisme, M e Pierre-Paul Lavoie, en réaction aux plaintes qu'il avait déposées entre les mains de ce dernier au cours de l'automne 2004 et de l'hiver 2005 ainsi que copie « des informations écrites quant à des recommandations faites par l'Ombudsman » à son sujet. Il laisse entendre que cette démarche est devenue nécessaire puisque la même demande, qu'il aurait acheminée à l'Ombudsman le 22 février précédent, serait restée sans réponse satisfaisante de la part de ce dernier. 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée la « Loi ».
05 04 13 Page 2 [2] Le 9 mars 2005, après avoir pris des informations auprès de l'Ombudsman Lavoie et avoir rapporté au demandeur les démarches faites au sujet de la présente demande d'accès et celle faite à l’Ombudsman Lavoie, le Responsable fait le constat que le demandeur est déjà en possession des documents qu'il a requis et qu'il n'en existe pas d'autres. [3] Le 14 mars 2005, insatisfait de cette décision du Responsable, le demandeur requiert la Commission de la réviser. [4] Une audience se tient en la ville de Montréal, le 22 février 2006 au cours de laquelle les parties ont pu, entièrement, faire valoir leurs prétentions. L’AUDIENCE A. LA PREUVE Témoignage de M e Pierre-Paul Lavoie [5] M e Lavoie est l'Ombudsman de l'organisme. C'est lui qui a traité les plaintes du demandeur et qui détient les documents relatifs aux plaintes de ce dernier, dont certains font l’objet de la présente demande de révision. [6] Il explique ses fonctions au sein de l'organisme et dépose, sous la cote O-1, le texte du Règlement sur l'Ombudsman numéro 16 de l'organisme qui régissait les modalités d'exercice de cette fonction tel qu'il était en vigueur au moment de la demande d'accès. [7] Il fait remarquer que ses fonctions n'exigent pas qu'il communique par écrit avec les parties à un différend ni qu'il consigne, par écrit, ses décisions ou ses recommandations. [8] Il mentionne que ses interventions sont surtout verbales et tendent plus souvent qu'autrement à concilier les parties qui vivent un différend. [9] Il précise qu'avant de s'adresser au Responsable, le demandeur s'était d'abord adressé à lui, le 22 février 2005 pour obtenir les « réponses et explications les justifiant » relatives aux plaintes formulées auprès de lui, en sa qualité d'Ombudsman, en automne 2003 et à l'hiver et au printemps 2004. Le
05 04 13 Page 3 témoin dépose une copie de cette lettre sous la cote O-2 et fait remarquer que le demandeur en avait fourni copie conforme au Responsable. [10] Le demandeur avait d'ailleurs déposé sous la cote D-1, quelques instants avant, la copie de la réponse à cette lettre que lui a adressée le témoin le 24 février 2005. [11] Il réitère la véracité et l'exactitude des faits apparaissant à la réponse D-1, savoir : […] Les réponses écrites dans les dossiers que vous nous avez soumis vous ont été transmises. Il n'y en a pas d'autres. Certains dossiers ont trait à des consultations et à des échanges avec des représentants de l'Université et n'ont pas fait l'objet de décisions écrites. [12] Le témoin affirme que ses interventions n'ont donné lieu à aucune décision ou recommandation écrite autre que ce qui est contenu dans les deux réponses qu'il a déjà remises au demandeur lors du traitement de ses plaintes. [13] Il déclare que le Responsable l'a consulté lorsque ce dernier a reçu la demande d'accès du 7 mars 2005. [14] Le témoin déclare avoir confié au Responsable les faits auxquels ce dernier réfère dans la réponse sous examen et il en réitère aujourd’hui la véracité sous serment. [15] Il remet une autre fois au demandeur, séance tenante, les deux seules réponses écrites qu’il a rédigées à l’intention du demandeur à la suite des plaintes que ce dernier a formulées, savoir la réponse, qu’il qualifie de « positive », datée du 17 mars 2004 et la réponse datée du 31 mai 2004 qu’il qualifie, celle-là, de « négative ». Témoignage du demandeur [16] Le demandeur témoigne sur des faits qui ne sont pas pertinents au litige devant la Commission. [17] Il affirme toutefois qu’aucune des réponses datées du 17 mars 2004 et du 31 mai 2004 ne lui ont été remises lors du traitement de sa demande d’accès du 7 mars 2005 adressée au Responsable. B. L’ARGUMENTATION
05 04 13 Page 4 i) De l’organisme [18] L’organisme ne fait pas de représentations autres que celle d’affirmer que le demandeur a déjà reçu de l’organisme tout ce qu’il avait demandé et qu’il ne détient aucun autre document susceptible de répondre à sa demande d’accès du 7 mars 2005. ii) Du demandeur [19] Le demandeur estime que devraient normalement se trouver à son dossier des recommandations de l’Ombudsman faites au conseil d’administration de l’organisme. [20] Il estime que le témoin Lavoie s’est contredit en affirmant qu’il lui avait déjà envoyé les deux réponses écrites des 17 mars et 31 mai 2004. DÉCISION [21] Il faut d’abord préciser que la demande d’accès vise l’obtention de deux types de documents. [22] Elle vise d’abord les réponses écrites de l’Ombudsman à la suite des plaintes que le demandeur lui aurait formulées au cours de l'automne 2004 et de l'hiver 2005. Elle vise ensuite les décisions ou les recommandations que l’Ombudsman aurait formulées à la suite de ces plaintes. [23] La preuve à ce sujet démontre bien qu’il n’y a pas de documents écrits qui ont émané de l’Ombudsman à la suite de ces dernières plaintes, ni sous forme de recommandation, ni sous forme de réponse au demandeur. [24] En effet, la preuve démontre que l’Ombudsman n’a jamais formulé, par écrit, des recommandations ou des décisions. La preuve établit aussi que les seuls documents relatifs aux plaintes du demandeur qui sont détenus par l’organisme et sont de la nature d’une réponse, sont deux documents datés antérieurement à l’automne 2004 et à l’hiver 2005, savoir les réponses des 17 mars et 31 mai 2004. [25] Il n’existe donc aucun document entre les mains de l’organisme qui serait susceptible de répondre à la demande d’accès du 7 mars 2005 telle que formulée.
05 04 13 Page 5 [26] La Commission remarque que la demande adressée par le demandeur à l’Ombudsman le 22 février 2005 (O-2) porte sur une autre période que celle adressée au Responsable. [27] La demande adressée à l’Ombudsman le 22 février 2005 porte sur les plaintes de l’automne 2003 et de l’hiver/printemps 2004 et celle adressée au Responsable, donc celle qui nous occupe ici, porte sur les plaintes de l’automne 2004 et de l’hiver 2005. [28] Cette situation a vraisemblablement semé une certaine confusion lors de l’audition du témoignage de M e Lavoie et du sens qu’il fallait donner à ses paroles. Cette distinction faite, son témoignage devient clair et logique. [29] La décision du Responsable dont on demande la révision est donc bien fondée. [30] POUR CES MOTIFS, la Commission REJETTE la demande de révision. DIANE BOISSINOT commissaire Avocat de l’organisme : M e Normand Petitclerc (Petitclerc et Robert, avocats)
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