Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 04 00 66 Date : Le 20 février 2006 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demandeur c. MINISTÈRE DE LA SÉCURITÉ PUBLIQUE Organisme DÉCISION OBJET : DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 7 décembre 2003, le demandeur s’adresse au responsable de l’accès de l’organisme (le Responsable) afin d’obtenir une copie de son dossier « qui fournit les raisons qui ont justifié » les refus d’emploi au sein d’entreprises privées (agence de sécurité, conciergerie) à certains postes de travail dans des locaux occupés par l’organisme. [2] La Responsable reçoit cette demande le lendemain et, après avoir requis un délai supplémentaire pour répondre à la demande d’accès, avise le 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée la « Loi ».
04 00 66 Page 2 demandeur le 7 janvier 2004 qu’il ne peut satisfaire à sa demande en ces termes : […] Nous vous informons que votre demande relève de la compétence de votre employeur [nom de l’entreprise] compagnie appartenant à monsieur [nom du propriétaire de l’entreprise], qui est lié par contrat à la Société immobilière du Québec, gestionnaire immobilier au poste de la Sûreté du Québec de [lieu du poste]. Conformément à l’article 48 de la [Loi], vous devez communiquer avec cette compagnie pour obtenir les raisons de votre congédiement. (Les inscriptions entre crochets sont de la soussignée) [3] Le 12 janvier suivant, le demandeur requiert la Commission d’accès à l’information (la Commission) de réviser cette décision du Responsable. Il veut savoir pourquoi l’accès aux locaux de la Sûreté du Québec lui est refusé. [4] Une audience se tient en la ville de Québec, le 15 novembre 2005 date à laquelle commence le délibéré précédant la présente décision. L’AUDIENCE A. LA PREUVE Témoignage de monsieur André Marois, le Responsable [5] Monsieur Marois explique la procédure qu’il a suivie pour tenter d’obtenir les documents demandés de la Sûreté du Québec, corps de police agissant sous l’autorité du ministre de la Sécurité publique en vertu de la Loi sur la police 2 . [6] Il a appris que la Sûreté du Québec est locataire de certains postes régionaux aux termes de baux administrés par la Société immobilière du Québec, laquelle contracte par voie de soumission avec des entreprises privées afin de fournir les services d’entretien et de gardiennage dans ces postes. [7] Il dépose sous la cote O-1 un extrait des instructions de la Société immobilière du Québec destinées à ses soumissionnaires et qui concernent les conditions reliées à la confidentialité et à la sécurité des locaux (article 7.0 du formulaire I-2005-4). 2 (L.R.Q., c. P-13.1, article 50).
04 00 66 Page 3 [8] Il en conclut donc que la conformité aux règles de sécurité exigées par la Société immobilière du Québec et la Sûreté du Québec tombe, en l’espèce, sous la responsabilité de l’entreprise qui a remporté la soumission. [9] Monsieur Marois déclare qu’il n’y a aucun lien d’emploi entre l’organisme et le demandeur non plus qu’entre ce dernier et la Société immobilière du Québec, ce qui n’est d’ailleurs pas contesté par le demandeur. [10] Monsieur Marois affirme que l’organisme ne détient aucun document dans lequel serait mentionné les motifs pour lesquels le demandeur aurait été refusé comme employé par l’entreprise sous-contractante. [11] C’est pourquoi il a pris soin de diriger le demandeur vers cette entreprise en vertu de l’article 48 de la Loi; en effet, il estime que cette entreprise serait plus compétente pour répondre à la demande d’accès. [12] Le témoin Marois remet toutefois une partie d’un dossier d’enquête détenu par la Sûreté du Québec, enquête effectuée par un autre corps de police au sujet du demandeur. [13] Il dépose sous pli confidentiel entre les mains de la Commission la partie masquée de ce dossier d’enquête. [14] Le témoin Marois affirme cependant que ce dossier d’enquête ne contient aucune mention pouvant répondre à la demande d’accès telle que formulée, savoir, une mention qui fournirait les raisons qui ont justifié les refus d’emploi au sein d’entreprises privées (agence de sécurité, conciergerie) à certains postes de travail dans des locaux occupés par l’organisme. [15] Le témoin Marois affirme enfin que l’organisme ne détient aucun autre renseignement concernant le demandeur et qui pourrait directement ou indirectement répondre à la demande d’accès. B. LES ARGUMENTS [16] L’avocate de l’organisme plaide que les parties retenues du dossier d’enquête détenu par la Sûreté du Québec le sont en vertu des articles 28 et 59 de la Loi.
04 00 66 Page 4 [17] Elle soutient également que l’organisme était justifié de référer le demandeur à son employeur pour ce qui est des motifs de refus d’emploi, et ce, en vertu de l’article 48 de la Loi. [18] De son côté, le demandeur ne fait aucune représentation, s’en remettant à la Commission pour décider du bien-fondé de la décision sous examen. DÉCISION [19] Dans sa réponse datée du 7 janvier 2004, le Responsable ne spécifie pas s’il détient ou non un document pouvant répondre à la demande d’accès du demandeur, mais dirige tout de même ce dernier vers son employeur en vertu de l’article 48 de la Loi, conformément au paragraphe 4° de l’article 47 : 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: […] 4° informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte; 48. Lorsqu'il est saisi d'une demande qui, à son avis, relève davantage de la compétence d'un autre organisme public ou qui est relative à un document produit par un autre organisme public ou pour son compte, le responsable doit, dans le délai prévu par le premier alinéa de l'article 47, indiquer au requérant le nom de l'organisme compétent et celui du responsable de l'accès aux documents de cet organisme, et lui donner les renseignements prévus par l'article 45 ou par le deuxième alinéa de l'article 46, selon le cas. Lorsque la demande est écrite, ces indications doivent être communiquées par écrit.
04 00 66 Page 5 [20] Or, avant de référer le demandeur à un organisme tiers, le Responsable doit d’abord voir à exécuter les obligations prévues aux paragraphes 1°, 2° et 3° de l’article 47 de la Loi : 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: 1° donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2° informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3° informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie; 4° […] […] [21] La preuve démontre que l’organisme ne détient aucun document pouvant répondre à la demande d’accès comme elle est formulée. [22] En l’espèce, le refus de communiquer est en réalité basé sur l’absence de détention d’un document au sens de l’article 1 de la Loi : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [23] Le droit d’accès ne peut s’exercer lorsque l’organisme ne détient pas le document visé par la demande d’accès, comme c’est le cas en l’espèce. [24] Dans ce cas, rien dans la Loi n’oblige l’organisme à diriger le demandeur vers le détenteur d’un tel document. [25] L’application de l’article 48 de la Loi n’est possible que lorsque l’organisme détient le document visé par la demande d’accès dans l’exercice de ses fonctions.
04 00 66 Page 6 [26] Malgré cette détention, il est toutefois permis à l’organisme d’utiliser la référence prévue à l’article 48 si le Responsable juge que la compétence de décider de donner suite ou non à cette demande d’accès relève davantage d’un autre organisme public. [27] Il en est de même lorsque, détenant pourtant le document visé, le Responsable de l’organisme qui reçoit la demande juge que celle-ci est relative à un document produit par un autre organisme public ou pour le compte de ce dernier. [28] Ne détenant aucun document renfermant les renseignements demandés, le Responsable ne pouvait référer le demandeur en vertu de l’article 48 de la Loi. Il devait simplement lui indiquer qu’il ne détenait pas ce document. [29] Dans les circonstances, en vertu de la Loi, l’organisme ne peut être tenu de remettre un document qu’il ne détient pas. [30] Pour ce qui est des documents remis à la Commission sous pli confidentiel, savoir, les documents constituant une partie du dossier d’enquête, dossier émanant d’un autre corps de police que la Sûreté du Québec mais détenu par cette dernière, la preuve et leur examen établissent qu’ils ne contiennent pas les renseignements demandés. [31] Ces derniers documents ne font pas l’objet du présent litige ni de la présente décision en révision puisque, a priori, ils ne sont ni visés par la demande d’accès, ni visés par la décision du Responsable sous examen. [32] POUR CES MOTIFS, la Commission REJETTE la demande de révision. DIANE BOISSINOT Commissaire Avocate de l’organisme : M e Dana Deslauriers Chamberland, Gagnon (Justice Québec)
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