Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 04 04 80 Date : Le 20 février 2006 Commissaire : M e Jacques Saint-Laurent X Demandeur c. Ministère des Transports Organisme DÉCISION L’OBJET DEMANDE DE RÉVISION, formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . 1 L.R.Q. c. A-2.1 ci-après appelée «la Loi sur l’accès»
04 04 80 Page : 2 [1] Le 2 février 2004, le demandeur s’adresse à la responsable de l’accès du ministère des Transports pour obtenir, dans le cadre de la Loi sur l’accès, différentes informations relatives à des concours de promotion. Sa demande vise trois (3) sujets. Premièrement, le demandeur veut connaître «Le coût total des dépenses administratives et autres, relatives au concours interne de promotion en 1999 (no : RS30-751271-10), de préposés aux renseignements à technicien en information, à la direction des communications à Montréal.» Deuxièmement, « Le coût global des dépenses en salaire versés (incluant toutes primes et avantages reliés à la convention collective) pour l’embauche de préposés aux renseignements et pour les préposés aux télécommunications depuis 2000, à la direction des communications à Montréal.» Troisièmement, «Le coût global des dépenses administratives et autres relatives à ces deux processus d’embauche distinct.» [2] Le 23 février 2004, la responsable adjointe de l’accès au ministère des Transports informe le demandeur que le Ministère ne peut pas lui communiquer les renseignements demandés : «Malheureusement, les renseignements que vous souhaitez obtenir nécessitent de traiter de nombreuses données détenues par le Ministère à cet égard. Cette requête représente une somme considérable de travail afin de produire le résultat demandé. Aussi, en vertu de l’article 15 de la Loi, ces renseignements ne peuvent donc vous être transmis.» [3] Le 18 mars 2004, le demandeur s’adresse à la Commission d’accès à l’information pour demander la révision de la décision de la responsable adjointe de l’accès de l’organisme. Le 11 mai 2005, les parties sont convoquées à une audience à Montréal. Le demandeur est présent. Le procureur de l’organisme est accompagné de la responsable adjointe de l’accès pour le ministère des Transports, Mme Joyce Gonthier.
04 04 80 Page : 3 LA PREUVE i) de l’organisme [4] À titre de responsable adjointe de l’accès, Mme Gonthier a traité personnellement la demande du 2 février 2004. Elle résume de la façon suivante le résultat de ses recherches. [5] Au sujet des événements de 1999, la responsable de l’accès explique qu’il s’agissait initialement d’un processus de réévaluation des emplois. Cet exercice a conduit à un concours de promotion. [6] Ce concours a été tenu et administré à l’interne, avec la collaboration de la direction des ressources humaines. Il y a eu un examen écrit préparé par les membres du personnel du ministère des Transports. Une technicienne en administration de la direction des ressources humaines de Québec était plus spécialement affectée à l’administration de ce concours. [7] Il appert que les tâches réalisées pour le concours faisaient partie intégrante des fonctions des différentes personnes impliquées à l’intérieur du ministère des Transports. C’était notamment le cas pour la gestionnaire de la direction des communications, les conseillers en gestion des ressources humaines et la technicienne en administration. [8] Les personnes qui ont travaillé à la tenue de ce concours ne l’ont pas fait de façon exclusive, elles avaient simultanément d’autres responsabilités. Le temps qu’elles ont consacré pour le concours de promotion de 1999 n’a pas été comptabilisé. [9] En conséquence, le témoin soumet qu’il n’est pas possible de répondre au demandeur, puisque les renseignements requis pour le faire ne sont pas disponibles. De plus, si on tentait de répondre à la question en effectuant des calculs faisant appel à la mémoire des personnes concernées, inévitablement, les résultats obtenus seraient inexacts et incomplets. [10] Subséquemment, il y eut d’autres changements dans la gestion des emplois du secteur des communications du ministère des Transports à Montréal. [11] En 2000-2001, une réévaluation a été effectuée au niveau des préposés aux renseignements. Comme il s’agissait à nouveau d’un exercice interne, les gestionnaires de la direction des communications à Montréal et le personnel de la direction des ressources humaines ont consacré du temps pour la bonne marche du processus, notamment, en effectuant les entrevues. [12] Mme Gonthier explique que, comme ce fut le cas pour le concours de promotion de 1999, le travail effectué pour cette activité n’a pas été comptabilisé de façon distincte.
04 04 80 Page : 4 [13] En 2003, une nouvelle révision du travail survient. La direction territoriale de Montréal a tenu un concours à partir duquel une liste de déclarations d’aptitude a été confectionnée. [14] Comme ce fut le cas en 1999 et en 2001, les dépenses effectuées pour la tenue de ce concours n’ont pas fait l’objet d’une comptabilité particulière. Les personnes qui y ont travaillé ont effectué d’autres tâches à titre de membres du personnel du Ministère. [15] Mme Gonthier ajoute que les recherches sont devenues encore plus difficiles par l’effet du temps puisqu’en application du calendrier de conservation en vigueur au ministère des Transports, les documents relatifs au concours de promotion de 1999 ont été détruits. De plus, la gestionnaire du service des communications à la direction territoriale de Montréal n’est plus à l’emploi du Ministère. ii) du demandeur [16] Le demandeur insiste auprès de la Commission pour souligner à quel point cette succession de réévaluations et de réorganisations a constitué une injustice pour lui. Il soumet qu’il a subi beaucoup de préjudices. Au départ, il avait réussi le concours de promotion de 1999. [17] Même s’il était préposé aux renseignements pour le ministère des Transports depuis quinze (15) ans, le demandeur affirme qu’il a perdu ses acquis en participant à ces concours. Il ne comprend pas pourquoi il a été exclu d’un poste régulier. Le demandeur rappelle qu’au départ, le personnel concerné n’avait pas de sécurité d’emploi. Ils ont dû se soumettre à un processus administratif lourd comprenant un examen à chacune des trois (3) étapes. [18] Le demandeur veut savoir combien ont coûté toutes les démarches effectuées successivement pour la gestion des emplois. Par exemple, il se demande si des dépenses ont été engagées pour la mise en place de comités chargés de la préparation de chacun des trois (3) concours.
04 04 80 Page : 5 LES ARGUMENTS i) de l’organisme [19] En tenant compte du témoignage de la responsable adjointe de l’accès, le procureur de l’organisme soumet que la décision du 23 février 2004 est justifiée dans les circonstances. [20] S’appuyant sur l’article 15 de la Loi sur l’accès, le procureur de l’organisme rappelle que les renseignements demandés ne peuvent pas être isolés parmi l’ensemble des renseignements relatifs aux dépenses effectuées en matière de gestion des ressources humaines pour le ministère des Transports. [21] Le procureur ajoute que, non seulement, les renseignements demandés ne sont pas comptabilisés de façon particulière mais également, qu’il ne serait pas possible de tenter de le faire après la tenue des concours. [22] En l’absence de données objectives à cet effet, il faudrait faire appel à la mémoire des personnes concernées, ce qui, inévitablement, conduirait à des résultats incomplets et inexacts. ii) du demandeur [23] Les arguments du demandeur portent sur deux (2) aspects. Premièrement, il soumet qu’une estimation des dépenses serait satisfaisante. [24] Deuxièmement, en se référant au texte de la réponse de la responsable adjointe de l’accès du 23 février 2004, il prétend que le Ministère reconnaît qu’il détient les données qu’il cherche à obtenir. Plus spécialement, il se réfère au passage suivant de la lettre : …Les renseignements que vous souhaitez obtenir nécessite de traiter de nombreuses données détenues par le Ministère à cet égard…
04 04 80 Page : 6 DÉCISION [25] Les articles 1 et 15 de la Loi sur l’accès prévoient ce qui suit : 1. La présente loi s’applique aux documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l’organisme public ou par un tiers. Elle s’applique quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 15. Le droit d’accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. [26] La preuve démontre que l’organisme ne détient aucun document permettant de fournir au demandeur les renseignements requis en février 2004. [27] Si le coût total des dépenses administratives pour les trois (3) concours auxquels a participé le demandeur n’a pas été calculé, l’organisme doit-il confectionner un document à ce sujet, à partir des renseignements qui pourraient être disponibles? [28] La Loi sur l’accès répond à cette question. L’article 15 prévoit qu’un organisme n’a pas l’obligation de préparer un document pour répondre à une demande d’accès, alors qu’il n’en n’existe pas. [29] Le droit d’accès ne permet pas de forcer un organisme à retracer, extraire et compiler des renseignements, puis à préparer un document de façon à répondre à une demande d’accès 2 . [30] Au surplus, la preuve a démontré que, même s’il le voulait, l’organisme ne serait pas en mesure de confectionner le document demandé. Les renseignements dont l’organisme dispose actuellement ne permettent pas de retracer l’ensemble des dépenses administratives relatives à la gestion des concours au service des communications entre 1999 et 2003. [31] À l’égard des documents détenus par l’organisme, le demandeur a reconnu avoir reçu communication de certains renseignements dont le coût total des dépenses en salaire. 2 X c. Ville de Pincourt, CAI no 02 09 15, 5 décembre 2003.
04 04 80 Page : 7 [32] Dans ces circonstances, je constate que l’organisme ne détient aucun document comprenant les renseignements visés par la demande d’accès et je ne peux lui ordonner d’en confectionner un 3 . POUR CES MOTIFS, la Commission : REJETTE la demande de révision présentée par le demandeur le 18 mars 2004. M e Jacques Saint-Laurent Président M e Daniel Morin Procureur de l’organisme 3 Gour c. Ministère de la sécurité publique, [2001] CAI 459, p. 465.
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