Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 05 13 77 Date : 17 février 2006 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. MINISTÈRE DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D’ACCÈS À DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS [1] Le demandeur s’adresse à l’organisme le 9 juin 2005 pour obtenir une copie de son dossier intégral. Il précise avoir consulté son dossier à maintes reprises sans y avoir trouvé un document qui l’incrimine fortement et qui porte sur une demande de renseignements supplémentaires. [2] Cette demande d’accès est reçue le 10 juin 2005. Avis de sa réception est donné au demandeur le 16 juin suivant; avis qu’un délai supplémentaire de dix jours est nécessaire pour traiter cette demande est également adressé au demandeur le 28 juin 2005. Le 8 juillet 2005, la responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels transmet au
05 13 77 Page : 2 demandeur une copie de son dossier (sécurité du revenu); elle indique que des renseignements concernant d’autres personnes ont été masqués en vertu des articles 53 et 88 de la Loi sur l’accès aux documents des organisme publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [3] Le 25 juillet 2005, le demandeur requiert la révision de cette décision. Le même jour, la responsable transmet au demandeur une copie de toutes les correspondances émises dans son dossier (sécurité du revenu) ainsi qu’une copie des panoramas informatiques tirés de son dossier informatique avec la signification des codes informatiques. La responsable souligne que cette décision complète celle du 8 juillet 2005. PREUVE i) de l’organisme Témoignage de M. Shadi Wazen : [4] M. Wazen témoigne sous serment. Il est membre du personnel de l’organisme; il y exerce, sous l’autorité de la responsable, la fonction de conseiller en accès aux documents et en protection des renseignements personnels. [5] La demande d’accès a été reçue le 10 juin 2005; il a donné avis de la réception de celle-ci au demandeur le 16 juin 2005 et il a collaboré à son traitement, à la requête de la responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. [6] Il a communiqué une copie de cette demande d’accès à M. Christian Fortin, répondant de la Direction régionale de Chaudière-Appalaches, et il a reçu une copie du dossier physique du demandeur. [7] M. Wazen a examiné le dossier ainsi obtenu. Il a identifié les renseignements nominatifs qui concernent des tiers et qui ont dû être masqués en vertu de la loi avant que la responsable ne transmette une copie de son dossier au demandeur. [8] À sa connaissance, le document portant sur une demande de renseignements supplémentaires auquel le demandeur réfère précisément dans 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur l’accès ».
05 13 77 Page : 3 sa demande du 9 juin 2005 n’est pas détenu et ne peut se trouver dans une autre unité administrative. Dans ses recherches, M. Wazen n’a pas, non plus, trouvé de document connexe à l’exception d’une demande de renseignements supplémentaires datée du 26 mars 2003 et dont copie intégrale a été transmise au demandeur. Plus spécifiquement, M. Wazen n’a pas trouvé de demande de renseignements supplémentaires expédiée par l’organisme en décembre 2001 ou en janvier 2002. [9] M. Wazen affirme que l’organisme a transmis au demandeur une copie de son dossier physique après avoir uniquement masqué les renseignements nominatifs concernant des tiers. Il témoigne concernant le traitement de chacun de ces renseignements nominatifs et il dépose sous pli confidentiel les documents dans lesquels ces renseignements sont inscrits. [10] M. Wazen s’est entretenu avec le demandeur le 19 juillet 2005. Le demandeur l’a informé que le document portant sur une demande de renseignements supplémentaires ainsi que les avis de convocation de décembre 2002 ou de janvier 2003 ne lui avaient pas été transmis; il a précisé avoir été convoqué, par avis, à une rencontre au Centre local d’emploi de Sainte-Croix qui avait été fixée au 7 janvier 2003 à la suite de l’intervention du Protecteur du citoyen. M. Wazen lui a répondu que les avis de convocation et autres correspondances étaient dans son dossier informatisé et qu’il ferait les démarches pour lui en faire parvenir copie; il a réitéré au demandeur que copie de son dossier intégral lui avait été expédiée le 8 juillet 2005. Avec sa collègue, M me Diane Fortier, M. Wazen a imprimé une copie du dossier informatisé du demandeur et la lui a fait parvenir; ce dossier comprend tous les panoramas informatiques, les avis de correspondances et de décisions, les tables des matières et explications relatives aux codes informatiques utilisés. Témoignage de M me Isabelle Nolet : [11] M me Nolet témoigne sous serment. Elle est membre du personnel de l’organisme; elle est, depuis six ans, agente d’aide socio-économique et elle exerce cette fonction au Centre local d’emploi de Sainte-Croix. M me Nolet est notamment responsable de la gestion des dossiers actifs. [12] À la connaissance de M me Nolet, il n’existe pas de document s’intitulant « Demande de renseignements supplémentaires ». Le document « Demande de renseignements » (O-1) existe par ailleurs; ce document est utilisé en dernier recours, c’est-à-dire lorsqu’un demandeur d’aide n’est pas en mesure de fournir certains renseignements nécessaires au traitement de sa demande et qu’il
05 13 77 Page : 4 autorise expressément l’organisme à les collecter auprès de tiers. Cette demande de renseignements est donc signée par le demandeur d’aide avant d’être expédiée; une copie demeure dans le dossier du demandeur d’aide alors que l’autre est remise au demandeur d’aide. [13] M me Nolet est responsable du dossier du demandeur depuis novembre 2001, la demande initiale d’aide datant d’octobre 2001. Elle n’a jamais vu le document auquel le demandeur réfère dans sa demande d’accès. Les documents que complètent ou fournissent les demandeurs d’aide ou les prestataires sont classés dans leur dossier physique personnel; ils ne peuvent être classés ailleurs. [14] M me Nolet et sa chef d’équipe, M me Michèle Ratté, avaient déjà traité une première demande d’accès que le demandeur avait directement adressée au Centre local d’emploi précité. Elles avaient procédé à la reproduction du dossier physique du demandeur et elles lui en avaient remis une copie en mains propres en juillet 2003; le demandeur avait alors signé une déclaration indiquant avoir reçu copie de son dossier intégral. Le document auquel réfère la demande d’accès du 9 juin 2005 n’était pas détenu à l’époque. [15] Le 29 avril 2004, le demandeur s’est présenté avec un témoin au Centre local d’emploi de Sainte-Croix pour consulter son dossier; M me Nolet et sa chef d’équipe étaient présentes lors de la consultation. Le demandeur a signé une déclaration indiquant avoir consulté son dossier; il a également inscrit « J’ai pas trouvé le document recherché » (O-2). [16] Lorsque le demandeur a présenté sa demande d’aide en octobre 2001, il a déclaré ne pas recevoir de revenus et il a spécifiquement indiqué ne pas détenir d’assurance hypothécaire (O-3). L’organisme ne lui a pas demandé de renseignements supplémentaires à ce sujet. [17] Le document « Préparation et résultats de l’entrevue d’attribution initiale » (O-4), complété par l’organisme le 27 novembre 2001, tient compte des déclarations du demandeur (O-3); après avoir rencontré le demandeur, l’agent d’aide a donc noté, en ce qui concerne les données relatives à la propriété, les montants (O-4) que le demandeur devait payer : remboursement mensuel du prêt hypothécaire (242,09 $), taxes municipales (1293,36 $), taxes scolaires (205,80 $) et assurance incendie (320,65 $). [18] En décembre 2002, M me Nolet et sa chef d’équipe ont convoqué le demandeur à une rencontre au bureau le 27 décembre 2002; cette rencontre avait pour but de tenter d’améliorer la relation client/agent avec le demandeur et
05 13 77 Page : 5 de prendre connaissance des dépôts qui avaient été effectués dans son compte au cours des douze derniers mois. La chef d’équipe de M me Nolet devait être présente afin de « remettre les choses au clair face au comportement et aux attitudes » du demandeur. [19] En 2003, M me Nolet a questionné le demandeur au sujet des montants déposés dans son compte; le demandeur lui a répondu qu’il avait conclu un contrat d’assurance invalidité sur son prêt hypothécaire. [20] Le dossier du demandeur est encore actif; aucun des documents qui le constituent ne peut conséquemment être détruit. [21] La demande initiale d’aide (O-3) est formulée sur un document qui s’ouvre en deux parties. La demande de renseignements (O-1) est produite en trois exemplaires, à l’aide de papier carbone. ii) du demandeur [22] Le demandeur témoigne sous serment. Selon lui, les documents qui ne lui ont pas été remis sont les suivants : • Avis de convocation de décembre 2002 et de janvier 2003; • Rapports de décembre 2002 et de janvier 2003; • Avis de convocation et rapport d’avril 2002; • Demande de renseignements supplémentaires expédiée par l’organisme en décembre 2001 ou janvier 2002. [23] Il a soumis une demande d’aide qui lui a d’abord été refusée parce qu’il avait déclaré avoir un RER (régime d’épargne retraite); il a contesté cette décision et il a eu gain de cause. Lors de l’entrevue qui a suivi avec les représentants de l’organisme, il n’a pas été questionné sur le dépôt mensuel de montants d’environ 243,00 $ que son assureur lui verse en vertu d’un contrat assurant, en cas d’invalidité, le remboursement de sa dette hypothécaire. [24] Selon le demandeur, l’avis de convocation de décembre 2002 n’existe pas et il n’a participé à aucune rencontre au cours de ce mois; il prétend qu’un rapport a cependant été inventé et préparé en décembre 2002. Il veut comparer ce rapport inventé avec celui de janvier 2003, rapports qui ne lui ont pas été remis. [25] Le 21 mars 2003, l’organisme a inscrit à son dossier qu’il avait, depuis septembre 2000, une assurance invalidité concernant son prêt hypothécaire et qu’il n’avait pas fourni ce renseignement lors de son entrevue d’attribution (O-4).
05 13 77 Page : 6 Il reconnaît ne pas avoir fourni ce renseignement; il prétend que l’organisme ne le lui a jamais demandé. Il indique qu’avant 2003, « Il n’a jamais été question d’assurance invalidité dans mon admission à l’aide sociale ». [26] Il prétend que l’organisme lui a posté un document cartonné qui s’ouvre en deux parties, sans papier carbone, qu’il a complété avec l’aide de son frère et qu’il a retourné à l’organisme, dans un casier. L’organisme a utilisé ce document qui l’incrimine trois ans plus tard. Ce document renseignerait sur les dépôts mensuels qui étaient effectués dans son compte et qui se rapportent à son prêt hypothécaire. [27] À son avis, l’organisme a détruit le document qui l’incrimine. Il réitère par ailleurs que les représentants de l’organisme, à qui il a déclaré avoir une dette hypothécaire, ne l’ont pas questionné sur son assurance hypothécaire et ne l’ont pas laissé poser de questions à ce sujet. Contre-interrogatoire du demandeur : [28] Le demandeur reconnaît qu’à la section 8 de sa demande d’aide, il a, par l’intermédiaire de son frère, spécifiquement répondu ne pas recevoir de revenus provenant d’une « assurance hypothécaire » (O-3). Il reconnaît avoir également déclaré le montant de sa dette hypothécaire (O-3). [29] Le demandeur reconnaît aussi avoir reçu, en décembre 2002, un avis de convocation pour une rencontre en janvier 2003. ARGUMENTATION i) de l’organisme [30] La Loi sur l’accès ne s’applique qu’aux documents détenus : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
05 13 77 Page : 7 [31] La preuve démontre que l’organisme a donné au demandeur communication de tous les renseignements détenus le concernant à l’exception de renseignements nominatifs concernant des tiers; les renseignements nominatifs concernant des tiers sont, en vertu de la loi précitée, confidentiels : 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants : 1° leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2° ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. 54. Dans un document, sont nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. 88. Sauf dans le cas prévu par le paragraphe 4 o de l'article 59, un organisme public doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement nominatif concernant une autre personne physique ou l'existence d'un tel renseignement, à moins que cette dernière n'y consente par écrit. ii) du demandeur [32] L’organisme refuse d’admettre ses erreurs; il devrait annuler la dette du demandeur.
05 13 77 Page : 8 DÉCISION [33] La preuve démontre que l’organisme a donné au demandeur communication de tous les documents qui sont détenus le concernant. Ces documents lui ont été communiqués en deux temps, soit les 8 et 25 juillet 2005. [34] La preuve démontre que le demandeur a notamment obtenu copie des documents suivants : • Sa déclaration de demande d’aide (O-3), signée par lui en octobre 2001, dans laquelle il spécifie ne pas recevoir de revenus provenant d’une « assurance invalidité » et d’une « assurance hypothécaire »; • Le document « Préparation et résultats de l’entrevue d’attribution initiale » (O-4) complété par l’organisme le 27 novembre 2001 en fonction des déclarations du demandeur (O-3); • La demande de renseignements supplémentaires qui est datée du 26 mars 2003 et qui le concerne. [35] J’ai pris connaissance des documents dans lesquels sont inscrits les renseignements nominatifs qui sont en litige. Ces renseignements identifient des tiers qui ont fourni des renseignements supplémentaires concernant le demandeur. Les renseignements nominatifs qui identifient ces tiers sont confidentiels en vertu de l’article 53 précité. La preuve démontre que le demandeur a cependant eu accès aux renseignements supplémentaires qui le concernent dans ces documents. [36] La preuve me convainc que l’intervention de la Commission n’était manifestement pas utile. [37] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : CESSE D’EXAMINER la demande. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M me Stéphanie Gauvin Représentante de l’organisme
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