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Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 05 14 78 Date : 8 février 2006 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demanderesse c. VILLE DE MONTRÉAL Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] La demanderesse sest adressée à la Ville de Montréal la « Ville » en ces termes : « I am asking for access to the complete, unexpurgated property-evaluation database of the City of Montreal, including the names of the owner(s) of each property, the address of the property and all other related evaluation information. » [2] Le 26 juillet 2005, la demanderesse indique que la Ville ne lui a pas communiqué le document visé par sa demande daccès; elle requiert, en vertu de larticle 135 de la Loi sur laccès aux documents des organismes publics et
05 14 78 Page : 2 sur la protection des renseignements personnels 1 , la révision du refus de lorganisme de lui communiquer : « the complete, unexpurgated property-evaluation database of the City of Montreal, including the names of the owner(s) of each property, the address of the property and all other related evaluation information. » [3] Le 11 août 2005, la demanderesse informe la Commission quen réponse à sa demande daccès, la Ville lui avait transmis un disque optique compact sur lequel est enregistré le rôle dévaluation foncière tel quil était établi en septembre 2003 ainsi quun disque optique compact sur lequel est enregistré un programme dinstallation de ce rôle sur ordinateur. Elle réitère alors que la réponse de la Ville est inadéquate. Elle précise à cet égard que les renseignements qui constituent un rôle dévaluation foncière changent constamment en raison des transferts de propriétés, des rénovations et des réévaluations. À son avis, le disque qui lui a été transmis et sur lequel est enregistré le rôle dévaluation foncière de septembre 2003 nest plus à jour. [4] Dans sa lettre du 11 août 2005, la demanderesse réfère à sa demande daccès dans les termes suivants : « I am asking for access to the « complete, unexpurgated » valuation roll, i.e., the valuation (1) as updated on the City of Montreals Web site, (2) with names of owners of each property, and (3) with the ability to search by the property owners name. I reiterate that I am asking the Commission daccès à linformation to review the City of Montreals refusal to give me access to the complete data base. » [5] Les parties sont entendues le 6 décembre 2005. [6] Dentrée de jeu, lavocat de la demanderesse indique que sa cliente veut avoir accès, par consultation sur place ou à distance, à la banque de données qui constitue le rôle dévaluation foncière que la Ville met continuellement à jour pour son usage quotidien. Il ajoute que sa cliente veut aussi savoir sil est possible de manipuler le programme pour quelle puisse faire ses recherches sur le rôle à partir du nom de chaque propriétaire. 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur laccès ».
05 14 78 Page : 3 [7] Lavocat de la Ville souligne que, dans sa lettre du 11 août 2005, la demanderesse admet avoir reçu des documents en réponse à sa demande. Il signale que la demande daccès, telle quelle est exprimée dans cette lettre du 11 août 2005, diffère de la demande daccès initiale. Il rappelle que la Ville a lobligation de donner accès aux documents existants alors que la demanderesse requiert, depuis le 11 août 2005, que lui soient communiquées toutes les modifications apportées au rôle dévaluation foncière, ce, avec la possibilité deffectuer la recherche à partir du nom dun propriétaire. Selon lavocat de la Ville, la demanderesse doit adresser de nouvelles demandes daccès si elle veut obtenir des renseignements qui soient à jour. À son avis, la demanderesse a eu accès aux renseignements demandés tels quils étaient détenus au moment sa demande daccès a être traitée par la Ville. PREUVE i) de la Ville Témoignage de M. Marc Lebel : [8] M. Marc Lebel témoigne sous serment. Il est, depuis sa désignation à ce titre en 2003, responsable substitut de laccès aux documents de la Ville; il est également chef de la Division de la gestion des documents et des archives de la Ville et il prête support à la greffière pour lapplication de la Loi sur laccès. [9] M. Lebel a traité la demande daccès (O-1), qui est datée du 13 novembre 2002, à la suite de la décision que la Commission a rendue en mai 2005 et qui rejetait la requête que la Ville avait soumise en vertu de larticle 126 de la loi précitée 2 . Il a donc requis auprès de la Direction de lévaluation foncière de la Ville une copie du rôle visé par la demande (O-1) pour la remettre à la demanderesse; il a ainsi obtenu une banque de données enregistrée sur deux disques compacts quil a transmis à la demanderesse. [10] M. Lebel a par la suite discuté avec la demanderesse. Il lui a précisé que le logiciel utilisé par la Ville ne permettait pas de faire une recherche dans cette banque de données à partir du nom dun propriétaire. [11] Selon les renseignements obtenus par M. Lebel, la recherche par nom de propriétaire nest pas possible. Le service de lévaluation foncière de la Ville neffectue pas de recherche à partir du nom dun propriétaire; ce service, dont 2 Montréal c. Gyulai, C.A.I. Montréal, n o 02 19 89, 10 mai 2005, c. Constant.
05 14 78 Page : 4 lobjectif est dévaluer des « unités dévaluation », utilise les adresses ainsi que les numéros dimmatriculation afférents. [12] De lavis de M. Lebel, les résultats dune recherche par nom de propriétaire seraient trompeurs parce quils ne distingueraient pas les personnes qui portent le même nom; la Ville na pas recours à ce mode de recherche peu fiable. [13] Laccès au rôle dévaluation foncière de la Ville est possible par consultation à distance; la recherche selon ce mode daccès est effectuée à partir de certains identifiants (O-2) qui ne comprennent pas le nom. Il nest pas possible, à distance, daccéder au rôle dévaluation par nom de propriétaire. La Ville a de plus choisi de ne pas diffuser le nom des propriétaires compte tenu des autres renseignements qui sont aussi inscrits sur le rôle et qui concernent les propriétaires; ce choix est inspiré du « Document dorientation sur la diffusion par Internet du rôle dévaluation des municipalités » que la Commission a rendu public le 19 novembre 1997 (O-3). [14] Laccès au rôle dévaluation foncière de la Ville est aussi possible par consultation sur place (O-4), soit à lHôtel de Ville, soit aux bureaux darrondissement ou aux bureaux régionaux de la Direction de lévaluation foncière. Le nom dun propriétaire est accessible pendant la consultation sur place mais il nest pas possible de faire une recherche par nom de propriétaire. La banque de données, le logiciel ainsi que les outils de recherche sont, pour la consultation sur place, les mêmes que ceux auxquels la Direction de lévaluation foncière a recours. [15] Le rôle dévaluation foncière déposé le 12 septembre 2003 compte 411 550 unités dévaluation (O-5). Il sagit dune banque de données complexe; linstallation dun système de repérage efficace et fiable des noms des propriétaires serait également complexe; il faudrait identifier chaque propriétaire unique et lui attribuer un numéro didentification unique, ce qui nest pas le cas actuellement. Les besoins de la Ville ne requièrent pas quelle modifie son logiciel en vue de faire des recherches par nom de propriétaire. Contre-interrogatoire de M. Marc Lebel : [16] La recherche par nom de propriétaire nétait pas possible dans le passé en ce qui concerne le rôle dévaluation foncière de la Ville. La recherche effectuée à partir dune adresse dans le rôle dévaluation foncière de la Communauté urbaine de Montréal la « CUM » permettait de connaître le nom du
05 14 78 Page : 5 propriétaire qui saffichait à lécran, ce, sauf durant les dernières années dexistence de la CUM. [17] Le nom du propriétaire est affiché à lécran lorsquune recherche est effectuée, par adresse et sur place, au rôle dévaluation foncière de la Ville. Le nom du propriétaire nest cependant pas affiché à lécran lorsquune recherche est effectuée, par adresse et à distance, au rôle dévaluation foncière de la Ville. [18] La Ville a choisi de suivre la recommandation de la Commission voulant que le nom des propriétaires ne soit pas diffusé (O-3) lors dune consultation du rôle à distance. La diffusion du nom des propriétaires ainsi que la recherche par nom de propriétaire pourraient être rendues possibles après quelques manipulations, sans effort astronomique; la préparation dun index des noms ainsi que la modification de quelques pages web simposeraient en conséquence. [19] Lors de la consultation sur place, le nom du propriétaire est inscrit avec ladresse à destination de laquelle le compte de taxes concernant un immeuble donné est expédié. Une personne peut être propriétaire de trois immeubles et désigner deux adresses pour lenvoi des comptes de taxes relatifs à ces immeubles. ii) de la demanderesse Témoignage de la demanderesse : [20] La demanderesse témoigne sous serment. Journaliste, elle sintéresse à la scène municipale depuis 1994. Elle considère que sa demande daccès est raisonnable et quelle la formule dans lintérêt public; à son avis, la technologie actuelle permet dy donner suite. [21] Selon son expérience, il était possible, jusquen 1998, de consulter sur place le rôle dévaluation foncière de la CUM et, à laide des ordinateurs mis à la disposition du public à lHôtel de Ville et aux autres bureaux « Accès Montréal », deffectuer des recherches à partir du nom dun propriétaire. Ce rôle a pu être consulté à distance vers 2000-2001; on ne pouvait plus cependant effectuer de recherche à partir du nom dun propriétaire mais on pouvait obtenir ce nom au cours de la recherche. La Ville de Montréal utilise le site Web quutilisait la CUM pour son rôle dévaluation.
05 14 78 Page : 6 [22] Depuis 2002-2003, on ne peut plus, à distance, obtenir le nom dun propriétaire lorsquon effectue une recherche dans le rôle dévaluation foncière de la Ville. [23] La consultation sur place du rôle dévaluation foncière de la Ville permet deffectuer une recherche à partir du nom dun propriétaire, notamment. Les recherches queffectue la demanderesse lui permettent entre autres de vérifier certaines déclarations faites par des élus ou encore lexistence de conflits dintérêts. Récemment, les deux imprimantes reliées aux trois ordinateurs disponibles ne fonctionnaient pas; il en a été de même, plus récemment, de lun des ordinateurs. Ces problèmes défavorisent lexercice du droit daccès qui est par ailleurs facilité par la consultation à distance que dautres organismes rendent possible. Contre-interrogatoire de la demanderesse : [24] Les villes de Laval et de Longueuil ne permettent pas, à distance, la recherche dans leur rôle dévaluation foncière respectif à partir du nom dun propriétaire. Leur site permet de trouver le nom dun propriétaire à partir de ladresse, de limmatriculation ou du numéro de lot. [25] Aux États-Unis, il est possible de faire des recherches à partir du nom dun propriétaire afin, notamment, de trouver les immeubles qui appartiennent aux élus. [26] La consultation à distance du rôle dévaluation de la CUM a commencé vers 2000-2001, cest-à-dire à lépoque la consultation à distance du registre foncier était rendue possible. ARGUMENTATION i) de la Ville [27] Le droit daccès de la demanderesse sétend aux documents visés par larticle 1 de la Loi sur laccès; il sexerce selon les modes dexercice prévus par larticle 10 de la même loi. [28] La demande daccès de la demanderesse est évolutive, quotidienne; elle vise des renseignements tels quils sont et seront détenus au fur et à mesure de
05 14 78 Page : 7 leur mise à jour, non pas des renseignements tels quils sont détenus sur un support donné lors de son traitement par le responsable. [29] La preuve démontre que pour répondre à cette demande évolutive et permettre la recherche par nom de propriétaire, le programme auquel la Ville a recours pour utiliser sa banque de données devrait être modifié; cette modification présuppose la comparaison de renseignements. Larticle 15 de la loi précitée prévoit que le droit daccès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements : 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. [30] Les renseignements demandés existent et ils sont mis à jour par la Ville; la demanderesse peut les consulter sur place, aux bureaux dAccès Montréal. [31] Les renseignements demandés ne se présentent pas sous la même forme à distance; la Ville nest pas tenue de les rendre accessibles sous la même forme et dans la même mesure, à distance. Le rôle dévaluation de la Ville qui peut être consulté à distance nest pas le rôle dévaluation complet au sens de la Loi sur la fiscalité municipale 3 . [32] La demanderesse veut quun logiciel lui permette de faire une recherche par nom de propriétaire; la Commission na pas le pouvoir dordonner à la Ville de détenir ce logiciel. [33] La demanderesse na pas, pour la réalisation de son travail, un droit daccès supérieur à celui que la loi confère à toute personne. ii) de la demanderesse [34] La demande daccès porte sur des renseignements qui ont un caractère public. [35] La demanderesse a le droit de choisir le mode par lequel elle veut exercer son droit daccès au rôle dévaluation foncière que la Ville utilise tous les jours. [36] La demande daccès vise un rôle dévaluation qui existe et qui est tenu à jour. La Ville a choisi denlever le nom des propriétaires fonciers pour la 3 L.R.Q., c. F-2.1.
05 14 78 Page : 8 consultation à distance; elle peut facilement les remettre et les rendre accessibles. [37] La preuve démontre que la recherche à partir du nom dun propriétaire serait facilement réalisable à la suite dune simple manipulation de programme informatique nécessitant la préparation dun index du nom des propriétaires. [38] Larticle 15 de la Loi sur laccès ne sapplique pas, faute de preuve quant à la nécessité de faire des calculs et des comparaisons de renseignements : 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. DÉCISION A) Les éléments constitutifs du dossier de révision de la Commission : [39] La demande daccès porte la date du 13 novembre 2002 (O-1). Elle a dabord fait lobjet dune requête que la Ville a soumise en vertu de larticle 126 de la Loi sur laccès et que la Commission a rejetée le 10 mai 2005. [40] La demande daccès du 13 novembre 2002 (O-1) a été traitée par le responsable à la suite de la décision du 10 mai 2005. La décision du responsable a donné lieu à la demande de révision que la demanderesse a datée du 26 juillet 2005 et quelle a expressément soumise à la Commission en vertu de larticle 135 de la Loi sur laccès : 135. Une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels peut demander à la Commission de réviser cette décision. Une personne qui a fait une demande en vertu de la présente loi peut demander à la Commission de réviser toute décision du responsable sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d'accès à un document ou à un renseignement, sur l'application de l'article 9 ou sur les frais exigibles.
05 14 78 Page : 9 Ces demandes doivent être faites dans les trente jours qui suivent la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé par la présente loi au responsable pour répondre à une demande. La Commission peut toutefois, pour un motif raisonnable, relever le requérant du défaut de respecter ce délai. [41] La Commission a donc pour fonction dentendre la demande de révision du 26 juillet 2005 dont elle a été saisie. Cette demande résulte, comme la demanderesse la précisé le 26 juillet 2005, du refus du responsable de lui communiquer le document visé par sa demande daccès du 13 novembre 2002 (O-1). B) La demande daccès : [42] La demande daccès du 13 novembre 2002 (O-1) est, quant à la banque de données demandée, claire et précise. [43] Elle est cependant muette quant au mode dexercice du droit daccès; elle ne vise que laccès à cette banque de données. [44] La Loi sur laccès ne sapplique quaux documents détenus et à légard desquels le responsable a des obligations concrètes et spécifiques tant en matière daccès quen matière de protection de renseignements; la demande daccès du 13 novembre 2002 (O-1) ne peut donc viser que des renseignements constituant un document détenu par la Ville dans lexercice de ses fonctions : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 14. Un organisme public ne peut refuser l'accès à un document pour le seul motif que ce document comporte certains renseignements qu'il doit ou peut refuser de communiquer en vertu de la présente loi. Si une demande porte sur un document comportant de tels
05 14 78 Page : 10 renseignements, l'organisme public peut en refuser l'accès si ces renseignements en forment la substance. Dans les autres cas, l'organisme public doit donner accès au document demandé après en avoir extrait uniquement les renseignements auxquels l'accès n'est pas autorisé. 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande : 1° donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2° informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3° informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie; 4° informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte; 5° informer le requérant que l'existence des renseignements demandés ne peut être confirmée; ou 6° informer le requérant qu'il s'agit d'un document auquel le chapitre II de la présente loi ne s'applique pas en vertu du deuxième alinéa de l'article 9. Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa.
05 14 78 Page : 11 [45] La Loi sur laccès est, dans son ensemble, structurée en fonction de documents détenus; laccès à ces documents est déterminé par des règles qui gouvernent le traitement dune demande à cet effet et qui doivent appuyer chaque décision dun responsable. C) La demande de révision du 26 juillet 2005 : [46] La demande de révision ne concerne pas la décision du responsable sur le mode daccès à la banque de données en litige; elle ne vise que le refus du responsable de donner accès à cette banque de données que la demanderesse prétend détenue et pleinement accessible. [47] La Commission est donc, depuis le 26 juillet 2005, saisie dune demande de révision qui relève de sa compétence. Elle ne peut être saisie dune requête pour lobtention dun jugement déclaratoire qui ne relève pas de la compétence que lui attribuent les articles 122 et 135 de la Loi sur laccès. D) Le refus du responsable : Lobtention dune copie du document : [48] La preuve démontre que la Ville a transmis à la demanderesse une copie du document détenu lors du traitement de sa demande en 2005, à la suite de la décision de la Commission. La consultation à distance : [49] La preuve démontre que la Ville refuse de diffuser le nom des propriétaires des unités dévaluation qui sont inscrites sur le rôle lorsque le droit daccès sexerce par consultation à distance. Ce refus de diffuser ce renseignement à distance donne lieu à un accès incomplet à la banque de données en litige; parce que la diffusion à distance est illimitée, ce refus demeure, en ce qui concerne la protection des renseignements personnels à caractère public, conforme au paragraphe 2° de larticle 171 de la Loi sur laccès ainsi quau mode de consultation du rôle complet prescrit par larticle 73 de la Loi sur la fiscalité municipale : 171. Malgré les articles 168 et 169, la présente loi n'a pas pour effet de restreindre : 1° l'exercice du droit d'accès d'une personne à un document résultant de l'application d'une autre loi ou d'une pratique
05 14 78 Page : 12 établie avant le l er octobre 1982, à moins que l'exercice de ce droit ne porte atteinte à la protection des renseignements personnels; 2° la protection des renseignements personnels ni l'exercice du droit d'accès d'une personne à un renseignement nominatif la concernant, résultant de l'application d'une autre loi ou d'une pratique établie avant le l er octobre 1982; 2.1° la protection d'un renseignement contenu dans un dossier fiscal prévue à la section VIII du chapitre III de la Loi sur le ministère du Revenu (chapitre M-31) à l'égard d'une personne visée par cette section; 3° la communication de documents ou de renseignements exigés par le Protecteur du citoyen ou par assignation, mandat ou ordonnance d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à leur communication. 73. Dans les quinze jours du dépôt du rôle, le greffier de la municipalité locale donne avis que le rôle est déposé à son bureau et que toute personne peut en prendre connaissance à cet endroit. [50] La preuve démontre que le choix de la Ville est conforme à larticle 24 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation 4 lorsque la Ville rend possible, à distance, la recherche dans la banque de données quelle utilise à des fins dévaluation foncière : 24. L'utilisation de fonctions de recherche extensive dans un document technologique qui contient des renseignements personnels et qui, pour une finalité particulière, est rendu public doit être restreinte à cette finalité. Pour ce faire, la personne responsable de l'accès à ce document doit voir à ce que soient mis en place les moyens technologiques appropriés. Elle peut en outre, eu égard aux critères élaborés en vertu du paragraphe 2° 4 L.R.Q., c. C-1.1.
05 14 78 Page : 13 de l'article 69, fixer des conditions pour l'utilisation de ces fonctions de recherche. [51] La preuve démontre que la Ville, qui est responsable de lévaluation foncière sur son territoire, utilise dans lexercice de ses fonctions à cet effet, un logiciel qui ne permet pas de faire une recherche à partir du nom dun propriétaire parce quelle neffectue pas de recherche à partir de ce renseignement. La preuve démontre spécifiquement que les besoins de la Ville ne requièrent pas quelle modifie son logiciel en vue de faire des recherches par nom de propriétaire. [52] La preuve démontre que la Ville ne permet pas de faire, dans le rôle quelle a déposé à des fins dévaluation foncière, la recherche que le Code civil du Québec prohibe expressément dans le registre foncier : 3018. L'officier ne peut, si ce n'est pour des fins prévues par règlement, utiliser les registres et les autres documents qu'il conserve à d'autres fins que d'assurer, conformément à la loi, la publicité des droits qui y sont inscrits ou mentionnés, notamment pour les rendre opposables aux tiers, établir leur rang ou leur donner effet. Il ne peut, non plus, utiliser les registres et documents pour fournir à quiconque une liste de propriétaires, de créanciers hypothécaires ou d'autres titulaires de droits, une liste de débiteurs ou de constituants de droits ou une liste des biens qu'une personne possède. De plus, aucune recherche effectuée à partir du nom d'une personne n'est admise dans les registres et documents conservés par un officier de la publicité foncière, à moins qu'elle ne concerne les avis d'adresse ou qu'elle ne soit faite dans l'index des noms ou relativement à un immeuble, un droit réel d'exploitation de ressources de l'État ou un réseau de services publics qui n'est pas immatriculé.
05 14 78 Page : 14 [53] La preuve démontre que la Ville permet à la demanderesse de consulter, à distance et dans la mesure prévue par la loi, le rôle dévaluation foncière détenu. La consultation sur place : [54] La preuve démontre que la banque de données, le logiciel ainsi que les outils de recherche sont, pour la consultation sur place du rôle dévaluation foncière, les mêmes que ceux auxquels la Direction de lévaluation foncière a recours. [55] La preuve démontre que la Ville donne accès au nom du propriétaire dune unité dévaluation au cours de la consultation sur place. [56] La preuve démontre que la Ville, qui détient la banque de données en litige, utilise dans lexercice de ses fonctions dévaluation foncière, un logiciel qui ne permet pas de faire une recherche à partir du nom dun propriétaire parce quelle neffectue pas de recherche à partir de ce renseignement. La preuve démontre spécifiquement que les besoins de la Ville ne requièrent pas quelle modifie son logiciel en vue de faire des recherches par nom de propriétaire. [57] La preuve démontre ainsi que la Ville applique larticle 24 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation, précité, à la recherche quelle rend possible lors de la consultation sur place du rôle quelle a fait et déposé à des fins dévaluation foncière. [58] La preuve démontre aussi que la Ville ne permet pas de faire, dans le rôle quelle fait et dépose à des fins dévaluation foncière, la recherche que larticle 3018 du Code civil du Québec prohibe expressément dans le registre foncier. [59] La preuve démontre que la Ville permet la consultation sur place de son rôle dévaluation foncière complet, conformément à larticle 73 de la Loi sur la fiscalité municipale et au paragraphe 2° de larticle 171 de la Loi sur laccès, précités.
05 14 78 Page : 15 [60] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Mark Bantey Avocat de la demanderesse M e Philippe Berthelet Avocat de la Ville de Montréal
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