Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 04 10 50 Date : Le 20 décembre 2005 Commissaire : M e Michel Laporte EDWARDS SÉCURITÉ Demanderesse c. HÔPITAL GÉNÉRAL JUIF – SIR MORTIMER B. DAVIS Organisme -et- SUNO-TECH INC. -et- SIDELCO INC. -et- INTER-CITÉ VIDÉO INC. -et- LOGIC-CONTRÔLE INC. -et-
04 10 50 Page : 2 CONSULTANTS TECHNIQUES TECHNILOGIC INC. -et- IBI INFYNIA -et- PARKER-DOYLE Tierces parties DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RÉVISION [1] Le procureur de la demanderesse, Edwards Sécurité, conteste la décision rendue par l’Hôpital général juif – Mortimer B. Davis (« l’Hôpital ») lui ayant refusé l’accès, selon les termes des articles 23, 24, 29, 35 et 37 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi »), aux renseignements et documents suivants concernant l’appel d’offres 19M60060 au sujet de l’installation d’un système de sécurité intégré : 1) Copie du rapport d’analyse comparative des soumissions; 2) Nom de la personne ayant signé la lettre pour le choix de Suno-Tech inc.; 3) Copie de chacune des soumissions; 4) Copie de la grille d’évaluation identifiant les résultats obtenus par chacun des soumissionnaires, ainsi que les raisons justifiant le nombre de points attribués à chacun des soumissionnaires; 1 L.R.Q., c. A-2.1.
04 10 50 Page : 3 5) Copie des procès-verbaux se rapportant à l’ouverture et à l’évaluation de chacune des soumissions, ainsi qu’aux délibérations concernant le choix du soumissionnaire à qui le contrat a été octroyé; 6) Nom de chacun des membres du comité ayant procédé à l’évaluation des soumissions; 7) Copie du rapport préparé par le comité (ou la personne) ayant procédé à l’analyse des soumissions; 8) Nom de la ou des personnes ayant formulé la recommandation finale du Comité de sélection quant au choix du soumissionnaire à qui le contrat a été octroyé; 9) Copie de toutes les notes (manuscrites ou dactylographiées) concernant l’analyse des soumissions et les résultats obtenus par chacun des soumissionnaires relativement à chacun des critères d’évaluation; 10) Copie des procès-verbaux du conseil d’administration de l’Hôpital concernant l’octroi du contrat à la compagnie Suno-Tech inc.; 11) Copie du contrat signé avec la compagnie Suno-Tech inc. ayant été attribué à cette dernière le 14 août 2003. [2] M e Jean-Pierre Morin écrit, le 20 avril 2005, que sa cliente, Suno-Tech inc., n’entend pas faire de représentations devant la Commission d'accès à l'information (la « Commission »). [3] Une audience a lieu à Montréal les 8 juin et 24 novembre 2005. L'AUDIENCE La séance du 8 juin 2005 A) LE LITIGE [4] Le procureur de l’Hôpital, M e Michael D. Cohen, remet à la Commission les documents communiqués à la demanderesse (pièce O-1 en liasse). Il remet également, sous pli confidentiel, les deux documents qui, selon lui, restent en
04 10 50 Page : 4 litige, soit la grille d’évaluation des compétences (4 pages) et le contrat conclu entre l’Hôpital et Suno-Tech inc. B) LA QUESTION PRÉLIMINAIRE [5] La Commission rejette, selon les termes de l’article 20 des Règles de preuve de la Commission 2 , la requête du procureur de la demanderesse, M e Dominic Desjarlais, visant à prendre connaissance des documents en litige. C) LA PREUVE i) De l'Hôpital M. Thomas Prokos [6] M. Prokos, chef de la sécurité, mentionne qu’il n’est pas la personne ayant traité la demande d’accès. Il soutient qu’il ne peut témoigner si l’Hôpital détient ou non notamment les soumissions exigées par la demanderesse lors de sa demande d’accès. La Commission [7] La Commission, après un échange avec les procureurs des parties et les représentants des tierces parties présentes à l’audience, constate que l’Hôpital n’a pas d’autres témoins que M. Prokos. Elle ordonne donc la poursuite de l’audience à une date à être fixée par la personne responsable du rôle à la Commission. Elle donne également à l’Hôpital un délai de 45 jours pour effectuer des vérifications supplémentaires et communiquer aux parties le résultat de cette recherche. M e Michael D. Cohen [8] Le 14 juillet 2005, M e Cohen fait parvenir la lettre suivante : La présente fait suite à la remise d'audience dans la cause citée en rubrique ayant eu lieu lors de l'audition passée du 8 juin 2005 et dont l'objet était de déterminer quels documents, par rapport à ceux demandés par le procureur de la partie demanderesse, étaient effectivement détenus pas notre client. 2 Règle de preuve et de procédure de la Commission d'accès à l'information, décret 2058-84.
04 10 50 Page : 5 Après quelques recherches auprès de notre client, ce dernier nous a confirmé que Monsieur Jean-Claude Mallet est la personne responsable des demandes d'accès à des documents détenus par l'Hôpital. Toutefois, Monsieur Mallet ne traite par forcément toutes les demandes d'accès : ce qui est le cas de la demande d'accès faite par le procureur de la partie demanderesse Il s'avère que Monsieur Kottiel Bergudo, directeur des services techniques de l'Hôpital Général Juif, se présente comme la personne ressource pouvant le plus adéquatement expliquer quels documents ont été effectivement reçus et/ou confectionnés par l'Hôpital dans le cadre de la proposition pour obtenir des soumissions pour un système de sécurité intégré. Monsieur Kottiel Berdugo a, en effet, supervisé le processus de soumissions et, à ce titre, est la personne en charge ayant traité le processus d'appel d'offre. Nous vous demandons par ailleurs de bien vouloir considérer que la liste de documents demandés par le procureur de la demanderesse recoupe souvent la même réalité et ce faisant, réfère aux mêmes documents. Le cas échéant, ceci sera plus amplement démontré lors de l'audition. En reprenant l'énumération du courrier du 16 mars 2004 du procureur de la demanderesse (document ou item soulignés), nous avons pu établir avec Monsieur Kottiel Berdugo que les documents suivants sont détenus par l'Hôpital : - Concernant l'item i) – copie de chacune des soumissions reçues dans le cadre du processus d'appel d'offre : L'Hôpital détient chacune des soumissions au complet, telles que soumises par chacun des soumissionnaires et il appartient aux tiers soumissionnaires de donner leurs accords quant à l'accès; - Concernant l'item ii) – copie de la grille d'évaluation identifiant les résultats obtenus par les soumissionnaires et les raisons justifiant l'attribution de points : Ladite grille d'évaluation est détenue par l'Hôpital mais il faut distinguer :
04 10 50 Page : 6 o les résultats obtenus par chacun des soumissionnaires apparaissent à la grille; o les raisons justifiant le nombre de points attribués n'y apparaissent et n'ont pas été, à la connaissance de Monsieur Berdugo, consignés par écrit ou autrement répertoriés; - Concernant l'item iii) – copie du rapport d'analyse comparative : Le rapport d'analyse comparative des prix et le rapport d'analyse comparative des compétences existent : le premier rapport ayant déjà été transmis à la demanderesse et le deuxième étant en fait l'item ii); - Concernant l'item iv) – copie des procès verbaux liés à l'ouverture et à l'évaluation des chacune des soumissions ainsi qu'aux délibérations concernant le choix du soumissionnaire : o Procès verbal se rapportant a l'ouverture des soumissions : l'ouverture des soumissions a lieu au département des achats qui ne tient pas, lors de l'ouverture, un procès verbal s'y rapportant. Le processus, donc, est informel; o Proces verbal se rapportant a l'évaluation des soumissions : l'Hôpital n'a pas procédé à l'évaluation des soumissions et, selon la pratique généralisée, s'en est remis à des tiers consultants experts en matière de sécurité. L'Hôpital, par conséquent, ne détient ni n'a confectionné de procès verbal d'évaluation des soumissions; o Procès verbal se rapportant aux délibérations sur le choix du soumissionnaires : en tant que tel, l'Hôpital n'a pas pris de délibérations quant aux choix du soumissionnaires, consignées par procès verbal. Il faut comprendre que l'Hôpital a consulté un tiers expert en matière de sécurité afin qu'il lui recommande le soumissionnaire requis : pour cette raison, pareil procès verbal n'est pas détenu par l'Hôpital; - Concernant l'item v) – nom de chacun des membres du comité ayant procédé à l'évaluation des membres du comité : Il n'y a pas eu de comité a l'hôpital qui a procède a l'évaluation des soumissions. Là encore on s'en remis à un processus de consultation de tiers expert en
04 10 50 Page : 7 matière de sécurité pouvant véritablement apprécier les évaluations en présence. Pour ce qui est de Monsieur Freidman, ancien employé de l'Hôpital, ce dernier est uniquement intervenu relativement à l'évaluation des prix; - Concernant l'item vi) – rapport préparé par le comité ayant procédé à l'analyse des soumissions : L'analyse des soumissions a fondamentalement été faite par des tiers consultants et l'Hôpital ne se pas fait remettre, en tant que tel, un rapport par lesdits tiers : la suggestion du consultant a été transmise à l'Hôpital sous forme de simple correspondance par courriel contenant sa recommandation finale; - Concernant l'item vii) – recommandation finale du comité de sélection quant au choix du soumissionnaire pour l'octroi du contrat : Ladite recommandation finale, tel qu'expliqué sous l'item vi) n'a pas été la résultante d'une décision interne à l'Hôpital mais bien le fruit du travail de tiers consultant. La recommandation finale dudit tiers a été transmise à l'hôpital sous forme de simple courriel et c'est là le seul document qu'il détient. - Concernant l'item viii) – copie de toutes notes concernant l'analyse des soumissions et les résultats obtenus pas chacun des soumissionnaires relativement aux critères d'évaluation : Étant donné que l'analyse des soumissions a été faite par les tiers consultants, il en résulte que toute note dactylographié manuscrite ou autre, si elles existent, ne sont évidemment pas aux mains de l'Hôpital qui, par ailleurs, ignore comment lesdits consultants ont procédé. Il en est de même pour les notes touchant les résultats obtenus par les soumissionnaires; - Concernant l'item ix) : – nom de la personne ayant formulé la recommandation finale En tant que telle, la recommandation finale a été formulée par le tiers consultant. Il faut aussi préciser que Monsieur Berdugo, à titre de directeur des services techniques, une fois la recommandation finale du tiers consultant transmise, en se fiant à son expertise, l'a alors soumise au Directeur Général pour fins d'adoption par le conseil d'administration;
04 10 50 Page : 8 - Concernant l'ite x) : – copie du procès verbal du conseil d'administration : Document aux mains de l'Hôpital et déjà communiqué; - Concernant l'item xi) : – copie du contrat signé avec Suno-Tech Inc. : Le contrat, naturellement, existe et est détenu par l'Hôpital. (sic) La séance du 24 novembre 2005 La Commission [9] Je constate l’absence des tierces parties visées par la présente demande, bien que dûment convoquées, lesquelles n’ont pas avisé ni informé la Commission des motifs de cette absence. [10] En conséquence, je considère, vu l’article 49 de la Loi, que les tierces parties sont réputées avoir consenti à ce que l'accès soit donné aux documents les concernant : 49. Lorsque le responsable doit donner au tiers l'avis requis par l'article 25, il doit le faire par courrier dans les vingt jours qui suivent la date de la réception de la demande et lui fournir l'occasion de présenter des observations écrites. Il doit, de plus, en informer le requérant et lui indiquer les délais prévus par le présent article. Le tiers concerné peut présenter ses observations dans les vingt jours qui suivent la date où il a été informé de l'intention du responsable. À défaut de le faire dans ce délai, il est réputé avoir consenti à ce que l'accès soit donné au document. Le responsable doit donner avis de sa décision au requérant et au tiers concerné, par courrier, dans les quinze jours qui suivent la présentation des observations ou l'expiration du délai prévu pour les présenter. Lorsqu'elle vise à donner accès aux documents, cette décision est exécutoire à l'expiration des quinze jours qui suivent la date de la mise à la poste de l'avis. L’Hôpital [11] M e Cohen atteste qu’aucune tierce partie ne l’a avisé de ses intentions quant au présent dossier. Il s’engage à faire parvenir à M e Desjarlais une copie
04 10 50 Page : 9 des documents détenus par l’Hôpital concernant ces tierces parties étant en lien avec la demande, notamment les soumissions de celles-ci. Le 3 e point de la demande d’accès n’est donc plus en litige. [12] M e Cohen confirme à la Commission, le 8 décembre 2005, que : La présente est pour vous confirmer que la semaine dernière notre client, l'Hôpital Général Juif de Montréal, a fait parvenir copie des documents pour lesquels conciliation de communication a été obtenue lors de l'audition du 24 novembre 2005, le tout avec état de compte pour les photocopies (1500 pages) et la main d'œuvre (6 heures). Le procureur de la partie demanderesse, M e Desjarlais, a donc effectivement reçu : - copie intégrale du contrat passé entre Sunotech (soumissionnaire choisi) et l'Hôpital, excepté les parties biffées dudit contrat; - l'intégralité de chacune des soumissions en présence; […] Précisions sur les documents restant en litige [13] Les parties précisent que le litige principal concerne la grille d’évaluation avec le pointage donné ainsi que le contrat octroyé à Suno-Tech inc. Le litige se limite maintenant à décider du sort des sujets suivants : 4) Copie de la grille d’évaluation identifiant les résultats obtenus par chacun des soumissionnaires, ainsi que les raisons justifiant le nombre de points attribués à chacun des soumissionnaires; 5) Copie des procès-verbaux se rapportant à l’ouverture et à l’évaluation de chacune des soumissions, ainsi qu’aux délibérations concernant le choix du soumissionnaire à qui le contrat a été octroyé; 6) Nom de chacun des membres du comité ayant procédé à l’évaluation des soumissions; 7) Copie du rapport préparé par le comité (ou la personne) ayant procédé à l’analyse des soumissions;
04 10 50 Page : 10 9) Copie de toutes les notes (manuscrites ou dactylographiées) concernant l’analyse des soumissions et les résultats obtenus par chacun des soumissionnaires relativement à chacun des critères d’évaluation; 11) Copie du contrat signé avec la compagnie Suno-Tech inc. ayant été attribué à cette dernière le 14 août 2003. 4) La grille d’évaluation M. Kottiel Bergudo [14] M. Bergudo, directeur du Service technique, explique que l’Hôpital devait installer un nouveau système de sécurité intégré. Il a alors requis les services d’une firme spécialisée dans ce domaine pour préparer le devis technique, soit Parker-Doyle (le « Consultant »). Une grille d’évaluation a été préparée pour procéder à l’analyse de l’aspect technique des soumissions. Il s’agit d’un document de quatre pages, développé conjointement par le Service technique et le Consultant et complété par ce dernier. Il précise que ce document est un tableau où l’on retrouve, à la 1 re colonne, les critères établis de façon conjointe avec l’Hôpital. [15] M. Bergudo soutient que c’est seulement le Consultant qui a procédé à l’analyse des soumissions et attribué à chaque soumissionnaire un pointage. Il a conséquemment soumis sa recommandation à l’Hôpital. Il allègue que le Consultant devait recommander le soumissionnaire ayant eu le plus haut pointage. Il signale que l’aspect monétaire ne faisait pas l’objet d’une analyse de la part du Consultant. Il atteste que Suno-Tech inc. a obtenu le contrat, étant la plus basse soumissionnaire et celle ayant eu le plus haut pointage. Le conseil d’administration de l’Hôpital a entériné cette recommandation du Consultant. [16] M. Bergudo prétend que la communication de cette grille d’évaluation révélerait des méthodes internes de travail pouvant potentiellement mettre en péril certains aspects de la sécurité de l’Hôpital. [17] Interrogé par M e Desjarlais, M. Bergudo réitère que c’est seulement le Consultant qui a analysé les soumissions. Il reconnaît un document d’une page, remis à tous les soumissionnaires, intitulé « Système intégré de sécurité » (pièce D-1). Il confirme que la grille d’évaluation est beaucoup plus détaillée que la pièce D-1.
04 10 50 Page : 11 [18] M. Bergudo atteste que la grille d’évaluation ne contient pas d’informations sur le système de sécurité, mais plutôt sur la façon d’effectuer la sécurité à l’Hôpital. Il confirme que la grille d’évaluation ne renferme pas de renseignement technique ni ne peut mettre en péril le système de sécurité. 11) Le contrat de Suno-Tech inc. [19] M e Desjarlais indique que sa cliente renonce à obtenir les plans accompagnant le contrat. M. Kottiel Bergudo [20] M. Bergudo annonce que le contrat n’est plus en litige, seulement les annexes. Il remet à la Commission, sous pli confidentiel, copie de celles-ci. [21] M e Cohen accepte de communiquer le contrat, à l’exception des parties référant aux caractéristiques des annexes. [22] M. Bergudo explique que l’Hôpital a soumis la recommandation du Consultant et de son conseil d’administration à la Régie régionale sur les services de santé et les services sociaux de la région de Montréal pour approbation. Un contrat type a alors été préparé pour signature des parties. À ce contrat se trouvent l’annexe 1 et le devis technique. [23] M. Bergudo soutient que l’annexe 1 en litige contient la description détaillée du système de sécurité que veut implanter l’Hôpital et que le devis technique réfère au système électrique nécessaire à son installation. [24] Interrogé par M e Desjarlais, M. Bergudo reconnaît le document du 12 juin 2003, intitulé « Système de sécurité intégré – demande de proposition » (pièce D-2). Il confirme que les soumissionnaires ont eu accès aux annexes énoncées à cette pièce D-2, soit : Annexe 1 : Spécifications pour le système d’accès intégré; Annexe 2 : Fiches techniques des équipements; Annexe 3 : Lot des plans pour l’installation. [25] M. Bergudo assure que les entreprises ont eu accès sur place aux annexes pour les aider à préparer adéquatement leur soumission. Il certifie que les entreprises ne pouvaient cependant pas obtenir copie de celles-ci, seulement le droit de les consulter sur place.
04 10 50 Page : 12 [26] M. Bergudo indique que le document identifiant le nombre de portes de l’Hôpital visées par le système de sécurité lui est inconnu (pièce D-3). [27] Interrogé par M e Cohen, M. Bergudo fait valoir que la pièce D-2 est un document de 11 pages et que l’annexe 1 en litige en contient 46. Il affirme que les soumissionnaires n’ont pas eu accès aux pages 12 à 46 de l’annexe 1. [28] M. Bergudo fait valoir que la divulgation de l’annexe 1 permettrait de dévoiler tout le dispositif de sécurité de l’Hôpital. Il considère de nature confidentielle ce type d’information. 5) Copie des procès-verbaux se rapportant à l’ouverture et à l’évaluation de chacune des soumissions [29] M. Bergudo affirme qu’il n’existe pas d’autres documents que la grille d’évaluation. 6) Nom de chacun des membres du comité 7) et 9) Copie du rapport préparé par le comité (ou la personne) ayant procédé à l’analyse des soumissions et des notes concernant l’analyse des soumissionnaires [30] M. Bergudo affirme que l’Hôpital n’a pas d’autres renseignements répondant à ces sujets que les documents déjà donnés à la demanderesse (pièce O-1 en liasse), à l’exception de ceux demeurant en litige. Il assure que la seule évaluation préparée par l’Hôpital est celle sur le prix, déjà communiquée à la demanderesse. Il ajoute qu’aucun membre du personnel de l’Hôpital n’a participé à l’évaluation des soumissions, seulement le Consultant. [31] Interrogé par M e Desjarlais, M. Bergudo assure ne pas détenir de rapport d’analyse comparative des soumissionnaires et n’a pas requis cette information du Consultant. Il en est de même d’autres renseignements pouvant être détenus par le Consultant. La Commission [32] La Commission, avec l’approbation des parties, réservera les droits de la demanderesse aux documents pouvant être détenus par le Consultant et n’ayant pas été l’objet d’une preuve devant elle.
04 10 50 Page : 13 [33] M e Cohen annonce qu’il ne soumettra pas de preuve ex parte, M. Bergudo ne pouvant ajouter à son présent témoignage. D) LES ARGUMENTS i) De l’Hôpital [34] M e Cohen invoque le 2 e alinéa de l’article 37 de la Loi pour refuser l’accès à la grille d’évaluation en litige : 37. Un organisme public peut refuser de communiquer un avis ou une recommandation faits depuis moins de dix ans, par un de ses membres, un membre de son personnel, un membre d'un autre organisme public ou un membre du personnel de cet autre organisme, dans l'exercice de leurs fonctions. Il peut également refuser de communiquer un avis ou une recommandation qui lui ont été faits, à sa demande, depuis moins de dix ans, par un consultant ou par un conseiller sur une matière de sa compétence. [35] M e Cohen fait valoir que l’Hôpital a requis les services du Consultant, n’ayant pas toutes les aptitudes pour choisir une firme compétente en matière de sécurité. Il allègue que l’évaluation comparative des compétences des soumissionnaires, soit la grille d’évaluation, constitue l’opinion et l’avis du Consultant, permettant au décideur, au sens de l’article 37 de la Loi, de choisir un soumissionnaire. Il soumet que le pointage attribué à chaque soumissionnaire équivaut à un jugement de valeur et à une ligne de conduite énoncés par le Consultant pour guider l’Hôpital dans son choix 3 . [36] M e Cohen invoque le 2 e alinéa de l’article 29 de la Loi pour refuser l’accès à l’article 3 de la section II de la page 4 et à l’article 25 de la page 13 du contrat et à l’annexe 1 et au devis technique attachés au contrat : 29. Un organisme public doit refuser de communiquer un renseignement portant sur une méthode ou une arme susceptible d'être utilisée pour commettre un crime ou une infraction à une loi. Il doit aussi refuser de communiquer un renseignement dont la divulgation aurait pour effet de réduire l'efficacité d'un dispositif de sécurité destiné à la protection d'un bien ou d'une personne. 3 Bourbeau c. Québec (Ministère des Finances), [1996] C.A.I. 300.
04 10 50 Page : 14 [37] M e Cohen soumet que l’Hôpital est un lieu public à haute fréquentation et que les informations et documents en litige renferment des renseignements techniques ne pouvant être dévoilés sans affecter le système de sécurité. [38] M e Cohen rappelle que chaque soumissionnaire n'a pu consulter sur place que 12 des 46 pages de l’annexe 1, et ce, aux fins de préparer sa soumission. Il insiste pour signaler que l’annexe 1 et le devis technique sont des informations privilégiées se rapportant à des éléments du dispositif de sécurité de l’Hôpital. La divulgation de ces renseignements, dit-il, augmenterait le risque d’un bris au système de sécurité et en diminuerait son efficacité. ii) De la demanderesse [39] M e Desjarlais invoque l’article 50 de la Loi : 50. Le responsable doit motiver tout refus de donner communication d'un renseignement et indiquer la disposition de la loi sur laquelle ce refus s'appuie. [40] M e Desjarlais souligne que l’Hôpital est forclos de soulever la restriction facultative de l’article 37 de la Loi, la réponse de l’Hôpital, le 22 avril 2004, n’associant pas spécifiquement cette restriction aux renseignements et documents en litige. [41] M e Desjarlais soumet que l’Hôpital ne s’est appuyé, à l’époque, que sur les articles 23 et 24 de la Loi pour refuser l’accès aux documents sous étude, ne pouvant aujourd’hui prétendre à la restriction de l’article 37 4 . [42] M e Desjarlais prétend que la grille d’analyse en litige devient alors accessible, l’article 37 ne s’appliquant pas et celle-ci ne contenant pas de renseignements visés par l’article 29 de la Loi. Il ajoute que la preuve n’a pu faire la démonstration de la nécessité de masquer une partie des documents 5 . [43] Subsidiairement, M e Desjarlais est d’avis que le pointage apparaissant à la grille d’évaluation ne constitue pas un avis ni une recommandation au sens énoncé et déjà décidé concernant l’article 37 de la Loi. 4 Maintenance Eureka c. Commission scolaire régionale Chauveau, [1990] C.A.I. 140. 5 Matériaux A.G.D. inc. c. Société des alcools du Québec, [1999] C.A.I. 232; Corps de protection publique du Québec (1989) inc. c. Office municipal d'habitation de Québec, [1996] C.A.I. 327.
04 10 50 Page : 15 [44] M e Desjarlais fait valoir que le contrat est accessible, revêtant un caractère public, selon les termes du 3 e paragraphe de l’article 57 de la Loi 6 : 57. Les renseignements suivants ont un caractère public: […] 3 o un renseignement concernant une personne en sa qualité de partie à un contrat de service conclu avec un organisme public, ainsi que les conditions de ce contrat; […] [45] M e Desjarlais allègue que les annexes sont également accessibles, faisant partie du contrat. [46] M e Desjarlais considère que la Commission n’a pas eu de preuve concrète et suffisante selon laquelle les renseignements contenus à l’annexe 1 et au devis technique sont de ceux correspondant à un système de sécurité prévu à l’article 29 de la Loi. Il soumet qu’aucun témoin expert n’est venu témoigner pour confirmer que la divulgation des documents en litige pourrait mettre en péril la sécurité de l’Hôpital. [47] M e Desjarlais soutient que les soumissionnaires ont eu accès à des informations contenues à l’annexe 1 (pièce D-2), notamment celles concernant certains lieux, telles les portes, visées par les mesures de sécurité de l’Hôpital (pièce D-3). Il détecte donc une position contradictoire de l’Hôpital, permettant, d’une part, de donner des informations et, d’autre part, de les refuser à cause de leur caractère confidentiel. [48] M e Cohen réplique que l’organisme public, dans l’affaire Maintenance Eureka c. Commission scolaire régionale Chauveau 7 , n’avait pas soulevé l’article 37 de la Loi comme motif de restriction lors de sa réponse à la demanderesse, et ce, à la différence du présent dossier. Il réitère du même souffle le caractère impératif de l’article 29 de la Loi. DÉCISION [49] D’entrée de jeu, j’observe que l’Hôpital n’a soumis aucune preuve touchant les restrictions des articles 23, 24 et 35 de la Loi. Je ne retiens donc pas ces motifs de restriction. 6 Laliberté et Associés inc. c. Société du palais des congrès de Montréal, [1992] C.A.I. 206. 7 Précitée, note 4.
04 10 50 Page : 16 La grille d’évaluation [50] La preuve démontre que la grille d’évaluation ne contient aucune information visée par l’article 29 de la Loi. [51] En ce qui concerne l’article 37 de la Loi, l’Hôpital a soulevé ce motif de restriction dans le délai prévu à l’article 47 de la Loi, soit le 22 avril 2004 : 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: […] Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. [52] La jurisprudence soumise par la partie demanderesse à ce sujet réfère à des situations selon lesquelles les restrictions facultatives des articles 37 et 40 de la Loi ont été évoquées tardivement. Ce qui manifestement n’est pas notre situation, l’Hôpital ayant signifié son intention dès le début d’appliquer l’article 37. Je concède que l’Hôpital aurait pu être plus précis, selon les termes de l’article 50 de la Loi, et répéter cette restriction pour chacun des documents concernés. Cependant, la réponse de l’Hôpital ne laisse pas de doute quant à son intention d’invoquer ce motif de restriction. [53] Le 2 e alinéa de l’article 37 de la Loi permet donc à l’Hôpital de refuser, à sa discrétion, la communication des avis et recommandations formulés par un consultant dont elle a requis les services pour étudier les soumissions présentées dans le cadre de l’installation d’un système de sécurité intégré à son établissement. Les avis et recommandations se définissent comme suit 8 : Le sens du mot «recommandation» de l'article 37 de la Loi d'accès «ne semble poser aucune difficulté puisqu'il a été défini dans de nombreuses décisions comme étant un énoncé proposant une ligne de conduite». […] […] 8 Deslauriers c. Québec (Sous-ministre de la Santé et des Services sociaux), [1991] C.A.I. 311, 320-321.
04 10 50 Page : 17 Dans cette optique, il importe non pas de se référer précisément à une notion ou définition du dictionnaire, ni de tenter d'enchâsser le concept «avis» dans une définition quelconque, mais de qualifier ce concept dans le contexte qui est le sien en rapport avec les principes générateurs qui ont façonné la Loi d'accès. Il faut rechercher le sens contextuel. À cet égard, au risque de se répéter, il ne faut pas perdre de vue que l'article 37 est une restriction au droit général d'accès à des documents d'organismes publics et que la section à laquelle il appartient en témoigne indubitablement. Par surcroît, la sous-section d'où il provient en dit long quant à l'objet de cette exception: […]. Voilà le véritable contexte de nature à qualifier le sens du mot «avis». […] À partir du moment où l’organisme, ou quelqu’un pour lui, procède à une évaluation des faits, ou porte sur ceux-ci un jugement de valeur, en fonction de ce qui devrait être fait par le décideur, la loi permet à l’organisme de garder le secret. […] Dans ce contexte, les mots «avis» et «recommandation» expriment à des degrés divers une même chose, c'est-à-dire l'énoncé d'un jugement de valeur conditionnant l'exercice d'un choix entre diverses alternatives. (soulignements ajoutés) [54] Après avoir examiné les quatre pages de la grille d’évaluation, je suis d’avis que les critères se trouvant à la 1 re colonne, développés conjointement par l’Hôpital et le Consultant, sont des faits ne répondant pas à la définition d’avis et de recommandations de l’article 37 de la Loi. Ces renseignements sont donc accessibles à la demanderesse. [55] Toutefois, le jugement de valeur du Consultant inscrit pour chaque soumissionnaire, sous chacun des faits apparaissant à la 1 re colonne, est de la nature d’un avis et d’une recommandation satisfaisant les exigences de l’article 37 de la Loi. La demanderesse ne pourra donc obtenir copie des renseignements des huit autres colonnes qui suivent la 1 re de cette grille d’évaluation.
04 10 50 Page : 18 Le contrat [56] Le contrat est accessible intégralement à la demanderesse, ne contenant, vu la preuve, aucun renseignement bénéficiant de la restriction de l’article 29 de la Loi. L’annexe 1 et le devis technique [57] Il n’est pas contesté que l’annexe 1 et le devis technique aient été préparés pour l’installation d’un système de sécurité intégré à l’Hôpital. Il est également reconnu que les soumissionnaires n’ont eu qu’un accès partiel à ces documents, sans remise de copie. [58] La description des ouvrages à l’annexe 1 et la portée des travaux électriques soulevés par le devis technique font ressortir une kyrielle d’informations sur la façon dont l’Hôpital veut maintenant assurer la sécurité des lieux. Ainsi, les spécifications sur l’architecture du système, le serveur, les unités de contrôle, le mode de communication entre contrôleurs, les alarmes, les sous- systèmes intégrés, les fiches techniques des équipements, les lieux de surveillance électronique et les aspects architecturaux, mécaniques et structuraux forment la substance de ces documents. À l’évidence, il s’agit d’informations portant sur un dispositif de sécurité destiné à la protection des personnes et des lieux. La lecture de ces documents en litige me convainc, vu la preuve prépondérante, que rendre publics ceux-ci viendrait réduire l’efficacité d’un dispositif de sécurité, au sens de l’article 29 de la Loi. [59] Cependant, je suis d’opinion que les renseignements ci-après identifiés ne sont pas de nature à dévoiler un dispositif de sécurité, étant davantage des éléments factuels sur les conditions rattachées à la soumission : Pour l’annexe 1 • Section 1. Description du projet et travaux; • Section 2. Visite des lieux; • Section 3. Clauses particulières et notes générales; • Section 4. Installation des équipements. Pour le devis technique • Section I Portée des travaux; • Section II Généralités.
04 10 50 Page : 19 [60] Finalement, vu la preuve prépondérante, j’en arrive à la conclusion que l’Hôpital ne possède pas d’autres documents pouvant répondre à la demande d’accès que ceux déjà donnés ou restant en litige. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [61] ACCUEILLE, en partie, la demande de révision de la demanderesse; [62] CONSIDÈRE que les tierces parties sont réputées avoir consenti à ce que l'accès soit donné aux documents les concernant, selon les termes de l’article 49 de la Loi; [63] PREND ACTE que l’Hôpital a fait parvenir à la demanderesse, le 8 décembre 2005, une copie des soumissions des tierces parties détenues par l’Hôpital; [64] ORDONNE à l’Hôpital de remettre à la demanderesse une copie intégrale du contrat, à l’exception des annexes en litige; [65] CONSTATE que la demanderesse a renoncé à obtenir une copie des plans accompagnant le contrat; [66] ORDONNE à l’Hôpital de communiquer à la demanderesse les parties suivantes aux documents en litige : Pour l’annexe 1 • Section 1. Description du projet et travaux; • Section 2. Visite des lieux; • Section 3. Clauses particulières et notes générales; • Section 4. Installation des équipements. Pour le devis technique • Section I Portée des travaux; • Section I Généralités. [67] RÉSERVE les droits de la demanderesse quant aux documents pouvant être détenus par le Consultant;
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