Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 18 65 Date : Le 27 septembre 2005 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demandeur c. MUNICIPALITÉ DE SAINTE-ANNE-DE-LA-PÉRADE Organisme DÉCISION OBJET : DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le demandeur veut obtenir de l’organisme copie des documents techniques ayant servi à finaliser le bout de la rue de la Rivière, considérant la résolution du conseil municipal numéro 2003-07-231; il ajoute qu’il désire une copie des normes régissant les travaux publics de bout de rue en région rurale. [2] Après avoir accusé réception de cette demande, le responsable de l’accès et secrétaire-trésorier de l’organisme (le Responsable) transmet au demandeur la volonté des membres du conseil municipal de refuser l’accès aux documents demandés. [3] Devant ce refus, le demandeur s’adresse à la Commission d’accès à l’information (la Commission) afin qu’elle révise cette décision du responsable. 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée la « Loi ».
03 18 65 Page : 2 [4] Une audience se tient en la ville de Trois-Rivières le 2 juin 2005 et se poursuit par la production de certains documents préalablement à une conférence téléphonique tenue le 16 juin suivant par la soussignée en présence des parties. [5] Le délibéré peut commencer le 16 juin 2005. L'AUDIENCE A. LA PREUVE i) de l’organisme lors de la séance du 2 juin 2005 Témoignage de monsieur René Roy [6] Monsieur Roy déclare être le Responsable de l’accès de l’organisme. Il exerçait cette fonction lors de la réception de la demande d’accès. Il occupe également le poste de secrétaire-trésorier et de contremaître de l’organisme. [7] Lors de la séance du 2 juin 2005, monsieur Roy déclare que l’organisme ne détient pas les documents demandés. [8] En effet, il affirme, en premier lieu, que le document technique en possession de la municipalité n’est qu’un bout de papier sur lequel il a lui-même, en sa qualité de contremaître des travaux de voirie chez l’organisme, noté rapidement les niveaux et les travaux à effectuer pour la confection du bout de rue en question. Il estime que ce document est une ébauche ou un brouillon. [9] Il admet ne pas avoir apporté ce brouillon avec lui aux fins de le remettre à la Commission pour examen et analyse. [10] Il déclare que l’organisme ne détient aucun autre document pouvant répondre en tout ou en partie à la demande telle que formulée. [11] Il ajoute qu’à sa connaissance, il n’existe chez l’organisme aucun document pouvant constituer des « normes » régissant l’exécution des travaux publics de bout de rue en région rurale. [12] Somme toute, il réitère les motifs de refus qu’il faisait explicitement valoir au demandeur dans sa lettre du 13 mai 2005.
03 18 65 Page : 3 ii) du demandeur lors de la séance du 2 juin 2005 [13] En contre-interrogatoire, le témoin Roy déclare que la municipalité n’a pas d’ingénieur à son emploi, qu’elle n’a pas de plans pour les rues et qu’il a agi, en tant que contremaître, avec l’autorisation du conseil municipal pour voir à effectuer les travaux de prolongement du bout de rue en cause. [14] Il admet également en contre-interrogatoire qu’il n’a pas interrogé l’ex-inspectrice en bâtiment de l’organisme, madame Marchildon, au sujet de l’existence d’un document pouvant s’apparenter à des normes provinciales émises par le ministère des Transports pour la construction de bout de rue en milieu rural. iii) de l’organisme lors de la conférence téléphonique du 16 juin 2005 [15] Le Responsable déclare avoir fait parvenir à la Commission, depuis la dernière séance, sous pli confidentiel, une copie du document technique pouvant représenter les plans et devis qu’il aurait préparés aux fins d’exécution des travaux de bout de rue en cause. [16] Il confirme que ce document est celui qui a fait l’objet de son témoignage lors de la séance du 2 juin et qui pourrait répondre à la première partie de la demande d’accès c’est-à-dire les « documents techniques ». [17] Il déclare aussi avoir fait parvenir à la Commission le rapport daté du 6 juin 2005, rapport qu’elle lui demandait de produire lors de la séance du 2 juin précédent, les copies conformes de la correspondance intervenue le 6 juin 2005 entre lui-même et le nouvel inspecteur en bâtiment de l’organisme, monsieur Marc Caron, au sujet de l’existence ou non d’un document constituant des normes en matière de travaux publics régissant les travaux de « bout de rue » en région. Un extrait conforme du règlement de l’organisme numéro 96-026 reproduisant son article 16 intitulé « Cul-de-sac » accompagne aussi le rapport et cette correspondance. [18] Il dépose le rapport, daté du 6 juin 2005 et les documents qui y sont joints en liasse, sous la cote O-1. Ce dépôt en preuve est accepté après que la Commission se fut assurée que le demandeur avait une copie à sa disposition. [19] Le rapport du 6 juin et les documents qui y sont attachés tendent à démontrer qu’un tel document de normes n’est pas en la possession de l’organisme.
03 18 65 Page : 4 [20] Le témoin ajoute qu’il s’est également informé auprès de madame Marchildon, l’ex-inspectrice en bâtiment, de l’existence d’un tel document et que celle-ci lui a mentionné que seul l’article 16 du règlement numéro 96-026 de l’organisme régissant ce type de travaux pouvait tenir lieu de normes pouvant s’approcher du document demandé. [21] Le témoin Roy affirme enfin que, depuis la séance du 2 juin précédent, monsieur Caron et lui-même ont effectué d’autres recherches au sein de l’organisme pour trouver tout autre document pouvant répondre à la demande d’accès et que celles-ci se sont avérées infructueuses. C. ARGUMENTS i) de l’organisme [22] L’organisme prétend en premier lieu que le « document technique » représentant l’ébauche ou le brouillon des travaux à effectuer est visé par le deuxième alinéa de l’article 9 de la Loi et que, de ce fait, il n’est pas assujetti à son application. [23] En deuxième lieu, l’organisme prétend qu’il n’existe aucun document qui serait détenu par l’organisme et qui pourrait répondre à la deuxième partie de la demande d’accès, savoir « les normes régissant les travaux publics de bout de rue en région rurale ». L’organisme ne peut remettre un document qu’il ne détient pas. ii) du demandeur [24] Le demandeur n’est pas convaincu de la preuve présentée par l’organisme au sujet du document demandé contenant les « normes régissant les travaux publics de bout de rue en région rurale ». DÉCISION [25] Il convient de préciser que la première réponse fournie par le Responsable au demandeur référant à un refus du conseil municipal n’est manifestement pas adéquate. [26] En effet, au terme de l’article 8 de la Loi, il appartient au Responsable seul ou à la plus haute autorité au sein de l’organisme, en l’occurrence au maire, et
03 18 65 Page : 5 non aux membres du conseil de l’organisme réuni en assemblée, publique ou non, de rendre une décision relativement à une demande d’accès : 8. La personne ayant la plus haute autorité au sein d'un organisme public exerce les fonctions que la présente loi confère à la personne responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels. Toutefois, cette personne peut désigner comme responsable un membre de l'organisme public ou de son conseil d'administration, selon le cas, ou un membre de son personnel de direction et lui déléguer tout ou partie de ses fonctions. Cette délégation doit être faite par écrit. Celui qui la fait doit en donner publiquement avis. [27] Le Responsable a témoigné qu’il était cette personne désignée par le maire en vertu de l’article 8 de la Loi. [28] Les motifs de refus énoncés par le Responsable dans sa lettre du 13 mai 2005 et qu’il a réitérés lors de son témoignage peuvent être soulevés par l’organisme en tout temps considérant leur teneur. [29] En effet, le non-assujettissement et l’inexistence des documents demandés y sont soulevés. Document technique [30] J’ai examiné le document en litige. Il s’agit de savoir s’il est exclu de l’application de la Loi en vertu du deuxième alinéa de l’article 9 de la Loi : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. (J’ai souligné)
03 18 65 Page : 6 [31] Ce document est la reproduction recto verso sur papier lettre par photocopieuse d’un petit feuillet manuscrit, recto et verso, d’environ 7,5 cm par 14 cm contenant les notes prises par le secrétaire-trésorier et contremaître de l’organisme, signé des initiales de ce dernier, et attestant en détail de l’exécution des travaux visés par la demande d’accès. [32] Malgré sa facture manuscrite, ce document contient toutes les caractéristiques d’un document achevé et complet et tient plus de la nature d’un procès-verbal officiel des travaux accomplis que de la nature de simples notes ou aide-mémoire. [33] À mon avis, ce document ne constitue pas un brouillon ou une ébauche ou tout autre document semblable non achevé visé par le deuxième alinéa de l’article 9 de la Loi. [34] Il est donc assujetti aux prescriptions de la Loi. [35] L’examen de ce document ne laisse voir aucun motif impératif de refus ni ne contient de renseignements que la Commission doit protéger d’office. [36] Copie de ce document est donc totalement accessible au demandeur. Normes régissant les travaux publics de bout de rue en région rurale [37] La preuve me convainc que l’organisme a finalement effectué des recherches sérieuses pour retracer un document pouvant répondre à cette demande d’accès. [38] La preuve établit que ce document n’est pas détenu par l’organisme au sens de l’article 1 de la Loi : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
03 18 65 Page : 7 [39] L’organisme ne peut être contraint de communiquer un document qui n’est pas en sa possession. [40] POUR TOUS CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE en partie la demande de révision; ORDONNE à l’organisme de remettre au demandeur copie du document technique remis sous pli confidentiel par le Responsable à la Commission le 6 juin 2005; et REJETTE la demande de révision quant au reste. DIANE BOISSINOT commissaire
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