Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 04 12 82 Date : 15 septembre 2005 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. ORACLE CORPORATION CANADA INC. Entreprise DÉCISION OBJET DEMANDE D’EXAMEN DE MÉSENTENTE EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le demandeur s’est adressé à l’entreprise le 8 juillet 2004 pour obtenir « a copy of all information you may have on me. ». [2] Le 3 août 2004, l’entreprise lui transmet « the relevant documentation (originals and copies as provided) pertaining to your employment application with Oracle Corporation Canada Inc. ». [3] Le demandeur soumet une demande d’examen de mésentente le 10 août 2004. Il prétend que les renseignements dont l’entreprise lui a donné communication sont incomplets; il dresse une liste des documents reçus et de ceux qui, à son avis, manquent.
04 12 82 Page : 2 [4] Le 31 août 2004, la Commission donne aux parties avis de la réception de la demande qui lui a été soumise. Le 9 juin 2005, elle les convoque à une audience dont la tenue est fixée au 3 août 2005. PREUVE i) de l’entreprise [5] L’avocat de l’entreprise dépose les documents que sa cliente a communiqués au demandeur le 3 août 2004 (E-1), à savoir une demande d’emploi que le demandeur avait complétée et transmise avec ses consentements explicites à la collecte, à la communication et à la vérification de renseignements personnels le concernant. [6] L’avocat admet que l’entreprise a eu, au Québec, une entrevue avec le demandeur qui a passé des tests (écrits) ayant donné lieu à des résultats, entrevue au cours de laquelle des notes ont aussi été prises pour l’entreprise. Il précise qu’aucune restriction ne serait invoquée concernant l’accès aux renseignements qui constituent ces documents. Il précise également qu’à son avis, le litige porte sur le refus de l’entreprise de donner au demandeur copie du rapport (E-2, confidentiel) préparé par Kroll Background America (Canada) (« Kroll ») le concernant, ce refus s’appuyant sur l’article 40 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 ». [7] Il fait entendre M me Sandra Martins qui témoigne sous serment en qualité de conseillère en ressources humaines de l’entreprise depuis novembre 2001. M me Martins est, entre autres, responsable du processus d’embauche de l’entreprise au Québec; elle a été impliquée dans le processus d’embauche du demandeur, notamment dans l’opération « Background Checks ». [8] M me Martins explique que l’opération « Background Checks » est effectuée « to validate where the candidate applied at or worked at for the passed (2) years, to contact the references and validate the education and so on. ». L’entreprise a retenu les services de Kroll pour la réalisation de cette opération dans le cas du demandeur. Le demandeur a donc reçu par courrier électronique un formulaire à remplir et à retourner à Kroll pour que cette dernière effectue l’opération de vérification susmentionnée. [9] M me Martins indique par ailleurs que M. Mario Bonin a, au nom de l’entreprise, eu une entrevue avec le demandeur, entrevue au cours de laquelle 1 L.R.Q., c. P-39.1.
04 12 82 Page : 3 le demandeur a passé des tests. L’entreprise ne détient plus ces tests; M. Bonin les avait déjà déchiquetés lorsque l’entreprise a traité la demande d’accès. M. Bonin a indiqué que des renseignements de cette nature ne sont pas conservés lorsque l’entreprise décide de mettre fin au processus d’embauche d’une personne. [10] M me Martins indique que l’entreprise ne détient pas de correspondance postérieure au rapport que Kroll a transmis à l’entreprise; elle indique aussi que l’entreprise ne détient pas, non plus, le formulaire que le demandeur a complété sur le Web pour le transmettre à Kroll. Elle précise enfin que le rapport en litige a été fourni à l’entreprise par Kroll. ii) du demandeur [11] Le demandeur témoigne sous serment. Il confirme que le litige porte sur le rapport préparé par Kroll le concernant. Il spécifie ne plus être intéressé par l’obtention des « technical tests form and its results » qui faisaient partie de sa liste de documents manquants. Il veut cependant obtenir le classement qui lui a été attribué parmi la trentaine d’autres candidats, la correspondance postérieure au rapport en litige et le formulaire qu’il a complété sur le Web et transmis à Kroll. [12] Le demandeur affirme par ailleurs connaître le contenu du rapport en litige (D-1) puisqu’il l’a obtenu de Kroll (Nashville, Tennessee) en s’adressant à l’un de ses vice-présidents aux États-Unis. Il confirme avoir rempli, sur le Web, un formulaire qu’il a transmis à Kroll et dans lequel il a fait état de ses récentes expériences professionnelles; il dit avoir eu, au cours des dernières années, un conflit de travail avec un ex-employeur qu’il a identifié auprès de Kroll en spécifiant qu’il ne souhaitait pas que des vérifications soient effectuées auprès de cet employeur. Le rapport obtenu fait état des renseignements obtenus lors de la vérification que Kroll a notamment effectuée auprès de cet ex-employeur. ARGUMENTATION i) de l’entreprise [13] Il n’y a plus de litige, le demandeur ayant obtenu copie (D-1) du seul document détenu qui demeurait en litige (E-2) et à la communication duquel l’entreprise s’oppose en vertu de l’article 40 de la loi précitée :
04 12 82 Page : 4 40. Toute personne qui exploite une entreprise et détient un dossier sur autrui doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement personnel la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers ou l'existence d'un tel renseignement et que cette divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers, à moins que ce dernier ne consente à sa communication ou qu'il ne s'agisse d'un cas d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée. [14] La preuve démontre de plus que le rapport qui était en litige (E-2) a, sans l’autorisation de l’entreprise, été transmis au demandeur qui le détient (D-1). [15] La preuve démontre que l’entreprise ne détient pas les « technical tests form and its results » parce qu’ils ont été déchiquetés lorsque l’entreprise a mis fin au processus d’embauche. [16] La preuve démontre que l’entreprise ne détient pas de correspondance qui soit postérieure au rapport que Kroll a transmis à l’entreprise. [17] La preuve démontre que la Commission n’est saisie d’aucun litige. ii) du demandeur [18] L’entreprise aurait pu donner au demandeur une copie du rapport préparé par Kroll après avoir masqué certains renseignements. DÉCISION [19] Le demandeur s’est adressé à l’entreprise pour qu’elle lui donne communication de tous les renseignements personnels le concernant. La preuve non contredite démontre que l’entreprise lui a donné communication de tous les renseignements détenus le concernant à l’exception d’un rapport que Kroll a préparé pour elle et qui a été déterminant quant au rejet de la candidature du demandeur.
04 12 82 Page : 5 [20] La preuve démontre que le demandeur s’est adressé à Kroll (Nashville, Tennessee) pour obtenir copie de ce rapport qui lui a, ainsi, été fourni. [21] La preuve convainc conséquemment la Commission que son intervention n’est manifestement plus utile, notamment en ce qui a trait à l’application de l’article 40 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au rapport préparé par Kroll. [22] ATTENDU l’article 52 de la loi précitée : 52. La Commission peut refuser ou cesser d'examiner une affaire si elle a des motifs raisonnables de croire que la demande est frivole ou faite de mauvaise foi ou que son intervention n'est manifestement pas utile. [23] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : CESSE d’examiner la présente affaire. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e André Royer Avocat de l’entreprise
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