Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 04 14 61 Date : Le 14 septembre 2005 Commissaire : M e Michel Laporte X Demanderesse c. COLLÈGE DE MAISONNEUVE Organisme DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RÉVISION [1] Le 2 septembre 2004, la Société générale des étudiantes et étudiants du Collège de Maisonneuve (la « Société ») adresse au Collège de Maisonneuve (le « Collège ») la demande d’accès suivante : l’année dernière, le Collège s’est doté d’un système d’information sur les programmes […]. Celui-ci sert à l’évaluation des programmes. Il vise, entre autres, à
04 14 61 Page : 2 prévenir des difficultés dans les programmes, à apporter des correctifs mineurs et à déterminer s’il faut faire une évaluation approfondie. Dans le système, se trouvent également un ensemble de documents de nature pédagogique, notamment des documents publics accessibles aux différents représentants pédagogiques du Collège. Étant donné que la [Société] représente les étudiantes et les étudiants, notamment à la Commission des études, et qu’elle doit se prononcer, via les comités pédagogiques, sur l’ensemble des révisions de programmes, nous considérons que l’accès à cette banque de données est essentielle. En effet, la structure étudiante étant différente de celle des enseignants, il nous revient le devoir de représenter la population étudiante pour l’ensemble des programmes. C’est pourquoi nous aimerions disposer des mots de passe qui nous permettraient d’avoir accès à l’ensemble de la base de données afin de mieux représenter les intérêts étudiants. […] (sic) [2] Le 14 septembre 2004, le Collège refuse à la Société l’accès au système d’information sur les programmes (le « Système d’information »), étant de nature confidentielle et permettant d’identifier professeurs et étudiants. Il ajoute que « Les représentants étudiants aux différents comités de programme auront par ailleurs accès, à titre de membres de ces comités, aux documents provenant de ce site pour l'évaluation du programme auquel procédera la Direction des études. » [3] Le 21 septembre 2004, la Société requiert l’intervention de la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») pour qu’elle révise cette décision du Collège. [4] Le 29 août 2005, une audience se tient à Montréal. L'AUDIENCE A) LE LITIGE [5] M me Brigitte Desjardins, secrétaire générale du Collège, et M me Sarah Landry, secrétaire à la pédagogie de la Société, confirment que le litige porte sur
04 14 61 Page : 3 l’accès à l’ensemble de la base de données au Système d’information détenue par le Collège. B) LA PREUVE Du Collège et de la Société M me Brigitte Desjardins [6] M me Desjardins atteste que le Collège possède les informations exigées par la Société. Elle explique que les comités de programmes (les « Comités ») sont formés de professeurs, de cadres et d’étudiants. Parfois, les Comités déposent un rapport à la Commission des études. Des membres de la Société siègent officiellement à cette dernière commission. [7] M me Desjardins confirme que seulement 50 % des étudiants admissibles participent aux travaux des Comités. [8] M me Desjardins mentionne que le Système d’information, remis à la Commission sous pli confidentiel, contient plusieurs indicateurs sur les 17 programmes du Collège, regroupés sous six chapitres : 1. Présentation du programme 2. Progression des étudiants dans le programme 3. Caractéristiques de la mise en œuvre du programme 4. Satisfaction des finissants quant à la qualité de la formation 5. Cheminement des personnes diplômées 6. Plan d’aide à la réussite 2004-2007 [9] M me Desjardins affirme que les chapitres 1, 3, 5 et 6 au Système d’information n’incluent que des renseignements de nature publique. Par contre, elle fait valoir que les chapitres 2 et 4 referment des informations pouvant révéler des renseignements qui, pour un œil averti, selon les commentaires recueillis et selon le nombre restreint d’étudiants inscrits dans un programme spécifique, permettraient potentiellement d’identifier un professeur ou un étudiant. Elle spécifie que le recensement des réponses fournies par les étudiants aux questions ouvertes n os 27, 27-A, 28, 28-A et 29, se trouvant au chapitre 4 du document confidentiel, risque davantage de contenir des renseignements de nature nominative. Ces derniers sont visés par le refus de les communiquer à la Société.
04 14 61 Page : 4 [10] M me Desjardins atteste l’impossibilité pour le Collège de masquer de façon informatique les renseignements de nature nominative se trouvant au Système d’information. Elle ajoute que ceux-ci peuvent être retranchés sur une copie papier, s’agissant toutefois, note-t-elle, d’un exercice lourd et fastidieux. M me Sarah Landry [11] M me Landry maintient la demande pour obtenir l’accès au Système d’information, sauf, le cas échéant, aux renseignements nominatifs. DÉCISION [12] La Société a exercé un droit lui étant reconnu à l’article 9 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi ») : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. [13] M me Desjardins a déclaré que les chapitres 1, 3, 5 et 6 de la base de données détenue par le Collège contiennent des informations de nature publique. Le litige se limite donc à décider si les chapitres 2 et 4 du document m’ayant été remis sous pli confidentiel renferment ou non des renseignements de nature nominative, selon les termes des articles 53 et 54 de la Loi : 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1 o leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2 o ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
04 14 61 Page : 5 54. Dans un document, sont nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. [14] Je n’ai donc pas à considérer l’intérêt de la Société dans le cadre de la présente demande, le droit d’accès étant le même pour tout individu quel que soit son titre, son intérêt ou son occupation 2 . [15] J’ai examiné attentivement les parties du document en litige. Il s’agit de l’énumération des réponses fournies par les étudiants aux questions n os 27, 27-A, 28, 28-A et 29 visant leurs progression et satisfaction dans un programme en particulier. Pour une meilleure compréhension, je reproduis ci-dessous les cinq questions : Q. 27 Selon vous, quelles sont les principales forces du programme d’études que vous achevez présentement? Q.27-A Concernant les forces du programme, avez-vous des commentaires particuliers à faire au regard des cours de la première année? De la troisième année? Q.28 Selon vous, quelles sont les principales faiblesses du programme d’étude que vous achevez présentement? Q.28-A Concernant les faiblesses du programme, avez-vous des commentaires particuliers à faire au regard des cours de la première année? De la deuxième année? De la troisième année? Q.29 Formulez tout commentaire qui vous semble pertinent à propos de la formation reçue : [16] Nous trouvons inscrites, sous chaque question, une vingtaine de réponses, lesquelles ne font en moyenne que deux lignes. Les réponses sont formulées en des termes généraux. Pour souligner ce dernier propos, j’ai extrait les réponses suivantes sous chacune des questions : 2 Hudson's Bay Cie c. Québec (Communauté urbaine de), [1994] C.A.I. 160 et [1995] C.A.I. 437 (C.Q.).
04 14 61 Page : 6 Q. 27 • L’apprentissage de nouveaux logiciels; ça nous permet d’avoir plus de choix quand on va être sur le marché du travail. • Les professeurs sont exigeants ce qui nous fait apprendre beaucoup de choses. Q. 27-A • Certains professeurs semblent se croire encore en formation de secrétariat, elles n’ont pas toutes une formation adéquate pour le nouveau programme. Q.28 • Ce sont les professeurs; ils ne connaissent pas toujours très bien leur matière et parfois ne sont pas à jour. Q. 28-A • Le cours d’outils pour Internet est totalement inutile ou sinon bien mal organisé; tout ce que nous avons appris était inutile • Certains professeurs sont là depuis trop longtemps et cela paraît, ils ne sont pas adaptés à ce nouveau programme. Q. 29 • Excellent programme! • Enseignement parfait (ils nous font travailler dur, mais c’est ce qu’il faut!) [17] Il importe de souligner qu'aucun nom n'apparaît aux documents en litige. J’en arrive donc à la conclusion, vu la preuve, que les informations demeurant en litige ne répondent pas aux critères de l’article 53 de la Loi, celles-ci ne permettant pas d’identifier spécifiquement un étudiant ou un professeur.
04 14 61 Page : 7 POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [18] ACCUEILLE la demande de révision de la Société; [19] ORDONNE au Collège de permettre l’accès à la Société, selon les termes de l’article 10 de la Loi, à la base de données du Système d’information détenue par le Collège. MICHEL LAPORTE Commissaire
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