Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 04 12 70 Date : 13 septembre 2005 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. MINISTÈRE DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DE L’ENVIRONNEMENT ET DES PARCS Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le demandeur s’est adressé à l’organisme le 21 mai 2004 pour obtenir copie de tous les « documents, pièces, notes etc... » qui le concernent et qui concernent son entreprise de même que les « informations verbales ». [2] Le 3 août 2004, il s’est adressé à la Commission pour qu’elle révise la décision d’organisme. Au soutien de sa demande de révision, il a exposé ce qui suit : • « Le refus et l’obstruction à me donner accès à mes documents briment mes droits à avoir une défense pleine et entière en vertu de l’article 35 et de l’article 50 de la Charte des droits et libertés.
04 12 70 Page : 2 • Je me représente dans ma cause et je dois avoir accès à tous les documents et renseignements qui sont à mon dossier pour me donner la chance de me défendre. ». PREUVE i) de l’organisme [3] L’avocate de l’organisme dépose (O-1, en liasse), copie des documents suivants : • la demande d’accès, datée du 21 mai 2004; • l’avis de réception de cette demande, daté du 9 juin 2004; • l’avis de prolongation du délai de traitement de cette demande, daté du 21 juin 2004; • la décision du 8 juillet 2004; • la demande de révision du 3 août 2004. [4] L’avocate fait entendre M me Claudelle Gauthier qui témoigne sous serment à titre de « répondante pour l’accès à l’information » de l’organisme. M me Gauthier a reçu, par télécopieur le 8 juin 2004, la demande d’accès datée du 21 mai 2004. Elle a donné suite à cette demande le 8 juillet suivant (O-1, en liasse). [5] Dans sa lettre du 8 juillet 2004, M me Gauthier a indiqué au demandeur que les documents demandés étaient intégralement accessibles, exception faite de 3 photographies aériennes que l’organisme avait achetées auprès d’un fournisseur et qu’il n’est pas autorisé à reproduire parce qu’elles sont protégées par le droit d’auteur. Elle a précisé au demandeur qu’il pouvait consulter ces photographies aux bureaux de l’organisme ou encore se procurer les exemplaires requis à la Photocarthothèque québécoise; elle a, à cet égard, fourni l’adresse de la Photocarthothèque québécoise ainsi que les numéros de ces photographies aériennes tels qu’ils sont inscrits sur la facture que l’organisme avait dû acquitter pour en obtenir un exemplaire. [6] Dans la même lettre, M me Gauthier a aussi dressé une liste des documents accessibles et avisé le demandeur que les « informations verbales » demandées, parce que non consignées au dossier, ne pouvaient être retracées et accessibles. Elle a enfin informé le demandeur du montant (65,00 $) qui lui serait chargé, en vertu du règlement applicable, pour la reproduction des 201 pages (0,30 $/page) et des 8 plans (1,35 $/plan) demandés. M me Gauthier
04 12 70 Page : 3 mentionne que ce montant a été obtenu en tenant compte de la franchise de 6,10 $ prévu par ce règlement, à savoir le « Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements nominatifs ». [7] M me Gauthier affirme que le demandeur n’est pas entré en communication avec elle pour exprimer son refus de payer les frais exigibles ou pour consulter les documents demandés; à sa connaissance, le demandeur ne s’est pas, non plus, présenté pour consulter ces documents. M me Gauthier ajoute qu’elle est toujours présente lors de la consultation sur place de documents détenus par l’organisme afin d’assurer l’intégrité de ces documents. [8] M me Gauthier réitère que l’organisme demeure disposé à faire parvenir au demandeur la copie de tous les documents demandés qui peuvent être reproduits après réception du paiement des frais exigibles. Elle précise que l’organisme n’exige pas de frais pour l’expédition de copies par la poste. ii) du demandeur [9] Dûment convoqué par la Commission, le demandeur a donné avis de son absence quelques minutes avant la tenue de l’audience. ARGUMENTATION i) de l’organisme [10] L’organisme a acquiescé à la demande d’accès. Il a le droit, en vertu de la Loi sur l’accès 1 , d’exiger des frais pour la reproduction des documents demandés : 11. L'accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du requérant. Le montant et les modalités de paiement de ces frais sont prescrits par règlement du gouvernement; ce règlement peut prévoir les cas où une personne est exemptée du paiement. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
04 12 70 Page : 4 L'organisme public qui entend exiger des frais en vertu du présent article doit informer le requérant du montant approximatif qui lui sera chargé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document. [11] En acquiesçant à la demande d’accès, l’organisme permet au demandeur de prendre connaissance des documents qui seraient nécessaires à sa défense. La preuve démontre que le demandeur n’a pas répondu à la lettre détaillée du 8 juillet 2004. [12] La présence de M me Gauthier demeure essentielle lorsque des documents sont consultés sur place puisque l’organisme doit assurer l’intégrité des documents qu’il détient. [13] L’organisme exige, auprès de tous ceux qui exercent leur droit d’accès en demandant copie de documents, des frais pour la reproduction de ces documents en conformité avec les dispositions du « Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements nominatifs » 2 . La demande d’accès du 21 mai 2004 (O-1, en liasse) est à cet égard traitée comme toute autre demande d’accès visant l’obtention de copie de documents. Le demandeur doit acquitter les frais exigibles ou exercer son droit d’accès selon les autres modalités prévues par la loi. [14] La demande de révision n’est pas fondée et elle doit être rejetée. DÉCISION A) La demande d’accès : [15] La preuve démontre que la demande d’accès vise l’obtention d’informations verbales et de copies de documents déterminés. La preuve démontre à cet égard qu’aucune restriction au droit d’accès du demandeur n’a été ou n’est invoquée par l’organisme. 2 A-2.1, r. 1.1; D. 1856-87, 9 décembre 1987.
04 12 70 Page : 5 B) L'accès aux « informations verbales » : [16] Le demandeur veut obtenir des informations verbales. La Loi sur l'accès, qui régit le traitement de sa demande d’accès, ne s'applique qu'aux documents détenus sous une quelconque forme : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [17] La forme d'un document, qui en constate l’existence, en permet donc la consultation ou la reproduction : 10. Le droit d'accès à un document s'exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance. Le requérant peut également obtenir copie du document, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme. A la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d'une transcription écrite et intelligible. [18] La Loi sur l'accès ne prévoit aucune obligation concernant l'accès à des renseignements verbaux. C) Les documents accessibles : [19] La preuve démontre que l’organisme s’est conformé à l’article 11 de la Loi sur l’accès, précité, de même qu’aux dispositions pertinentes de l’annexe 1 du « Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la
04 12 70 Page : 6 transmission de documents et de renseignements nominatifs 3 » pour exiger des frais n’excédant pas le coût de la reproduction des documents demandés qu’il peut reproduire. [20] La preuve démontre spécifiquement, en ce qui concerne les 3 photographies aériennes demandées, que l’organisme s’est conformé aux prescriptions de l’article 12 de la Loi sur l’accès en respectant le droit d’auteur protégeant ces photographies et qu’il a, conformément au 2 e alinéa de l’article 47 de cette loi, informé le demandeur des conditions particulières auxquelles l’accès à ces photographies est soumis. La preuve démontre précisément que l’organisme, qui a fourni au demandeur les renseignements lui permettant de se procurer ces photographies, permet aussi au demandeur de les consulter à ses bureaux : 12. Le droit d'accès à un document s'exerce sous réserve des droits relatifs à la propriété intellectuelle. [21] La preuve démontre que le demandeur n’a pas acquitté le montant des frais exigibles, qu’il n’a pas communiqué avec l’organisme après avoir reçu la lettre du 8 juillet 2004 et qu’il a réagi à cette lettre en soumettant une demande de révision à la Commission. [22] La preuve convainc la Commission que l’organisme n’a pas refusé de donner accès aux documents demandés et que la demande de révision n’est conséquemment pas fondée : 135. Une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels peut demander à la Commission de réviser cette décision. Une personne qui a fait une demande en vertu de la présente loi peut demander à la Commission de réviser toute décision du responsable sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d'accès à un document ou à un renseignement, sur l'application de l'article 9 ou sur les frais exigibles. 3 A-2.1, r. 1.1; D. 1856-87, 9 décembre 1987; modifié par [2004] 136 G.O. I, 135.
04 12 70 Page : 7 Ces demandes doivent être faites dans les trente jours qui suivent la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé par la présente loi au responsable pour répondre à une demande. La Commission peut toutefois, pour un motif raisonnable, relever le requérant du défaut de respecter ce délai. [23] POUR TOUS CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M me Marjorie Bergeron Stagiaire en droit de l’organisme
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.