Commission d’accès à l’information du Québec Dossiers : 04 12 93 Date : Le 18 juillet 2005 Commissaire : M e Diane Boissinot [X] La demanderesse c. DIOCÈSE DE QUÉBEC L’entreprise DÉCISION L’OBJET : DEMANDE D’EXAMEN DE MÉSENTENTE EN MATIÈRE D’ACCÈS formulée en vertu de l’article 42 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 . [1] Le 12 juillet 2004, la demanderesse s’adresse à l’entreprise pour obtenir copie de tous les documents qui la concernent et qui sont détenus par son bureau des ressources humaines, ce qui lui est refusé, le lendemain, par courriel provenant de monsieur Claude Côté, prêtre, directeur du Service des ressources humaines en pastorale (SRHP). [2] La demanderesse requiert la Commission d’accès à l’information (la Commission) d’examiner la mésentente résultant de ce refus. 1 L.R.Q., c. P-39.1 ci après appelée « la Loi ».
04 12 93 Page : 2 [3] Une audience se tient le 8 avril 2005 et se complète par la production par l’entreprise, le 14 avril 2005, de certaines pièces ayant fait l’objet d’un engagement de production. Le délibéré peut débuter le 15 avril 2005. L’AUDIENCE A. LE LITIGE [4] Le dossier complet de la demanderesse est réuni en une liasse de 80 pages. Certaines pages sont remises à la demanderesse au cours de l’audience : il s’agit des pages 1 à 54, 57 à 60. Ces pages ne sont plus en litige, mais sont déposées par l'entreprise en liasse sous la cote E-2. Les pages 61 et 72 à 75 sont remises en partie et les pages 55, 56, 62 à 71 et 76 à 80 sont jugées totalement inaccessibles par l’entreprise. [5] Les motifs de refus de communiquer ces pages ou ces parties de page sont fondés sur les articles 13 et 40 de la Loi. B. LA PREUVE i) de l’entreprise Témoignage de monsieur Claude Côté [6] Monsieur Côté est prêtre et directeur du Service des ressources humaines en pastorale (SRHP) à l’emploi de l’entreprise. [7] Il dépose sous la cote E-1 un document intitulé « Résumé du dossier ». [8] Il déclare que le dossier visé par la demande d’accès est celui créé pour les fins de l’obtention, par la demanderesse, du statut de personne admissible au stage rémunéré en pastorale. [9] Il explique le processus d’obtention de ce statut. [10] L’obtention de ce statut d’admissibilité permet à son titulaire de postuler à des postes qui sont affichés par les fabriques et qui s’ouvrent partout dans toutes les paroisses du diocèse, notamment à des postes d’agent de pastorale.
04 12 93 Page : 3 [11] Le témoin ajoute qu’à défaut d’agent de pastorale en titre, le diocèse accepte d’embaucher, sur recommandation de son SRHP, des stagiaires pour occuper ce poste. [12] Il explique que pour être admissible à ce stage, le candidat doit détenir au moins un baccalauréat en théologie. [13] Après deux années de stage, trois accompagnateurs de stage (dont le témoin) doivent recommander le candidat à l’évêché ou à l’archevêché pour l’octroi du statut d’agent de pastorale. [14] Le témoin explique que le candidat pour l’obtention du statut de stagiaire doit remettre, entre autres, un dossier de références et répondre à un long questionnaire. Ce dossier est soumis au comité d’admissibilité au stage qui approuve ou rejette la candidature. [15] Lorsque la candidature au stage est approuvée par ce comité, la personne peut postuler aux postes affichés par les fabriques des paroisses du diocèse et si elle obtient le stage rémunéré, celui-ci est supervisé par le SRHP de l’entreprise. [16] Il dépose en liasse, sous la cote E-2 les pages 1 à 54, 57 à 60 remises à la demanderesse. Ces pages ne sont plus en litige. [17] Les parties des pages 72 à 75 jugées accessibles par l’entreprise sont déposées sous la cote E-3, telles qu’elles ont été remises à la demanderesse. [18] Le témoin fait la revue de toutes les pages ou parties de page du dossier qui restent en litige et indiquent à la Commission les renseignements personnels qui s’y trouvent et qui, selon lui, sont visés par les articles 13 et 40. Le témoignage fait connaître à la Commission, par référence au texte en litige, quelles sont les tierces personnes impliquées et leur rôle. [19] Pour ce qui est des parties du dossier qui ont été retenues, il explique qu’il s’agit, entre autres, des informations provenant des personnes à qui la demanderesse a demandé de donner des références à l’entreprise. [20] Le témoin dit que même si la demanderesse connaît l’identité de ces personnes, elle ignore toutefois le contenu de ces lettres et commentaires et l’entreprise se doit de protéger ces renseignements en vertu de l’article 40 de la Loi.
04 12 93 Page : 4 ii) de la demanderesse [21] La demanderesse ne présente aucun élément de preuve. C. LES ARGUMENTS [22] Les arguments de l’entreprise sont contenus au document déposé sous la cote E-1 et qui est intitulé « Résumé du dossier ». De son côté, la demanderesse s’en remet à la décision de la Commission. [23] L’avocat de l’entreprise plaide en particulier que le fait que la demanderesse associe le rejet de sa candidature au contenu des opinions de ses évaluateurs justifie la crainte d’une nuisance sérieuse aux auteurs de ces opinions. DÉCISION [24] Les dispositions de la Loi qui sont applicables en l’espèce sont les articles 13 et 40 : 13. Nul ne peut communiquer à un tiers les renseignements personnels contenus dans un dossier qu'il détient sur autrui ni les utiliser à des fins non pertinentes à l'objet du dossier, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la présente loi le prévoit. 40. Toute personne qui exploite une entreprise et détient un dossier sur autrui doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement personnel la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers ou l'existence d'un tel renseignement et que cette divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers, à moins que ce dernier ne consente à sa communication ou qu'il ne s'agisse d'un cas d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée.
04 12 93 Page : 5 [25] Les pages et les extraits des pages en litige sont les suivants : Page 55 : Le résumé fait le 5 avril 2004 par monsieur Claude Côté du compte rendu d’une rencontre. Ce document émane du SRHP de l’entreprise et concerne la demanderesse. Il contient des opinions sur la demanderesse émises par diverses personnes physiques ayant la tâche, au sein de l’entreprise, de l’évaluer; Page 56 : Les notes manuscrites du 17 mars relatant une conversation téléphonique entre l’auteur des notes, membre du SRHP, et une autre personne de ce service au sujet d’une rencontre du 4 mars 2004 avec la demanderesse; Page 61 : Seules les annotations manuscrites ont été exclues de l’accès de cette lettre de la demanderesse adressée le 2 février 2003 au SRHP. Le deuxième numéro de téléphone apparaissant dans la note du haut de cette page semble être un renseignement personnel sur un tiers au sens de l’article 13. Les autres renseignements masqués sont du type de ceux que contiennent les pages précédentes; Page 62 : Ce texte n’est pas visé par la demande d’accès. Cette page a servi de brouillon pour la note qui suit portée à son endos : cette page n’est pas en litige; Page 63 : La note manuscrite à l’endos de la page 62 concerne la demanderesse. Elle est le résumé fait par une employée du SRHP, le 23 avril 2003, du texte qui suit aux pages 64 à 67; Pages 64 à 67 : Les réponses du 22 avril 2003 formulées par la personne suggérée par la demanderesse comme référence au sujet de son travail au Patro-Roc Amadour selon une grille préparée par l’entreprise; Pages 68 à 71 : Les réponses du 1 er avril 2003 formulées par la personne suggérée par la demanderesse comme référence au sujet de son travail au Centre d’instruction d’été des cadets de l’aviation de Bagotville selon une grille préparée par l’entreprise; Pages 72 à 75 : Les paragraphes 5, 7, 8, 10, 12, 14 et la signature de l’auteur qui fait partie du SRHP, dans un document intitulé « Grille de synthèse pour la présentation de dossiers des candidats […] au stage en pastorale » signé le 12 mars 2003; Pages 76 à 79 : Les réponses du 14 juin 2000 formulées par la personne suggérée par la demanderesse comme référence au sujet de son travail à la cellule d’évangélisation aux paroisses de la Nativité de Notre-Dame et de Sainte-Gertrude selon une grille préparée par l’entreprise;
04 12 93 Page : 6 Page 80 : La lettre de référence du 6 mars 2000 au sujet de la demanderesse par le vicaire de ces deux dernières paroisses. [26] Rien dans la preuve présentée par l’entreprise ne vient établir la gravité ou l’importance de la nuisance, quantifiée au libellé de l’article 40 par l’adverbe « sérieusement », que risquerait de provoquer la divulgation des renseignements contenus aux pages ou aux extraits en litige. [27] La simple mention que la demanderesse associe les renseignements en litige au rejet de sa candidature n’est pas suffisante pour démontrer la vraisemblance de quelque danger ou péril que ce soit pour quiconque. [28] Le nom, la signature et les coordonnées au travail d’un membre d’un service de l’entreprise (personne morale), dans l’exercice de ses fonctions au sein de cette entreprise, ne sont pas des renseignements personnels concernant cette personne physique comme individu, mais bien comme représentant d’une personne morale, qui ne peut agir à ce titre que par ces personnes physiques qui la représentent 2 . [29] En conséquence, de tels renseignements apparaissant aux pages ou extraits de pages en litige ne sont pas visés par les articles 13 ou 40 de la Loi. [30] Parmi tous les renseignements en litige, un seul renseignement constitue vraisemblablement un renseignement personnel qu’il faut protéger en vertu de l’article 13 de la Loi. Il s’agit du deuxième numéro de téléphone apparaissant à la note manuscrite située dans le haut de la page 61. Ce numéro est vraisemblablement le numéro de téléphone personnel de la personne dont il est question dans cette note et non celui de son poste de travail. [31] Sauf ce dernier renseignement, aucun renseignement en litige ne réunit les critères d’application de l’un ou l’autre des articles 13 et 40 de la Loi. [32] POUR TOUS CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE en grande partie la demande d’examen de mésentente; 2 Chouinard c. Ministère de la Justice et al, C.A.I Québec 99 18 51, le 20 décembre 2004, paragraphes 26 @ 34; Lavoie c. Pinkerton du Québec ltée, [1996] CAI 67, 73; Clark, Campbell c. Québec (Ministère des Relations avec les Citoyens et de l’Immigration) et al, C.A.I. Québec 01 08 03, le 28 juillet 2004, paragraphes 164 et 165; 9052-1170 Québec inc. (le Groupe Vespo) c. École de technologie supérieure et al., C.A.I., Québec 03 03 01, le 12 décembre 2003, paragraphe 47.
04 12 93 Page : 7 ORDONNE à l’entreprise de remettre à la demanderesse la totalité des pages retenues, en tout ou en partie, sauf le renseignement de la page 61 désigné ci-après; et REJETTE la demande d’examen de mésentente quant au deuxième numéro de téléphone apparaissant à la note manuscrite située au haut de la page 61, lequel doit rester confidentiel. DIANE BOISSINOT Commissaire Avocat de l’entreprise : M e François P. Cloutier (Grondin, Poudrier, Bernier, avocats)
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.