Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 17 00 Date : Le 14 juillet 2005 Commissaire : M e Michel Laporte X Demandeur c. IMPERIAL TOBACCO CANADA LIMITED Entreprise DÉCISION L'OBJET DEMANDE D’EXAMEN DE MÉSENTENTE [1] Le 21 août 2003, le demandeur s’adresse à Imperial Tobacco Canada Limited (« l’Entreprise ») pour obtenir une copie complète de son dossier d’employé, notamment : 1) Les documents détenus à l’usine de Montréal; 2) Le dossier médical le concernant en possession du D r Claude Clément;
03 17 00 Page : 2 3) Les notes prises par les employés de l’Entreprise le concernant lors de conversations téléphoniques ou de rencontres; 4) La correspondance échangée le concernant entre l’Entreprise et La Financière Sun Life / Clarica (« Clarica »), Keyfacts Canada et Groupe SAPA. [2] Le 28 août 2003, l’Entreprise invoque le 2 e paragraphe de l’article 39 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 (la « Loi ») pour refuser au demandeur l’accès aux documents demandés. [3] Le 26 septembre 2003, le demandeur veut que la Commission d’accès à l’information (la « Commission ») examine sa mésentente, l’Entreprise n’ayant pas répondu positivement à sa demande. [4] Le 1 er février 2005, une audience se tient à Montréal. [5] Le 4 avril 2005, la Commission obtient les arguments et l’affidavit de l’Entreprise et, le 9 mai suivant, les commentaires du demandeur. [6] Le 5 juillet 2005, la Commission, après avoir reçu les observations des parties, les avise qu’elle prend le dossier en délibéré et qu’une décision suivra sous peu. L'AUDIENCE A) LA QUESTION PRÉLIMINAIRE [7] La Commission indique à l’audience qu’elle doit trancher un litige permettant de savoir, d’une part, si l’Entreprise possède des documents en vertu de l'article 1 en lien avec la demande d'accès et, d’autre part, s’ils satisfont aux conditions énoncées au 2 e paragraphe de l’article 39 de la Loi : 1. La présente loi a pour objet d'établir, pour l'exercice des droits conférés par les articles 35 à 40 du Code civil du Québec en matière de protection des renseignements personnels, des règles particulières à l'égard des renseignements personnels sur autrui qu'une personne recueille, détient, utilise ou communique à des tiers à 1 L.R.Q., c. P-39.1.
03 17 00 Page : 3 l'occasion de l'exploitation d'une entreprise au sens de l'article 1525 du Code civil du Québec. Elle s'applique à ces renseignements quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. La présente loi ne s'applique pas à la collecte, la détention, l'utilisation ou la communication de matériel journalistique à une fin d'information du public. 39. Une personne qui exploite une entreprise peut refuser de communiquer à une personne un renseignement personnel la concernant lorsque la divulgation du renseignement risquerait vraisemblablement: […] 2 o d'avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle l'une ou l'autre de ces personnes a un intérêt. (soulignement ajouté) [8] La Commission rejette donc à l’audience la requête soumise par l’Entreprise en vertu de l’article 52 de la Loi : 52. La Commission peut refuser ou cesser d'examiner une affaire si elle a des motifs raisonnables de croire que la demande est frivole ou faite de mauvaise foi ou que son intervention n'est manifestement pas utile. [9] La Commission, constatant que l’Entreprise n’a pas avec elle, le 1 er février 2005, les documents faisant l’objet du litige, exige de celle-ci d’en faire une liste exhaustive qu’elle devra communiquer à la Commission et au demandeur. Elle ajoute que l’Entreprise devra produire les documents en litige, sous pli confidentiel, avant le 1 er avril 2005, accompagnés de l'affidavit d’une personne en autorité justifiant les motifs en empêchant la communication. Le procureur de l’Entreprise pourra, le cas échéant, soumettre ses arguments par écrit, le demandeur ayant 30 jours de la réception de la liste pour répliquer. B) LE LITIGE [10] Le demandeur maintient sa demande pour obtenir une copie complète de son dossier détenu par l’Entreprise, incluant son dossier médical, du début de son embauche jusqu’en 2003.
03 17 00 Page : 4 C) LA PREUVE i) De l'Entreprise Le demandeur [11] Le demandeur admet à l’audience l’existence d’un recours à la Cour supérieure se rapportant à la détermination de son invalidité débutant le 6 octobre 1999. Ce recours implique notamment son employeur, l’Entreprise, et Clarica (pièces E-1 à E-6). [12] Le demandeur confirme avoir cessé de travailler chez l’Entreprise à partir de 1999 et qu’un litige subsiste avec celle-ci au sujet de son invalidité depuis l’an 2000. Il reconnaît avoir déjà rencontré le médecin de l’Entreprise, D r Claude Clément, en lien avec son invalidité (pièce E-3). Il avance que le fait qu’un document soit lié à un litige n’entraîne pas automatiquement qu'il puisse avoir un lien sur le recours judiciaire. [13] Le demandeur confirme qu’il ne connaissait pas la compagnie Keyfacts Canada avant la remise du rapport de surveillance dont il a été l’objet dans le cadre du recours judiciaire. Il maintient qu’il veut savoir ce que possède Keyfacts Canada à son sujet. Il confirme également que Groupe SAPA, firme de consultants, lui était inconnu avant sa demande d’indemnisation pour invalidité. Il déplore le fait qu’il ne peut accéder aux informations le concernant détenues par ces dernières compagnies. [14] Le demandeur révèle que le rapport d’enquête réalisé par la compagnie Keyfacts Canada fait actuellement l’objet d’une controverse, selon les allégations se trouvant aux paragraphes 76 de la pièce E-4 et 70 de la pièce E-5. M e Tamara Gitto [15] M e Gitto produit l'affidavit suivant signé le 1 er avril 2005 (pièce E-7) : Je, soussignée, Me Tamara Gitto, avocate, Directrice des services juridiques, Litige chez Imperial Tobacco Canada ltée (« ITL »), ayant sa principale place d’affaires au 3711, rue Saint-Antoine, Montréal, Province de Québec, Canada, H4C 3P6, affirme solennellement ce qui suit : 1. En ma capacité de Directrice des services juridiques, Litige chez ITL, j’ai connaissance des procédures
03 17 00 Page : 5 intentées par [le demandeur] dans le dossier de la Cour supérieure no […]; 2. J’ai la responsabilité de conserver les documents relatifs aux procédures susmentionnées et, à la suite de la demande d’examen de mésentente entendue lors de l’audition du 1 er février 2005 devant la Commission d’accès à l’information, présidée par Me Michel Laporte, j’ai personnellement mis à la disposition du cabinet d’avocat Ogilvy Renault l’ensemble des dossiers d’ITL concernant [le demandeur]; 3. En collaboration avec Ogilvy Renault, ces dossiers ont été analysés afin de satisfaire aux directives données par le Commissaire Laporte de faire l’énumération des documents détenus par ITL et d’indiquer à l’égard de ces documents, le cas échéant, les motifs de refus de divulgation; 4. Ainsi, la liste annexée au présent affidavit fait état de tous les documents visés par la demande, formulée par [le demandeur] le 21 août 2003, d’accéder aux renseignements personnels le concernant; 5. Par ailleurs, les documents détenus par ITL n’incluent aucune correspondance échangée entre cette dernière et Keyfacts Canada ou le groupe SAPA; 6. Selon les instructions reçues d’Ogilvy Renault, la correspondance échangée entre ces derniers, d’une part, et ITL ou Clarica de l’autre, n’a pas fait l’objet d’une description, telle correspondance ne faisant à tout événement pas partie de la demande d’accès [du demandeur]; 7. Il en va de même de toute correspondance et de tout document y joint entre [le demandeur], d’une part, et Clarica ou ITL de l’autre, ces documents ne faisant pas partie de sa demande d’accès.
03 17 00 Page : 6 [16] L’annexe jointe à l’appui de l’affidavit de M e Gitto révèle que : ANNEXE LISTE DES DOCUMENTS D'ITL RELIÉS À LA DEMANDE D'ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONCERNANT [LE DEMANDEUR] _______________________________________________ Demande d'accès [du demandeur]: 1) Dossier d'employé à l'usine de Montréal; 2) Dossier médical complet tenu par le Dr Claude Clément; 3) Toutes les notes écrites prises par les employés d'ITL lors de conversations téléphoniques ou de rencontres au sujet de sa personne ou de sa santé; 4) Copie de toute correspondance écrite (incluant les courriers électroniques) échangée avec Clarica (incluant Financière Sun Life), Keyfacts Canada, et le groupe SAPA, au sujet de sa personne ou de sa santé. _______________________________________________ I Documents protégés par l'article 39(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1) Dossier d'employé à l'usine de Montréal a. Déclaration des RH Canada, relevé d'emploi daté du 20 novembre 2000. b. Formulaire « Règlement d'assurance-invalidité – Déclaration du promoteur de régime de l'employeur » au nom [du demandeur]. c. Description de poste d'ingénieur de projet mécanique et électrique en date du 30 mars 1998. d. Description de poste en date du 30 mars 1998.
03 17 00 Page : 7 e. Exigences du poste en date du 30 mars 1998, document rédigé par Richard Blais. f. Demande d'adhésion en date du 25 janvier 1993 par [le demandeur] à la Société des caisses de retraite Imasco. Note ajoutée au dossier référant à une date de terminaison. g. Formulaire « Spouse and Children for Coordination Benefits », Clarica, rempli et signé par [le demandeur] en date du 23 février 2002, et lettre de couverture du formulaire signée par [le demandeur]. h. Formulaire d'adhésion du conjoint et des enfants en date du 11 février 2000. i. Document intitulé « Disability Benefits Statement » de la Clarica en date du 31 juillet 2000. j. Formulaire « Accord de changement de paiement » – [demandeur] – usine de Montréal – en date du 5 mai 1999. k. Formulaire indiquant « unjustified – unpaid » visant les années 2000 et 2001. l. Courriel de Mireille Bastrash à Josée Libby en date du 19 juin 2000 concernant les prestations d'invalidité. m. Note indiquant absence unjustified-unpaid du 24 juillet 2000 au 28 juillet 2000. n. Feuille des Ressources humaines au nom [du demandeur] mentionnant la date de fin d'emploi. o. Demande d'indemnité d'incapacité pour les employés en date du 14 octobre 1999 au nom [du demandeur]. p. copie d'un formulaire intitulé « Demande d'indemnité d'incapacité pour les employés » – en date du 14 octobre 1999.
03 17 00 Page : 8 q. Relevés informatiques intitulés « Period Salary » – nom [demandeur] – pour une période ultérieure. r. Relevés informatiques intitulés « Display Personal Data » – nom [demandeur] – renseignements personnels. s. copie de fenêtre d'ordinateur – « Display addresses » pour [le demandeur]. 2) Dossier médical complet tenu par le Dr Claude Clément Voir Partie II 3) Toutes les notes écrites prises par les employés d'ITL lors de conversations téléphoniques ou de rencontres au sujet de sa personne ou de sa santé Toutes les notes prises par ITL lors de conversations téléphoniques ou rencontres au sujet de la personne ou de la santé [du demandeur] ont trait à la période postérieure au traitement de sa demande initiale de prestation d'invalidité et concernent le traitement de cette demande. a. Note manuscrite de Claude Savoie en date du 9 janvier 2001. b. Copie note manuscrite de Claude Savoie du 5 mars 2001. c. Note manuscrite de Claude Savoie en date du 5 mars 2001. d. Note manuscrite de Claude Savoie en date du 9 janvier 2001. e. Notes manuscrites de Claude Savoie en date du 5 juin 2001. f. Photocopie d'une note manuscrite de Josée Libby datée du 21 juillet 2000.
03 17 00 Page : 9 g. Note manuscrite de Josée Libby adressée à Nicole Savard en date du 27 juillet 2000. h. Note manuscrite datée du 21 juillet 2000. i. Photocopie de notes datée du 24 octobre 2000. j. Notes manuscrites datées du 14 novembre 2000. k. Copie de note manuscrite du 20 décembre 2000. l. Note manuscrite du 27 février 2001. m. Note manuscrite du 29 février 2001. n. Note manuscrite du 9 mai 2001. o. Notes manuscrites en date du 1 er avril 2002. p. Notes manuscrites, 8 avril 2002. 4) Copie de toute correspondance écrite (incluant les courriers électroniques) échangée avec Clarica (incluant Financière Sun Life), Keyfacts Canada, et le groupe SAPA, au sujet de sa personne ou de sa santé Aucune correspondance entre ITL et Clarica ne précède l'année 2000 et la demande initiale de prestation d'invalidité [du demandeur]. a. Lettre du 26 septembre 2000 concernant [le demandeur] envoyée à Clarica. b. Lettre adressée à Claude Savoie, ITL, de la part de Gail St-Pierre de Clarica en date du 27 novembre 2001. c. Lettre du 18 décembre 2001 adressée à Claude Savoie, d'ITL de la part de Gail St-Pierre, Clarica.
03 17 00 Page : 10 d. Lettre en date du 30 novembre 2000 par le Dr Claude Clément adressée à M. François Gosselin de Clarica. II Documents protégés par l'article 39(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et par le droit au secret professionnel 1) Dossier d'employé à l'usine de Montréal n/a 2) Dossier médical complet tenu par le Dr Claude Clément a. Fiche d'examen médical pré-embauche, signée le 15 janvier 1993. b. Fiche d'examen cardio-pulmonaire pour [le demandeur] à Radiologie Médicentre Lasalle, en date du 27 janvier 1993. c. Fiches d'examen de la vue au nom [du demandeur] en date du 15 janvier 1993. d. Fiche d'audiométrie de surveillance sur l'audition [du demandeur], en date du 15 janvier 1993. e. Lettre du 15 janvier 2001 de Gail St-Pierre de Clarica au Dr Claude Clément et document joint. f. Suivi médical, signé par le Dr Claude Clément – nom [demandeur] – date du rapport : 10 mai 2000, signé en date du 11 mai 2000. g. Suivi médical en date – date du rapport : 22 février 2000 – signé par Dr Clément le 7 mars 2000. h. Note manuscrite du Dr. Clément concernant les information reçues par le Centre médical.
03 17 00 Page : 11 i. Suivi médical pour [le demandeur] – date du rapport : 10 janvier 2000 – signé par le Dr Claude Clément, 10 janvier 2000. j. Suivi médical – date du rapport : 2 novembre 1999 – indiquer « réglementaire », signé le 4 novembre 1999 par Claude Clément. k. Suivi médical – [demandeur] – date du rapport : 13 octobre 1999 signé par le Dr Claude Clément. l. Suivi médical [du demandeur] signé par le Dr Clément en date du 15 juin 2000. m. Suivi médical [du demandeur] – date du 10 mai 2000 – signé le 11 mai 2000 par Claude Clément. n. Suivi médical [du demandeur] – date du rapport : 22 février 2000 – signé le 7 mars 2000. o. Suivi médical au nom [du demandeur]. Il s'agit d'une photocopie du rapport du 10 janvier 2000, signé la même date par le Dr Claude Clément. p. Suivi médical – date du rapport : 2 novembre 1999, signé 4 novembre 1999. Il s'agit d'une photocopie. q. Suivi médical [du demandeur] en date du 13 octobre 1999, signé le 14 octobre 1999 – signé par le Dr Claude Clément. r. Fiche au nom [du demandeur] comprenant diverses notes du Dr. Clément pour 1998, 1999 et 2000. s. Lettre du 30 novembre 2000 écrit par le Dr Claude Clément à M. François Gosselin au sujet du retour au travail et de la réhabilitation [du demandeur]. t. Lettre du 15 janvier 2001 de Gail St-Pierre au Dr Claude Clément.
03 17 00 Page : 12 3) Toutes les notes écrites prises par les employés d'ITL lors de conversations téléphoniques ou de rencontres au sujet de sa personne ou de sa santé n/a 4) Copie de toute correspondance écrite (incluant les courriers électroniques) échangée avec Clarica (incluant Financière Sun Life), Keyfacts Canada, et le groupe SAPA, au sujet de sa personne ou de sa santé n/a III Documents disponibles pour divulgation [au demandeur] 1) Dossier d'employé à l'usine de Montréal a. Division RH – profil de l'employé – renseignements personnels [demandeur]. b. Formulaire d'adhésion du conjoint et des enfants en date du 19 août 1997 signé par [le demandeur]. c. Indiqué : Aux nouveaux employés : Objet : information relative au conjoint, renseignements personnels sur le conjoint, numéro d'assurance sociale, date de naissance pour [le demandeur] et rempli par [le demandeur] en date du 19 janvier 1993. Indiqué au bas de la page à « Main Head Office ». d. Formulaire d'autorisation d'utilisation du numéro d'assurance sociale signé par [le demandeur], en date du 19 janvier 1993. e. Dossier de l'employé – date du dossier 12 juillet 1994 y compris changements faits à la main et autorisés en date du 30 octobre 1994 (qui changent le titre [du demandeur]).
03 17 00 Page : 13 2. Dossier médical complet tenu par le Dr Claude Clément n/a 3. Toutes les notes écrites prises par les employés d'ITL lors de conversations téléphoniques ou de rencontres au sujet de sa personne ou de sa santé n/a 4) Copie de toute correspondance écrite (incluant les courriers électroniques) échangée avec Clarica (incluant Financière Sun Life), Keyfacts Canada, et le groupe SAPA, au sujet de sa personne ou de sa santé n/a (sic) ii) Du demandeur [17] La Commission reçoit du demandeur, le 9 mai 2005, les commentaires suivants : Tel que vous m'avez demandé lors de l'audience du 1 er février 2005, je vous transmets ma réponse à la lettre datée du 4 avril 2005, de Ogilvy Renault, représentants d'Impérial Tobacco, que j'ai reçue le 8 avril, afin que vous puissiez considérer les arguments des parties et décider comment procéder dans le dossier 03 17 00. Ma réponse est divisée en sections comme suit : A. Documents que j'ai déjà en main. B. Documents possiblement couverts par l'article 39.2 ou le Secret Professionnel. C. Documents pour lesquels je maintiens fermement ma demande d'accès. D. Points et commentaires importants.
03 17 00 Page : 14 Afin de simplifier la tâche, j'ai conservé la même numérotation de documents que celle utilisée par Impérial Tobacco. A. DOCUMENTS QUE J'AI DÉJÀ EN MAIN : Section I-1) : a, c, d, e, g, h. Section II-2) : f, g, i, l, m, n, o. B. DOCUMENTS POSSIBLEMENT COUVERT PAR L'ARTICLE 39.2 OU LE SECRET PROFESSIONNEL : Section I-1) : k, l, m, p. Section I-3) : a, b, c, d, e, f, g, h, i, j, k, l, m, n, o, p. Section I-4) : a, b, c, d. Section II-2) : e, s, t. C. DOCUMENTS POUR LESQUELS JE MAINTIENS FERMEMENT MA DEMANDE D'ACCÈS : Section I-1) : b, f, i, j, o, q, r, s. Section II-2) : a, b, c, d, h, j, k, r. Section III-1) : a, c, d, e. D. POINTS ET COMMENTAIRES IMPORTANTS : Monsieur le Commissaire, depuis la fin de l'an 2000, je fais face à deux compagnies, Impérial Tobacco et Clarica Compagnie d'Assurances qui ont démontré, dans mon opinion, des attitudes totalement abusives et indifférentes à mon égard, à l'égard de ma famille et à l'égard de ma santé. Dans cet esprit d'indifférence, ces deux compagnies ne m'ont démontré aucune intention de coopérer avec mes requêtes d'accès à l'information originales (juillet 2003) jusqu'à l'audience du 1 er février 2005 lorsque vous avez intervenu. En révisant le document d'Ogilvy Renault datée du 4 avril 2005, je trouve exagérées certaines restrictions d'accès, en plus de certaines erreurs. Ces exagérations me portent à questionner s'ils comprennent proprement la Loi d'Accès à l'Information. Il fut assez apparent lors de l'audience du
03 17 00 Page : 15 1 er février que les représentants d'Impérial Tobacco et de Clarica n'était pas au courant de la portée, des droits et des obligations conférés par la Loi sur l'Accès à l'Information. Pour ne citer qu'un exemple parmi d'autres, dans sa lettre du 4 avril 2005, Impérial Tobacco réclame que l'item I-1)-g, « Spouse and children co-ordination benefits, daté du 23-02-2002» est un document protégé par l'article 39(2). Veuillez s.v.p. voir la copie de cette lettre en annexe. ([pièce D-1]) L'article 39.2 s'énonce comme suit : « …d'avoir un effet sur une procédure judiciaire dans la quelle l'une ou l'autre des ces personnes a un intérêt ». Je vous invite donc à constater que ce document que j'ai rempli moi-même, que j'ai transmis en février 2002, et dont je possède une copie, ne contient aucune information qui puisse exercer une quelconque influence sur les procédures judiciaires en cour. Au niveau des erreurs, j'ai trouvé plusieurs répétitions des documents énumérés [exemple : section II-2) e & t], ce qui me porte à questionner de la qualité de leur document dans son ensemble. De plus, dans le 3 ème paragraphe de la lettre de Me Jean-Charles René datée du 4 avril 2005, il mentionne que le par. 5 de ma Déclaration produite sous la cote E-3, confère une portée très large à mes procédures judiciaires et donc, dans son opinion, justifie le refus d'accès selon l'article 39(2). Je trouve cet énoncé plutôt exagéré et fourvoyant et je suis très prêt à vous en faire la preuve en personne. Malheureusement, et à la lueur de l'exemple que je vous fait parvenir dans la lettre ci-contre qui constitue, en mon opinion, un abus ou une incompréhension de leur part, je ne peux pas me fier à leur évaluation de quels sont les documents réellement couverts l'article 39(2) ou par le secret professionnel. Je vous demande donc d'examiner chaque document énumérés dans la section B et je m'en remets à votre décision sur lecture du dossier pour ces documents. De plus, je demande, par la présente, à Impérial Tobacco de conserver ces documents jusqu'à la fin de la poursuite judiciaire […] (C.S.Q) lorsque je renouvellerai ma demande d'accès.
03 17 00 Page : 16 Pour tous les documents listés dans la section C ci-dessus, je maintiens fermement ma demande d'accès. Et si Impérial Tobacco m'en refuse leur accès, je demande qu'une nouvelle audience ait lieu pour trancher les documents en litige. Je suis persuadé que ma famille et moi pourrons vous en faire la preuve pour chacun d'eux. Je demande donc que ma requête d'accès à l'information soit complétée. (sic) D) LES ARGUMENTS De l'Entreprise [18] M e Jean-Charles René, procureur de l’Entreprise, soumet à la Commission, le 4 avril 2005, ce qui suit : La présente fait suite à l’audition du 1 er février 2005 devant la Commission d’accès à l’information et vise à satisfaire aux directives que vous avez alors formulées de faire l’énumération des documents détenus par notre cliente, Imperial Tobacco Canada ltée (« ITL »), et d’indiquer à l’égard de ces documents, le cas échéant, les motifs de refus de divulgation. Nous vous transmettons à cette fin un affidavit de Me Tamara Gitto, directrice des services juridiques, Litige, chez ITL, de même que l’annexe à cet affidavit, qui fait l’énumération des documents détenus par ITL. Les documents énumérés dans la Partie I de la liste en annexe de l’affidavit de Me Gitto sont visés par l’article 39(2) de la Loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé. En effet, la divulgation de ces renseignements aurait un effet sur les procédures judiciaires intentées par [le demandeur] dans le dossier de la Cour supérieure no […]. À cet égard, il convient de souligner que les procédures judiciaires ont une portée très large en ce que le demandeur y fait état non seulement des problèmes de santé qu’il aurait éprouvés dès le mois de mai 1994 (voir par. 5 de la Déclaration ci-jointe, produite devant vous sous la cote E-3), mais également de la diligence et de la compétence dont il aurait fait preuve dès le début de son
03 17 00 Page : 17 emploi (voir par. 3 de la Déclaration). De même, dans sa réponse à la défense de Clarica, le demandeur attaque cette fois la façon dont sa demande d’invalidité a été traitée par ITL et Clarica (voir par. 81(g) de la Réponse ci-jointe, produite devant vous sous la cote E-5). Les documents énumérés dans la Partie II de la liste en annexe de l’affidavit de Me Gitto sont non seulement visés par l’article 39(2) susmentionné, mais encore par le droit au secret professionnel dont jouit notre cliente, consacré à l’article 9 de la Charte des droits et libertés de la personne. À la lumière de ce qui précède, nous vous prions de prendre acte de l’accord de ITL de transmettre [au demandeur], s’il en voit l’utilité, les documents identifiés dans la Partie III et de rejeter, quant au reste, sa demande d’examen de mésentente. Par ailleurs, nous désirons mentionner que nous avons pris connaissance de la lettre du 4 avril 2005 que vous adressait Me Martine L. Tremblay au nom de La Financière Sun Life / Clarica et que nous sommes en accord avec son contenu, plus particulièrement en ce qui concerne l’opportunité pour la Commission d’accès à l’information de refuser ou cesser d’examiner la présente affaire. La Commission [19] La Commission écrit, lorsqu’elle avise les parties, le 5 juillet 2005, qu’une décision sera rendue sous peu, ce qui suit : J'ai tenu une audience en présence des parties le 1 er février 2005 dans le dossier ci-dessus mentionné. Imperial Tobacco Canada Limited a produit, le 4 avril suivant, un affidavit. Finalement, chaque partie a pu présenter sa position les 4 avril et 5 mai 2005. J'ai lu attentivement les propos et documents. Je suis d'avis que l'audience et les divers documents et observations soumis par les parties sont amplement suffisants, selon les termes de l'article 49 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, pour me permettre de rendre une décision :
03 17 00 Page : 18 49. Si la Commission est d'avis qu'aucune entente n'est possible entre les parties, elle examine le sujet de la mésentente selon les modalités qu'elle détermine. Elle doit donner aux parties l'occasion de présenter leurs observations. Soyez donc avisés que je prends ce dossier en délibéré et qu'une décision motivée et écrite vous sera communiquée ultérieurement : 54. La Commission rend sur toute mésentente qui lui est soumise une décision motivée par écrit et en transmet une copie aux parties par courrier recommandé ou certifié ou par tout autre moyen permettant la preuve de la date de sa réception. DÉCISION [20] D’entrée de jeu, vu la preuve prépondérante, la Commission en arrive à la conclusion que l’Entreprise a répondu aux exigences de l’article 1 de la Loi, identifiant tous les documents qu’elle détenait liés à la demande d'accès. [21] Il faut noter que la preuve en la présente a également été versée pour l’étude de trois autres dossiers impliquant étroitement, sur le fond du litige, les mêmes parties 2 . [22] Le demandeur a reconnu avoir déposé un recours judiciaire réclamant de son employeur, l’Entreprise, et de la compagnie d’assurances de celle-ci, Clarica, près de 550 000 $ pour divers dommages concernant son invalidité débutant le 6 octobre 1999. [23] La déclaration du demandeur déposée à la Cour supérieure, au mois de mars 2002, évoque notamment que ce dernier (pièce E-3) : • travaille chez l’Entreprise depuis 1991; • constate des problèmes de santé dès le mois de mai 1994; 2 X c. Clinique Noci, C.A.I. Montréal, n o 03 15 58, 22 février 2005, c. Laporte; X c. La Financière Sun Life / Clarica, C.A.I. Montréal, n o 03 16 74, 14 juillet 2005, c. Laporte; X c. Couture, C.A.I. Montréal, n o 03 15 78, 22 février 2005, c. Laporte.
03 17 00 Page : 19 • interrompt son travail des mois d’octobre 1999 à juillet 2000 avec paiement de son salaire par l’Entreprise; • poursuit sa période de convalescence et revendique de Clarica une rente d’invalidité; • continue d’éprouver des problèmes de santé; • procède à des expertises médicales à la requête de Clarica; • suit un programme de réhabilitation; • cesse de recevoir ses prestations d’invalidité de Clarica au mois d’août 2000. [24] C’est dans ce contexte que le demandeur soumet, le 21 août 2003, sa demande pour obtenir les documents le concernant détenus par l’Entreprise. [25] Le 2 e alinéa de l’article 39 de la Loi offre à l’Entreprise le choix de refuser l’accès aux documents dont la divulgation risquerait vraisemblablement d’avoir un effet sur une procédure judiciaire. Il doit s’agir de renseignements personnels ayant un lien avec une procédure judiciaire. La Commission doit donc apprécier les faits et le contexte prévalant lors de la demande d’accès 3 . [26] Il importe de rappeler que la Commission n’est pas le bon forum pour déterminer l’issu d’un recours en matière civile. [27] La Commission remarque, tout comme l'a souligné M e René, que les procédures judiciaires réfèrent à des problèmes de santé survenus dès 1994 et, par l’incidence de dommages moraux réclamés par le demandeur, au comportement de l’Entreprise. [28] L’Entreprise refuse spécifiquement de donner les documents de nature médicale émanant du D r Claude Clément, les notes prises par les employés se rapportant au demandeur ou à sa santé et la correspondance écrite échangée avec Clarica. [29] La preuve non contredite démontre que Clarica est intervenue à titre d’assureur pour décider du versement ou non d’une rente d’invalidité au demandeur. Keyfacts Canada et Groupe SAPA ont été engagés par Clarica pour 3 Personnelle-Vie (La), corporation d’assurances c. Cour du Québec, [1997] C.A.I. 466 (C.S.).
03 17 00 Page : 20 l’aider à prendre sa décision. Ces compagnies se sont immiscées au dossier exclusivement dans le cadre de la demande d’indemnisation du demandeur. [30] En outre, M e Gitto a déclaré qu’il n’existe aucune correspondance détenue par l’Entreprise concernant Keyfacts Canada et Groupe SAPA, sauf celle avec Clarica. La Commission n’hésite donc pas à conclure que la divulgation de la correspondance échangée entre ces diverses compagnies et l’Entreprise risquerait vraisemblablement d’avoir un impact sur les procédures judiciaires en cours. Il en est de même du dossier médical émanant du D r Clément détenu par l’Entreprise. Le demandeur ne pourra donc pas obtenir copie de ces documents en vertu de l’article 39 de la Loi. [31] En ce qui concerne les notes des employés de l’Entreprise, le demandeur n’a pas contesté qu’elles ont été prises après « […] sa demande initiale de prestation d’invalidité et concernent le traitement de cette demande. » (pièce E-7). Ainsi, le témoignage du demandeur, la preuve documentaire (pièces E-1 à E-6) et l'affidavit de M e Gitto (pièce E-7) me convainquent de l’existence d’un recours judiciaire et, à sa face même, de l’impact vraisemblable qu’aurait sur cette procédure la divulgation des notes en litige directement reliées au différend opposant les parties. Les conditions de l’article 39 étant satisfaites, le demandeur ne pourra donc pas obtenir ces documents en litige. [32] Qu’en est-il du dossier d’employé détenu à l’usine de l’Entreprise? [33] L’Entreprise accepte de communiquer au demandeur les documents suivants : III Documents disponibles pour divulgation [au demandeur] 1) Dossier d'employé à l'usine de Montréal a. Division RH – profil de l'employé – renseignements personnels [demandeur]. b. Formulaire d'adhésion du conjoint et des enfants en date du 19 août 1997 signé par [le demandeur]. c. Indiqué : Aux nouveaux employés : Objet : information relative au conjoint, renseignements personnels sur le conjoint, numéro d'assurance sociale, date de naissance pour [le demandeur] et rempli par [le demandeur] en date du 19 janvier 1993. Indiqué au bas de la page à « Main Head Office ».
03 17 00 Page : 21 d. Formulaire d'autorisation d'utilisation du numéro d'assurance sociale signé par [le demandeur], en date du 19 janvier 1993. e. Dossier de l'employé – date du dossier 12 juillet 1994 y compris changements faits à la main et autorisés en date du 30 octobre 1994 (qui changent le titre [du demandeur]). [34] La Commission est d’avis que les documents ci-après énumérés au dispositif, vu la preuve, sont également accessibles au demandeur, ne bénéficiant pas d’une restriction de l’article 39 de la Loi et ne constituant pas une confidence du client ou un document exigé d’un expert couvert par l’article 9 de la Charte des droits et libertés de la personne 4 . Il s’agit des documents 1 a) à d), f) à h) et n) à p) identifiés au point 1) de la partie I de l’annexe de l’affidavit de M e Gitto (pièce E-7). POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [35] ACCUEILLE, en partie, la demande d’examen de mésentente du demandeur; [36] PREND ACTE que l’Entreprise accepte et devra remettre au demandeur les documents suivants : III Documents disponibles pour divulgation [au demandeur] 1) Dossier d'employé à l'usine de Montréal a. Division RH – profil de l'employé – renseignements personnels [demandeur]. b. Formulaire d'adhésion du conjoint et des enfants en date du 19 août 1997 signé par [le demandeur]. c. Indiqué : Aux nouveaux employés : Objet : information relative au conjoint, renseignements personnels sur le conjoint, numéro d'assurance sociale, date de naissance pour [le demandeur] et rempli par [le demandeur] en date du 19 janvier 1993. Indiqué au bas de la page à « Main Head Office ». 4 L.R.Q., c. C-12.
03 17 00 Page : 22 d. Formulaire d'autorisation d'utilisation du numéro d'assurance sociale signé par [le demandeur], en date du 19 janvier 1993. e. Dossier de l'employé – date du dossier 12 juillet 1994 y compris changements faits à la main et autorisés en date du 30 octobre 1994 (qui changent le titre [du demandeur]). [37] ORDONNE à l’Entreprise de communiquer au demandeur les documents ci-après identifiés à l’annexe de l’affidavit de M e Gitto : I Documents protégés par l'article 39(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1) Dossier d'employé à l'usine de Montréal a. Déclaration des RH Canada, relevé d'emploi daté du 20 novembre 2000. b. Formulaire « Règlement d'assurance-invalidité – Déclaration du promoteur de régime de l'employeur » au nom [du demandeur]. c. Description de poste d'ingénieur de projet mécanique et électrique en date du 30 mars 1998. d. Description de poste en date du 30 mars 1998. f. Demande d'adhésion en date du 25 janvier 1993 par [le demandeur] à la Société des caisses de retraite Imasco. Note ajoutée au dossier référant à une date de terminaison. g. Formulaire « Spouse and Children for Coordination Benefits », Clarica, rempli et signé par [le demandeur] en date du 23 février 2002, et lettre de couverture du formulaire signée par [le demandeur]. h. Formulaire d'adhésion du conjoint et des enfants en date du 11 février 2000. n. Feuille des Ressources humaines au nom [du demandeur] mentionnant la date de fin d'emploi.
03 17 00 Page : 23 o. Demande d'indemnité d'incapacité pour les employés en date du 14 octobre 1999 au nom [du demandeur]. p. Copie d'un formulaire intitulé « Demande d'indemnité d'incapacité pour les employés » en date du 14 octobre 1999. [38] REJETTE, quant au reste, la demande d’examen de mésentente du demandeur. MICHEL LAPORTE Commissaire Ogilvy Renault (M e Jean-Charles René) Procureurs de l’Entreprise
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