Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 03 20 07 Date : 12 juillet 2005 Commissaire : M e Hélène Grenier X et Y Demanderesses c. CURATEUR PUBLIC Organisme DÉCISION INTERLOCUTOIRE (2 e ) OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS : [1] La demande d’accès adressée à l’organisme le 26 septembre 2003 vise l’obtention de copie des documents suivants : « Tous les rapports produits suite à votre visite au Centre hospitalier Robert-Giffard dans le cadre du programme d’évaluation de la qualité de vie et des services offerts aux personnes représentées par le Curateur public. ». [2] La décision de la responsable, datée du 14 octobre 2003, refuse aux demanderesses l’accès au seul rapport détenu. [3] La demande de révision est datée du 10 novembre 2003.
03 20 07 Page : 2 [4] Le 11 février 2005, la Commission rend une décision préliminaire confirmant sa compétence pour entendre la demande de révision. [5] Le 13 mai 2005, l’organisme informe la Commission qu’il a transmis aux demanderesses une copie intégrale du rapport du 31 janvier 2001 qui était en litige et qui est intitulé « Évaluation de la qualité de vie et des services fournis aux personnes représentées par le Curateur public »; ce rapport concerne le Centre hospitalier Robert-Giffard. Selon l’organisme, la communication de ce rapport met fin au litige et annule l’avis de convocation que la Commission a posté le 18 avril 2005 en vue d’entendre la demande de révision. Les demanderesses reconnaissent avoir reçu copie de ce rapport le 12 mai 2005; elles souhaitent procéder au fond pour entendre une preuve convaincante concernant la détention, par l’organisme, d’autres rapports tels qu’ils sont visés par leur demande d’accès du 26 septembre 2003 et leur demande de révision du 10 novembre 2003. La Commission leur donne raison par décision interlocutoire du 20 mai 2005; elle ordonne aux parties de se présenter devant elle le 23 juin 2005 afin que la preuve soit complétée en ce qui concerne la demande de révision. PREUVE i) de l’organisme Témoignage de M me Manon Lamarche : [6] M me Manon Lamarche témoigne sous serment en qualité de secrétaire générale, directrice des politiques et responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels de l’organisme. [7] M me Lamarche reconnaît la demande d’accès du 26 septembre 2003, laquelle vise l’obtention de copie de « Tous les rapports produits suite à votre visite au Centre hospitalier Robert-Giffard dans le cadre du programme d’évaluation de la qualité de vie et des services offerts aux personnes représentées par le Curateur public. » (O-1). [8] Elle reconnaît sa décision du 14 octobre 2003 (O-3) par laquelle elle indique aux demanderesses qu’elle a procédé à l’étude de leur demande d’accès (O-1) et qu’il n’existe qu’un seul rapport datant du 31 janvier 2001. Elle reconnaît ce rapport. [9] M me Lamarche a indiqué aux demanderesses qu’il n’existait qu’un seul rapport parce qu’elle le sait en tant que secrétaire générale de l’organisme; elle a
03 20 07 Page : 3 vérifié l’existence d’autres rapports auprès de la Curatrice publique qui lui a confirmé l’existence d’un seul rapport dans le cadre du programme d’évaluation visé par la demande d’accès. M me Lamarche a demandé à la répondante de l’accès, M e Hélène Drapeau, de vérifier l’existence d’autres rapports auprès de la directrice de la direction médicale (D re Montplaisir) qui lui a confirmé qu’un seul rapport existait. M e Drapeau a par ailleurs vérifié auprès du directeur adjoint de la direction territoriale de Québec qui lui a aussi répondu qu’il n’existait qu’un seul rapport. [10] M me Lamarche a effectué des vérifications additionnelles à la suite de la décision interlocutoire de la Commission datée du 20 mai 2005. Elle a elle-même revu le dossier du Centre hospitalier Robert-Giffard et regardé si d’autres rapports avaient été produits. Elle a traité la demande d’accès en cherchant les rapports produits par l’organisme; l’organisme n’a produit qu’un seul rapport. Contre-interrogatoire de M me Manon Lamarche : [11] Le rapport annuel de l’organisme est un document administratif qui traite de la clientèle et des activités de l’organisme de même que des services qu’il offre; ce document ne permet pas d’identifier une personne que représente l’organisme. [12] M me Lamarche considère que la demande d’accès est claire; elle ne l’a pas traitée comme si elle avait visé l’obtention de documents autres que des rapports, tels que des procès-verbaux ou des comptes rendus. Elle a compris que seuls des rapports étaient demandés. À sa connaissance, il n’y a pas de rapports autres que celui dont il est question dans sa décision du 14 octobre 2003. [13] M me Lamarche a compris que les rapports demandés étaient des rapports que l’organisme avait produits. Ainsi, elle ne sait pas si le Centre hospitalier Robert-Giffard a présenté à l’organisme un rapport détaillé sur les dispositions prises ou devant l’être en réponse aux recommandations formulées dans le rapport qui était en litige et que l’organisme a finalement transmis aux demanderesses en mai 2005. [14] M me Lamarche comprend que le terme « rapport » n’est pas aussi large que le mot « document ». À sa connaissance, le Centre hospitalier Robert-Giffard a réagi à la suite de la production du rapport du 31 janvier 2001 intitulé « Évaluation de la qualité de vie et des services fournis aux personnes représentées par le Curateur public »; l’organisme détient, en conséquence, des
03 20 07 Page : 4 documents de différente nature. Selon M me Lamarche, un document produit par le Centre hospitalier Robert-Giffard doit être l’objet d’une demande d’accès directement adressée à cet établissement, non pas l’objet d’une demande d’accès adressée à l’organisme. [15] M me Lamarche traite les demandes d’accès qui sont adressées à l’organisme en fonction des documents produits par l’organisme. [16] Le rapport précité, intitulé « Évaluation de la qualité de vie et des services fournis aux personnes représentées par le Curateur public », a été produit dans le cadre d’un programme particulier; l’organisme n’a pas produit d’autres rapports dans le cadre de ce programme. Il existe des comptes rendus qui ne sont pas produits par l’organisme, mais par le Centre hospitalier Robert-Giffard, et qui sont issus de rencontres auxquelles l’organisme a participé; ces documents ne constituent pas des rapports. [17] La demande d’accès est claire; elle ne requiert pas de précisions et elle a donné lieu à des vérifications quant à l’existence d’autres rapports. [18] Pour M me Lamarche, les rapports sont des états de situation, des ensembles d’information; ils ne sont pas des suivis, des procès-verbaux, des comptes rendus, des plans d’action ou des échanges de correspondance. Selon elle, le document intitulé « Évaluation de la qualité de vie et des services fournis aux personnes représentées par le Curateur public » constitue un rapport. Selon elle également, un document de 2 pages n’est pas un rapport. ARGUMENTATION i) de l’organisme [19] La preuve démontre que la responsable a, de bonne foi, traité la demande comme si cette demande visait l’obtention de rapports « produits » par l’organisme. [20] Un rapport est un document qui rapporte ce que l’on a vu, ce que l’on a constaté; ce qui a été vu ou constaté par l’organisme est rapporté dans le seul document intitulé « Évaluation de la qualité de vie et des services fournis aux personnes représentées par le Curateur public » qui a été remis aux demanderesses en mai 2005. Le suivi d’un rapport n’est pas un rapport. [21] La demande de révision n’est pas claire.
03 20 07 Page : 5 [22] La Commission ne peut accorder aux demanderesses l’accès à des documents autres que ceux demandés. Les demanderesses ne peuvent, pour leur part, élargir leur demande d’accès au cours de l’instruction de leur demande de révision; elles doivent s’en tenir à leur demande d’accès telle qu’elles l’ont formulée. [23] Le traitement de la demande d’accès, telle qu’elle a été comprise par la responsable, ne constitue pas un déni de justice. La responsable a, de bonne foi, appliqué l’article 2.2 de la Loi sur l’accès 1 ainsi que la Loi sur le curateur public pour protéger la confidentialité des renseignements qu’il détient concernant les personnes qu’il représente. L’organisme a, en matière d’accès et de confidentialité, des droits qu’il exerce ainsi que des obligations qu’il doit exécuter. ii) des demanderesses [24] L’organisme doit être transparent et donner accès aux rapports demandés qui ne sont pas visés par l’article 2.2 de la Loi sur l’accès. [25] La demande d’accès est claire; elle vise l’obtention de rapports déterminés qui ne sont pas nécessairement produits par l’organisme. La responsable devait, en cas de doute, requérir des précisions pour traiter la demande d’accès de façon conforme. [26] Les rapports demandés ont été préparés à la suite du rapport intitulé « Évaluation de la qualité de vie et des services fournis aux personnes représentées par le Curateur public » qui a été communiqué aux demanderesses en mai 2005 et qui comprend, entre autres, les 2 recommandations suivantes adressées à l’organisme : • « obtenir, d’ici le 1 er septembre 2001, un rapport détaillé du Centre hospitalier Robert-Giffard sur les dispositions prises ou qu’il entend prendre concernant les recommandations ci-haut mentionnées; • suivre systématiquement ce dossier jusqu’à satisfaction des besoins des personnes représentées. ». [27] La preuve (D-3) démontre que la Curatrice publique effectue un suivi rigoureux des mesures annoncées par le Centre Hospitalier Robert-Giffard. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
03 20 07 Page : 6 [28] L’organisme a renoncé à la confidentialité des rapports en litige parce qu’il a publiquement commenté les suivis qui ont été effectués. [29] L’organisme est forclos d’invoquer des restrictions autres que celle qui a été invoquée dans la décision de la responsable datée du 14 octobre 2003. DÉCISION [30] Les demanderesses se sont exprimées clairement; elles veulent obtenir la copie des rapports qui ont été produits à la suite de la visite que l’organisme a effectuée au Centre hospitalier Robert-Giffard dans le cadre du programme d’évaluation de la qualité de vie et des services offerts aux personnes que l’organisme représente. [31] La preuve démontre que la responsable a traité leur demande d’accès en limitant la recherche des rapports demandés aux seuls rapports produits par l’organisme. La demande d’accès ne comprend pas cette restriction. [32] La demande d’accès vise l’obtention de copie de rapports clairement identifiés; la responsable doit, conformément à la loi, donner suite à cette demande d’accès. [33] La preuve démontre que l’organisme détient des documents qui ont été produits à la suite de la visite que l’organisme a effectuée au Centre hospitalier Robert-Giffard dans le cadre du programme d’évaluation de la qualité de vie et des services offerts aux personnes que l’organisme représente. [34] La preuve, présentée dans le cadre de l’audience du 31 janvier 2005, démontre que les demanderesses ne souhaitent pas obtenir des documents visés par l’article 2.2 de la Loi sur l’accès mais bien des rapports qui sont visés par le 2 e alinéa de l’article 4 de cette loi : 2.2 L'accès aux documents contenus dans un dossier que le curateur public détient sur une personne qu'il représente ou dont il administre les biens, de même que la protection des renseignements personnels contenus dans un tel dossier, sont régis par la Loi sur le curateur public (chapitre C-81). A l'égard des renseignements personnels contenus dans un tel dossier, la présente loi ne s'applique que pour permettre
03 20 07 Page : 7 à la Commission d'exercer la fonction visée au paragraphe 6° de l'article 123 et les pouvoirs visés au paragraphe 3° de l'article 127 et à l'article 128.1. 4. Les organismes gouvernementaux comprennent les organismes non visés dans les articles 5 à 7, dont le gouvernement ou un ministre nomme la majorité des membres, dont la loi ordonne que le personnel soit nommé suivant la Loi sur la fonction publique (chapitre F-3.1) ou dont le fonds social fait partie du domaine public. Aux fins de la présente loi, le curateur public est assimilé à un organisme gouvernemental, dans la mesure où il détient des documents autres que ceux visés par l'article 2.2. Est assimilée à un organisme gouvernemental, aux fins de la présente loi, une personne nommée par le gouvernement ou par un ministre, avec le personnel qu'elle dirige, dans le cadre des fonctions qui lui sont attribuées par la loi, le gouvernement ou le ministre. [35] La Loi sur l’accès s’applique à la demande d’accès; la responsable doit examiner tous les documents détenus qui, à la date de cette demande, comprennent ou constituent des rapports visés par celle-ci. [36] Le travail de la responsable doit porter sur des documents qui, en tout ou en partie, quel que soit leur titre et quelles que soient leur forme et leur provenance, rapportent de l’information en réponse ou en réaction au rapport du 31 janvier 2001 qui est intitulé « Évaluation de la qualité de vie et des services fournis aux personnes représentées par le Curateur public ». [37] Dans son sens commun 2 , le rapport est un document qui présente, relate, expose, décrit des situations, qui en fait état, qui en témoigne ou qui en rend compte, qui les analyse, en discute ou les dénonce. Les rapports demandés ont donc ce sens commun; ils sont en lien avec la visite que l’organisme a d’abord effectuée au Centre hospitalier Robert-Giffard dans le cadre du programme d’évaluation de la qualité de vie et des services offerts aux personnes que 2 Le Petit Robert.
03 20 07 Page : 8 l’organisme représente. Il n’est donc pas exclu, vu la preuve, qu’une partie de ces rapports soit notamment comprise dans des comptes rendus ou des procès-verbaux. [38] La responsable doit, dès la réception de la présente, procéder au traitement de la demande d’accès conformément à la Loi sur l’accès. [39] L’organisme n’est pas forclos d’invoquer une restriction à l’accès qui, à son avis, s’applique; la Commission tranchera. [40] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ORDONNE à l’organisme de traiter tous les rapports visés par la demande d’accès conformément à la Loi sur l’accès; ORDONNE aux parties de se présenter devant elle, conformément à l’avis de convocation qui leur sera transmis afin que la demande de révision soit pleinement instruite quant aux rapports qui, le cas échéant, demeureront en litige. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Claire-Élaine Audet Avocate de l’organisme
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