Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 02 17 95 Date : 11 juillet 2005 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demanderesse c. MINISTÈRE DE LA FAMILLE, DES AÎNÉS ET DE LA CONDITION FÉMININE Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] La demanderesse s’adresse à l’organisme le 4 octobre 2002 pour obtenir copie : • des documents concernant deux plaintes qu’elle a déposées auprès de l’organisme et qu’elle identifie précisément; • des documents qui concernent son fils, son conjoint et qui la concernent. [2] La responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements de l’organisme lui donne communication de documents le 4 novembre 2002 après avoir masqué certains « mots » inscrits sur des documents reçus par l’organisme.
02 17 95 Page : 2 [3] La demanderesse soumet une demande de révision le 15 novembre 2002 parce qu’à son avis, « il existe possiblement d’autres documents ». [4] Une copie de notes informatisées et d’autres documents lui est communiquée le 28 mai 2003, à l’issue d’un processus de médiation entrepris par la Commission. Les renseignements nominatifs identifiant des tiers dans une lettre datée du 12 février 2002 sont alors préalablement masqués par l’organisme. [5] Le 24 juillet 2003, la responsable de l’organisme déclare par écrit et sous serment que l’organisme a, le 4 novembre 2002 et le 28 mai 2003, transmis à la demanderesse copie des documents demandés et qu’il ne détient pas d’autres documents relatifs à la demande d’accès du 4 octobre 2002. Le 27 août 2003, la Commission transmet une copie de cette déclaration à la demanderesse. PREUVE i) de l’organisme [6] L’avocate de l’organisme dépose une copie des documents qui ont été transmis à la demanderesse le 4 novembre 2002 (O-1); elle dépose également copie des documents qui ont été transmis à la demanderesse le 28 mai 2003 (O-2). Elle remet à la Commission copie des renseignements qui sont en litige. Témoignage de M. Denis Bérubé : [7] M. Denis Bérubé témoigne sous serment. Il est actuellement directeur de la planification et du soutien à la gestion de même que substitut au responsable ministériel de l’accès et de la protection des renseignements personnels de l’organisme (O-3). [8] Il a traité la demande d’accès du 4 octobre 2002 alors qu’il était adjoint de la responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels de l’organisme (mission famille). Il a conséquemment identifié les unités de l’organisme qui détenaient les documents demandés dans le but de les remettre à la responsable et avec l’objectif de les communiquer à la demanderesse; ce traitement a donné lieu à la décision de la responsable qui porte la date du 4 novembre 2002 (O-1). En mai 2003, à l’issue d’une médiation entreprise par la Commission, d’autres documents ont été communiqués à la demanderesse
02 17 95 Page : 3 (O-2), notamment des documents que celle-ci avait transmis au cabinet ministériel et qui ont été rendus accessibles. Somme toute, la demanderesse a reçu tous les documents demandés et détenus par l’organisme. [9] La responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels de l’organisme signait, le 24 juillet 2003, une déclaration solennelle par laquelle elle affirmait que l’organisme avait transmis à la demanderesse copie des documents demandés et, qu’à sa connaissance, l’organisme ne détenait pas d’autres documents relatifs à la demande d’accès du 4 octobre 2002. Contre-interrogatoire de M. Denis Bérubé : [10] L’organisme a traité la demande en fonction des documents demandés et détenus, ce, quelle que soit la forme de ces documents. [11] L’organisme ne détient pas de copie du procès-verbal de la réunion que le conseil d’administration du Centre de la petite enfance « Les petits cheminots » a tenue concernant la demanderesse et à laquelle M. Alain Marcoux, conseiller de l’organisme, a assisté. ii) de la demanderesse [12] La demanderesse témoigne sous serment. Elle reconnaît avoir reçu copie des documents que l’organisme lui a transmis le 4 novembre 2002 (O-1) et le 28 mai 2003 (O-2). [13] Elle détient une copie intégrale de la lettre du 12 février 2002 dont l’organisme lui avait communiqué une copie après avoir masqué les renseignements nominatifs concernant des tiers. ARGUMENTATION : i) de l’organisme [14] L’organisme a communiqué à la demanderesse une copie de tous les documents demandés et détenus.
02 17 95 Page : 4 [15] La demanderesse détient une copie intégrale de la lettre du 12 février 2002; ce document n’est donc aucunement en litige. DÉCISION [16] La preuve non contredite démontre que la demanderesse a eu accès à tous les documents demandés qui sont détenus par l’organisme. [17] La preuve démontre qu’à l’issue de la médiation entreprise par la Commission et à la suite de la déclaration solennelle produite par la responsable, il n’y avait pas lieu d’instruire la demande de révision. [18] La preuve démontre que l’intervention de la Commission n’est manifestement plus utile. [19] ATTENDU l’article 130.1 de la Loi sur l’accès : 130.1 La Commission peut refuser ou cesser d'examiner une affaire si elle a des motifs raisonnables de croire que la demande est frivole ou faite de mauvaise foi ou que son intervention n'est manifestement pas utile. [20] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : CESSE d’examiner la demande. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Lyne Desharnais Avocate de l’organisme
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