Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 02 17 94 Date : 8 juillet 2005 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demanderesse c. CENTRE DE LA PETITE ENFANCE LES PETITS CHEMINOTS Entreprise DÉCISION OBJET DEMANDE D’EXAMEN DE MÉSENTENTE EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] La demanderesse s’est adressée à l’entreprise pour obtenir les documents suivants : • L’entente de service « signée à l’automne 2001 »; • Le dossier complet de son fils; • Les procès-verbaux des rencontres du conseil d’administration qui ont été tenues entre novembre 2001 et la mi-juillet 2002. [2] Elle s’est par la suite adressée à la Commission afin que celle-ci examine la mésentente résultant du refus de l’entreprise de lui fournir les documents demandés.
02 17 94 Page : 2 PREUVE i) de l’entreprise Témoignage de M me Ariane Mengue : [3] M me Ariane Mengue témoigne sous serment. Elle a traité la demande d’accès alors qu’elle était directrice intérimaire de l’entreprise. Le traitement de cette demande d’accès a été effectué après qu’une demande d’examen de mésentente ait été adressée à la Commission par la demanderesse. [4] M me Mengue a communiqué copie des procès-verbaux demandés (E-1 confidentiel, en liasse) après avoir masqué les renseignements que la demanderesse n’a pas le droit de recevoir. Séance tenante, elle remet à la demanderesse une copie de renseignements compris dans le procès-verbal du 27 mai 2002 (4 e et 7 e paragraphes), renseignements qui, selon la demanderesse, ne lui auraient pas été communiqués. [5] M me Mengue a communiqué tous les renseignements demandés (E-1 confidentiel, en liasse) qui sont compris dans le dossier du fils de la demanderesse. [6] Elle a communiqué l’entente de service conclue à l’automne 2001 (E-1 confidentiel, en liasse). Contre-interrogatoire de M me Ariane Mengue : [7] M me Mengue a cherché et obtenu les procès-verbaux demandés auprès du conseil d’administration de l’entreprise. [8] Elle a communiqué à la demanderesse les renseignements personnels qui la concernent de même que l’intégralité du dossier de son fils qui comprend les fiches d’inscription et l’entente de service. Témoignage de M me Annie Roy : [9] M me Annie Roy témoigne sous serment en qualité de directrice générale de l’entreprise depuis 1998. Elle a temporairement quitté son poste en août 2002
02 17 94 Page : 3 jusqu’en janvier 2004; elle était cependant à son poste durant la période au cours de laquelle le fils de la demanderesse recevait les services de l’entreprise. [10] L’entreprise ne détient pas de documents rapportant des discussions qui auraient eu lieu avec d’autres parents concernant la demanderesse. [11] La demanderesse a obtenu les documents demandés et détenus. Les documents informatisés ne comprennent aucun renseignement qui ne soit aussi détenu sur support papier. [12] L’entreprise conserve les fiches d’assiduité des enfants à des fins d’inspection. La demanderesse n’en a pas obtenu copie parce qu’elle refuse de signer celles qui concernent son fils; elle doit signer ces fiches pour en obtenir copie. Contre-interrogatoire de M me Annie Roy : [13] La demanderesse a refusé de signer les fiches d’assiduité concernant son fils. [14] L’entreprise ne détient pas, parmi les renseignements demandés, d’autres renseignements sur « Word ». [15] Lors de la rencontre tenue avec la demanderesse, rencontre au cours de laquelle les problèmes existants ont été discutés et à l’issue de laquelle l’entreprise lui a fait parvenir une lettre, aucun document n’a été déposé. Il est possible que des notes personnelles aient été prises; le cas échéant, ces notes n’ont pas été versées au dossier du fils de la demanderesse et ne sont pas détenues sous forme informatisée. ii) de la demanderesse [16] La demanderesse témoigne sous serment. Elle admet ne pas avoir signé les fiches d’assiduité de son fils. [17] Elle veut obtenir copie de tous les sujets traités par le conseil d’administration et inscrits dans les procès-verbaux de même que le nom des personnes présentes aux réunions du conseil.
02 17 94 Page : 4 [18] Elle et son conjoint ont été membres de l’entreprise à compter du mois de novembre 2001 et jusqu’à la fin du mois de juillet 2002. Elle a adressé sa demande d’accès après que l’entreprise ait mis un terme au contrat de service conclu avec elle. [19] Elle veut obtenir toutes les notes de rencontres l’identifiant de même que celles identifiant sa famille; à son avis, certaines notes pourraient être conservées sous forme informatisée. Contre-interrogatoire de la demanderesse : [20] La demanderesse comprend que les procès-verbaux de l’entreprise sont, en principe, confidentiels. [21] Elle admet avoir reçu une lettre de l’entreprise à la suite de la rencontre tenue avec elle pour discuter de certains problèmes. ARGUMENTATION i) de l’organisme [22] L’entreprise a communiqué à la demanderesse les documents demandés et détenus auxquels elle a droit. DÉCISION A) Le droit d’accès de la demanderesse : [23] La demanderesse a droit de recevoir communication des renseignements personnels qui la concernent ainsi que de ceux qui concernent son jeune enfant, ce, d’autant plus que l’entreprise n’a invoqué aucune restriction à l’accès : 27. Toute personne qui exploite une entreprise et détient un dossier sur autrui doit, à la demande de la personne concernée, lui en confirmer l'existence et lui donner communication des renseignements personnels la concernant.
02 17 94 Page : 5 30. Une demande d'accès ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne justifiant de son identité à titre de personne concernée, à titre de représentant, d'héritier, de successeur de cette dernière, d'administrateur de la succession, de bénéficiaire d'une assurance-vie ou comme titulaire de l'autorité parentale. 2. Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier. B) Le délai pour donner suite à la demande d’accès : [24] L’entreprise a tardivement donné suite à la demande d’accès, la preuve démontrant que les documents n’ont été communiqués qu’après qu’une demande d’examen de mésentente ait été adressée à la Commission : 32. La personne détenant le dossier qui fait l'objet d'une demande d'accès ou de rectification par la personne concernée doit donner suite à cette demande avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de la demande. À défaut de répondre dans les 30 jours de la réception de la demande, la personne est réputée avoir refusé d'y acquiescer. C) L’entente de service « signée à l’automne 2001 » : [25] La preuve démontre que l’entreprise a communiqué à la demanderesse copie de l’entente de service visée par la demande d’accès. D) Le dossier complet du fils de la demanderesse : [26] La preuve démontre que l’entreprise a communiqué à la demanderesse les renseignements conservés dans le dossier de son fils.
02 17 94 Page : 6 [27] La preuve démontre cependant que les fiches d’assiduité de l’enfant, conservées à des fins d’inspection en dehors de son dossier, ne lui ont pas été communiquées parce que la demanderesse refuse de les signer. La demanderesse a, en vertu de l’article 27 précité et parce qu’aucune restriction à l’accès n’a été invoquée par l’entreprise, le droit de recevoir communication de copie de ces fiches qui concernent et identifient son enfant. E) Les procès-verbaux des rencontres du conseil d’administration qui ont été tenues entre novembre 2001 et la mi-juillet 2002 : [28] La preuve démontre que l’entreprise a communiqué à la demanderesse copie des procès-verbaux demandés dans la seule mesure où, selon l’entreprise, la demanderesse peut en recevoir copie. [29] J’ai pris connaissance des procès-verbaux demandés dans leur intégralité. Je constate, à une exception près, que les renseignements qui n’ont pas été communiqués à la demanderesse ne sont pas des renseignements personnels la concernant et permettant de l’identifier ou concernant son fils et permettant de l’identifier. Le procès-verbal du 11 juin 2002 comprend, au point « 3) Suivi du procès-verbal », sous la seule rubrique « Rencontre du 27 mai 2002 », des renseignements qui permettent d’identifier la demanderesse et qui doivent lui être communiqués. [30] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ACCUEILLE la demande d’examen de mésentente; CONSTATE que la demanderesse a finalement reçu communication de tous les renseignements qui lui étaient accessibles, ce, à l’exception des fiches d’assiduité qu’elle refuse de signer et des renseignements personnels qui la concernent dans le procès-verbal du 11 juin 2002; ORDONNE à l’entreprise de communiquer à la demanderesse une copie : • des fiches d’assiduité non signées qui la concernent et qui concernent son fils; • des renseignements personnels qui la concernent dans le procès-verbal du 11 juin 2002, au point « 3) Suivi du procès-verbal », sous la seule rubrique « Rencontre du 27 mai 2002 »;
02 17 94 Page : 7 REJETTE la demande quant au reste. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Jean-François Bertrand Avocat de l’entreprise
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