Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 04 09 24 Date : Le 7 juillet 2005 Commissaire : M e Michel Laporte X -et- Y Demandeurs c. SAINT-STANISLAS-DE-KOSTKA Organisme DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RÉVISION [1] Les demandeurs prétendent ne pas avoir reçu tous les documents détenus par la Ville de Saint-Stanislas-de-Kostka (la « Ville ») concernant leur propriété. Ils demandent donc à la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») de réviser la position de la Ville.
04 09 24 Page : 2 [2] Une audience se tient à Montréal le 7 juin 2005 et, le 4 juillet suivant, la Commission reçoit un affidavit de la personne responsable de l’accès. L'AUDIENCE LA PREUVE i) De la Ville M me Louise Maheu Denis [3] M me Maheu Denis, secrétaire-trésorière et responsable de l’accès, soutient avoir donné aux demandeurs une copie complète des documents détenus par la Ville correspondant au dossier matricule de leur propriété. Elle fait valoir que le dossier ne contient que les documents nécessaires à l’évaluation de cette propriété. [4] M me Maheu Denis signale que la Ville procède au classement des documents par sujet (plainte, inspection et évaluation) et non par l’adresse ou le numéro de lot d’une propriété. C’est pourquoi, dit-elle, des précisions sont nécessaires pour repérer d'autres documents que ceux au dossier d’évaluation. [5] M me Maheu Denis fait valoir que certaines précisions des demandeurs ont permis la remise d’autres documents, le 25 mai 2005, concernant le cours d’eau Lafontaine (pièce O-1 en liasse). Elle affirme que la Ville ne détient cependant pas les lettres du 31 octobre 2002 et celles des 27 janvier et 3 avril 2003. Elle avance que ces lettres ont probablement été envoyées au ministère de l’Environnement et non à la Ville. Elle assure que celle-ci ne possède aucun plan illustrant que le lot 261 englobe le lot 260. [6] M me Maheu Denis affirme qu’elle a transmis aux demandeurs tous les documents au sujet du cours d’eau Lafontaine les concernant. Elle affirme également avoir vérifié tous les plans et remis ceux pouvant répondre à la demande. D’ailleurs, elle assure que la Ville n’a pas d’objection à remettre aux demandeurs tous les documents qu’elle détient les concernant. ii) Des demandeurs [7] Les demandeurs expliquent qu’un ingénieur de la Ville a proposé de creuser et de traverser leur terrain par un fossé de cinq pieds de largeur par cinq
04 09 24 Page : 3 pieds de profondeur. Ils ont contesté cette proposition et requis d’être informés de tout développement en lien avec ce projet. [8] Les demandeurs prétendent ne pas avoir reçu les documents suivants : 1) Le plan montrant que le lot de leur voisin et le leur ne font qu’un; 2) La lettre du mois de mars 2003 confirmant la correction du plan fourni au mois d’avril 2003; 3) Les documents permettant de connaître les modifications à venir; 4) Les documents quant au nettoyage effectué au terrain pour un meilleur écoulement d’eau. La Commission [9] M me Maheu Denis s’engage à vérifier de nouveau si la Ville possède d’autres documents parmi ceux classés par sujet, n’ayant pas déjà été donnés aux demandeurs, et, le cas échéant, à les communiquer à ces derniers. [10] Il est convenu entre les parties que des frais pourront être exigés de la Ville pour la reproduction de plans. [11] M me Maheu Denis affirme, par un affidavit signé le 30 juin 2005, « […] avoir complété la recherche et avoir fourni [aux demandeurs] les documents requis dans le cadre de l’audition du 7 juin 2005. » DÉCISION [12] Il n’a pas été contesté que la demande d’accès vise tous les documents détenus par la Ville au sujet de la propriété des demandeurs, selon les termes de l’article 1 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi »), et ce, peu importe la méthode de classification utilisée par celle-ci : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
04 09 24 Page : 4 Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 16. Un organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. Il doit établir et tenir à jour une liste de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont classés. Elle doit être suffisamment précise pour faciliter l'exercice du droit d'accès. Le droit d'accès à cette liste ne s'exerce que par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail. [13] Sur le fond du litige, M me Maheu Denis a fait part des recherches réalisées pour retrouver les documents exigés par les demandeurs. Dans les faits, les demandeurs ont reçu de la Ville, les 25 mai (pièce O-1 en liasse) et 30 juin 2005, après leur demande de révision soumise en vertu de l’article 135 de la Loi, de nombreux documents : 135. Une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels peut demander à la Commission de réviser cette décision. Une personne qui a fait une demande en vertu de la présente loi peut demander à la Commission de réviser toute décision du responsable sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d'accès à un document ou à un renseignement, sur l'application de l'article 9 ou sur les frais exigibles. Ces demandes doivent être faites dans les trente jours qui suivent la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé par la présente loi au responsable pour répondre à une demande. La Commission peut toutefois, pour un motif raisonnable, relever le requérant du défaut de respecter ce délai. [14] Toutefois, M me Maheu Denis a déclaré, tant le 25 mai 2005 qu’à l’audience et par affidavit du 30 juin suivant, que tous les documents détenus par la Ville concernant les demandeurs en lien avec leur demande d'accès leur ont maintenant été donnés. J’en arrive donc, vu cette preuve prépondérante, à la même conclusion.
04 09 24 Page : 5 POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [15] ACCUEILLE la demande de révision des demandeurs; [16] REMARQUE que la demande de révision était justifiée, les demandeurs ayant reçu plusieurs documents après le dépôt de celle-ci; [17] CONSTATE que les demandeurs ont reçu tous les documents détenus par la Ville les concernant en lien avec leur demande; [18] FERME en conséquence le dossier. MICHEL LAPORTE Commissaire
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