Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 04 10 59 Date : 6 juillet 2005 Commissaire : M e Christiane Constant X Demandeur c. Commission scolaire de la Pointe-de-l’Île Organisme public DÉCISION L’OBJET DU LITIGE LA DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le 10 mai 2004, le demandeur requiert de M me Christiane St-Onge, responsable de l’accès aux documents et à la protection des renseignements personnels, de la Commission scolaire de la Pointe-de-l’Île, ci-après désignée (l’ « organisme »), une copie des résultats de chaque évaluation formative et sommative pour les modules 1 à 18 relative au programme service de la restauration le concernant pour l’année scolaire 2002-2003, incluant « les modules non complétés ».
04 10 59 Page : 2 [2] Il souhaite de plus obtenir le Guide des procédures de l’évaluation sommative, la comptabilité reliée au « Fonds de stage », les états des revenus et dépenses détaillés de tous les pourboires et qui auraient été déposés dans ce Fonds, ceux provenant du groupe « cuisine actualisée », et « cuisine d’établissement » géré par ce Fonds, ceux relatifs aux activités de financement et les rapports quotidiens des ventes effectuées par les étudiants « dans la salle à manger MAX-RUPP » pour l’année scolaire 2002-2003. [3] Le lendemain, par l’entremise de M me Christiane St-Onge, l’organisme transmet au demandeur des documents. Quant à l’accès aux rapports quotidiens de ventes, de plus de 1 000 pages, par les étudiants de la salle à manger MAX-RUPP, il invite le demandeur à les consulter à l’adresse indiquée dans la lettre. Elle ajoute : […] J’attire enfin votre attention sur les documents numéros 7, 8, 9 de votre demande du 11 mai dernier qui n’existent pas séparément comme vous le demandez mais dont les informations sont contenues dans les rapports à consulter ainsi que sur le document numéro 4 dont les informations sont contenues dans les relevés budgétaires qui vous sont transmis avec la présente. […] [4] Le 21 juin 2004, le demandeur requiert de la Commission d’accès à l’information (la « Commission »), la révision de la décision de l’organisme. L’AUDIENCE [5] L'audience de la présente cause se tient à Montréal le 4 mai 2005, en présence du demandeur et du témoin de l’organisme, celui-ci étant représenté par M e Isabelle Leroux. LA PREUVE [6] M e Isabelle Leroux, avocate de l’organisme, fait témoigner M me Christiane St-Onge. Celle-ci déclare qu’elle est secrétaire générale et responsable de l’accès aux documents. Elle indique que le demandeur cherche à obtenir des renseignements relatifs aux pourboires alors qu’il était étudiant à l’École de l’hôtellerie de l’organisme.
04 10 59 Page : 3 [7] M me St-Onge ajoute que l’organisme opère 55 établissements primaires, secondaires et 7 centres de formation, incluant le Centre Calixa Lavallée. L’organisme gère un montant variant entre 4 et 5 millions de dollars pour la formation professionnelle. La comptabilité relative aux activités de l’hôtellerie se fait localement, elle est ensuite intégrée à celle de l’organisme. [8] En ce qui concerne le personnel travaillant dans la « salle à manger MAX-RUPP », M me St-Onge indique qu’il existe deux catégories d’employés : ceux travaillant pour l’organisme conservent leurs pourboires, les autres étant des étudiants. Les pourboires de la clientèle versés « dans le fonds étudiant » permettent à l’organisme de financer les voyages des étudiants à l’étranger à des fins académiques auprès des institutions culinaires situées notamment en France. [9] M me St-Onge précise que le demandeur s’est rendu au bureau de l’organisme et a consulté tous les rapports de vente pour l’année scolaire débutant du 1 er juillet 2002 au 30 juin 2003, dans lesquels se trouvent des compilations mensuelles des pourboires. Le demandeur a eu accès au Fonds de stage (pièce O-1 en liasse) et aux renseignements référant à un « Fonds neuf » contenus dans le document intitulé « Historique du projet » (pièce O-2 en liasse). Ces documents (pièces O-1 et O-2 en liasse) représentent des relevés budgétaires. L’organisme ne possède pas de compte séparé ni de sous-compte relativement aux pourboires. [10] De plus, le document intitulé « Contrôle des factures MAX-RUPP » représente un exemple des renseignements contenus dans ce document (pièce O-3). Ces renseignements n’existent plus, ayant été détruits à la fin de l’année scolaire 2002-2003. [11] M me St-Onge ajoute par ailleurs que le demandeur, n’ayant pas terminé sa formation au sein de l’organisme, « les modules non complétés » le concernant sont inexistants. Clarifications recherchées par le demandeur [12] M me St-Onge réitère l’essentiel de son témoignage principal. Elle fournit de plus au demandeur des explications relatives aux données comptables contenues dans les documents (O-1 et O-2 en liasse). Elle ajoute que ces données et règles sont publiées dans le « Manuel de normalisation de comptabilité scolaire » du ministère de l’Éducation. Les employés s’en servent pour faire leur travail de comptabilité. N’étant pas comptable, M me St-Onge souligne qu’elle ne peut pas fournir au demandeur les renseignements
04 10 59 Page : 4 spécifiques qu’il tente d’obtenir relativement à la signification des codes comptables contenus dans ces documents. Elle ajoute que l’exemple relatif à une évaluation formative (pièce O-3 précitée) ne contient aucun renseignement concernant les pourboires. TÉMOIGNAGE DU DEMANDEUR [13] Le demandeur affirme qu’il était étudiant au Centre Calixa Lavallée, l’un des établissements de l’organisme. Il souligne que, pour chaque employé ou étudiant, les pourboires sont inscrits dans le document (pièce O-3 précitée). À la fin de l’année scolaire, il a tenté d’obtenir le montant des pourboires qu’il a accumulés durant l’année scolaire 2002-2003, il n’a pu les obtenir, car il a été expulsé de l’école. [14] Par ailleurs, le demandeur signale que l’organisme lui a communiqué des documents. Il spécifie cependant que celui-ci devrait lui fournir la signification des codes inscrits aux données comptables contenues dans les documents (pièce O-1 et O-2 en liasse précitées). LES ARGUMENTS I) DE L’ORGANISME [15] M e Leroux rappelle que l’organisme a communiqué au demandeur une copie des documents. La preuve démontre que l’organisme ne détient pas de compte séparé ni de sous-compte relativement aux pourboires. En ce qui concerne les renseignements visant les états des revenus et dépenses du « Fonds de stage » et des renseignements relatifs à « l’Historique du projet », l’avocate précise que l’organisme y a répondu, en communiquant au demandeur les renseignements contenus dans des documents (pièces O-1 et O-2 en liasse précitées). II) DU DEMANDEUR [16] Confirmant avoir reçu des documents, le demandeur dit vouloir connaître la signification des codes inscrits dans les documents qui sont en sa possession.
04 10 59 Page : 5 LA DÉCISION [17] La preuve démontre que l’organisme a communiqué au demandeur des documents. Les états des revenus et dépenses détaillés (pièces O-1 et O-2 en liasse précitées) contiennent des renseignements relatifs aux pourboires intégrés dans le « Fonds de stage » que le demandeur voudrait obtenir séparément. Il est établi que ces renseignements n’existent pas sur un document distinct. L’article 15 de la Loi sur l’accès indique que celle-ci n’a pas pour effet de forcer un organisme à produire des documents. Il n’a pas non plus pour effet de prescrire aux organismes le contenu des documents qu’ils confectionnent, ce, tel qu’il est mentionné dans les décisions Ferahian c. Ville de Westmount 1 et Leblanc c. la Commission de la santé et de la sécurité du travail 2 . 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. [18] Par ailleurs, l’organisme produit en exemple des renseignements contenus dans un document intitulé « Contrôle des factures MAX-RUPP » (pièce O-3 précitée). M me St-Onge spécifie que l’organisme s’en sert à des fins de compilation mensuelle. Il est par la suite détruit à la fin de l’année scolaire. La preuve convainc la soussignée que ce document ainsi que d’autres contenant les mêmes renseignements sont détruits à la fin de l’année scolaire. [19] Le demandeur cherche à obtenir ces documents, au mois de mai 2004, pour l’année scolaire du 1 er juillet 2002 au 30 juin 2003. L’évaluation de cette partie de la preuve aurait pu être différente si la demande d’accès avait été faite au cours de cette année scolaire. [20] En ce qui concerne les explications recherchées par le demandeur relativement aux codes inscrits dans le système de comptabilité, la soussignée tient à préciser que l’article 1 de la Loi vise l’accès à des documents détenus par des organismes publics et non à des explications ou à des demandes de renseignements. 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. 1 [1988] C.A.I. 126, 131. 2 [2003] C.A.I. 1, 3.
04 10 59 Page : 6 Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [21] Considérant la preuve recueillie, la soussignée est d’avis que l’organisme a communiqué au demandeur des documents relativement à sa demande et qu’il n’en détient pas d’autres. [22] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : PREND ACTE que l’organisme a communiqué au demandeur une copie des documents; CONSTATE que l’organisme ne détient pas d’autres documents concernant le demandeur; REJETTE, quant au reste, la demande; FERME le présent dossier portant le n o 04 10 59. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire M e Isabelle Leroux Poupart & Poupart Procureurs pour l’organisme
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