Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 04 09 06 Date : 28 juin 2005 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. COMMISSION DE LA SANTÉ ET DE LA SÉCURITÉ DU TRAVAIL DU QUÉBEC Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS À DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS [1] Le demandeur s’adresse à l’organisme le 6 avril 2004 pour obtenir « a copy of the contract between the CSST and SAMO, which regards the AutoCad course I took at SAMO from Jan 28, 2002 to May 21, 2002,… ». [2] Le 26 avril suivant, l’organisme lui répond qu’aucun contrat le concernant « n’a été rédigé entre la Commission et SAMO. ». L’organisme lui communique cependant les renseignements relatifs à la formation qui lui a été offerte, par SAMO, dans le cadre de son plan individualisé de réadaptation.
04 09 06 Page : 2 [3] Insatisfait, le demandeur soumet une demande de révision le 25 mai 2004. À son avis, l’organisme a retiré ce contrat de son dossier « as it would be damaging to them in my hearing before the CLP. » . PREUVE i) de l’organisme [4] M e Mélanie Vincent témoigne sous serment. Elle a traité (O-1, en liasse) la demande d’accès du 6 avril 2004. Elle reconnaît que le demandeur a le droit d’obtenir les renseignements qui constituent son dossier. Selon la recherche qu’elle a effectuée, le dossier du demandeur est détenu à la direction régionale Montréal-1 de l’organisme. [5] M e Teresa Cianciaruso, répondante de la direction régionale Montréal-1, lui a indiqué qu’aucun contrat formel de services professionnels conclu entre SAMO et l’organisme n’était détenu au dossier du demandeur. M e Cianciaruso lui a mentionné que les conseillers au dossier qui étaient en poste au cours de la période visée par la demande d’accès ont confirmé l’inexistence d’un contrat formel conclu par l’organisme et SAMO et ayant pour objet la formation reçue par le demandeur. M e Cianciaruso l’a également informée que la directrice générale de SAMO confirmait l’inexistence du contrat formel visé par la demande d’accès, cette entreprise ayant soumis à l’organisme un projet de plan de formation que l’organisme a verbalement accepté par l’entremise d’une conseillère en réadaptation avant qu’une acceptation du plan de formation soit signée par le demandeur, la directrice générale de l’entreprise et un représentant de l’organisme. [6] SAMO (« Formation SAMO Gestion-conseils ») est un établissement de formation agréé par le gouvernement du Québec. Cette entreprise, dont les services sont offerts à diverses clientèles incluant des travailleurs, collabore avec des conseillers de l’organisme puisque celui-ci a le mandat de réhabiliter les travailleurs en vue de leur retour sur le marché du travail. [7] M e Vincent réfère à la déclaration faite sous serment (O-2, en liasse) par M me Josée Boudriau, directrice générale de SAMO, qui affirme : • Qu’après vérification au dossier, aucun document constituant un contrat de services professionnels formel n’a été signé par SAMO et l’organisme préalablement à la formation « Dessin assisté par ordinateur » suivie par le demandeur en 2002;
04 09 06 Page : 3 • Que lors d’une conversation téléphonique avec M me Lise Gélinas, conseillère en réadaptation de l’organisme, M me Boudriau a « reçu la confirmation verbale d’aller de l’avant avec le « Projet de plan de formation »» soumis à l’organisme en janvier 2002 (O-1, en liasse); • Que le document « Acceptation du plan de formation » a été signé par le demandeur, un représentant de l’organisme et M me Boudriau relativement au « Projet de plan de formation » soumis à l’organisme en janvier 2002 (O-2, en liasse); • Que lorsque SAMO soumet à l’organisme un projet de plan de formation concernant un travailleur, il n’est pas exceptionnel que SAMO donne cette formation sur simple accord verbal. [8] M e Vincent a par ailleurs vérifié si le contrat formel demandé était détenu par la direction des ressources matérielles de l’organisme, direction à laquelle est attribuée la gestion des contrats types intervenant entre l’organisme et ses fournisseurs; cette vérification lui a démontré que cette direction ne détenait aucun contrat conclu entre l’organisme et SAMO concernant la formation suivie par le demandeur et visée par la demande d’accès du 6 avril 2004. À la connaissance de M e Vincent, il arrive que des contrats de services professionnels soient signés pour appuyer l’acceptation d’un plan de formation; pareil contrat n’existe pas formellement dans le cas du demandeur comme l’affirment les parties impliquées. [9] M e Vincent a communiqué au demandeur copie des documents que lui a transmis M e Teresa Cianciaruso (O-1, en liasse), notamment : • Le « Projet de plan de formation » préparé par SAMO pour le demandeur et présenté par SAMO à la conseillère en réadaptation de l’organisme, M me Lise Gélinas; • Un « Ajout d’heures au plan de formation » préparé par SAMO pour le demandeur et présenté par SAMO à la conseillère en réadaptation de l’organisme, M me Lise Gélinas; • Des rapports périodiques émanant de SAMO et adressés à l’organisme concernant le déroulement de la formation donnée au demandeur; • Des comptes d’honoraires professionnels facturés à l’organisme par SAMO pour les périodes au cours desquelles la formation prévue a été donnée au demandeur, périodes se situant entre le 1 er janvier et le 31 mai 2002. [10] M e Vincent réitère que les recherches qui ont été effectuées dans le cadre du traitement de la demande d’accès n’ont pas permis de trouver le contrat
04 09 06 Page : 4 formel visé par cette demande. Elle rappelle que la directrice générale de SAMO de même que la direction régionale concernée de l’organisme (Montréal-1) confirment l’inexistence d’un contrat formel. ii) du demandeur [11] Le demandeur exige de l’organisme la production d’un écrit dans lequel sont expressément prévues des conditions relatives à la formation qui lui a été donnée par SAMO, à savoir la gratuité du matériel, l’horaire des cours, la durée de la formation ainsi que la langue utilisée par les formateurs (anglais). Il se plaint particulièrement du changement d’horaire qui lui aurait été imposé et du fait que la formation ne lui ait pas été donnée en anglais. Il dépose à ce sujet un document qui lui a été fourni par l’organisme concernant le plan de formation proposé par SAMO (D-1), document dans lequel il est notamment question de présence aux cours, de ponctualité et d’assiduité, du coût de la formation personnalisée et du matériel que l’organisme s’engage à assumer et à payer à SAMO et de la langue dans laquelle cette formation ainsi que le matériel seront donnés. [12] En contre-interrogatoire, le demandeur reconnaît avoir accepté (O-2, en liasse) le plan de formation préparé pour lui par SAMO et présenté à l’organisme qui l’a accepté (O-2, en liasse). Il reconnaît également que ce plan comprend des conditions spécifiques à l’organisation des cours (O-2, en liasse). ARGUMENTATION i) de l’organisme [13] La preuve démontre que le demandeur a obtenu copie de son dossier. [14] La preuve non contredite démontre que le contrat formel qui est en litige a fait l’objet de recherche et qu’il n’est pas détenu parce qu’inexistant. [15] La preuve démontre spécifiquement que la façon de procéder entre l’organisme et SAMO concernant la formation individualisée du demandeur (O-1, en liasse, O-2, en liasse) n’est pas exceptionnelle. [16] La preuve démontre que l’organisme a traité la demande d’accès conformément à la Loi sur l’accès.
04 09 06 Page : 5 [17] L’organisme n’a pas l’obligation de créer le document visé par la demande d’accès, la Loi sur l’accès prévoyant que : 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. [18] La Loi sur l’accès ne s’applique qu’aux documents qui existent sous une forme : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. DÉCISION [19] La preuve démontre que le contrat en litige n’existe pas formellement. [20] La preuve (O-1, en liasse) démontre que l’organisme a, conformément à l’article 47 de la Loi sur l’accès, informé le demandeur que l’organisme ne détenait pas ce document. [21] La preuve démontre de plus que l’organisme a transmis au demandeur copie des documents de nature contractuelle qui sont détenus et en vertu desquels SAMO lui a donné une formation dont l’organisme a assumé le coût, documents qui concernent spécifiquement la formation et la période visées par la demande d’accès. [22] L’organisme n’a pas, en vertu de la Loi sur l’accès, l’obligation de créer un document qu’il ne détient pas dans l’exercice de ses fonctions : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers.
04 09 06 Page : 6 Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. [23] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Diane Poitras Avocate de l’organisme
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