Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 13 34 Date : 22 juin 2005 Commissaire : M e Christiane Constant X Demanderesse c. Université McGill Organisme public DÉCISION L’OBJET DU LITIGE LA DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS À DES DOCUMENTS [1] La demanderesse s’adresse, le 4 mars 2003, à M me Robin Geller, Secrétaire générale à l’Université McGill, ci-après nommée « l’organisme », afin d’avoir accès à 21 séries de documents tels que décrits dans sa demande. Ils seraient détenus par M me Josephine Leake, du Service des Ressources humaines, par M mes Diana Dutton, Tania Chomyk et Yvonne Ng, de la Faculté de la gestion (Faculty of Management).
03 13 34 Page : 2 [2] Le 1 er avril suivant, M me Geller indique à la demanderesse que, faisant suite à sa demande initiale datée du 8 décembre 2002, l’organisme lui a déjà communiqué 20 séries de documents. Quant à ceux émanant d’« Employee Assistance Program documents concerning me from 2000 until MRB & Associates were contracted by the University », M me Geller souligne qu’elle les a requis auprès des « Services concernés ». Le 23 avril, l’organisme informe la demanderesse qu’il ne détient pas les documents relativement à ce programme. [3] Le 14 juillet suivant, la demanderesse sollicite l’intervention de la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») pour que soit révisée la décision de l’organisme. L’AUDIENCE [4] Ayant été reportée à une reprise à la demande de la demanderesse, l’audience de la présente cause se tient à Montréal, le 6 mai 2005, l’organisme étant représenté par M e Jacques Rousse de la firme d’avocats McCarthy Tétrault. LA PREUVE DE L’ORGANISME A) TÉMOIGNAGE DE M me VILMA CAMPBELL [5] M me Vilma Campbell déclare qu’elle est assistante-directrice aux affaires légales. Elle a assisté M me Geller, responsable de l’accès aux documents dans le cadre de la demande formulée par la demanderesse. Elle a préparé une réponse portant la signature de cette responsable. [6] M me Campbell précise que la demanderesse a formulé une première demande le 8 décembre 2002 visant tous les documents contenus dans les dossiers détenus par le Service des Ressources humaines, de la Faculté de gestion, etc. Après entente entre les parties, l’organisme a permis à la demanderesse de consulter, à plusieurs reprises, des documents notamment en présence de M me Campbell. Elle a alors indiqué ceux qu’elle souhaite obtenir. Les 22 janvier et 19 février 2003, la demanderesse reconnaît avoir reçu copie des documents et a acquitté les frais requis (pièce O-1 en liasse).
03 13 34 Page : 3 [7] M me Campbell ajoute que, le 19 février 2003, la demanderesse cherche à obtenir une copie d’un message transmis, par courriel, à l’organisme. Elle requiert de plus une copie des entretiens téléphoniques effectués durant le mois d’avril 2000. M me Campbell précise que le document auquel réfère la demanderesse (en date du 19 février 2003) est inexistant. Quant aux entretiens téléphoniques effectués durant le mois d’avril 2000, M me Campbell indique que l’organisme ne détient plus ces renseignements. [8] M me Campbell souligne que, le 4 mars 2003, la demanderesse formule une autre demande afin d’obtenir des documents provenant du Service des Ressources humaines, de la Faculté de la gestion et d’« Employee Assistance Program ». L’organisme lui a répondu les 1 er et 23 avril 2003. M me Campbell ajoute que, le 26 mai suivant, la demanderesse soumet une nouvelle demande concernant les mêmes documents. Le 24 juillet 2003, elle a consulté les dossiers et a obtenu les documents recherchés, lesquels émanent, entre autres, du Service des Ressources humaines. M me Campbell ajoute que l’organisme a cru nécessaire d’identifier tous ceux qu’il a remis à la demanderesse et que celle-ci reconnaît avoir reçus (pièce O-1 en liasse précitée). [9] M me Campbell signale que la demanderesse requiert, à différentes reprises, auprès de l’organisme les mêmes documents. Celui-ci l’a accommodé en lui remettant des documents provenant, entre autres, du Service des Ressources humaines et de la faculté de la gestion « Faculty of management ». Clarifications recherchées par la demanderesse [10] M me Campbell réitère l’essentiel de son témoignage initial. B) TÉMOIGNAGE DE M me DIANA DUTTON [11] M me Diana Dutton déclare qu’elle connaît la demanderesse et qu’elle est au courant de la demande formulée par celle-ci auprès de l’organisme. Au moment de cette demande, elle occupait les fonctions de directrice administrative de la Faculté de la gestion. M me Dutton affirme avoir été informée par M me P. W. que la demanderesse désirait avoir accès à ses dossiers. Elle affirme également avoir communiqué avec M me Y. W. relativement à cette affaire. Elle ajoute que M me Y. N. a travaillé pour ce service, en remplacement de M me Y. W. M me Dutton précise que tous les dossiers contenant des documents concernant la demanderesse ont été retracés et ont été remis à la Secrétaire générale de l’organisme.
03 13 34 Page : 4 [12] Outre les renseignements ressortis lors de son témoignage initial, M me Dutton ajoute en contre-interrogatoire que la Faculté de la gestion ne détient pas d’autres documents concernant la demanderesse. [13] Faisant référence à un document se rapportant à un message transmis par courriel à une autre personne, M me Dutton signale qu’elle ne connaît pas ce document et qu’elle ne connaît pas non plus de documents relativement à des appels d’urgence « 9-1-1 » logés auprès d’ « Urgences-santé » à l’égard de la demanderesse. C) TÉMOIGNAGE DE M me JOSEPHINE LEAKE [14] M me Josephine Leake déclare qu’elle est, entre autres, responsable de l’interprétation de la convention collective. À cet égard, elle transmet des avis à l’organisme, elle s’occupe notamment de la classification des emplois et de la politique salariale, etc. Elle précise que le Service des Ressources humaines comprend le « Benefits Office », il détient les dossiers des employés, incluant leurs dossiers personnels. [15] M me Leake ajoute que le 16 décembre 2002, elle a été informée que la demanderesse a formulé une demande d’accès auprès de l’organisme. Les documents détenus par son bureau lui ont été communiqués par le biais de la Secrétaire générale de l’organisme. [16] M me Leake spécifie que M me A. C. est responsable de la relation avec les employés « Staff relations officer ». M me L. G., pour sa part, est responsable des dossiers des employés faisant partie des « cols bleus ». G. O. s’occupe des dossiers d’employés relativement à la Commission de la santé et de la sécurité du travail (la « CSST »); il est responsable des réclamations liées aux accidents de travail. M me C. R. traite des dossiers en matière de congé d’invalidité de courte et de longue durée. [17] M me Leake précise que l’organisme a communiqué à la demanderesse les documents contenus à ses dossiers de griefs, et à son dossier personnel, et ce, tel qu’il appert de l’échange de correspondance entre les parties (pièce O-2). D) TÉMOIGNAGE DE LA DEMANDERESSE [18] La demanderesse déclare que l’organisme ne lui a pas remis tous les documents la concernant, car il manque ceux contenus dans un « dossier secret » et détenus par M me Hectorine Léger lorsqu’elle est entrée en fonction au cours de
03 13 34 Page : 5 l’année 1991 ainsi que ceux relatifs à sa période de probation durant cette année. Elle ajoute qu’à sa demande, M me C. R. lui a permis de prendre connaissance des documents contenus dans ce dossier secret. Toutefois, lorsqu’elle en a fait une demande officielle, l’organisme a prétendu qu’un tel dossier est inexistant. CONTRE-INTERROGATOIRE DE LA DEMANDERESSE [19] Contre-interrogée par M e Rousse, la demanderesse reconnaît que l’organisme lui a communiqué des documents le 22 janvier 2000 et le 19 février 2003, lesquels se réfèrent, entre autres, aux personnes qui y sont identifiées (pièce O-1 en liasse précitée). La demanderesse prétend cependant que les documents remontant à l’année 1991 liés à sa période de probation existent toujours et elle devrait les obtenir. Elle ajoute qu’elle subit un préjudice, puisque l’organisme refuse de lui communiquer les documents manquants. LES ARGUMENTS DE L’ORGANISME [20] M e Rousse résume les témoignages des témoins de l’organisme qui ont fait ressortir les démarches ayant été effectuées pour récupérer les documents émanant du Service des Ressources humaines et de la Faculté de la gestion « faculty management ». La preuve démontre que l’organisme, par le biais du bureau de la Secrétaire générale de qui relève M me Campbell, a respecté les dispositions législatives prévues à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 en communiquant à diverses reprises à la demanderesse les documents convoités. [21] Par ailleurs, M e Rousse commente que les documents visant la période de probation de la demanderesse durant l’année 1991 peuvent avoir existé, mais la preuve démontre qu’ils n’existent plus. LA DÉCISION [22] La preuve démontre que la demanderesse a requis auprès de l’organisme l’accès aux documents contenus dans différents dossiers détenus par celui-ci à son égard selon les termes de l’article 83 de la Loi sur l’accès. 1 L.R.Q., c. a-2.1.
03 13 34 Page : 6 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. [23] La preuve démontre également qu’à diverses reprises, l’organisme a communiqué à la demanderesse lesdits documents (pièce O-1 en liasse précitée). De plus, il est établi que les personnes auxquelles réfère la demanderesse dans sa demande (et dans la pièce O-2 précitée) ont remis à la Secrétaire générale, par le biais de M me Campbell, les documents qu’elles détenaient. Ils ont été remis également à la demanderesse. [24] Par ailleurs, la demanderesse a transmis à la soussignée les documents qui proviendraient d’un « dossier secret » auquel elle s’est référée à l’audience. L’examen de ces documents démontre qu’il y a eu un échange de correspondance entre divers membres de l’administration occupant différentes fonctions, par exemple, au sein de la Direction des Ressources humaines, relativement à l’état de santé de la demanderesse, à sa période d’invalidité, etc. La preuve recueillie à l’audience et le contenu des documents transmis à la soussignée après l’audience ne permettent pas de conclure à l’existence d’un dossier secret comme le prétend la demanderesse. [25] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : CONSTATE que l’organisme a communiqué à diverses reprises à la demanderesse les documents qu’il détient à son égard;
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.