Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 03 22 10 Date : Le 21 juin 2005 Commissaire : M e Michel Laporte X Demanderesse c. VILLE DE MONTRÉAL Organisme DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RÉVISION [1] Le 7 avril 2003, la demanderesse s’adresse au Bureau d’arrondissement d’Outremont (« l’Arrondissement ») en la Ville de Montréal (la « Ville ») pour « […] consulter les procès-verbaux de toutes les commissions consultatives permanentes de l’arrondissement Outremont, depuis le tout début de leur consultation en l’an 2002. » [2] Le 3 novembre 2003, la Ville informe la demanderesse que les documents demandés sont disponibles pour consultation à la bibliothèque Robert-Bourassa. Elle l’avise que certains passages renfermant des renseignements nominatifs ne
03 22 10 Page : 2 sont cependant pas accessibles en vertu de l’article 53 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi »). [3] Le 8 décembre 2003, la demanderesse requiert de la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») de réviser cette décision de la Ville pour qu’elle puisse consulter l’intégralité des documents. [4] Le 9 mai 2005, une audience se tient à Montréal et, le 17 mai suivant, la Ville complète sa preuve. L'AUDIENCE A) LA PREUVE i) De la Ville M e Mario Gerbeau [5] M e Gerbeau, directeur de l'Arrondissement et adjoint au responsable de l’accès de la Ville, soutient s’être adressé au cabinet du maire de l’Arrondissement pour obtenir une copie des documents exigés par la demanderesse. Le maire a alors déclaré, à une séance du Conseil de l’arrondissement, que les comptes rendus des commissions se devaient d’être disponibles pour consultation à la bibliothèque. [6] De fait, dit M e Gerbeau, les comptes rendus sont disponibles pour consultation à la bibliothèque, masqués des renseignements nominatifs s’y trouvant. Cette dernière information est maintenant traduite par une note de service datée du 27 octobre 2003 qu’il a adressée à M. Guy Laverdière, bibliothécaire en chef (pièce O-2). [7] M e Gerbeau remet à la Commission les documents consultés par la demanderesse (pièce O-1 en liasse) et, sous pli confidentiel, la copie intégrale de ceux-ci permettant de repérer les renseignements ayant été masqués. Il observe que les comptes rendus touchant la Commission consultative permanente sur l’environnement et le développement durable (la « Commission de l’environnement ») sont manquants. Il s’engage à les faire suivre aux parties dans les 15 prochains jours. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
03 22 10 Page : 3 [8] M e Gerbeau dépose des extraits de procès-verbaux de l’Arrondissement concernant la formation, le rôle et le fonctionnement des commissions consultatives (pièce O-3 en liasse). Il s’agit, dans les faits, note-t-il, de comités de travail formés par les membres du Conseil d’arrondissement. [9] M e Gerbeau explique que les commissions consultatives sont formées de bénévoles nommés par résolution du Conseil d’arrondissement, après dépôt de leur candidature. Elles sont présidées par un conseiller municipal. Les commissions consultatives siègent à huis clos et ne sont pas de même nature que celles régies par la Loi sur les cités et villes 2 . Il affirme qu’aucun membre de la fonction publique municipale ne siège aux commissions consultatives, lesquelles n’ont pas l’obligation de faire rapport au Conseil d’arrondissement. Il ajoute qu’il n’existe pas de procédure statuant sur la fréquence, le mode de convocation ni la manière selon laquelle doit siéger une commission consultative. [10] M e Gerbeau confirme que les noms des membres des commissions consultatives sont connus. Cependant, les renseignements n’ayant pas été communiqués à la demanderesse sont les suivants : • la liste des personnes présentes lors des rencontres des commissions n'étant pas des fonctionnaires ou des élues; • les noms des « proposeurs » ou « secondeurs » d’une proposition; • l’adoption à l’unanimité ou non d’une proposition; • l’opinion émise par une personne permettant de l’identifier. [11] M e Gerbeau prétend que ces dernières informations sont de nature à révéler un renseignement nominatif protégé par les articles 53 et 54 de la Loi. [12] Interrogé par la demanderesse, M e Gerbeau certifie que la désignation de « Commission consultative permanente » au lieu de « Comité » découle d’un choix de nature politique. Il réitère qu’habituellement, les commissions relevant du conseil municipal sont formées d’élus municipaux, siègent publiquement et rendent les comptes rendus accessibles. [13] Le 17 mai 2005, M e Gerbeau fait parvenir à la Commission, sous pli confidentiel, la copie intégrale des comptes rendus de la Commission de l’environnement. 2 L.R.Q., c. C-19.
03 22 10 Page : 4 ii) De la demanderesse [14] La demanderesse mentionne qu’elle a déjà été conseillère municipale. Elle est membre de la Commission sur la sécurité publique et le stationnement. [15] La demanderesse explique que les membres des commissions consultatives (les « membres ») sont choisis par le Conseil d’arrondissement à la suite d’un appel de candidatures public les invitant à s’impliquer et à soumettre leur curriculum vitae. Les membres siègent à huis clos et doivent signer un engagement visant à respecter certaines règles, dont les conflits d’intérêts. Elle affirme que de nombreux fonctionnaires assistent aux réunions de sa commission. [16] La demanderesse soumet que le Conseil d’arrondissement tient compte des décisions prises par les commissions consultatives. Elle évoque l’importance de connaître les noms des personnes présentes. Elle croit également essentiel de savoir le sens du vote d’un membre ainsi que les noms des « proposeurs » et « secondeurs ». B) LES ARGUMENTS De la Ville [17] Le procureur de la Ville, M e Philippe Berthelet, soutient que les renseignements masqués ne peuvent être communiqués à la demanderesse, s’agissant de ceux visés par les articles 53 et 54 de la Loi. [18] M e Berthelet allègue que l’opinion, le vote et le nom d’un membre présent ou non à une réunion d’une commission consultative ne peuvent être donnés à la demanderesse, en l’absence du consentement des personnes concernées 3 . DÉCISION [19] Le seul objet du litige consiste à décider du caractère nominatif ou non des renseignements suivants ayant été masqués aux comptes rendus des commissions consultatives : • les noms des personnes présentes ou absentes aux réunions; 3 9101-4050 Québec inc. c. Lévis (Ville de), [2002] C.A.I. 193.
03 22 10 Page : 5 • les noms des « proposeurs » et « secondeurs » inscrits à la suite d’une proposition; • la mention de l’adoption d’une proposition à l’unanimité ou non; • l’opinion émise par un membre. [20] L’article 53 de la Loi établit le caractère confidentiel d’un renseignement nominatif et contraint la Ville à refuser la communication de ce type d’information, en l’absence de consentement de la personne concernée : 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1 o leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2 o ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. [21] Un renseignement est nominatif s’il permet l’identification d’une personne physique en particulier ou révèle un renseignement au sujet de celle-ci, selon les termes des articles 54 et 56 de la Loi : 54. Dans un document, sont nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. 56. Le nom d'une personne physique n'est pas un renseignement nominatif, sauf lorsqu'il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement nominatif concernant cette personne.
03 22 10 Page : 6 [22] La demanderesse et M e Gerbeau ont déclaré que les séances des commissions consultatives se tiennent à huis clos et que les comptes rendus sont accessibles au public, à l’exception des renseignements en litige. [23] J’ai vérifié les comptes rendus des commissions consultatives. J’observe que la mention de l’adoption d’une proposition à l’unanimité ou non inscrite aux comptes rendus des commissions consultatives sous étude est un renseignement accessible. D’ailleurs, cette dernière information, en l’absence des noms des personnes présentes ou absentes et des noms des « proposeurs » et « secondeurs », ne constitue pas en soi un renseignement permettant de révéler un renseignement au sujet d’une personne physique. [24] En outre, il est reconnu que la demanderesse est membre de la Commission sur la sécurité publique et le stationnement. Le nom de celle-ci est masqué aux comptes rendus de cette commission. À l’évidence, la communication de ce renseignement à son sujet ne constitue pas, pour elle-même, un renseignement nominatif. La demanderesse pourra donc obtenir cette information. [25] En ce qui concerne les autres informations en litige, j’en arrive à la conclusion qu’elles répondent à la définition de ce qu'est un renseignement nominatif confidentiel au sens des articles 53, 54, et 56 de la Loi. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [26] ACCUEILLE, en partie, la demande de révision de la demanderesse; [27] PREND ACTE que la demanderesse, conformément à sa demande d’accès, a pu consulter tous les comptes rendus détenus par la Ville concernant les commissions consultatives, sauf les renseignements en litige; [28] CONSTATE que seule la mention de l’adoption d’une proposition à l’unanimité ou non est un renseignement accessible; [29] ORDONNE donc à la Ville de permettre à la demanderesse de consulter les comptes rendus où se trouve la mention de l'adoption d'une proposition à l'unanimité ou non; [30] ORDONNE également à la Ville de communiquer à la demanderesse le nom de celle-ci apparaissant aux comptes rendus de la Commission sur la sécurité publique et le stationnement;
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