Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 12 82 Date : 17 juin 2005 Commissaire : M e Christiane Constant X Demanderesse c. Université McGill Organisme public DÉCISION L’OBJET DU LITIGE LA DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] La demanderesse s’adresse, le 18 juin 2003, à M me Robin Geller, secrétaire générale de l’Université McGill, ci-après désignée l’organisme, afin d’obtenir : […] All documents and notes in the possession of McGill University of any type whatsoever in which my name is found or in which there is reference made to me either by name or in my professional capacity during the years 1971 until the date on which access is granted within the 20 days following the receipt of this request.
03 12 82 Page : 2 These aforementioned documents must include, but are not limited to, all documents concerning and related to the cases listed below, with the exception of those documents that are in the public court files. They also include all documents exchanged with the firm McCarthy Tétrault, including invoices, in which my name is found or in which I am referred to in any way whatsoever. Superior Court 500-05-008762-948 Appeal Court 500-09-006351-985 Superior Court 500-17-001635-971 Appeal Court 500-09-008808-990 Appeal Court 500-09-008888-992 Appeal Court 500-09-009988-007 The documents must include, but are not limited to, those documents concerning and related to the arbitration process in any way whatsoever, with the exception of those documents presented as exhibits during the arbitration hearing. The documents will include the original copy of the report about the Admissions Office made by the firm Gibbs and Wall in the year 1986 as well as all related documents exchanged with Gibbs and Wall in which I am referred to in any way whatsoever. The documents must include, but are not limited to, those documents concerning and related to the alternate dispute resolution process, with the exception of those documents that are in the Superior Court files for cases 500-05-008762-948 and 500-17-001635-971. Documents in which my name is found or in which there is reference made to me either by name or in my professional capacity during the years specified in paragraph two of this letter and to which access is not being requested include form letters in applicants archival files and minutes of any University committees when I was a member of those committees. I anticipate receiving access to the requested information within the 20 calendar days required by the Act. Access
03 12 82 Page : 3 will be both physical access for the purpose of consultation and copies of documents if requested. […] [2] Le 27 juin, M me Geller fait parvenir à la demanderesse un accusé de réception par lequel elle l’informe que l’organisme lui transmettra une réponse vers le 4 juillet 2003. La demanderesse connaîtra alors le montant qu’elle devra acquitter afin d’obtenir des photocopies de documents. [3] Également le 4 juillet 2003, M me Geller indique à la demanderesse qu’elle pourra consulter ses dossiers personnel et d’invalidité. Elle ajoute : […] As you are aware, you have initiated several judicial proceedings against the University, including an action in damages which is scheduled to be heard in September before the Superior Court over a three-week period. Many of the documents that you have requested already form part of the court record, either in actions already decided by the courts and or in the action to be heard by the Superior Court in September. These are therefore already in your possession. […] [4] Comme motifs de refus, l’organisme invoque les articles 27, 31, 32, 35, 39, 59, 86, 86.1 et 83 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [5] Le 8 juillet 2003, la demanderesse sollicite l’intervention de la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») pour que celle-ci révise la décision de l’organisme. L’AUDIENCE [6] M e Jacques Rousse, de la firme d’avocats McCarthy Tétrault, avocat de l’organisme, soumet à la Commission, le 13 mai 2004, une demande afin d’être autorisé à ne pas tenir compte de la demande. Il invoque les articles 126 et 130.1 de la Loi sur l’accès. [7] De plus, à la demande de l’une et l’autre des parties, l’audience de la présente cause a été reportée à deux reprises, pour se tenir le 8 juin 2004 et le 4 1 L.R.Q., c. A-2.1.
03 12 82 Page : 4 avril 2005, à Montréal, en présence de la demanderesse et du témoin de l’organisme, celui-ci étant représenté par M e Nathalie Gagnon. REMARQUES PRÉLIMINAIRES [8] Les parties, d’un commun accord, demandent à la soussignée de rendre une décision visant deux points : a) l’application ou non des articles 126 et 130.1 de la Loi sur l’accès à la présente cause et, le cas échéant, b) la suspension de l’audience sur le fond jusqu’à ce que les procédures judiciaires soient écoulées dans l’action en dommages intentée par la demanderesse contre l’organisme. Un jugement de la Cour supérieure ayant été rendu en faveur de ce dernier, la demanderesse a récemment porté sa cause en appel devant la Cour d’appel du Québec. LA PREUVE A) DE L’ORGANISME [9] M me Vilma Campbell déclare qu’elle travaille pour l’organisme depuis 25 ans. Au moment de la demande d’accès, elle était assistante directrice aux affaires légales. Elle précise que la demanderesse a travaillé pour l’organisme de 1971 à 1994. Elle a, par la suite, intenté diverses procédures contre l’organisme relativement à la cessation de son emploi, tant en arbitrage que devant les tribunaux judiciaires. M me Campbell précise qu’elle est impliquée dans toutes ces procédures, à l’exception de celle liée à l’arbitrage. [10] M me Campbell explique qu’elle a traité la demande d’accès que la demanderesse a adressée, le 18 juin 2003, à M me Robin Geller et dont la réponse datée du 4 juillet suivant, porte la signature de celle-ci. [11] M me Campbell indique qu’au moment de cette demande, une audience impliquant les parties se poursuivait de septembre 2003 « jusqu’en février 2004 ». À son avis, les documents recherchés par la demanderesse sont en lien avec la procédure judiciaire en cours. Celle-ci en avait besoin afin de se préparer pour l’audience qui allait se tenir à ce moment-là. Elle cite à cet effet un extrait de la demande :
03 12 82 Page : 5 […] All documents and notes in the possession of McGill University of any type whatsoever in which my name is found or in which there is reference made to me either by name or in my professional capacity during the years 1971 until the date on which access is granted within the 20 days following the receipt of this request. […] [12] M me Campbell signale que la demanderesse a reçu une copie de tous les documents produits en preuve devant diverses instances judiciaires, par exemple devant un arbitre, devant la Cour supérieure du Québec et devant la Cour d’appel du Québec. Quant à l’original du rapport ayant été préparé, au cours de l’année 1986, par la firme « Gibbs and Wall » concernant le bureau de la demanderesse, M me Campbell précise que l’original de ce document avait été détruit, mais elle a trouvé une copie, celle-ci ayant été produite devant les diverses instances judiciaires. La demanderesse a tenté de l’obtenir auprès de plusieurs témoins à qui elle a fait parvenir des subpoenas duces tecum les 25 août 2003 et 7 janvier 2004 (pièce O-1 en liasse), afin qu’ils apportent l’original de ce rapport lors des audiences qui allaient se tenir devant la Cour supérieure du Québec. [13] M me Campbell réitère avoir traité la demande d’accès datée du 18 juin 2003. Elle a préparé un projet de réponse, en tenant compte de l’audience de l’action de nature civile, impliquant les parties, qui allait se tenir au mois de septembre suivant. La réponse de l’organisme relative à la demande d’accès porte la signature de M me Geller et date du 4 juillet 2003 (pièce O-2 en liasse). Elle précise que la demanderesse cherche à obtenir des documents qui lui ont déjà été remis par l’organisme lors des audiences tenues devant diverses instances judiciaires (pièces O-3 et O-3 amendées). [14] Par ailleurs, M me Campbell souligne que la demanderesse désire obtenir des documents la concernant de 1971 au 18 juin 2003. Elle spécifie que, jusqu’en 1986, l’organisme n’était pas obligé de conserver tous les documents qu’il détenait. Il lui incombait alors de décider ceux qui seraient conservés dans ses archives, car son calendrier de conservation n’existe que depuis 1990.
03 12 82 Page : 6 CLARIFICATIONS RECHERCHÉES PAR LA DEMANDERESSE [15] M me Campbell réitère l’essentiel de son témoignage. Elle ajoute que l’organisme refuse de communiquer à la demanderesse les documents émanant de la firme d’avocats McCarthy Tétrault. Il refuse également de lui communiquer ceux traitant notamment de « stratégie, d’opinion juridique, etc. », car ils sont confidentiels et relèvent de la relation privilégiée existant entre l’organisme et ses avocats. B) DE LA DEMANDERESSE [16] La demanderesse affirme qu’elle ne cherche pas à obtenir les documents ayant été produits, comme pièces, lors des audiences tenues dans les dossiers de Cour portant, entre autres, les n os 500-05-008762-948, 500-17-001635-971, 500-09-008808-990, 500-09-009988-007 et 500-09-008888-992. Elle spécifie qu’elle a déjà en sa possession son dossier personnel, mais souhaite avoir son dossier d’étudiante. [17] La demanderesse précise que, contrairement à ce que prétend M me Campbell, l’organisme conserve, dans ses archives, des documents à compter de l’année 1843 (pièce D-1). CONTRE INTERROGATOIRE DE LA DEMANDERESSE [18] La demanderesse déclare qu’elle a travaillé pour l’organisme du 18 octobre 1971 au 18 août 1994. Elle a occupé diverses fonctions, dont celles d’assistante directrice et directrice des admissions des étudiants. Elle ne cherche pas à obtenir les documents relatifs à la médiation entre les parties et par laquelle une entente est intervenue (pièce O-4). Elle reconnaît que l’organisme possède différentes « facultés » (pièce O-5) et veut avoir accès à tous les documents qui la concernent et qui se trouvent à l’une ou l’autre de ces facultés. Elle dit cependant ne pas vouloir obtenir des documents alors qu’elle était représentée par avocat. [19] Dans un document de travail préparé par l’organisme intitulé « Summary of documents requested » et dont une copie est produite à l’audience, la demanderesse clarifie sa demande, en indiquant les documents recherchés. À son avis, l’organisme devrait connaître les « Facultés » au sein desquelles elle a travaillé. Il en existe une dizaine. Puisqu’il embauche de nombreux employés, celui-ci n’a qu’à choisir quelques-uns d’entre eux pour effectuer une recherche et pour répondre positivement à sa demande.
03 12 82 Page : 7 [20] M e Gagnon indique que les précisions apportées à l’audience ne correspondent pas à ce que recherche la demanderesse dans sa demande initiale. Elle devrait donc formuler une nouvelle demande auprès de l’organisme. PRÉCISIONS DE M me CAMPBELL [21] M me Campbell précise que le document produit par la demanderesse (pièce D-1 précitée) provient du « Site Web » de l’organisme. Elle indique que le Service des archives de l’organisme détient plus de dix mille boîtes contenant 500 000 dossiers. En raison des fonctions occupées par la demanderesse, celle-ci a signé de nombreux documents relatifs, entre autres, aux étudiants, aux échanges de correspondance entre la demanderesse et le « University Management System » connu sous l’appellation de « UMS », avec le « Dean of Students » à travers les années, etc. Elle souligne qu’elle a été surprise de l’ampleur de la demande qui inclut des dossiers de certains étudiants dont les noms ont été cités ou impliqués dans l’audience au mérite devant la Cour supérieure de Québec. [22] Quant aux précisions apportées à l’audience relativement aux documents qu’elle désire obtenir, M me Campbell fait valoir qu’au moment de la demande au mois de juin 2003, l’organisme ignorait que la demanderesse visait les documents qu’elle identifie maintenant. Elle ajoute que le refus d’accès a été fait en tenant compte de l’audience qui allait se tenir au mois de septembre 2003 devant la Cour supérieure du Québec. De plus, la demanderesse sait pertinemment que certains documents sont inexistants, et ce, tel qu’il est ressorti lors de cette audience. LES ARGUMENTS I) DE L’ORGANISME [23] M e Gagnon rappelle le contexte dans lequel l’organisme refuse de communiquer à la demanderesse les documents convoités qui la concernent, notamment en ce que : a) les parties sont impliquées dans un processus d’arbitrage et elles sont en médiation relativement à la cessation d’emploi de la demanderesse; b) au moment de la demande au mois de juin 2003, plusieurs procédures judiciaires relatives à cette affaire sont en cours. La demanderesse requiert alors que sa demande soit traitée avant la tenue de l’audience au mérite qui allait se tenir au mois de septembre 2003;
03 12 82 Page : 8 c) également au moment de la demande, la demanderesse n’a pas spécifié les documents qu’elle cherche à obtenir et qu’elle précise maintenant à l’audience. Elle veut avoir ceux remontant à la date de son entrée en fonction, soit à partir de l’année 1971. Le calendrier de conservation de l’organisme n’existe que depuis l’année 1990; d) la preuve démontre qu’il existe « différentes Facultés » et Services au sein de cet organisme (pièce O-5 précitée). Celui-ci est dans l’impossibilité de vérifier si chacune de ces facultés ou services détient ou non des documents concernant la demanderesse; e) l’organisme possède plusieurs milliers de boîtes contenant 500 000 dossiers. Il lui est impossible de procéder à la vérification des documents que contiennent ceux-ci, afin de savoir lesquels réfèrent à la demanderesse; f) ayant été responsable des dossiers d’admission des étudiants, la demanderesse devait y donner suite par écrit, en apposant notamment sa signature sur de nombreux documents; g) elle cherche à obtenir des documents qu’elle détient déjà. [24] M e Gagnon argue, entre autres, qu’en raison de ce qui est mentionné, l’organisme considère opportun de s’adresser à la Commission, d’une part, afin d’être autorisé à ne pas tenir compte de la demande qui est abusive au sens de l’article 126 de la Loi sur l’accès, et d’autre part, parce qu’elle est frivole selon les termes de l’article 130.1, et ce, conformément, entre autres, aux décisions Desloges c. Hôpital Sainte-Justine 2 et Winters c. Ville de Montréal 3 . II) DE LA DEMANDERESSE [25] La demanderesse, pour sa part, fait remarquer que sa demande n’est ni frivole ni abusive et elle n’agit pas de mauvaise foi à l’endroit de l’organisme. Elle indique que l’article 126 de la Loi sur l’accès doit être interprété de façon restrictive, et ce, conformément aux décisions Hydro-Québec c. Larivière 4 et Société d’habitation et de développement de Montréal c. Syndicats des cols bleus regroupés de Montréal, Section locale 301 5 . Elle cherche à obtenir les documents 2 C.A.I. Montréal, n o 00 11 94, 25 janvier 2002, c. Stoddart et C.A.I. Montréal, n o 00 12 38, 28 janvier 2002, c. Stoddart. 3 Winters c. Ville de Montréal, [1984-1986] C.A.I. 558. 4 [2001] C.A.I. 347, 354, requête pour permission d’appeler accueillie, jugement non rapporté, C.Q.M., n o 500-02-091235-007, 12 février 2001, suivi d’un désistement, 31 mai 2001. 5 [2002] C.A.I. 356, 361.
03 12 82 Page : 9 qui la concernent et qu’elle n’a pas en sa possession. Elle est en droit de les obtenir, car elle a perdu, entre autres, son emploi, sa carrière, sa réputation; elle a également eu une perte de salaire. [26] La demanderesse fait remarquer qu’elle a considérablement réduit sa demande à l’audience. L’organisme n’a qu’à effectuer des recherches additionnelles afin de vérifier s’il détient d’autres documents la concernant. Par ailleurs, elle estime que l’organisme aurait dû lui donner des documents qui auraient pu l’aider lors de l’audience tenue devant la Cour supérieure du Québec dans sa cause de nature civile. L’organisme indique qu’il détient plusieurs milliers de boîtes contenant des documents, mais il n’a pas précisé combien d’entre elles contiennent ceux qui la concernent. De plus, à titre de directrice des admissions des étudiants, son rôle principal consistait à accepter ou refuser des étudiants désireux d’être admis au sein de l’organisme. LA DÉCISION [27] L’article 83 de la Loi sur l’accès permet à la demanderesse de recevoir auprès de l’organisme, son ancien employeur, communication de tous renseignements nominatifs contenus dans des documents qui la concernent. 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. [28] La demande d’accès est très large, la demanderesse cherche à obtenir tous les documents sur lesquels son nom apparaît, ceux détenus par le cabinet McCarthy Tétrault, avocats de l’organisme, ceux ayant un lien avec le processus d’arbitrage et en lien avec les diverses procédures, de nature civile, qu’elle a intentées contre cet organisme. La preuve démontre qu’au moment de la demande, les causes portant les n os indiqués au premier paragraphe sont pendantes devant diverses instances judiciaires.
03 12 82 Page : 10 [29] L’organisme refuse, le 4 juillet 2003, de transmettre à la demanderesse lesdits documents, car il prétend que ceux-ci sont en lien avec une procédure judiciaire en cours devant la Cour supérieure du Québec, dont l’audience au mérite se poursuit au mois de septembre 2003. D’ailleurs, la demanderesse indique, au cours de son témoignage, que la divulgation de ces documents aurait pu l’aider dans son action en dommages qu’elle a intentée contre l’organisme. Puisqu’elle réduit sa demande à l’audience et qu’elle précise les documents convoités, l’organisme devrait être en mesure de les lui communiquer. [30] À l’audience, il est évident qu’il existe une animosité entre les parties qui tentent de faire ressortir, d’une façon ou d’une autre, la preuve recueillie lors des audiences tenues devant les diverses instances judiciaires de nature civile. Cependant, il est opportun de préciser que la Commission n’est pas le forum approprié pour débattre ces points. [31] La Commission est appelée à statuer si, d’une part, elle autorise l’organisme à ne pas tenir compte de la demande et si son intervention n’est pas utile au sens des articles 126 (1 er paragraphe) et 130.1 de la Loi sur l’accès. La Commission est appelée, d’autre part, à décider, le cas échéant, si elle suspend l’audience au fond de la présente cause, et ce, jusqu’à ce que les procédures judiciaires soient terminées. L’article 126 de la Loi sur l’accès 126. La Commission peut, sur demande, autoriser un organisme public à ne pas tenir compte de demandes manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou leur caractère systématique. Il en est de même lorsque, de l'avis de la Commission, ces demandes ne sont pas conformes à l'objet des dispositions de la présente loi sur la protection des renseignements personnels. Un membre de la Commission peut, au nom de celle-ci, exercer seul les pouvoirs que le présent article confère à la Commission. [32] Le législateur confère à la Commission un pouvoir discrétionnaire d’autoriser un organisme à ne pas tenir compte des demandes selon les termes du premier paragraphe de l’article 126 de la Loi sur l’accès. Il doit cependant être en mesure de démontrer, entre autres, que ces demandes sont abusives par leur nombre, qu’elles ont un caractère répétitif ou systémique. Cette procédure étant
03 12 82 Page : 11 exceptionnelle, elle doit recevoir une interprétation restrictive. Tel que l’indique la Cour du Québec dans l’affaire Ville de Montréal c. Winters 6 : […] Le tribunal est d’avis que généralement des demandes d’accès portant sur des centaines voire sur des milliers de documents à la fois sont juridiquement irrecevables au sens de la Loi sur l’accès. […] [33] La soussignée retient que ce n’est qu’à l’audience que la demanderesse spécifie sa demande, en réduisant le nombre de documents qu’elle désire maintenant obtenir. Or, au départ, c’est-à-dire dans sa demande initiale, elle cherche à obtenir non seulement des documents qui la concernent, mais également ceux dans lesquels son nom apparaît. La soussignée est convaincue que, considérant l’ampleur des documents recherchés, l’organisme est en droit de demander à la Commission d’être autorisé à ne pas tenir compte de la demande au sens du premier paragraphe 126 de la Loi sur l’accès précitée. [34] La soussignée retient, entre autres, de la preuve que l’organisme détient plus de dix mille boîtes contenant 500 000 dossiers et qu’il lui est impossible d’acquiescer à la demande d’autant plus que la demanderesse était, pendant de nombreuses années, la personne responsable des admissions dans les facultés au sein de l’organisme. [35] Il n’est pas déraisonnable de croire qu’une étude plus approfondie des documents contenus dans ces dossiers aurait pu révéler des restrictions à la Loi sur l’accès, par exemple celles visant des renseignements nominatifs. Dans l’affaire Ministère des Transports c. McLauchlan 7 , la Commission a décidé notamment que l’examen des documents en litige : […] aurait alors vraisemblablement pour effet d’augmenter sensiblement la somme de travail et de temps à consacrer à l’élaboration d’un refus d’accès motivé. […] [36] Compte tenu de ce qui précède et considérant la preuve recueillie, la soussignée est d’avis que les conditions d’application prévues au premier paragraphe de l’article 126 de la Loi sur l’accès sont rencontrées. Il n’y a donc pas 6 C.Q. Montréal, n o 500-02-013549-857, 17 août 1989, j. Verdy, j. Bourret et j. Boissonneault, p. 1, 12. 7 C.A.I. Québec, n o 99 05 89, 6 décembre 1999, c. Boissinot.
03 12 82 Page : 12 lieu de statuer sur l’article 130.1 de la Loi sur l’accès ou sur la suspension de l’audience sur le fond de cette cause. [37] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ACCUEILLE la requête de l’organisme; L’AUTORISE à ne pas tenir compte de la demande d’accès selon les termes du premier alinéa de l’article 126 de la Loi sur l’accès; FERME le présent dossier n o 03 12 82. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire M e Nathalie Gagnon MCCARTHY TÉTRAULT Procureurs de l’organisme
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